چگونه مهارت مدیریت زمان خود را افزایش دهیم

وقتی که به عنوان یک تیم شروع به کار می‌کنیم، روزها می‌گذرند و مدیران مجموعه شروع به قضاوت درباره عملکرد افراد تیم می‌کنند. معمولا قبل از ارائه مستندات مربوطه توسط مدیر و یا رهبر تیم، سرعت عمل افراد برای انجام کارها، مقدار فعالیت‌های باز فرد سرعت پاسخ گویی به مشتری، نظم و ترتیب و مواردی از این قبیل باعث می‌شود تا درباره عملکرد فرد قضاوت شود. این قضاوت‌های پیش از موعد ارزیابی و یا گزارش‌های تیمی می‌توانند در روحیه و عملکرد تیم نیز تاثیر گذارند.

یک داستان را با هم مرور کنیم، شما به عنوان مدیر یک تیم پروژه متوجه می‌شوید که دو نفر از اعضا با تجربه و دانش یکسان خروجی متفاوتی دارند. یکی از آن‌ها تسک‌ها را به موقع انجام می‌دهد، کیفیت خروجی‌هایش بیشتر است اما نفر دیگر باید ساعت‌ها کار کند تا بتواند فعالیت‌های تخصیص داده شده را انجام دهد. خروجی کارها معمولا کیفیت پایینی دارد و همین موضوع باعث ایجاد استرس در فرد می شود.

به عنوان مدیرپروژه، تجربه نشان داده است که در اکثر این داستان‌ها تفاوت افراد در داشتن مهارت مدیریت زمان است. مدیریت زمان و اولویت‌بندی فعالیت‌ها می‌تواند بسیاری از این عوامل را بهبود بخشد و باعث شود تا عملکرد افراد نیز از بیرون تیم بهتر دیده شوند.

در زیر فعالیت هایی که توسط اطرافیان برای بهبود مهارت مدیریت زمان انجام می شود، بیان شده است.

راه های کسب مهارت مدیریت زمان

- اولویت‌بندی

صبح که از خواب بیدار می‌شوم یا قبل از شروع کار، لیست تمام فعالیت‌های روز را می‌نویسم و اولویت‌بندی می‌کنم. حالا چطوری مطمئن می‌شوم در تهیه این لیست فعالیتی را از قلم ننداختم. فعالیت‌های روزانه برای من به چند بخش تقسیم می‌شوند:

• فعالیت‌های روتینی که شامل پیگیری، تهیه مستند، پاسخ‌گویی به ایمیل و یا جلسات روزانه است.
• چک کردن نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، برای تسک‌هایی که باید در آن بازه زمانی انجام بدهم.
• اگر در اول هفته باشم مطمئن می‌شوم تا تمام ددلاین‌های هفته برای پروژه‌های مختلف را چک کرده باشم.
• در طول روز، اگر فعالیت و یا درخواستی اضافه بشه، این لیست را به روز می‌کنم.

- زمان بندی

معمولا برای انجام هر کار یک تخمین زمانی قرار می دهم و سعی می‌کنم به آن متعهد باشم. این تخمین زمانی در بلند مدت بهم کمک کرده تا برنامه روزانه‌ام را واقع بینانه بچینم و آخر روز با مقدار زیادی از فعالیت‌های باز مواجه نشوم. معمولا اگر نتوانم کارهای روزانه‌ام را به صورت کامل انجام بدهم، ذهنم استراحت کافی را نخواهد کرد.

- تمرکز

در طول روز تمام تلاشم را می‌کنم که بر روی انجام کارها تمرکز کنم و تا حد امکان به اولویت بندی‌ها پایدار باشم. به طور مثال اگر یکی از همکاران بدون هماهنگی قبلی درخواست جلسه کند معمولا قبول نمی‌کنم. یا ساعت مشخصی از روز را برای پاسخ گویی به سوالات تیم و یا همکاران دیگر اختصاص می‌دهم تا تمرکز کافی برای انجام فعالیت‌ها را داشته باشم.

- خودآگاهی

زمان مفید کار من صبح‌هاست. می‌دانم اگر کارهایم را برای بعدازظهر و یا شب بگذارم، کیفیت کارم پایین می‌آید. یکی از همکاران است که در بعدازظهرها و سکوت شرکت خروجی بیشتری دارد. داشتن شناخت نسبت به خودمان و بهترین و کاراترین زمانی که می توانیم کار کنیم دربرنامه ریزی روزانه و اولویت‌بندی فعالیت‌ها به ما کمک می‌کند.

- درخواست کمک

در طول روز اگر با مشکلی مواجه شوم و بعد از جستجو در منابع مختلف قادر به حل آن نباشم، از همکارانم برای حل چالش و انجام سریع‌تر کار، کمک می‌گیرم.

- حرکت و نرمش

برای افزایش سرعت عمل و تمرکز سعی می‌کنم در ساعت 10-15 دقیقه از پشت لپ تاپ بلند شوم و راه بروم تا به خاطر خستگی جسمانی درصد خطای کار افزایش پیدا نکند.

- تصمیم گیری

در طول روز امکان این که در یک گوشه ایزوله تنها کار کنم امکان پذیر نیست و معمولا خروجی کارها بر روی دیگران نیز تاثیر می‌گذارد. اما در طول روز برای شرکت در جلسه خاص، کمک به افراد دیگر، زمان انجام کارها، اضافه شدن فعالیت‌های جدید و ... باید تصمیم گیری شود. که تصمیم‌گیری سریع و به موقع می‌تواند در مدیریت زمان بسیار موثر باشد.

- کنترل استرس

استرس می‌تواند سرعت عمل و یا تمرکز را کاهش بدهد. متاسفانه در محیط کار نمی‌توان از استرس دوری کرد و همیشه با استرس مواجه می‌شویم برای اینکه بتوانیم از زمان بهینه‌ترین استفاده را انجام دهیم باید بتوانیم استرس را کنترل کنیم.

بارها تجربه کردم که استرس باعث می شود تا ساعت‌ها حتی نتوانم ساده‌ترین کار روزانه و روتین را انجام دهم.

- بهبود مهارت‌ها

جنس کار من بیشتر استفاده از اکسل، نرم‌افزارهای مختلف مانند MSP و یا Powerpoint است. برای افزایش سرعت و استفاده بهینه از زمان، همیشه سعی دارم تا مهارت‌های استفاده از این نرم افزارها را بهبود دهم.

- نظم و ترتیب

مرتب نگه داشتن فایل‌های مربوط به کار و لپ تاپ معمولا مقدار زیادی زمان در روز را ذخیره می‌کند.

در تیم‌های پروژه، مشاهده کردم که افراد با تجربه‌ای که در طول روز از این مهارت‌ها استفاده می‌کنند معمولا خروجی بهتر همراه با رضایت شخصی بیشتری را دارند.

این نکات، مسائلی است که طبق تجربه برای بهبود مهارت مدیریت زمان استفاده می‌شوند. مطمئنن نکات دیگری نیز برای بهبود این مهارت وجود دارند که خوشحال می شوم آن ها را به اشتراک بگذارید.