آموزش نرم افزار داروخانه

راحل پیاده سازی اصولی نرم افزار مدیریت داروخانه :

1- ابتدا نسخی که قبلاً به صورت دستی قیمت خورده اند، توسط پرسنلی که تحت آموزش هستند، در سیستم وارد می شود.

با اینکار ۳ هدف همزمان پیگیری می شود :

· آموزش پرسنل

· تصحیح اطلاعات مربوط به قیمت و مشخصات داروها و تکمیل و بروز رسانی بانک اطلاعاتی داروها

· تنظیم لیست بیمه برای سازمان های بیمه

پس از آنکه پرسنل اصلی داروخانه هر یک حداقل 3۰۰ نسخه را ثبت کردند، آماده ورود به مرحله بعد خواهیم بود.

2- در این مرحله رایانه و چاپگر را در محل مناسبی قرار می دهیم. هدف این مرحله قیمت گذاری همزمان نسخ توسط رایانه در حین نسخه پیچی است. ممکن است در ابتدا سرعت پرسنل مناسب نباشد. در این حالت فردی که باید نسخ را با رایانه قیمت بزند، کار خود را با سرعت کم و پیوسته ادامه می دهد. اگر به علت سرعت پایین این فرد با ازدحام نسخ مواجه شدیم، بدون آنکه فرد را از پشت رایانه برداریم، یک قیمت زن دیگر بصورت کمکی، به یاری وی خواهد آمد. در این حالت در روز اول ۱۰% نسخ با رایانه و ۹۰% بصورت دستی قیمت خواهند خورد. در روز دوم این نسبت بصورت ۱۵% و ۸۵% در خواهد آمد و این روند ادامه خواهد داشت. با افزایش سرعت پرسنل نسبت نسخی که با رایانه قیمت زده می شوند به نسخ دستی به سرعت افزایش یافته تا پس از یک ماه عملاً تمام نسخ در حضور بیمار توسط پرسنل، در سیستم ثبت شده و رایانه تبدیل به یک ابزار عملیاتی در داروخانه خواهد شد.

3- در این مرحله در داروخانه صندوق رایانه نصب خواهد شد. در این زمان فروش داروخانه به دو قسمت قابل بخش بندی است :

نسخی که در رایانه ثبت می شوند و دریافت مبلغ قابل پرداخت آنها توسط صندوق دار در سیستم تایید می شود.

فروشی که اقلام آن در رایانه ثبت نمی شود. این بخش از فروش توسط کانال صندوق، در صندوق ثبت می شود.

در پایان این مرحله موجودی صندوق و گزارشات مربوطه قابل استخراج خواهد بود. نسبت فروش مکانیزه از کل فروش نیز قابل تعیین است.

4- در این مرحله کلیه فاکتورهایی که داروخانه دریافت می دارد، باید در سیستم ثبت شوند. باید کل اقلام وارد شده به داروخانه در رایانه ثبت شود. در حین اینکار اهداف زیر بصورت همزمان برآورده خواهد شد:

· واقعی شدن قیمت خرید و فروش کالا و به طبع آن واقعی شدن گزارش سود حاصل از فروش کالا

· کامل شدن بانک اطلاعاتی کالاها خصوصاً در قسمت آرایشی و بهداشتی و تجهیزات پزشکی

· آگاهی دقیق از عملیات مالی انجام شده با شرکت های توزیع کننده و فروشندگان کالا

· اطلاع دقیق از میزان خرید اقلام داروخانه

در پایان این مرحله ثبت فاکتورها بصورت یک روند عملیاتی درآمده و برای هیچ فاکتوری بدون ثبت در رایانه و نرم افزار مربوطه چک صادر نخواهد شد.

5- در این مرحله در بخش آرایشی و بهداشتی رایانه مستقل نصب شده و فروش آرایشی و بهداشتی از طریق آن انجام خواهد شد. معمولاً در این بخش از بارکد خوان استفاده می شود.

6- در این مرحله راهکارهای عملیاتی برای ثبت فروش OTC و هر نوع عملیاتی که در داروخانه انجام می شود در رایانه، طراحی و اجرا خواهد شد. در پایان این مرحله ۱۰۰% کالاهای وارد شده به داروخانه و ۱۰۰% کالاهای خارج شده از داروخانه و ۱۰۰% وجه نقد دریافت شده توسط صندوق دار در سیستم بصورت یک رویه عملیاتی ثبت می شود و پرسنل داروخانه امکان عدم ثبت فروش را نخواهند داشت. در این مرحله گزارشات مالی و اقلام فروش و گردش آنها، واقعی خواهد بود.

7- در این مرحله فرآیند انبار گردانی (اصلاح موجودی) انجام خواهد شد. انجام انبار گردانی به تدریج، و طی وقت اختصاص یافته و با دقت فراوان انجام خواهد شد. در انتهای این مرحله موجودی واقعی کالا با موجودی رایانه برابر خواهد شد و گزارش ارزش ریالی انبار و قفسه واقعی خواهد بود.

8- مرحله آخر، در این مرحله بر اساس آگاهی از موجودی کالا و پردازش های اطلاعاتی از داده ها، محاسبه مصرف و پیش بینی نیاز انجام می شود. در این مرحله با آگاهی کامل و اطلاعات دقیق و قابل پردازش می توان اقدام به مدیریت سرمایه نمود. در ضمن در این مرحله باید بصورت ادواری موجودی کالاها بصورت اتفاقی کنترل شود.

معمولا همزمان با این مراحل اطلاعات در درون بخش حسابداری نرم افزار نیز درج می شود تا آگاهی کاملی از عملیات مالی در دسترس باشد.

بدیهی است برای هر داروخانه باید بر اساس نیازها و شرایط خاص آن، پروژه را تعریف و زمان بندی نمود. در زمان اجرای فازهای مختلف پروژه، بتدریج شرایط عملیاتی و مالی داروخانه شفافیت پیدا خواهد کرد.

در پایان لازم به ذکر است که در روند اجرای آموزش نرم افزار داروخانه، مدیریت داروخانه نباید خود را بصورت مستقیم درگیر کار با رایانه و نرم افزار نموده و نقش یک اپراتور را ایفا نماید. مدیریت باید با اصول کلی کار نرم افزار و توانایی های مدیریتی و اطلاعاتی آن آشنا شده و بتواند، گزارشات مورد نظر خود را به راحتی از سیستم استخراج کند.