انبارگردانی داروخانه | سفارش دارو و انبارداری داروخانه

انبار   : به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فراورده های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد، انبار گفته می شود.

انبارداری : انبارداری شامل سیستم های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است.

اهداف و وظایف انبارها : هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی، تامین،  نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است. اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس قرار داده نشود، در گردش کار و فعالیت های آن واحد وقفه ایجاد می شود.

برخی از نکات مهم در انبار :

• اقلامی که استفاده متعدد و زیاد دارند یا اقلام حجیم و سنگین، بهتر است نزدیک به محل مصرف انبار شوند.
• در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایین تر چیده شوند.
• از ارتفاع، حداکثر استفاده به عمل آید.
• قابلیت دسترسی به همه اقلام وجود داشته باشد.
• یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد.
• انبارها از لحاظ حفاظت از سرقت، آتش سوزی، پراکنده شدن موجودی ها در اثر در دسترس بودن اقلام فاسد شدنی و یا توجه به علائم ایمنی بسته های کالا، باید به خوبی مورد توجه و حراست قرار گیرند.
• انبارها از لحاظ سرقت، آتش سوزی و سایر آسیب ها باید پوشش بیمه ای داشته باشند.
• دارو ها و کالاها در انبار باید طوری روی هم چیده شوند که در اثر ارتفاع زیاد سقوط نکرده و ضرر و زیان و خسارت مالی و جانی در بر نداشته باشد.
• دارو ها و کالاهای موجود در انبار باید طوری نگهداری شوند که در اثر فشار و یا فشردگی و یا بر اثر تغییر در خواص فیزیکی، شیمیایی و فعل و انفعالات دیگر باعث خسارت مالی و جانی نگردد.
• برای تامین روشنایی از سیم های استاندارد و چراغ مناسب استفاده شود و کلید و پریزها از نوع ضدجرقه انتخاب شوند.

تحویل، ثبت و انبارکردن اقلام در داروخانه :

پس از دریافت دارو و یا کالا توسط داروخانه از شرکت های پخش یا داروخانه همکار و ثبت فاکتور خرید در نرم افزار، نوبت مرحله ای است که در آن طبق اصول و روال خاصی ، دارو و کالاها از هم جدا شده و هر کدام پس از تفکیک، به نظم و ترتیبی که در یک سیستم صحیح انبارداری باید رعایت شود در محل خود قرار داده می شود.

این اصول عبارت است از :

تعیین محل قرار دادن دارو / کالا(انبار، قفسه، طبقه، ردیف) : این امکان باید وجود داشته باشد که اجناس مشابه قابلیت جایگزینی دیگر را داشته باشند، بنابراین، انباردار می بایست در خصوص تعیین محل مناسب برای استقرار این نوع اقلام به گونه ای عمل کند که ارتباط این نوع اجناس با دیگر برقرار شود تا در صورت نیاز به هر یک از آن ها دسترسی به دارو/کالای مورد نظر مقدور باشد. لذا انباردار باید تشابه در مصرف را مدنظر قرار دهد و سعی کند اقلامی که با یکدیگر مصرف می شوند را در کنار هم و یا نزدیک به هم قرار دهد؛ این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت، کاهش خستگی پرسنل، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد؛ در ضمن دارو و کالاهایی که خیلی پرفروش تر هستند احتیاج به فضای بیشتری دارند، اصولاً بهتر است که به انداره مصرف یک هفته حداقل در قفسه چیده شوند، در اینصورت در پنج شنبه ها که داروخانه خلوت تر است هم به نظافت و هم تکمیل قفسه می توان رسیدگی کرد.

چیدن و انبارکردن دارو / کالا : باید در چیدن دارو/کالا در انبار به مواردی توجه کرد که مهمترین آن نکات به شرح ذیل می باشد :

میزان تقاضا : اقلامی را که به طور روزمره بیشتر فروش دارند، باید به محل های دسترسی نزدیک چیده شود تا هنگام فروش آنها وقت و انرژی کمتری صرف شود و آن دسته از اقلامی را که کم مصرف یا کم فروش هستند نیز در قسمت های دیگر که شاید دسترسی مناسبی نداشته باشد، قرار داد.

وجه تشابه : اقلامی را که وجه اشتراک دارند، باید در کنار هم قرار گیرند، به عنوان مثال اقلام همراه آمپول ها و سرم ها

اندازه و حجم کالا : باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه ای مبذول داشت؛ به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است، در قسمت کم ارتفاع چیدمان نمود

مشخصات کیفی اجناس : مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آن ها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آن ها توجه کرد، زیرا آن دسته از مواد شیمیایی که ایجاد احتراق می کنند را نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد

شماره گذاری : برای مشخص کردن محل اجناس در انبار باید راهروها و قفسه ها شماره گذاری شوند. این شماره ها محل اجناس در انبار و قفسه است.

نگهداری یا حفاظت دارو/کالا در انبار : نگهداری یا حفاظت دارو/کالا در طول مدتی که در انبار است یکی از مهمترین وظایف هر انباردار به شمار می رود. انباردار می بایست به نکات زیر توجه کند :

• قرار دادن داروها و کالاها به شکلی در قفسه که با هم اختلاط پیدا نکنند
• ثبت مشخصات دارو/کالا و مقدار ورود و خروج در نرم افزار
• کنترل گاه به گاه دارو ها و کالاها موجود در داروخانه و مقایسه با موجودی نشان داده شده در نرم افزار
• کنترل تاریخ انقضاء داروها و کالاها
• انباردار در تحویل مستقیم دارو/کالا نظارت دارد؛ وی موظف است داروها و کالاهای وارده را با فاکتور سفارش خرید تطبیق دهد و سپس اقلام موجود در فاکتور را به عنوان سند ورودی در نرم افزار ثبت نماید تا به موجودی کلی داروخانه اضافه گردد. چنانچه دارو/کالای خریداری شده به تایید فنی و کیفی نرسد، مسئول انبار با تکمیل فرم مربوطه در نرم افزار و خروج دارو/کالا از سیستم، اقلام مربوطه را به شرکت پخش مرجوع می کند.

زمان هایی که اصولاً تاریخ انقضاء دارو/کالا باید بررسی شود :

• زمانی که فاکتور از شرکت پخش یا داروخانه همکار تحویل گرفته می شود
• زمان خروج دارو از انبار به مقاصد مختلف (انتقال از انبار به قفسه، مبادله با داروخانه دیگر-خروج دارو از انبار، برگشت خرید از شرکت ها، خروج تاریخ گذشته از انبار، خروج ضایعات از انبار)
• بررسی دوره ای تاریخ انقضاء اقلام در داروخانه (اصولاً صبح پنج شنبه آخر هر ماه باید تاریخ انقضاء اقلام موجود در داروخانه بررسی و با گزارش تاریخ انقضاء نرم افزار مطابقت داده شود)
• اقلامی که در داروخانه دیر به دیر به فروش می رسند؛ تا در صورت نزدیک بودن تاریخ انقضاء، نسبت به تعیین تکلیف این اقلام، سیاست لازم اخذ گردد(این وظیفه در داروخانه هم به عهده پرسنلی است که دارو را از قفسه بر می دارند که باید تاریخ رو چک نمایند و هم مسئول فنی داروخانه و مسئول انبار نسبت به چنین اقلامی، اطلاعات لازم را داشته باشند و به مدیریت داروخانه انتقال دهند)

مدیریت عملیات انبار، در نرم افزار جامع داروخانه تبیان :

کنترل موجودی داروخانه به تفکیک تاریخ انقضاء، به سادگی و بر اساس اطلاعات ثبت شده هنگام خرید و فروش انجام خواهد گرفت. تمامی ورود و خروج دارو/کالاها به انبار داروخانه با کنترل بر روی تاریخ انقضاء انجام می شود و در نرم افزار جامع مدیریت داروخانه ، شما قادر خواهید بود هر دارو و کالایی با چندین تاریخ انقضا را کنترل کنید. همچنین انبارگردانی تدریجی به تفکیک و کنترل تاریخ انقضاء به آسانی هر چه تمام تر امکان پذیر می باشد .با استفاده از امکانات پیش بینی شده در فرم های ورود و خروج نرم افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان، شما می توانید رسیدها و حواله های داروخانه را در حداقل زمان و با بیشترین کنترل ثبت نمایید.
نرم‌افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان، علاوه بر توانمندی ویژه در کنترل انبار و قفسه‌های داروخانه، مواردی چون سفارش به شرکت‌های پخش را بسیار ساده و کاربردی نموده است. کنترل دقیق موجودی انبار و قفسه‌، سامان یافتن بی‌نظمی‌ها در انبار و قفسه، آگاهی از نیاز داروخانه با توجه به مشخص نمودن حداقل و حداکثر در انبار و قفسه، بر طبق صورت کسری از شرکت‌های پخش و تسهیل سفارش کالا بر طبق آن، کنترل و گزارش گیری گروه های اصلی و فرعی (انبار و قفسه) از امکاناتی می باشند که در اختیار داروخانه قرار گرفته است.

روند عملیات انبار در نرم افزار داروخانه تبیان بصورت شماتیک، مطابق شکل زیر می باشد :

در نرم افزار داروخانه تبیان، تمام ورودی ها اعم از دارو یا کالا وارد انبار مرکزی داروخانه می شوند و تمام اقلام به تفکیک تاریخ انقضاء و موجودی، قابلیت گزارش آماری دارند. در مرحله بعدی با توجه به نوع دارو یا کالای انتخابی، تاریخ انقضاء معلوم و تعداد مشخص اقدام به خروج از انبار می نماییم. (خروج اقلام از انبار می تواند مقاصد مختلف داشته باشد که عبارتند از: انتقال از انبار به قفسه، مبادله با داروخانه دیگر-خروج دارو از انبار، برگشت خرید از شرکت ها، خروج تاریخ گذشته از انبار، خروج ضایعات از انبار) باید به این نکته توجه داشته باشید که بعد از خروج اقلام از انبار، تاریخ انقضاء دیگر آیتم کنترلی مهمی نخواهد بود؛ چون خروج اقلام اساساً بر اساس تاریخ انقضاء معلوم بوده است.

نکته : در صورتی که کنترل تاریخ انقضاء در نرم افزار، برای مدیریت داروخانه آیتم مهمی نباشد، می توانید مستقیماً کلیه اقلام را هنگام ورود، به قفسه منتقل نمایید. (کنترل تاریخ انقضاء به صورت آماری در این صورت ممکن نمی باشد  و گزارش مربوط به قفسه، فقط نمایشی می باشد.)

ورود دارو به انبار :

این فرم قسمت ورودی انبار نرم افزار می باشد.

برای ورود اطلاعات ابتدا مشخصات عمومی سند و مشخصات فاکتور را تکمیل نموده و سپس بروی دکمه Ctrl+N " ردیف جدید " کلیک می نماییم تا فرم ورود اطلاعات دارو و یا کالاها نمایش داده شود. بعد از نمایان شدن فرم مربوطه 2 حالت جهت افزودن دارو/کالا پیش بینی شده است :

• استفاده از بارکد خوان : در قسمت جستجوی بارکد، بارکد خوان بروی بارکد دارو/کالا اسکن می شود.
• حالت دستی : در این حالت بروی دکمه " Ctrl+N  جستجوی دارو " کلیک می شود و فرم جستجوی اقلام نمایان می شود و می توان دارو/کالاها را در فرم جستجو نمود.
• پس از جستجوی دارو/کالا، قسمت های مربوط به خرید در فاکتور را در این فرم تکمیل نموده و در پایان با کلیک بروی دکمه " F2  تایید و بازگشت به رسید انبار" ردیف مربوطه را ذخیره نمایید.

اطلاعاتی که باید در فرم اضافه کردن دارو به فاکتور تکمیل گردند، به شرح زیر می باشد :

1)       بسته بندی فاکتور : دقیقاً برابر با بسته بندی مندرج در فاکتور، وارد می شود. بعنوان مثال : 100 تایی، 50 تایی و ...

2)      تعداد (بسته) : تعداد بسته خریداری شده مندرج در فاکتور

3)     تعداد (جایزه) : تعداد بسته جایزه مندرج در فاکتور

4)      قیمت خرید (بسته)

5)      درصد سود

6)      قیمت فروش (بسته)

7)     تاریخ انقضاء (میلادی)

8)     تاریخ انقضاء (شمسی)

9)       مالیات بر ارزش افزوده

10)     تخفیف ریالی

11)     Batch Number

نکته : اگر تیک مربوط به « اعمال مستقیم تغییرات در موجودی قفسه » فعال باشد، تمام اقلام وارده در سند جاری، بدون نیاز به خروج از انبار در موجودی قفسه اعمال می شوند و در اینصورت برای کلیه اقلام موجود در سند جاری تاریخ انقضاء ثبت نخواهد شد.

نکته : باید توجه داشته باشید که تاریخ انقضاء بطور پیش فرض در نرم افزار با تاریخ ثبت فرم ورود دارو  به انبار، یکسان قرار داده می شود. اگر تغییری در تاریخ انقضاء نداشته باشیم، نرم افزار برای دارو یا کالای مورد نظر، هیچ تاریخ انقضایی ثبت نخواهد کرد. در غیر اینصورت باید تاریخ انقضاء صحیح را وارد نماییم. همچنین باید به این نکته توجه داشته باشیم که اگر تیک مربوط به "اعمال مستقیم تغییرات در موجودی قفسه" فعال باشد، در صورت تغییر تاریخ انقضاء نیز، نرم افزار برای آن قلم دارویی و یا کالایی تاریخ انقضائ بصورت گزارش آماری ثبت نخواهد کرد.

نکته : در صورتی که بخواهیم از گزارشات مخصوص حداقل و حداکثر انبار و قفسه، فرم ثبت سفارشات دارویی و مکان اقلام موجود در داروخانه توسط نرم افزار داروخانه استفاده نماییم، می توانیم در هنگام ورود اقلام به انبار این کار را در فرم " اضافه کردن دارو به فاکتور " به صورت مستقیم انجام دهیم و نیازی به وارد شدن به فرم ویرایش مشخصات نیست. برای این کار کافی است بعد از تکمیل اطلاعات، بروی دکمه " ذخیره اطلاعات دارو " کلیک کنید. تا زمان تغییر در اطلاعات وارد شده، انجام این کار، یک بار کافی می باشد.

نکته : نحوه وارد کردن قیمت فروش اقلام با  احتساب قیمت مالیات بر ارزش افزوده در نرم افزار :

داروخانه هایی که می خواهند از گزارشات مالیات بر ارزش افزوده استفاده کنند  :

این دسته از کاربران باید ابتدا وارد منوی اطلاعات پایه  »»» اطلاعات حق فنی  »»» مالیات بر ارزش افزوده، شده و درصد ارزش افزوده را 9 درصد (9 درصد، طبق قانون فعلی سازمان امور مالیاتی کشور) قرار داده و ذخیره کنند.

بعد از این کار در زمان ورود فاکتور در فرم ورود دارو به انبار، برای دارو/ کالایی که مالیات بر ارزش افزوده دارند قیمت فروش دارو/ کالا را بدون احتساب مالیات بر ارزش افزوده وارد می کنید، در این هنگام بطور خودکار در فرم ویرایش مشخصات دارو/کالا، تیک " مشمول مالیات بر ارزش افزوده " فعال می گردد ودر زمان فروش آن دارو/کالا،  با توجه به تنظیمات اولیه که انجام شده، نرم افزار بصورت اتوماتیک مبلغ  9 درصد مالیات بر ارزش افزوده را به مبلغ فروش آن دارو/ کالا اضافه می کند.

داروخانه هایی که نمی خواهند از گزارشات مالیات بر ارزش افزوده استفاده کنند :

این کاربران ابتدا باید وارد منوی اطلاعات پایه »»» اطلاعات حق فنی »»» مالیات بر ارزش افزوده شده و درصد ارزش افزوده را صفر قرارداده و ذخیره کنند .

هنگام ثبت فاکتور در فرم ورود دارو به انبار، زمان وارد کردن فی فروش دارو/کالا،  مبلغ آن را با احتساب مالیات بر ارزش افزوده وارد کنید تا هنگام فروش قیمت مصرف کننده با احتساب مالیات بر ارزش افزوده محاسبه گردد.

نکته : برای فراخوانی فاکتورهای شرکت دارو پخش، فقط کافی است شماره فاکتور مورد نظر را وارد و بروی دکمه " فراخوانی از شرکت های پخش و HIX   »»» سامانه داروپخش " کلیک نمایید. فرمی که بعد از این مرحله نمایش داده می شود، در رابطه با نگاشت اقلام می باشد (این مطلب در قسمت نگاشت داروهای شرکت دارو پخش، بطور مفصل توضیح داده شده است). بعد از ذخیره نگاشت ها، کلیه اقلام فاکتور بصورت کاملاً اتوماتیک در فرم ورود دارو به انبار اضافه و نمایش داده می شوند.

انبارگردانی :

مراحلی که باید قبل از انبارگردانی در نظر گرفت :

در مرحله اول می بایست اقلام موجود را به ترتیبی مرتب نمایید که از پراکندگی موجودی ها و احیاناً شمارش تکراری و یا از قلم افتادن آنها جلوگیری شود و تیم های شمارنده بتوانند در کمترین وقت و با بیشترین دقت ممکن موجودی ها را شمارش کنند.

لیست شمارش موجودی ها در یک نسخه قبل از شروع عملیات انبارگردانی توسط نرم افزار تهیه و توسط مسئول هماهنگی در اختیار گروه های شمارش قرار خواهد گرفت. هماهنگ کنندهمسئول کنترل و پیگیری برگشت لیست های شمارش می باشد.

در ساعت شروع شمارش، تیم های شمارش بایستی با توجه به لیستی که توسط مسئول هماهنگ کننده در اختیارشان قرار گرفته، شروع به شمارش نموده و برگ های شمارش را تکمیل و امضاء نمایند و در پایان به مسئول هماهنگی تحویل نمایند.

مسئول هماهنگی، مسئولیت کنترل واحد های شمارش گر را نیز بر عهده دارد. وی با مراجعه به قسمت های شمارش شده، بصورت تصادفی برخی از اقلام را شمارش مجدد نموده و در صورت مشاهده اختلاف به اطلاع تیم شمارش رسانده و سپس درخواست تجدید شمارش اقلام را می نماید.

در مرحله بعد از پایان شمارش، کنترل برگشت برگ های شمارش و اطمینان از اینکه کلیه برگ های شمارش در به امضاء شمارش گران رسیده به عهده مسئول هماهنگی می باشد.

برگ های شمارش بعد از تایید مسئول هماهنگی، تحویل کاربر نرم افزار داروخانه می شود تا به دقت وارد نرم افزار شود. (پیشنهاد می گردد این کار توسط دو نفر انجام شود. یکی از کاربران با دقت برگه را بررسی و خوانده و به نفر دوم اعلام می کند تا در نرم افزار ثبت نماید)

در مرحله آخر مسئول هماهنگی بعد از ثبت کلیه برگ ها در نرم افزار داروخانه، گزارش های لازم را از نرم افزار دریافت و از گزارش های مربوطه چاپ تهیه می کند و در آرشیو داروخانه نگهداری می نماید تا در صورت نیاز به مدیریت داروخانه تحویل نماید.

تنظیم صورت جلسه پایان انبار گردانی با ذکر کلیه موارد شامل تاریخ و ساعت شروع و همچنین خاتمه انبار گردانی، نام تمامی تیم های شمارش گر مربوطه و تائید لیست های شمارش و هماهنگی برای وارد کردن اطلاعات مربوطه در نرم افزار داروخانه، توسط مسئول هماهنگی انجام خواهد شد و در انتها در اختیار مدیریت داروخانه قرار خواهد گرفت.

انبار گردانی در نرم افزار داروخانه تبیان :

از قابلیت های مهم نرم افزار تبیان، انبارگردانی داروخانه می باشد. کاربر می تواند بر اساس اهمیت کنترل موجودی و تاریخ انقضاء اقلام، آنها را به صورت تدریجی انبارگردانی نموده و در نرم افزار داروخانه تبیان ثبت نماید. عملکرد نرم افزار بدین شکل می باشد که کاربر در تاریخی یک قلم دارویی را انبار گردانی نموده و موجودی دارو را در قسمت انبار گردانی ثبت می کند؛ نرم افزار کلیه عملیات ورود و خروج انبار قبل از آن تاریخ را نادیده در نظر می گیرد و فقط اسناد بعد از تاریخ انبار گردانی را ترتیب اثر می دهد. همچنین کنترل تاریخ انقضاء یکی دیگر از امکانات نرم افزار تبیان در انبار گردانی می باشد. کاربر می تواند اقلام را بر اساس تاریخ انقضاء آنها در فرم انبار گردانی وارد نموده و از نرم افزار گزارش تاریخ انقضاء را دریافت نماید. این روند در نرم افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان، برای جلوگیری از ایجاد اختلال در کار داروخانه و یا تعطیلی داروخانه جهت شمارش موجودی انبار، تعبیه شده است.