مکانیزاسیون داروخانه

مقدمه

داروخانه به عنوان مرجعی جهت ارائه خدمات سلامت به مردم  و همچنین جهت انجام امورات اقتصادی از جمله ثبت نسخ، انبارداری و صندوق، نیاز به استفاده از فناوری اطلاعات  در جهت ارائه خدمات بهتر و سریعتر دارد. جهت جلوگیری از هر گونه اشتباه در ثبت نسخ و یا اطلاع از موجودی انبار و یا اطلاع از تاریخ انقضای داروهای موجود در انبار و یا حتی جهت انجام امور حسابداری و صندوق داروخانه و...مکانیزاسیون داروخانه امری ضروری است و  اهمیت آن روز به روز بیشتر و بیشتر میشود.

مکانیزاسیون داروخانه

در هر مجموعه ای، هر چه حجم داده ها بیشتر، محاسبات اجرایی پیچیده تر و زمان در اختیار برای انجام این عملیات کمتر می باشد. در نتیجه رایانه جایگاه عملیاتی مهم تری در آن مجموعه برعهده خواهد داشت و بر این اساس باید انتظار داشت که رایانه در داروخانه های ایران جایگاهی بسیار اساسی و مهمی بدست آورده باشد، در حالی که متأسفانه در عمل چنین نیست و این ابزار مفید عملاً به شکل درست و در جایگاه واقعی خود بکار گرفته نشده است. رایانه یک ابزار است، مانند هر ابزار دیگر، می تواند برای هر شخص یا موسسه ای مفید یا غیر مفید واقع شود. این وسیله اگر در جای صحیح  و با فراهم نمودن شرایط اولیه لازم، به صورتی درست بکار گرفته شود، ابزاری سودمند، مفید و عملیاتی خواهد بود، که استفاده نکردن از آن غیر قابل تصور است. ولی اگر شرایط اولیه و بسترهای لازم برای استفاده از آن مهیا نباشد، وسیله ای خواهد بود اضافه، به درد نخور و دست و پا گیر که حضور آن به داروخانه تحمیل شده است.

بررسی تاریخچه استفاده از رایانه در داروخانه نشان می دهد که از سال ۱۳۶۸ تا ۱۳۷۹ داروخانه هایی که مدیران آنها شخصاً تمایل به استفاده از رایانه داشتند، نسبت به خرید رایانه و بکارگیری آن در داروخانه های خود اقدام می نمودند و هیچگونه اجبار و الزامی برای بکارگیری این وسیله وجود نداشت. سال ۱۳۸۰ نقطه عطفی در کاربرد رایانه در داروخانه است. در این سال ابتدا سازمان تأمین اجتماعی و سپس سایر سازمان های بیمه گر، فرآیند دریافت و بررسی اسناد مربوط به داروخانه ها را مکانیزه نمودند. در این فرآیند داروخانه ها ملزم شدند که داده های مربوط به  نسخ را در درون رایانه ثبت و این اطلاعات را به صورت دیسکت های رایانه به ادارات بیمه تحویل دهند. در حقیقت در این مرحله، استفاده از رایانه به داروخانه ها تحمیل گردید.

در قبال استفاده از رایانه در درون داروخانه، داروخانه ها سه رویه متفاوت را در پیش گرفته اند:

ثبت نسخ در خارج  از داروخانه

در این رویه داروخانه ها نسخ خود را بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس آنها را به افراد و یا شرکت هایی که امکان دیسکتی کردن نسخ را دارند، می دهد و خود را به هیچ عنوان درگیر کار با رایانه نمی نمایند. در این حالت بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل می گردد. این روش که در بسیاری از شهرستان ها بکار گرفته شده است، تغییری در روش کار داروخانه ها بوجود نیاورده است.

ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت ماهیانه

در این رویه داروخانه ها نسخ خود را بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس در انتهای هفته یا ماه، در درون داروخانه، نسخ را در رایانه ثبت و دیسکت های مربوطه را به ادارات بیمه ارسال می نماید. در این رویه غیر از هزینه خرید اولیه رایانه (سخت افزار و نرم افزار) بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل نمی گردد (هرچند که زحمت ثبت نسخ کمتر از هزینه آن نیست). در این رویه رایانه بصورت وسیله ای تحمیلی در گوشه داروخانه قرار داده شده و هر ماه، سه الی چهار روز از آن استفاده می شود.

ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت همزمان با نسخه پیچی

در این رویه داروخانه از رایانه به عنوان یک وسیله عملیاتی جهت قیمت گذاری نسخ استفاده می کند. لیست بیمه و دیسکت های مربوطه بصورت خودکار و همزمان با ثبت نسخ تهیه می شوند. داروخانه هایی که این رویه را در پیش گرفتند، از رایانه به عنوان یک ابزار عملیاتی برای تعیین قیمت نسخ سود می جویند و دیسکت بیمه یکی از گزارشات نرم افزارهای ایشان محسوب  می گردد.

- اینگونه داروخانه ها خود به دو گروه قابل تقسیم هستند :

· داروخانه هایی که فقط قیمت گذاری نسخ را انجام می دهند

· داروخانه هایی که فرآیند مکانیزاسیون داروخانه را انجام داده اند

در این گروه تمامی عملکرد داروخانه (تمامی نسخ بیمه، نسخ آزاد، فروش OTC، فروش آرایشی و بهداشتی، تمامی فاکتورهای دریافت شده، تمامی حواله های صادرشده، صندوق، چک ها و ... ) در رایانه ثبت می شوند. موجودی تمامی کالاها در قفسه و انبار با واقعیت منطبق است و مدیر داروخانه با استفاده از گزارشات استخراجی از رایانه خود، نیازهای دارویی و سایر کالاها را محاسبه و لیست سفارشات بصورت خودکار برای وی حاضر می گردد. با استفاده از رایانه در این اینگونه داروخانه ها مدیریت مالی صورت می پذیرد. در حقیقت اینگونه داروخانه ها بصورت درست از رایانه سود جسته اند.

آیا مکانیزاسیون داروخانه و استفاده از نرم افزار داروخانه توجیه مالی دارد؟!

برای پاسخگویی به این سوال هزینه اشتباهات احتمالی که در یک داروخانه دستی وجود را در نظر می گیریم :

1-اشتباه در قیمت گذاری نسخ بیمه شامل

• کسر قیمت (قیمت گذاری نسخ با قیمت قبلی و پایین تر از قیمت فعلی دارو)
• خارج از بیمه (فروش دارو خارج از تعهد بصورت بیمه ای)
• تخصص پزشک (فروش داروی غیر قابل پرداخت بر اساس تخصص پزشک)

2-اشتباه در محاسبه اختلاف قیمت در داروهای دو یا چند قیمتی

3-کسر قیمت در قیمت گذاری نسخ آزاد و OTC   و فروش آرایشی و بهداشتی

4-اشتباه در ثبت نسخ بیمه شامل

• دریافت نسخ با تاریخ اعتبار منقضی شده
• دریافت نسخ بدون مهر یا امضاء پزشک
• دریافت نسخ با تاریخ تجویز مخدوش

شایان ذکر است، حین قیمت گذاری نسخ با رایانه در حضور بیمار، ابتدا باید مشخصات سرنسخه در رایانه درج گردد، لذا اینگونه اشتباهات در حین ثبت نسخه شناسایی می گردد.

5-عدم قیمت گذاری کالاها: مانند تحویل سرنگ و یا آب مقطر به بیمار بدون قیمت گذاری آن

6-اشتباه صندوق دار حین دریافت وجه

7-هزینه ثبت نسخ بیمه در رایانه

این هزینه ها تنها مربوط به اشتباهات پرسنلی در مورد قیمت گذاری نسخ است. اگر این قبیل هزینه ها را در جای جای داروخانه بررسی و محاسبه نماییم، به نظر شما آیا استفاده از نرم افزار در داروخانه توجیه مالی دارد؟!!

معایب ناشی از نداشتن یک سیستم مکانیزه توانمند در داروخانه :

آثار ناشی از نبودن یک سیستم مکانیزه کامل، توانمند و جامع را می توان به طور خلاصه در موارد ذیل مشاهده نمود:

1- بالا بودن خطای انسانی در عملیات فروش، نسخه پیچی و انبار‌گردانی

2- پایین بودن سرعت و غیرقابل کنترل بودن عملیات پاسخ گویی به مشتری خصوصاً در ساعات پیک داروخانه

3- متحمل شدن ضرر و زیان به دلیل تغییرات مداوم قیمت داروها و عدم امکان دسترسی به قیمت‌های جدید دارو/کالا

4-متحمل شدن ضرر و زیان، به دلیل تغییرات مداوم تعهدات بیمه‌ها در پی تغییر قیمت داروها و در انتها به وجود آمدن کسورات در پایان ماه به دلیل عدم عملکرد صحیح و بروز پرسنل داروخانه

5-عدم کنترل تاریخ‌های انقضاء داروها و اقلام آرایشی بهداشتی

6- نداشتن اطلاعات کافی در مسائل مالی داروخانه، با توجه به وسعت تعداد اقلام و ریز مسائل مالی

7-افزایش امکان بروز سرقت داروهای گران قیمت و سایر اقلام از انبار داروخانه

8-عدم دسترسی به اطلاعات موجودی کالا، صندوق و عملیات صندوق در هر لحظه

9- صرف زمان و هزینه بیشتر در عملیات فروش

10-عدم امکان مدیریت صحیح داروخانه و بهینه سازی منابع برای کاهش هزینه و افزایش درآمد

مزایای استفاده از سیستم مکانیزه در یک داروخانه توانمند :

1-صرفه جویی در زمان و هزینه

2-مدیریت دقیق تر و بهینه داروخانه

3-تسریع در کار و جلوگیری از خطای کاربر (کاهش دخالت انسانی در چرخه اطلاعات و افزایش دقت در مشخص نمودن هویت وارد کننده اطلاعات غلط)

4-جلوگیری از به وجود آمدن کسورات و زیان‌ها