نرم افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان

پیدایش رایانه در دهه های اخیر منشأ اثر ویژه ای در تمامی حوزه ها بوده و حتی در مواردی به دگرگونی سیر تاریخی و دیرپای برخی از امور پرداخته است و تقریباً فعالیتی را نمی توان یافت که در آن، رایانه ها نقش مهمی بر عهده نداشته باشند. از سوی دیگر، گسترش دانش بشری و تولید اطلاعات در حوزه های مختلف علم، استفاده از رایانه را اجتناب ناپذیر کرده است و رایانه در نگه داری، بازیابی، تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات، سهم به سزایی را ایفا می کند. باید بپذیریم سخت افزار، نرم افزار و کاربر، سه جزء مهم سیستم های رایانه ای هستند، بی شک آموزش مؤثر کاربران برای استفاده ی صحیح و مناسب از نرم افزار و سخت افزار از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار است.

مجموعه ای كه در پيش رو داريد، حاصل سعی و تلاش گروهی كارشناسان گروه مهندسین تبیان می باشد. اين مجموعه از جنبه های متفاوت رويكردی نو نسبت به استفاده از نرم افزار داروخانه ارائه داده است و اميدواریم حاصل اين تلاش گروهی، شما را در يادگيری هر چه بهتر استفاده از رایانه و نرم افزار داروخانه ياری دهد

رایانه و نرم افزار چیست و تاریخچه استفاده از رایانه و نرم افزار داروخانه :

در یک جمله می توان رایانه را بعنوان ابزار پردازشگر اطلاعات تعریف نمود. رایانه وسیله ای است که داده ها را جمع آوری، طبقه بندی و ذخیره سازی نموده و با پردازش آنها، داده را تبدیل به اطلاعات می نماید. بعنوان مثال رایانه در داروخانه، داده های مربوط به نسخ را دریافت و ذخیره سازی نموده و در انتها با پردازش این داده ها، اطلاعاتی مانند میزان مصرف داروها، میزان درآمد داروخانه و نیازهای دارویی را محاسبه می نماید. در حقیقت با وارد نمودن داده هایی اندک (مانند متن نسخ)، اطلاعاتی بسیار زیاد (مانند آمار مصرف دارو و درآمد داروخانه) در اختیار مدیر داروخانه قرار داده می شود و وی با استفاده از این اطلاعات می تواند آگاهانه نسبت به خرید و فروش و یا مدیریت داروخانه خود اقدام نماید. از سال ۱۳۶۸ رایانه های شخصی در ایران، در دسترس قرار گرفته اند و استفاده از آنها در داروخانه از سال ۱۳۷۰ آغاز شده است. در سال ۱۳۸۰ و با الزام سازمان های بیمه گر به دریافت صورتحساب ادارات بیمه بصورت دیسکتی از داروخانه، استفاده از رایانه در داروخانه گسترش فراوانی یافت.

حال در این بین باید دانست که نرم افزار چیست ؟!!

به بخش های غیر قابل لمس و غیر فیزیکی رایانه و واسط بین کاربر و سخت افزار را، نرم افزار می گویند.

ویژگی ها و امتیازات رایانه :

1) سرعت

2) دقت

3) سخت کوشی و خستگی ناپذیری

4) ظرفیت بالای حافظه و دسترسی سریع

5) قابلیت انعطاف پذیری یا تغییر پذیری

آیا استفاده از رایانه در داروخانه منطقی به نظر می رسد؟!!

در هر مجموعه ای، هر چه حجم داده ها بیشتر، محاسبات اجرایی پیچیده تر و زمان در اختیار برای انجام این عملیات کمتر می باشد. در نتیجه رایانه جایگاه عملیاتی مهم تری در آن مجموعه برعهده خواهد داشت و بر این اساس باید انتظار داشت که رایانه در داروخانه های ایران جایگاهی بسیار اساسی و مهمی بدست آورده باشد، در حالی که متأسفانه در عمل چنین نیست و این ابزار مفید عملاً به شکل درست و در جایگاه واقعی خود بکار گرفته نشده است. رایانه یک ابزار است، مانند هر ابزار دیگر، می تواند برای هر شخص یا موسسه ای مفید یا غیر مفید واقع شود. این وسیله اگر در جای صحیح و با فراهم نمودن شرایط اولیه لازم، به صورتی درست بکار گرفته شود، ابزاری سودمند، مفید و عملیاتی خواهد بود، که استفاده نکردن از آن غیر قابل تصور است. ولی اگر شرایط اولیه و بسترهای لازم برای استفاده از آن مهیا نباشد، وسیله ای خواهد بود اضافه، به درد نخور و دست و پا گیر که حضور آن به داروخانه تحمیل شده است.

بررسی تاریخچه استفاده از رایانه در داروخانه نشان می دهد که از سال ۱۳۶۸ تا ۱۳۷۹ داروخانه هایی که مدیران آنها شخصاً تمایل به استفاده از رایانه داشتند، نسبت به خرید رایانه و بکارگیری آن در داروخانه های خود اقدام می نمودند و هیچگونه اجبار و الزامی برای بکارگیری این وسیله وجود نداشت. سال ۱۳۸۰ نقطه عطفی در کاربرد رایانه در داروخانه است. در این سال ابتدا سازمان تأمین اجتماعی و سپس سایر سازمان های بیمه گر، فرآیند دریافت و بررسی اسناد مربوط به داروخانه ها را مکانیزه نمودند. در این فرآیند داروخانه ها ملزم شدند که داده های مربوط به نسخ را در درون رایانه ثبت و این اطلاعات را به صورت دیسکت های رایانه به ادارات بیمه تحویل دهند. در حقیقت در این مرحله، استفاده از رایانه به داروخانه ها تحمیل گردید.

در قبال استفاده از رایانه در درون داروخانه، داروخانه ها سه رویه متفاوت را در پیش گرفته اند:

ثبت نسخ در خارج از داروخانه

در این رویه داروخانه ها نسخ خود را بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس آنها را به افراد و یا شرکت هایی که امکان دیسکتی کردن نسخ را دارند، می دهد و خود را به هیچ عنوان درگیر کار با رایانه نمی نمایند. در این حالت بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل می گردد. این روش که در بسیاری از شهرستان ها بکار گرفته شده است، تغییری در روش کار داروخانه ها بوجود نیاورده است.

ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت ماهیانه

در این رویه داروخانه ها نسخ خود را بصورت دستی قیمت گذاری کرده و سپس در انتهای هفته یا ماه، در درون داروخانه، نسخ را در رایانه ثبت و دیسکت های مربوطه را به ادارات بیمه ارسال می نماید. در این رویه غیر از هزینه خرید اولیه رایانه (سخت افزار و نرم افزار) بصورت ماهیانه هزینه ای اضافه به داروخانه تحمیل نمی گردد (هرچند که زحمت ثبت نسخ کمتر از هزینه آن نیست). در این رویه رایانه بصورت وسیله ای تحمیلی در گوشه داروخانه قرار داده شده و هر ماه، سه الی چهار روز از آن استفاده می شود.

ثبت نسخ در درون داروخانه بصورت همزمان با نسخه پیچی

در این رویه داروخانه از رایانه به عنوان یک وسیله عملیاتی جهت قیمت گذاری نسخ استفاده می کند. لیست بیمه و دیسکت های مربوطه بصورت خودکار و همزمان با ثبت نسخ تهیه می شوند. داروخانه هایی که این رویه را در پیش گرفتند، از رایانه به عنوان یک ابزار عملیاتی برای تعیین قیمت نسخ سود می جویند و دیسکت بیمه یکی از گزارشات نرم افزارهای ایشان محسوب می گردد.

• اینگونه داروخانه ها خود به دو گروه قابل تقسیم هستند :
• داروخانه هایی که فقط قیمت گذاری نسخ را انجام می دهند
• داروخانه هایی که فرآیند مکانیزاسیون را انجام داده اند

در این گروه تمامی عملکرد داروخانه (تمامی نسخ بیمه، نسخ آزاد، فروش OTC، فروش آرایشی و بهداشتی، تمامی فاکتورهای دریافت شده، تمامی حواله های صادرشده، صندوق، چک ها و ... ) در رایانه ثبت می شوند. موجودی تمامی کالاها در قفسه و انبار با واقعیت منطبق است و مدیر داروخانه با استفاده از گزارشات استخراجی از رایانه خود، نیازهای دارویی و سایر کالاها را محاسبه و لیست سفارشات بصورت خودکار برای وی حاضر می گردد. با استفاده از رایانه در این اینگونه داروخانه ها مدیریت مالی صورت می پذیرد. در حقیقت اینگونه داروخانه ها بصورت درست از رایانه سود جسته اند.

دو سوال مهم :

برای باز شدن بحث ، باید دو سوال مهم را مطرح نموده و به آنها پاسخ داد:

1) آیا استفاده از رایانه در داروخانه عملی است و قیمت گذاری نسخ با نرم افزار، موجب اتلاف وقت بیمار و ایجاد ازدحام در داروخانه نمی گردد؟!

2) آیا استفاده از رایانه در داروخانه توجیه مالی دارد؟!

جواب سوال اول

درصورتی که از نرم افزاری مناسب، که به صورتی کاربر پسند طراحی شده باشد، و سرعت عملیاتی بالایی داشته باشد، در داروخانه استفاده شود، به علت استفاده از رایانه در داروخانه ایجاد ازدحام نخواهد شد. بصورت عادی برای قیمت گذاری دستی یک نسخه ۴ قلمی، حدود ۴۰ الی ۵۰ ثانیه زمان نیاز است. یک پرسنل عادی داروخانه پس از آموزش و ۱۰ روز تمرین و کار عملی با رایانه تبدیل به کاربر یا اپراتور خواهد شد. هر اپراتور برای ثبت یک نسخه ۴ قلمی ، حدود ۲۰ الی ۲۵ ثانیه زمان نیاز دارد. از جانب دیگر کنترل یک نسخه برای دکتر داروساز و مسئول فنی داروخانه حدود ۷۰ الی ۱۰۰ ثانیه زمان نیاز دارد، لذا مرحله سرعت قیمت گذاری نسخ با رایانه تأثیری در کل زمان فرآیند نسخه پیچی نخواهد داشت. اشتباه شایعی که در مقایسه سرعت قیمت گذاری دستی و رایانه ای می شود، مقایسه سرعت یک قیمت زن دستی ماهر با سرعت همان فرد زمانی که برای بار اول با رایانه یک نسخه را قیمت گذاری می نماید، است. بدیهی است در این حالت چون فرد با رایانه آشنا نیست، سرعت بسیار کندی خواهد داشت. مقایسه درست، مقایسه سرعت یک قیمت زن دستی ماهر با یک اپراتور رایانه ماهر است. بررسی ها نشان داده است که سرعت قیمت گذاری نسخ با رایانه بسیار بیشتر از دست است و دقت آن نیز بصورت بسیار معنا دار زیادتر است.

حال با هم یک نسخه 5 قلمی را در بیمه تامین اجتماعی عادی به روش های دستی و استفاده از رایانه قیمت گذاری می کنیم :

Suspension / AZITHROMYCIN / 200 mg / N=3 / (01400) آزیترومایسسین

Syrup / PEDIATRIC GRIPPE (CORIZAN) / 120ml / N=6 / (00956) پدیاتریک گریپ – کوریزان

Capsule / CICLOSPORIN ( IMINORAL ) / 25mg / N=6 / (00288) سیکلوسپورین – ایمینورال

Tablet / MYCOPHENOLATE MOFETIL (CELLCEPT) / 500mg / N=3 / (05179)

مایکوفنولات موفتیل – سلکپت

Vial / PENICILLIN / 6-3-3 / N=4 / (00968) پنیسیلین 3-3 -6

همراه با داروهای متوالی : آب مقطر، سرنگ و پنبه الکل

فرض کنید :

در حال قیمت زنی یک نسخه هستید و همزمان شما به همکارتون میگین که فلان قلم دارو رو بیاره و قیمت اون رو بگه و بعد توی کسری ها هم یادداشتش کنه و نسخه ای که زیر دستتون هست هم بیمار گفته که از ایمینورال 3 تا میخواد و در عوض سلکپت 3 تای دیگه اضافه بر نسخه هم می خواد! در این حین بیماری هم بالای سرتون داره روی پیشخون ضرب میگیره که نسخه من چی شد! من از همه زودتر اومدم قبل من هیچکس نبود و تازه می دونه که درست هم نمی گه، بچه یکی هم داره توی داروخانه گریه می کنه و از اون طرف از پخش، جنس آوردن منتظرن یکی بره تحویل بگیره و یکی هم اومده دنبال داروی ترکیبیش که نسخه اش تامین اجتماعی هست و دیروز داده و اسمشم فلان هست!

خوب شما باید اولاً باید استرسی نباشین، یعنی کلاً آدم ریلکسی باشین و زود جوشی نشین، بتونین با لحن خوب با اون مشتری بد قلق راه بیایین، بتونیین تعیین کنید کدوم یکی از این کارایی که شنیدین اولویت داره و فوریتش رو تشخیص بدین و همزمان با این کاراها عمل قیمت زنی تون رو هم باید انجام بدین و ..

خوب به نظر شما :

توان پردازشی شما باید در حد پردازنده چند هسته ای باشه تا بتونین همه این کارها رو به صورت درست، عملی و دقیق انجام بدین؟!!

جواب سوال دوم

برای پاسخگویی به این سوال هزینه اشتباهات احتمالی که در یک داروخانه دستی وجود را در نظر می گیریم :

1- اشتباه در قیمت گذاری نسخ بیمه شامل

• کسر قیمت (قیمت گذاری نسخ با قیمت قبلی و پایین تر از قیمت فعلی دارو)
• خارج از بیمه (فروش دارو خارج از تعهد بصورت بیمه ای)
• تخصص پزشک (فروش داروی غیر قابل پرداخت بر اساس تخصص پزشک)

2- اشتباه در محاسبه اختلاف قیمت در داروهای دو یا چند قیمتی

3- کسر قیمت در قیمت گذاری نسخ آزاد و OTC و فروش آرایشی و بهداشتی

4- اشتباه در ثبت نسخ بیمه شامل

• دریافت نسخ با تاریخ اعتبار منقضی شده
• دریافت نسخ بدون مهر یا امضاء پزشک
• دریافت نسخ با تاریخ تجویز مخدوش

شایان ذکر است، حین قیمت گذاری نسخ با رایانه در حضور بیمار، ابتدا باید مشخصات سرنسخه در رایانه درج گردد، لذا اینگونه اشتباهات در حین ثبت نسخه شناسایی می گردد.

5- عدم قیمت گذاری کالاها مانند تحویل سرنگ و یا آب مقطر به بیمار بدون قیمت گذاری آن

6- اشتباه صندوق دار حین دریافت وجه

7- هزینه ثبت نسخ بیمه در رایانه

این هزینه ها تنها مربوط به اشتباهات پرسنلی در مورد قیمت گذاری نسخ است. اگر این قبیل هزینه ها را در جای جای داروخانه بررسی و محاسبه نماییم، به نظر شما آیا استفاده از نرم افزار در داروخانه توجیه مالی دارد؟!!

معایب ناشی از نداشتن یک سیستم نرم‌افزاری توانمند در داروخانه :

آثار ناشی از نبودن یک سیستم نرم افزاری کامل، توانمند و جامع را می توان به طور خلاصه در موارد ذیل مشاهده نمود:

1) بالا بودن خطای انسانی در عملیات فروش، نسخه پیچی و انبار‌گردانی

2) پایین بودن سرعت و غیرقابل کنترل بودن عملیات پاسخ گویی به مشتری خصوصاً در ساعات پیک داروخانه

3) متحمل شدن ضرر و زیان به دلیل تغییرات مداوم قیمت داروها و عدم امکان دسترسی به قیمت‌های جدید دارو/کالا

4) متحمل شدن ضرر و زیان، به دلیل تغییرات مداوم تعهدات بیمه‌ها در پی تغییر قیمت داروها و در انتها به وجود آمدن کسورات در پایان ماه به دلیل عدم عملکرد صحیح و بروز پرسنل داروخانه

5) عدم کنترل تاریخ‌های انقضاء داروها و اقلام آرایشی بهداشتی

6) نداشتن اطلاعات کافی در مسائل مالی داروخانه، با توجه به وسعت تعداد اقلام و ریز مسائل مالی

7) افزایش امکان بروز سرقت داروهای گران قیمت و سایر اقلام از انبار داروخانه

8) عدم دسترسی به اطلاعات موجودی کالا، صندوق و عملیات صندوق در هر لحظه

9) صرف زمان و هزینه بیشتر در عملیات فروش

10) عدم امکان مدیریت صحیح داروخانه و بهینه سازی منابع برای کاهش هزینه و افزایش درآمد

مزایای استفاده از یک نرم افزار مدیریت داروخانه توانمند :

1) صرفه جویی در زمان و هزینه

2) مدیریت دقیق تر و بهینه داروخانه

3) تسریع در کار و جلوگیری از خطای کاربر (کاهش دخالت انسانی در چرخه اطلاعات و افزایش دقت در مشخص نمودن هویت وارد کننده اطلاعات غلط)

4) جلوگیری از به وجود آمدن کسورات و زیان‌ها

5) کنترل دقیق و سریع انبار داروخانه (ریالی و تعدادی) به صورت لحظه به لحظه

6) حسابداری کامل (کلیه امور مالی داروخانه)

مزایای استفاده از نرم افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان :

قیمت بسیار مناسب با توجه به امکانات و توانمندی های نرم افزار، استفاده از تکنولوژی های بروز و جدید در تولید و توسعه فنی نرم‌افزار جهت بهره‌برداری هر چه بیشتر و بهتر از امکانات سیستمی، پشتیبانی تخصصی، آموزش و خدمات ویژه و توجه خاص شرکت به اصل مشتری مداری، بازنگری مداوم و کنترل کامل سیستم، راهبری، نظارت و مشاوره مداوم حتی پس ازاجرایی شدن سیستم، استفاده از سخت‌افزارهای مختلف به صورت کاملاً کاربردی، نصب آسان، آپدیت بسیار آسان و اتوماتیک نرم افزار از اینترنت با بروز رسان تبیان، آپدیت اتوماتیک تمام اطلاعات بیمه داروها، آپدیت اتوماتیک قیمت مصرف کننده اقلام، استفاده از پانل ارسال اس ام اس جهت اطلاع رسانی و مشتری مداری هر چه بیشتر و بهتر داروخانه، ارتباط با شرکت داروپخش و فراخوانی فاکتورهای خرید فقط با یک کلیک، ارتباط با سامانه شرکای کاری بیمه سلامت و امکان استعلام مشخصات بیمار بصورت آنلاین، امکان ارسال نسخ بیمه سلامت از طریق نرم افزار بصورت مستقیم به سامانه شرکای کاری، تایید اینترنتی نسخ از داخل نرم افزار (تأمین اجتماعی)، ارسال آسان نسخ به سامانه HIX، فراخوانی فاکتورهای خرید فقط با یک کلیک از سامانه HIX، جلوگیری از زیان‌های ناشی از خطاهای انسانی با مکانیزه شدن کلیه فرآیندهای نسخه پیچی و انبارداری، انبارگردانی تدریجی و کنترل تاریخ انقضاء، کنترل دقیق و کاربردی تاریخ‌های انقضاء داروها و کالاها، عدم امکان اشتباه کاربر در ثبت برندهای مختلف دارویی در نسخ بیمه‌ای، گزارشات بیمه ای و بررسی اتوماتیک نسخ بیمه جهت کاهش و به حداقل رساندن کسورات بیمه ای، گزارشات آماری متنوع جهت مدیریت دقیق تر و بهینه داروخانه، کاربری آسان و بدون نیاز به تخصص حسابداری، ثبت اسناد استاندارد حسابداری بصورت اتوماتیک توسط نرم افزار، امکان گزارش گیری از اسناد حسابداری، دفترکل، دفتر معین، تراز کدهای تفضیلی و سود و زیان داروخانه، مدیریت کاملاً مکانیزه صندوق، ثبت دقیق عملیات دریافت و پرداخت صندوق، ارتباط با دستگاه های کارت خوان بانکی، امکان ایجاد چند صندوق در طول روز برای شیفت های کاری مختلف، شش ماه پشتیبانی رایگان و پنج سال خدمات پس از فروش و ... از جمله امکاناتی می باشند که نرم افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان جهت مکانیزاسون کامل داروخانه در اختیار شما قرار می دهد.

یکی از مهمترین دغدغه‌های مدیران داروخانه‌ها، وجود اطلاعات اولیه داروها و کالاهای آرایشی و بهداشتی است، طبعاً ثبت اطلاعات دارویی و کالایی برای یک داروخانه بسیار زمان بر و هزینه بر می باشد. اما نرم افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان همراه با دیتا بیس جامعی که بیش از 98 % اقلام داروخانه را شامل می‌شود در اختیار شما قرار می‌گیرد که نیاز به ثبت اطلاعات اولیه را از بین می‌برد. این اطلاعات دائماً توسط کارشناسان شرکت و نظارت داروسازان مختلف بررسی و بروزرسانی می‌شوند. از طرفی شاید تمام این اقلام برای شما کاربردی نباشد اما باید به یاد داشته باشید که می توانید کالاهای غیر ضروری را غیر فعال سازید تا در فرم جستجو نمایش داده نشوند.

نرم‌افزار جامع مدیریت داروخانه تبیان، با از بین بردن امکان اشتباه، تسهیل کارهای جاری و با توجه به ساده و کاربردی بودن، زیان‌های داروخانه را به حداقل ممکن می رساند. همچنین علاوه بر ساده کردن عملیات، سرعت و دقت قابل توجهی به انجام امور داروخانه می‌بخشد. وجود بانک اطلاعاتی تقریباً کاملی از پزشکان، بانک اطلاعاتی دارویی و کالایی تقریباً کامل به همراه کدهای ژنریک، برند و قیمت‌های به روز (بیمه‌ای و غیر بیمه‌ای)، همچنین بارکدهای داروها و کالاها و محصولات آرایشی و بهداشتی، وجود اطلاعات تقریبا تمامی شرکت‌های پخش، باعث می‌شود اطلاعات استفاده شده در داروخانه‌ها تكمیل‌تر و استانداردتر باشد و در ابتدای شروع به کار نیاز نباشد وقت زیادی صرف معرفی و طبقه ‌بندی داروها، کالا و اطلاعات اولیه گردد.

مشخص کردن تداخلات دارویی به صورت در لحظه و حین وارد کردن نسخه که در این وضعیت در صورت تداخل دو یا بیشتر داروهای نسخه، به صورت هشدار به کاربر نمایش و با توجه به توضیحاتی که قبلا در سیستم برای این داروها مشخص گردیده، میزان خطر از کم تا منع مصرف نمایش داده شده و توضیحات مربوط به علت و نحوه جلوگیری از این عارضه در همان صفحه بدون کاهش سرعت نسخه‌زنی یا اختلال در پروسه وارد کردن نسخه نمایش داده می‌شود.

بهبود بخشیدن به روند کارها با بهره‌گیری از سخت‌افزارهای با کیفیت و عمر بالا، قیمت معقول و بهینه شده و گارانتی معتبر برای نرم‌افزار داروخانه تبیان، از امکانات مفید سخت‌افزاری است که از طرف گروه مهندسین تبیان در اختیار داروخانه ها قرار می گیرد؛ برای استفاده از این نرم‌افزار نیازی به سخت‌افزارهای خاص یا شبكه‌های گران قیمت نیست. سخت افزارهایی که برای تسهیل در کار داروخانه و استفاده مفید و بهینه در نرم افزار داروخانه تبیان پیش بینی شده اند عبارتند از : انواع مختلف پرینتر سوزنی (پرفراژ/بانکی)، انواع مختلف پرینتر های حرارتی چاپ فیش، انواع مختلف بارکد خوان های تک بعدی و دو بعدی، انواع مختلف لیبل پرینتر، انواع مختلف پرینترهای لیزری که توضیحات تکمیلی آنها در بخش اطلاعات فنی به طور مفصل مطرح شده است.