انتخاب موضوع کنفرانس چطور باید باشد؟

در سال‌های اخیر برگزاری کنفرانس‌های مجازی با موضوع و اهداف مختلف بسیار معمول است و این امکان را فراهم می‌کند تا بتوان با یک گروه گسترده از مخاطبان ارتباط موثر برقرار کرد، بدون اینکه نیازی به حضور فیزیکی افراد در آن جلسه، وبینار یا همایش و … باشد و به‌دلیل اینکه از نظر مدیریت زمان و کاهش هزینه‌های سفر، معقول و به‌صرفه هستند، مورد توجه و استفاده افراد، سازمان‌ها، شرکت‌ها و مراکز آموزشی زیادی در سراسر جهان قرار دارند.

از مهم‌ترین موارد هر کنفرانس‌‌، انتخاب موضوع مناسب برای آن می‌باشد. علاوه بر این نوع نگارش متن نهایی، نحوه صحبت، زمان‌بندی مناسب برای هر ارائه و کنفرانس نیز اهمیت بالایی دارد؛ زیرا هدف اصلی، انتقال صحیح مفاهیم کلیدی و ارزشمند موضوع کنفرانس به مخاطب همراه با ماندگاری بلند مدت در ذهن او است. برای آشنایی کامل با نحوه انتخاب موضوع کنفرانس و زیر‌مجموعه‌های مهم آن با وستا همراه باشید.

کنفرانس‌ها و ارائه‌ها معمولاً سخنرانی‌هایی با هدف اطلاع رسانی، متقاعد کردن، الهام بخشیدن، ایجاد انگیزه و حسن نیت برای معرفی یک ایده، محصول جدید، آموزش خاص و .. هستند که شامل مراحل متعددی مانند سازماندهی و برنامه‌ریزی رویداد، انتخاب موضوع مناسب، نحوه نگارش، آماده سازی وسایل مربوطه و تجهیزات صوتی یا تصویری، آمادگی از قبل برای صحبت در جمع و مقابله با استرس، زمان‌بندی مناسب و پاسخ به سوالات شرکت‌کنندگان می‌باشند. 

قالب‌های کنفرانس‌های مجازی و آنلاین با‌توجه به اهداف و مخاطبان، می‌تواند متفاوت باشد که از نمونه‌های آن می‌توان وب‌کنفرانس، کنفرانس‌ ویدئویی، وبینار، برگزاری جلسات کاری یا آموزشی، همایش‌ها، رویداد مجازی و … را نام برد.

نکته اصلی و بسیار مهم که در ابتدای برنامه‌ریزی برای هر کنفرانس‌ها لازم است انجام دهید، این است که مشخص کنید که اهداف اصلی و چشم‌انداز شما از برگزاری آن چیست و بدانید به چه چیزی می‌خواهید برسید و دقیقاً انتظار چه نتایجی از ارائه خود را دارید. داشتن یک پاسخ قاطعانه در این مورد، برای موفقیت در بقیه مراحل بسیار مهم است. هنگامی که چشم انداز و اهداف خود را در یک راستا قرار دادید، حالا وقت آن است که انتخاب موضوع توجه کنید.

نکات مربوط به انتخاب موضوع کنفرانس:

• موضوع کنفرانس باید با هدف مطابقت داشته باشد. 
• عنوان موضوع کنفرانس باید خاص باشد و توجه مردم را به خود جلب کند.
• موضوع کنفرانس باید به بهترین شکل با مخاطبان تناسب داشته باشد.
• درباره موضوع خود اطلاعات کامل و کافی داشته باشید. تسلط بر مبحث انتخابی و زیرمجموعه‌های مرتبط با آن در افزایش اعتماد به‌نفس شما و کاهش استرس هنگام پاسخگویی به سوالات مخاطبان بسیار موثر است.

پیام موضوع کنفرانس شما باید واضح، روشن، ساده و قابل درک برای همه باشد، زیرا به شما کمک می‌کند تا به گروه بزرگتری از مخاطبان مرتبط برسید. مردم باید از ارزش و دانشی که با کمک کنفرانس مجازی شما به‌دست خواهند آورد، آگاه شوند.

موضوع شما باید مرتبط با تخصص، صنعت یا دانش شما باشد، پس موضوعی را انتخاب کنید که اقتدار شما را در آن زمینه شما برجسته نشان می‌دهد و بیان کننده این واقعیت است که شما و کسب‌و‌کارتان در منطقه خود متخصص و نمونه هستید. 

سعی کنید همیشه دغدغه و نیاز مخاطبان را در نظر بگیرید و با توجه به آن موضوع مناسب انتخاب کنید. انتخاب موضوعی که با همدلی و برطرف کردن یک مشکل باشد و اهمیت به اینکه افراد حاضر به دنبال چه چیزی هستند یا کجا یک شکاف اطلاعاتی یا محتوایی وجود دارد که می‌تواند توسط شخص شما برطرف شود، در جذب مخاطبان بیشتر تاثیر بسیاری دارد.

برای موضوع خود نهایتا ۲ تا ۳ زیرمجموعه مرتبط تعیین کنید؛ زیرا برا اساس تحقیقات به‌دست آمده افراد تا ۵۰ درصد اطلاعات جدید را در عرض یک ساعت فراموش می‌کنند و این عدد در عرض ۲۴ ساعت تا ۷۰ درصد و در عرض یک هفته به ۹۰ درصد افزایش می‌یابد. پس موارد کوتاه و ساده، رمز ماندگاری در ذهن آنهاست.

اگر موضوع انتخابی شما از موضوعات داغ روز است، باید مراقب باشید که تکراری نباشد و به دنبال موضوعی باشید که بتواند کنفرانس شما را از بقیه متمایز کند. 

همیشه ارزش دارد در مورد اینکه رقبای شما چه کنفرانس‌های مشابهی برگزار کرده‌اند و چه موضوعاتی را پوشش داده‌اند، تحقیق کنید.

نکات مربوط به نحوه صحبت در کنفرانس:

• شروع ارائه شما بسیار مهم است، زیرا لحن شما را تعیین می‌کند و یک شروع اولیه خوب باعث می‌شود احساس اعتماد به نفس پیدا کنید و مخاطبان شما نیز در آرامش به شما گوش دهند. یک شروع خوب برای ادامه تا پایان کنفرانس به‌خصوص در زمان ارائه اطلاعات کلیدی، بسیار مهم است.
• هنگام صحبت با یک گروه مخاطب مجازی تفاوت پویایی بسیاری وجود دارد، پس افرادی که در کنفرانس شما قرار است سخنرانی کنند، باید تجربه و توانایی برخورد با مخاطبان، به ویژه در محیط دیجیتال را داشته باشند.
• لحن جذابی داشته باشید. لحن شما می‌تواند به طور قابل توجهی بر موفقیت شما به عنوان یک مجری تأثیر بگذارد. مردم از گوش دادن به سخنرانانی که به نظر خودشان به موضوعات علاقه‌مند هستند، لذت می‌برند. 
• به جای اینکه با صدای یکنواخت صحبت کنید و از سرعت ثابتی در طول سخنرانی خود استفاده کنید، سعی کنید نحوه صحبت کردن خود و کیفیت صدای خود مانند زیر و بم، لحن، طنین و ریتم را تغییر دهید.
• هنگام صحبت استفاده استراتژیک از مکث به‌موقع، را فراموش نکنید، زیرا در حس کنجکاوی مخاطب و جلب توجه او برای ادامه گوش دادن بسیار مهم است.
• از تشبیهات مناسب به عنوان راهی برای بیان حقایق استفاده کنید و گاهی جوری صحبت کنید انگار که دارید یک داستان می‌گویید. 
• تاکید بر کلمات خاص و کاهش سرعت صحبت، به شما کمک می‌کند اطلاعات پیچیده را واضح‌تر توضیح دهید. 
• اگر شغل شما مستلزم برگزاری کنفرانس‌ها و ارائه‌های زیادی است، بد نیست در کلاس‌های صوتی شرکت کنید تا یاد بگیرید چگونه واضح، بلند و دلنشین صحبت کنید و صدای طبیعی صحبت کردن خود را تقویت کنید.
• گوش دادن به اندازه صحبت کردن مهم است. از راهبردهای گوش دادن فعال استفاده کنید.به عنوان مثال، پس از پرسیدن یک سوال، مدتی منتظر بمانید تا مخاطبان زمان و فضای لازم برای پاسخگویی را داشته باشند.

نکات مربوط به نحوه نگارش متن کنفرانس:

• در توضیح موضوع خود و متن کنفرانس که قرار است با مخاطبان در میان می‌گذارید، واضح و روراست باشید.
• کلمات کلیدی خود را با دقت انتخاب کنید و از کلماتی استفاده کنید که به بهترین وجه، محتوای مقاله شما را منعکس می‌کند.
• در نگارش متن مختصر باشید و سعی کنید در هر پاراگراف مقاله یک مطلب را بیان کنید. هر پاراگراف باید یک نکته اصلی یا جمله موضوعی واضح داشته باشد.
• ابتدای شروع کنفرانس یک چکیده از آنچه قرار است بگویید، در اختیار مخاطب قرار دهید. بخش مهمی از حفظ تمرکز، دانستن محدودیت کلمه برای چکیده است که معمولا استاندارد آن در حدود ۲۵۰-۳۰۰ کلمه است. از همان ابتدا مخاطب را با دامنه لغات زیاد خسته نکنید.
• انسجام یک مقاله باید به طور منطقی سازماندهی شود و جریان منظمی و روانی داشته باشد و به هم پیوسته جلو برود. به عبارت دیگر، از این شاخه به آن شاخه نپرید و همه چیز در متن کنفرانس را جوری آماده کنید که برای مخاطب معنا داشته‌ باشد و او را درگیر کند.
• متن مقاله باید به طور کلی صحیح و با جملات کامل بیان شود و نسبتاً بدون خطا باشد. 
• از کلمات و عبارات قومیتی یا جنسیتی که ممکن است موجب آزار مخاطب شود و آن را نوعی بی‌احترامی تلقی کند، هرگز استفاده نکنید.
• با اینکه هیچ فرمول یا برنامه‌ای برای خوب نوشتن وجود ندارد، اما خلاقیت و تمرین بسیار مهم است. بهترین نوشته‌ها هم تا حدودی شخصیت و فردیت نویسنده خود را به همراه دارد. با این حال همیشه سعی کنید، نوشته شما منحصر به فرد باشد.

نکات مربوط به زمان‌بندی کنفرانس:

• در مرحله اول، باید تاریخ و زمان مناسب برای کنفرانس را تعیین کنید. 
• می‌توانید تاریخ و زمان مناسب برگزاری را با نظر‌سنجی و توافق اکثریت بین افراد شرکت‌کننده تعیین کنید.
• چند روز قبل از برگزاری زمان لازم برای تبلیغ کنفرانس در شبکه‌های اجتماعی و … بگذارید.
• ۳۰ دقیقه اول را به توضیح اینکه رویداد چگونه خواهد بود، اختصاص دهید.
• حتما مشخص کنید که زمان مناسب، برای پرسیدن سوالات چه موقع است.
• ارائه دهنده و سخنران شما باید به موقع حضور داشته باشند.
• قبل از رویداد، یادآوری های مکرر را با زمان و تاریخ برای شرکت‌کننده‌ها از طریق پیامک، تلفن، ارسال دعوتنامه یا ایمیل بفرستید.
• دعوتنامه ارسالی باید خوانا، واضح و شامل موضوع مورد بحث، مدت زمان، تاریخ و نام مخصوص هر فرد شرکت‌کننده باشد.
• سعی کنید مدت زمان برگزاری کنفرانس طولانی و خسته‌کننده نباشد، زیرا جلسات کوتاه باعث افزایش سطح تعامل در کنفرانس بعدی شما می‌شود.

سخن آخر

انتخاب موضوع ایده آل یکی از مهم‌ترین تصمیمات هنگام برنامه‌ریزی برای میزبانی هر کنفرانس است؛ هرچه موضوع شما خاص‌تر باشد، شانس شما برای جذب شرکت‌کنندگان بیشتر را افزایش می‌دهد. همچنین زمان‌بندی مناسب برای کنفرانس مجازی موفق را دست کم نگیرید. ارائه اطلاعات قوی که به روشی واضح و منطق منتقل می‌شود و مخاطب را درگیر نگه می‌دارد رمز موفقیت هر کنفرانس است. حالا این شما هستید که کنفرانس مجازی خود را بر اساس نکاتی که در این متن ارائه کردیم سازماندهی و برنامه‌ریزی کنید، تبلیغات موثر انجام دهید، قالب مناسب انتخاب کنید و از همه مهم‌تر، بهترین پلتفرم را انتخاب کنید؛ افرادی که ارائه شما را مشاهده می‌کنند، دقیقاً همان چیزی که ایجاد کرده‌اید را می‌بینند. پس دنبال بهترین باشید تا بهترین نصیب شما شود.

برای برگزاری و مدیریت کنفرانس، سامانه مدیریت وب کنفرانس وستا با ارائه بهترین شیوه‌های کنفرانس مجازی و بالاترین امکانات و مجموعه‌ای کامل از ابزار‌های مناسب و اختصاصی برای یک پلتفرم برگزاری وب‌کنفرانس، به شما کمک می‌کند تا همه کنفرانس‌ها، وبینار‌ها، جلسات کاری یا آموزشی خود را در نهایت جذابیت برای مخاطبان خود برگزار کنید. 

با استفاده از این سامانه وستا در مسیر چشم انداز بلندمدت خود قرار می‌گیرید و متخصصان هم‌ردیف حرفه خود را به کنفرانس‌های خود دعوت می‌کنید و آنها را جذب کسب‌وکارتان می‌کنید و همان افراد در آینده بزرگترین مبلغان و طرفداران شما می‌شوند. پس اگر می‌خواهید با زمان همگام شوید و رویدادهای آنلاین موفق را میزبانی کنید، کافیست با کارشناسان و متخصصان ما تماس بگیرید. 

اگر به این مقاله علاقه‌مند هستید، مقاله نکات مهم در ارائه آنلاین و مقاله کنفرانس تحت وب چیست؟ را هم می‌توانید مطالعه کنید.

نظر شما درباره انتخاب موضوع کنفرانس چیست؟ آیا تا‌کنون از کنفرانس‌های مجازی برای سخنرانی یا جلسات کاری و آموزشی خود استفاده کرده‌اید؟ تجربیات و نظرات خود را از طریق بخش کامنت‌های همین مطلب با ما در میان بگذارید.

منبع : وستا