افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد، با ترک هفت عادت مخرب

احتمالا وقتی که دارید این مطلب را می‌خوانید یک میلیون کار روی سرتان ریخته است: راه‌انداختن کسب‌وکار خودتان، ورزش کردن، گذراندن وقت بیشتری با خانواده و دوستانتان، خواندن کتاب‌های بیشتر و...

خب چطور باید این همه کار را در ۲۴ ساعتی گنجاند که بخشی از آن هم طبیعتا صرف خوردن و خوابیدن خواهد شد؟

خیلی از مردم برای خلاق‌تر شدن، تلاش می‌کنند تا فعالیت‌های جدیدی را به برنامه‌هایشان بیفزایند. اما من راه‌حل آسان‌تری را کشف کرده‌ام، بهتر است ابتدا کارهایی را کنار بگذارید که کارآیی و اثرگذاری شما را از بین می‌برند، زیرا وقتی به زندگی افراد دارای بهره‌وری بالا نگاه می‌کنیم، می‌بینیم که علی‌رغم اشتغال در صنایع مختلف با جریان‌های کاری متفاوت، همه آن‌ها از اشتباهات کلیدی که باعث اختلال در عملکرد دیگران می‌شوند، می‌پرهیزند.

اگر برای به اوج رساندن خلاقیت و بهره‌وری خود آماده‌اید و می‌خواهید از همیشه پربازده‌تر باشید، این ۷ عادت به‌خصوص را کنار بگذارید. به محض ترک این عادت‌ها، خواهید دید که عملکردتان چقدر سریع بهبود می‌یابد.

۱) تمرکز کردن روی جزئیات کوچک، به‌جای توجه به نتایج

«هر چقدر هم که استراتژی شکیلی داشته باشید، بهتر است گهگاه نگاهی به نتایج کارتان بیندازید.»

وینستون چرچیل

بهره‌وری بالا به این معنا نیست که می‌توانید طی یک ساعت چند کار متفاوت را در برنامه خود بگنجانید، تقویمتان مرتب و منظم است، هیچ ایمیل خوانده نشده‌ای ندارید، یا از بهترین و تجملی‌ترین اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی استفاده می‌کنید. میزان اثربخشی شما وابسته به نتایجی است که به دست می‌آورید.

اگر در موضوعات حیاتی به نتایج بهتری نمی‌رسید، نمی‌توانید ادعا کنید که خلاقیت‌ و کارآیی شما رو به رشد است؛ شما فقط دارید با سرعت بیشتری مشغله‌هایتان را افزایش می‌دهید. درنهایت بهترین راه برای ارزیابی بهره‌وری این است که ببینید چقدر سازنده هستید و چه دستاوردهایی دارید. انسان‌های اثربخش و راه‌‌گشا، کارشان را به دنیا عرضه می‌کنند. آن‌ها برای عملی کردن خواسته‌هایشان جسورانه جلو می‌روند و اجازه نمی‌دهند ترس‌ها و نگرانی‌ها سد راهشان شوند. پس هرچند که توجه به فرآیند و مسیر مهم است، اما دستاوردها را نیز نباید نادیده بگیرید.

شما به دنبال رسیدن به چه هدف و نتیجه‌ای هستید؟ مطمئن شوید که نتایج‌تان در جهت اهدافتان پیش می‌روند. همین که روی برون‌ده کار تمرکز کنید، بازدهیتان سر به فلک می‌کشد.

۲) اول صبح سراغ گوشی و لپتاپ رفتن

۸۸٪ مردم در اولین ساعت روز گوشی خود را چک می‌کنند و ۵۵٪ آن‌ها قبل از این‌که سرِ کار بروند، ایمیل‌ها را می‌خوانند. این‌ عادت، دشمن تمرکز، بهره‌وری و انگیزه است. کارهای بی‌فایده و مخربی مثل چرخیدن در شبکه‌های اجتماعی، چک کردن ایمیل‌ها، و جواب دادن به پیام‌ها در ابتدای روز، شما را در حالت واکنش‌دهی قرار می‌دهد: حالا قبل از این‌ که حتی فرصتی برای پرداختن به اهداف خود به دست آورده باشید (یا شلوارتان را پوشیده باشید)، لبریز از عوامل استرس‌زا و کارهای فوری هستید.

ممکن است با خود بگویید یک نگاه سرسری اشکالی ندارد، اما از آن‌جایی که هنوز حتی به محل کار هم نرفته‌اید، دستتان برای انجام وظایف شغلی بسته‌ است. پس با این گشت‌وگذار به ظاهر ساده، در واقع ذهنتان پر از داده‌های بی‌فایده می‌شود و نمی‌توانید موقع کار حضور تمام و کمال داشته باشید.

در سمت دیگر داستان، انسان‌های سازنده و پویا، برای رسیدن به اهدافشان پیش‌دستی می‌کنند تا چالش‌ها نتوانند ابتکار عمل را از آن‌ها بگیرند. این افراد اوج آمادگی ذهنی، عاطفی و فیزیکی خود در هنگام صبح را، صرف اولویت‌های اصلی‌شان می‌کنند، و اجازه نمی‌دهند چک کردن اینستاگرام و تماشای اخبار انرژی آن‌ها را هدر بدهد.

برای پیش‌گیری از چنین حواس‌پرتی‌هایی در اول صبح، فقط «تلاش بیشتر» کافی نیست. باید شب‌ها هنگام خواب، تلفنتان را روی وضعیت پرواز بگذارید و یک حالت عدم ایجاد مزاحمت تنظیم کنید تا در ساعات ابتدایی روز اعلان‌های جدید نمایش داده نشوند. اگر روتین زندگی خود را با چنین کارهایی بسازید، خواهید دید که به سرعت عادت‌های غلط پیشین از سرتان می‌افتند.

۳) راه دادن به حواس‌پرتی‌ها در طول کار

فرقی ندارد به‌خاطر ایمیل باشد، یا پیامک یا تماس، ما هر ۱۸۵ ثانیه یکبار به بن‌بست فکری می‌خوریم یا موضوع تمرکزمان را تغییر می‌دهیم. مهم نیست چقدر تلاش کنید، اگر زیاد درگیر حواشی باشید تمرکز کردن حین کار برایتان دشوار می‌شود؛ زیرا همه ما در انجام هم‌زمان چند فعالیت افتضاح هستیم.

به علاوه، اگر فضای کاری‌تان درهم و برهم و نامنظم است، می‌تواند روی توانمندی‌های ذهنی، سطح استرس و احساسات شما تاثیر منفی بگذارد؛ تا جایی که حتی دیدن آشفتگی‌ها هم به عملکرد مغزی و تمرکزتان آسیب می‌زند.

انسان‌های پربازده، در برابر حواس‌پرتی و اعلان‌های پی‌درپی خودشان را ضدضربه می‌کنند تا بتوانند روی وظایفشان متمرکز شوند. آن‌ها همچنین در محیط‌های نامرتب و به‌هم‌ریخته کار نمی‌کنند و چیزها را (نسبتا) تمیز، منظم و ساده نگه می‌دارند.

بهتر است موقع کار تلفن همراه خود را روی حالت پرواز بگذراید یا اعلان‌های ایمیلتان را خاموش کنید؛ این‌طوری از بمباران حواشی در امان خواهید بود. تمامی پنجره‌ها، جست‌وجوگرها، و برنامه‌هایی را که نیاز ندارید ببندید و بی‌نظمی را در فضای کاریتان به حداقل برسانید. حین کار کردن نباید به پادکست و رادیو گوش بدهید، در عوض می‌توانید یک آهنگ به‌خصوص را روی حالت تکرار پخش کنید (این کار تمرکزتان را بالا می‌برد.)

۴) کار کردن تا وقتی که جانی در بدن نداشته باشید

درست است که گاهی برای تمام کردن یک پروژه مجبور می‌شوید تا دیروقت کار کنید، اما این روش در طولانی‌مدت موفقیت‌آمیز نیست. اگر عادت دارید تا وقتی که انرژی‌تان تمام نشده به کار کردن ادامه دهید، احتمالا ساعات پایانی کارتان چندان مفید نخواهند بود.

افرادی که بهره‌وری بالایی دارند می‌دانند که کار کردن تا آخرین نفس برایشان سودی ندارد؛ پس قبل از رسیدن به چنین مرحله‌ای دست از فعالیت می‌کشند.

فراموش نکنید که قابلیت‌های مغز انسان محدود است؛ ما در هر شبانه‌روز فقط ۳ ساعت در اوج عملکرد ذهنی هستیم. بنابراین ساعت‌های طلایی کارآیی خود را فقط به امور مهم اختصاص دهید. مطمئنا در پایان ۳ ساعت پربازده مغز هم‌چنان می‌توانید فعالیتتان را پیش ببرید، اما زمانی که متوجه شدید عملکردتان کاهش یافته، بهتر است آن را رها کنید. (در نهایت، شما به استراحت نیاز دارید تا بتوانید روز بعد هم به‌خوبی از پس وظایفتان بربیایید.)

همچنین، در طول روز برای هواخوری و استراحت برنامه منظمی بچینید. این کار عملکرد مغز را بهبود می‌بخشد و انرژی و تمرکز تحلیل رفته شما را بازیابی می‌کند. با داشتن چنین روتینی می‌توانید مدت طولانی‌تری کار عمیق انجام بدهید.

۵) کار کردن بدون در نظرگرفتن اولویت‌ها

«آنچه مهم است به ندرت پیش می‌آید که فوری باشد و کارهای فوری به ندرت مهم هستند.»

-دوایت آیزنهاور

همه مواردی که در لیست برنامه‌هایتان نوشته‌اید اهمیت یکسانی ندارند. افراد مبتکر انرژی خود صرف مهم‌ترین مسائل می‌کنند، نه فقط اموری که اصطلاحا اورژانسی هستند؛ به این ترتیب، از هر روزشان بهترین نتیجه را می‌گیرند.

قبل از شروع به کار، وظایفتان را بر اساس میزان اهمیت رتبه‌بندی کنید، این‌طوری می‌توانید در بهترین ساعات هر روز به فعالیت‌هایی بپردازید که ارزشمندترین نتایج را رقم می‌زنند. اگر نمی‌دانید اولویت‌هایتان چه چیزهایی هستند، کافی است بپرسید.

هیچ‌کس نمی‌تواند همه کارهایش را یک‌باره انجام بدهد، ولی به شما فرصتی داده شده تا وظایفتان را رتبه‌بندی کنید. همیشه ببینید چه برنامه‌هایی دارید، سه اولویت اصلی به کدام موارد تعلق می‌گیرد، و کدام فعالیت‌ها را بهتر است به خانواده در حال انتظار بیفزایید.

۶) پیدا کردن زمان برای انجام دادن کارها

«اگر می‌خواهید کاری انجام شود، آن را به یک فرد پرمشغله بسپارید.»

تا کنون حرفی از این درست‌تر ندیده‌ام. اگر به کسانی که دنیایی وقت آزاد دارند مسئولیتی را بسپارید، آن را به تاخیر میندازند و تعلل می‌کنند. اما اگر از فرد پرمشغله‌ای بخواهید همان کار را انجام دهد، به نتیجه می‌رسید.

انسان‌های پربازده، برای اجرای برنامه‌هایشان فرصت پیدا نمی‌کنند، فرصت می‌‌سازند. اگر پای مسئله مهمی درمیان باشد، مثلا ورزش کردن منظم یا وقت گذراندن با بچه‌هایشان، آن را در برنامه خود جا می‌دهند و مطمئن می‌شوند که از قلم نمی‌افتد. این افراد سازمان‌دهی و مدیریت زمان را به‌خوبی بلدند و به همین خاطر تمامی اولویت‌هایشان را در کار و زندگی شخصی به سرانجام می‌رسانند.

شما چه برنامه‌های مهمی را اغلب به آینده حواله می‌دهید؟ به فکر یافتن فرصت نباشید، این راه به ناکجاآباد ختم خواهد شد. اگر واقعا کاری برایتان اهمیت دارد، آن را در تقویم تنظیم کنید و برنامه‌هایتان را حول محور همین مسئله بچینید.

۷) مرزبندی ناموفق

لاف زدن در مورد این که روزی ۱۲ ساعت کار می‌کنید، نشانه بهره‌وری نیست؛ این نشانه ضعف شما در مرزبندی است. خیلی از مردم پروژه‌هایی را به عهده می‌گیرند که راستش را بخواهید، سر سوزنی در زندگیشان نقشی ندارند. یا وقتی که دیگران از آن‌ها می‌خواهند کاری انجام دهند، احساس وظیفه می‌کنند؛ به همین شکل وقت و انرژی بسیاری از افراد هدر می‌رود و به سختی می‌افتند.

در عوض، انسان‌های خلاق مرزهایشان را براساس زمانی که در اختیار دارند تنظیم می‌کنند، و اجازه نمی‌دهند مسائل کم‌اهمیت روی امور حیاتی‌تر آن‌ها سایه بیندازند. این به معنای بی‌ادبی نیست؛ بلکه برای این دسته از افراد تمرکز کردن تحت هر شرایطی روی وظایف، اشخاص، فعالیت‌ها و سایر موارد پراهمیت، دارای جایگاه ویژه‌ای است.

افرادی که از بهره‌وری بالایی برخوردارند، هم‌چنین نسبت به جریان کاری خود حساسیت به خرج می‌دهند. به عنوان مثال، اگر بدانند صبح‌ها خلاقیت بیشتری دارند، تماس‌های تلفنی را به عصر موکول می‌کنند. چنین شخصیت‌هایی متوجه‌اند که چه مواردی برایشان بهترین عملکرد را به ارمغان می‌آورند و چه فعالیت‌هایی آن‌ها را به عقب می‌رانند.

پس یاد بگیرید که چگونه باید مودبانه به درخواست‌ها و دعوت‌ها نه بگویید و وقت و انرژی خود را برای روز مبادا نگه دارید. شاید فقط برنامه‌ای باشد که جزء اولویت‌هایتان نیست یا نمی‌خواهید آن را انجام دهید، اشکالی ندارد. هم‌چنین روند کاریتان را به‌گونه‌ای بسازید که برای شما مناسب‌تر است، و مطمئن شوید متناسب با آن برنامه‌ریزی می‌کنید.

چکیده

۱) بهره‌وری شما به میزان خلاقیت و دستاوردهایتان بستگی دارد، نه این‌ که چگونه روزهای پرمشغله را به اتمام می‌رسانید. درگیر جزئیات کوچکی مثل داشتن یک تقویم بی‌نظیر نشوید. نتایج کارتان را اندازه‌گیری کنید تا ببینید چگونه به کارآیی بالاتری دست خواهید یافت.

۲) اول صبح‌ سراغ گوشی، شبکه‌های اجتماعی و ایمیل‌ها نروید؛ چنین کارهایی شما را در حالت واکنش‌دهی قرار می‌دهند. در عوض، یک قدم به سمت اهدافتان بردارید.

۳) انجام هم‌زمان چند فعالیت و پرش از یک شاخه به شاخه‌ای دیگر، برای بازدهی سمی هستند. حین کار کردن حواشی را به حداقل برسانید و آشفتگی‌های محیطی را حذف کنید.

۴) نیاز نیست تا اتمام آخرین ذخیره انرژیتان به کار کردن ادامه دهید. این عادت شما را فرسوده می‌کند و روز بعد نمی‌توانید از پس وظایف خود بربیایید. بهتر است در طول روز هر زمان متوجه شدید بازدهی کافی ندارید، به خودتان استراحت بدهید و در مصرف انرژی صرفه‌جویی کنید.

۵) به جای توجه افراطی به فوریت‌ها، به وظایفتان بر اساس میزان اهمیتشان امتیاز بدهید. به این ترتیب، کارهای روزانه شما نتایج بزرگ‌تری را رقم خواهند زد.

۶) برای مسائل مهم، دنبال زمان نگردید، زمان بسازید. کارهای پراهمیت را در تقویم تنظیم کنید و برنامه خود را بر اساس آن‌ها بچینید.

۷) نیازی نیست برای امور غیرضروری احساساتی شوید و به هر درخواستی بله بگویید. مرزهایتان را بر اساس زمانی که در اختیار دارید تعیین کنید و نه گفتن مودبانه را یاد بگیرید. در این صورت می‌توانید فقط به خواهش‌هایی که واقعا مهم هستند پاسخ مثبت بدهید.

متنی که مطالعه‌ کردید ترجمه‌ای بود از این مقاله که در مدیوم منتشر شده، نویسنده‌ی این مقاله، آنتونی یونگ در نوشته‌های خود توصیه‌های برای بهبود زندگی مطرح می‌کند.