هفت اشتباه رایج در استارتاپ‌های دورکار و نحوه جلوگیری از آنها

هر آنچه که باید راجع به استخدام کارکنان، مدیریت صحیح آنها و اطمینان از برقراری ارتباط موثر در استارتاپ‌های دورکار بدانید.

دورکاری اخیرا به واقعیت جدید این جهان تبدیل شده است و کماکان هم ادامه خواهد داشت. دورکاری در عین اینکه باعث می‌شود که ساعات کاری کارمندان انعطاف پذیری بیشتری داشته و میزان رفت و آمد آنها کمتر شده و بین کار و زندگی آنها تعادل بهتری برقرار شود، کمک می‌کند که هزینه‌های سربار شرکت‌ها کاهش یافته، بهره‌وری کارکنان افزایش یافته و شرکت‌ها به سطح عملکرد بالاتری دست یابند.

در حقیقت، تحقیقات نشان می‌دهد که 71 درصد از کارکنان دورکار از شغل فعلی خود راضی هستند.

با این حال، با این تغییر ناگهانی که در نتیجه پاندمی ایجاد شده است، هنوز هم بسیاری از استارتاپ‌های دورکار مختلف در رابطه با استخدام کارکنان، مدیریت صحیح آنها و اطمینان از ارتباط موثر اشتباهات زیادی را مرتکب می‌شوند.

برای ساختن یک شرکت دورکار موفق، صرفا ارائه موقعیت‌های کاری دورکاری به کارکنان کافی نیست. بلکه شما باید بتوانید آنها را به طور موثر مدیریت کنید.

اما چطور باید این کار را انجام داد؟

در این مقاله، ما هفت اشتباه رایج که استارتاپ‌های دورکار هنگام مدیریت تیم‌های دورکار یا تیم‌های غیر متمرکز مرتکب می‌شوند را مورد بررسی قرار داده و راه‌های جلوگیری از این اشتباهات را به شما خواهیم گفت.

1. عدم توضیح شفاف انتظارات

در یک دفتر معمولی ، کارکنان معمولاً در محل حاضر هستند و پیشرفت کار، سیستم‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه را از نزدیک مشاهده می‌کنند. اما وقتی تیم شما دورکار است، مشاهده این موارد از نزدیک امکان پذیر نیست. احتمال زیادی وجود دارد که فرد از انتظارات شرکت تفسیر نادرستی پیدا کرده و در نتیجه کارایی و بهره‌وری کلی کارکنان در روزهای اولیه کاهش یابد. این تفاسیر نادرست ممکن است منجر به ناتمام ماندن پروژه‌های در حال کار شود.

یکی از بهترین روش‌ها برای جلوگیری از برداشت اشتباه در روابط این است که از قبل برنامه ریزی کرده و اطمینان حاصل کنید که همه جزئیات پروژه به صورت واضح و روشن برای کارمندانتان تعریف شده‌اند. فرقی نمی‌کند که اهداف شما کوتاه مدت است یا بلند مدت، آنچه که اهمیت دارد این است که هر یک از اعضای تیم باید بداند که انتظار شما از آنها چیست. بنابراین، وقتی که پروژه جدیدی برای آنها تعریف می‌شود، باید بدانند که دقیقا چه کاری را چگونه و در چه زمانی باید انجام دهند.

به یاد داشته باشید: برای موفقیت یک استارتاپ داشتن مدیریت و ارتباط قوی بسیار مهم است. وقتی که کار دورکاری نیست و همه اعضای پروژی ر محل حضور دارند مدیریت و ارتباط قوی به صورت طبیعی اعمال می‌شود، اما در حالت دورکاری، چنین موارد ساده‌ای می‌تواند چالش برانگیز باشد.

2. صرفا استخدام افراد از مناطق نزدیک و محلی

با اینکه شرکت‌های دورکار در سراسر جهان به افراد مستعد دسترسی دارند اما هنوز هم استارتاپ‌های زیادی هستند که اصرار دارند کارمندانشان ساکن محل خودشان باشند.

برای شرکت‎هایی که در مناطق کم جمعیت مستقر هستند، دورکاری فرصتی فوق العاده است که به واسطه آن می‌توانند با افرد مستعد فراتر از محیط محلی خود ارتباط برقرار کرده و به مجموعه مهارتهای کمیاب دسترسی داشته باشند. با دورکاری شما می‌توانید بهترین فرد مناسب برای شغل مورد نظر خود پیدا کنید و اصلا مهم نیست که آن شخص کجا زندگی می‌کند.

جستجوی خود را به متخصصان ساکن در مناطق محلی یا حتی داخل کشور خود محدود نکنید.

البته جذب افراد از کشورهای مختلف ممکن از از لحاظ ارتباطات زبانی باعث مشکلات شود. اما اهمیت دسترسی به مهارت‌های مختلف با هزینه کمتر انقدر زیاد است که نمی‌توانید از مزایای آن چشم پوشی کنید.

3. وابستگی بیش از حد به ایمیل

ایمیل یکی از محبوب‌ترین روش‌های ارتباط در محل کار است. با این حال، در صورت دورکاری استفاده بیش از حد از ایمیل می‌تواند حس قطع ارتباط بین کارکنان ایجاد کرده، حواس آنها را از کار پرت کرده و باعث ناهماهنگی آنها شود. همچنین ایمیل دهی زیاد باعث می‌شود که ارتباطات محدود شده و کارمندان نتوانند سوالات خود را به صورت موثر بپرسند.

اگر می‌خواهید ارتباط قوی با تیم دورکار خود داشته باشید، حتماً باید از چت‌های صوتی، تماس‌های ویدئویی و حتی برنامه‌هایی مانند Slack ، Microsoft Teams Zoom و.. که بحث گروهی را تشویق می‌کنند استفاده کنید.

4. باید همیشه "آنلاین" باشید

دورکاری مزایای زیادی دارد، برای مثال ساعات کاری انعطاف پذیر، رفت و آمد اندک و حتی عدم نیاز به رفت و آمد، و تعادل بین کار و زندگی از جمله مزایای دورکاری می‌باشند. اما این روش چالش‌های مخصوص به خود را نیز دارد: در این روش کاری باید تقریبا همیشه آنلاین باشید، استرس بیشتری ممکن است داشته باشید، و احتمال خستگی بیشتر و بهره‌وری کمترنیز وجود دارد.

کارکنان دورکار روزانه 90 دقیقه را صرف پیام دهی آنلاین می‌کنند.

وقتی کارمندان احساس می‌کنند که باید فوراً به هر پیامی پاسخ دهند، ممکن است تمرکزشان روی کار را از دست بدهند و معمولاً بعد از هر پیام باید حدود 30 دقیقه وقت بگذارند تا دوباره تمرکز خود را به دست آورند.

راه حل این مشکل داشتن ارتباط غیرهمزمان است یعنی از کارکنان انتظار نمی‌رود تا فورا پاسخ هر پیام را بدهد. از آنجا که پاسخ دهی در لحظه رخ نمی‌دهد، یک فاصله زمانی بین دریافت پیام، پردازش و پاسخی دهی به آن وجود خواهد داشت. به عنوان مثال، می‌توان از ترکیب ارسال ایمیل که بعدا باید پاسخ داده شود، به روزرسانی وظایف در Trello، به اشتراک گذاری پیام‌های صوتی و غیره استفاده کرد.

در یک محیط کاری غیرهمزمان، کارکنان تحت فشار نیستند که به محض دریافت پیام به آن پاسخ دهند. این به آنها زمان می‌دهد تا در مورد پاسخ فکر کرده و بتوانند جواب‌های با کیفیت‌تری بدهند.

وقتی اعضای تیم فرصت داشته باشند تا در زمان مناسب پاسخ دهند، می‌توانند زمان طولانی‌تری روی کار خود تمرکز کنند. این کار باعث می‌شود که عملکرد و بهره‌وری افراد نیز افزایش یابد که یک موقعیت برد-برد هم برای کارکنان و هم شرکت است.

5. عدم وجود ابزار مناسب

ارتباطات مهمترین عنصر موفقیت یک استارتاپ دورکار است. اما بدون داشتن ابزار و فناوری مناسب، امکان داشتن ارتباط موثر وجود نخواهد داشت و تاخیرهای غیر ضروری در حین کار ایجاد خواهد شد.

ابزارهای دورکاری که به صورت SaaS (Software as a Service) ارائه می‌شوند، می‌توانند به کارکنان دورکار در هر نقطه‌ای از جهان کمک کنند. از جمله این نرم‌افزارهای ارتباطی می توان به برنامه‌های چت تصویری مثل Skype و Zoom، برنامه‌های ذخیره سازی ابری مانند Google Drive، ابزارهای مدیریت پروژه مانند Slack ، Trello و Twistو ابزارهای تعامل کارکنان مانند Hi5 اشاره کرد.

استارتاپ‌های دورکار باید اولین استفاده کننده‌های فناوری باشند.

ابزارهایی که باید هنگام دورکاری در نظر داشته باشید:

· برای ارتباط شخص به شخص و در لحظه، از ابزارهای پیام رسانی فوری مانند Slack یا WhatsApp استفاده کنید.

· اگر اهمیت پیام زیاد است از ایمیل استفاده کنید.

· برای به اشتراک گذاری اطلاعات دائمی و طولانی مدت شرکت برای کارکنان، از کتابخانه‌های ویدئویی، ویکی‌ها (wikis)، یا اینترانت و وبلاگ‌های داخلی شرکت استفاده کنید.

· ابزارهای مدیریت پروژه ، مانند Trello و Asana به شما امکان می‌دهد که به هر یک از اعضای تیم وظایفی را اختصاص داده و پیشرفت آنها را نظارت کنید.

شرکت‌های مختلف ارائه دهنده‌ی نرم‌افزارهای خدماتی از ادغام کردن استفاده می‌کنند تا موارد مختلف را با ابزارهای دیگر یکپارچه کنند. این کار به کاربران کمک می‌کند تا داده‌های مختلف را از چندین سیستم، برنامه و دستگاه به راحتی با یکدیگر متصل و یکپارچه کنند.

به عنوان مثال، می‌توان Slack را با Dropboxادغام کرد تا بتوان اشتراک گذاری فایل و ذخیره سازی در فضای ابری را با هم داشت. علاوه بر این، با ادغام Slack و Gmail می‌توانید ایمیل های جدید را به صورت پیام‌های Slackارسال کرده و اعلان‌های Slack را به صورت ایمیل‌های جدید Gmail دریافت کنید و....

6. نداشتن سیستم آنبوردینگ (هماهنگی) کارآمد

شما برای پروژه خود یک کارمند ماهر را استخدام کرده‌اید. اما اگر فرآیند آنبوردینگ (هماهنگ شدن کارمند با سازمان) به موقع انجام نشود، کارمند شما ممکن است در طول روزهای کاری احساس بی انگیزگی کند.

هماهنگ شدن یک کارمند جدید احتمالا در یک فضای کاری فیزیکی آسانتر است: نشان دادن دفتر جدید به آنها، معرفی آنها به کارکنان فعلی، آموزش آنها در دفاتر، مشارکت در کارهای اداری و پاسخ به پرسش‌های احتمالی آنها از جمله مواردی است که باعث می‌شود کارمند سریعتر با محیط جدید هماهنگ شود.

هماهنگ شدن با رویه‌های سازمانی در استارتاپ‌های دورکار می‌تواند بسیار چالش برانگیز باشد.

انتقال کارهای اداری و کاغذی به به فرم‌ها و اسناد آنلاین، استفاده از ابزارهای دورکاری مختلف برای اطمینان از داشتن ارتباط مناسب، طراحی ماژول‌های آموزشی و استخدام استعدادهای مختلف از سراسر جهان می‌تواند چالش‌های جدیدی را برای یک استارتاپ ایجاد کند.

چگونه می‌توان مطمئن شد که فرآیند هماهنگ شدن سازمانی موثر و کارامد است؟

· یک ایمیل خوش آمد گویی ارسال کرده و همراه با آن اسناد و اطلاعات لازم مانند جزئیات مربوط به روزهای کاری در سازمان را بفرستید. همچنین می‌توانید برای کارکنان دورکار جدید دعوتنامه‌ای مبنی بر پیوستن به شبکه‌های اجتماعی شرکت ارسال نمایید. Hi5 به صورت اتوماتیک تمامی این موارد را کنترل می‌کند.

· در این ایمیل و دعوتنامه‌ها اطلاعات زیادی را به اشتراک نگذارید زیرا کارمندان را گیج می‌کند.

· برای معرفی کارکنان جدید به بقیه اعضای تیم و ایجاد فضایی دوستانه و سازنده برای همه، یک تماس ویدیویی خوش آمدگویی ترتیب دهید.

· در نهایت نیز از کارمند جدید خود را در مورد فرآیند هماهنگ شدن سازمانی بازخورد بگیرید تا بتوانید میزان موثر بودن اقدامات خود را ارزیابی کنید.

7. مشکلات ناشی از سکونت افراد در مناطق زمانی مختلف

به عنوان یک مالک استارتاپ دورکار، ممکن است کارمندانی از نقاط مختلف جهان استخدام کرده باشید. در عین حال که این کار از نظر داشتن یک تیم متنوع مزیت است، اما همبستگی کار و موفقیت‌آمیز بودن آن در مناطق مختلف زمانی کماکان یک مشکل است.

در صورتی که نتوانید بر این چالش غلبه کنید ممکن است احساس سرخوردگی کرده و با ارتباط خود را با تیم‌های خود در سطح شخصی و حرفه‌ای از دست بدهید، که باعث می‌شود حفظ کارکنان و ایجاد فرهنگ مثبت در شرکت مشکل شود.

بنابراین، باید مناطق مختلف زمانی را به نحوی با هم هماهنگ کرد تا تا ساعات ارتباطی برای همه افراد مناسب باشد.

مطمئنا نمی‌خواهید که وقتی یک کارمند از قدم زدن صبحگاهی خود برمیگردد وارد جلسه‌ای شود که کارمند دیگری به وقت زمانی 1 بامداد خود در آن حضور دارد.

این را به یاد داشته باشید که کشورهای مختلف روش‌های متفاوتی برای انجام تجارت دارند. بنابراین، مطمئن شوید که شما و تیمتان از این موضوع به خوبی آگاه هستید.

نتیجه گیری

راه اندازی یک شرکت دورکار کاملا متفاوت از تجارت‌ها و شرکت‌های سنتی است. با این حال، کلید مدیریت تیم دورکار کاملا مشابه با تیم‌های کاری سنتی است: شما باید آنها را درگیر کنید، فرهنگ اعتماد و شفافیت را در شرکت خود ایجاد کنید و مطمئن شوید که همه چیز با اهداف تجاری شما هماهنگ است.

در عین این که سعی می‌کنید چیزهای جدید را امتحان کنید، طبیعتا ممکن است اشتباهاتی را نیز انجام دهید که مانع از موفقیت استارتاپ دورکار شما شوند. بنابراین خیلی مهم است که راجع به برخی از مشکلات و راه‌های جلوگیری از آنها اطلاعات داشته باشید. اشتباهاتی که در این مقاله به آنها اشاره شد می‌تواند به شما کمک کند تا رویکرد مناسب برای مدیریت تیم‌های دورکار خود را تعیین کرده و بتوانید به اهداف شرکت خود دست یابید.

مقاله‌ای که مطالعه کردید ترجمه‌ای بود از این پست که در مدیوم منتشر شده، نویسنده‌ی مقاله، تیم فرگوسن، در زمینه‌ی بازاریابی محتوایی و سئو با آژانس‌های بازاریابی همکاری می‌کند.