فوت و فن مدیریت زمان

اگر هدف شما تقویت مهارت‌ های مدیریت زمانتان است، این مقاله را از دست ندهید. مدیریت زمان در مورد انتخاب‌ هاست. تصمیم می‌ گیرید چه کاری را باید انجام دهید، چه زمانی باید آن را تمام کنید و چه وظایفی را باید انجام دهید تا به اهداف خود نزدیک شوید و به آن برسید.

اگر تصمیم بگیرید اولویتتان کارهای با ارزش و هدفمند باشد و آنها را قبل از تمام شدن سررسید به اتمام برسانید و از طرفی دیگر زمان کافی برای داشتن یک زندگی سالم هم داشته باشید، می‌ توانید بگویید که من زمان خودم را با موفقیت مدیریت کرده‌ ام. اما چگونه این کار را انجام بدهید؟

با استفاده از تکنیک مدیریت زمان مناسب.

تکنیک‌ های مدیریت

زمان گروهی از قوانین و اصولی هستند که باید از آنها را حفظ و اجرا کنید تا بهره‌ وری و بازدهی بالاتری داشته باشید، به علاوه تصمیم‌ های بهتر و سریع‌ تری بگیرید و واکنش خوبی داشته باشید همچنین در زمان کمتر و با تلاش کمتر کارهای بیشتری انجام دهید. در مجموع زمان مفید و کار مفید بیشتری داشته باشید.

تعداد زیادی تکنیک‌ مدیریت زمان وجود دارد که بر پایه بهترین راهکارهای مدیریت زمان شکل گرفته‌ اند، راهکارهایی مثل موارد زیر:

• بنویسید. کارهایی را که باید امروز انجام دهید، بنویسید.

• کارهایتان را اولویت بندی کنید و ابتدا روی کارهای مهم و فوری تمرکز کنید.

• برای کارهای اولویت‌ دار، کارهای روتین و استراحت زمان بگذارید.

• مدیریت صحیح استرس را دست کم نگیرید.

• از اهمیت مدیریت صحیح تیم غافل نشوید.

• پیگیری عملکرد و پیشرفت پروژه و شناسایی تاخیر ها و پیدا کردن علت آنها

هر تکنیک‌ مدیریت زمان از ترکیب و ادغام یک یا چند نکته از موارد ذکر شده بالا ایجاد می‌ شود و شما می‌ توانید با بررسی مواردی که می‌ خواهید بهبود دهید، تکنیک‌ مدیریت زمان خود را پیدا کنید یا انتخاب کنید.

آیا شما تا به حال به این فکر کرده اید که چرا مدیریت زمان مهم است؟

ارزشی که مدیریت زمان برای خودمان را میتوانیم در این سوال پیدا کنیم. چقدر برای وقت خودمان احترام قائلیم؟ زمان ما محدود است و باید با ارزش ترین منبعی باشد که میتوانیم مدیریت کنیم‌. این مهم ترین مسئله است و بقیه ی مسائل روی محور این موضوع می چرخد. در اصل بقیه مسائل فقط نتیجه اولویت بندی ها و تصمیم گیری برای زمان مشخص شده است که در این بازه ی زمانی تعیین شده من قرار است چه کاری انجام بدهم. زمانی که مدیریت زمان به صورت درست و اصولی انجام شود قطعا این نتایج را به همراه خواهد داشت:

• پایین آمدن سطح استرس

• بهبود روند تصمیم گیری

• وقت آزاد بیشتری دارید

• در طی زمان کمتر کارهای بیشتری انجام می‌ دهید

• بهتر شدن در اولویت وظایف

• بهبود عملکرد کلی شما در محل کار

• از دست دادن تایم لاین

• سازماندهی بیشتر

• تعادل کار و زندگی بهتر

ابتدا قبل از اینکه تکنیک ها و روش های مدیریت زمان را با قصد و نیت بالا رفتن کارایی و بهره وری بیاموزید بیایید چالش های اصلی مدیریت زمان را با هم بررسی کنیم. حتی اگر یکی از این مشکلات و اشتباهات را در مدیریت زمان شناسایی کنید می توانید بهتر راه حل پیدا کنید و شروع عالی در پیش داشته باشید و این خودش یک استراتژی موفق است.

علائمی که نشان میدهند مهارت های مدیریت زمان ضعیفی دارید

اگر این علائم را در خود احساس کردید احتمالا مهارت های مدیریت زمان شما ضعیف است. بیایید این نشانه ها را با هم بررسی کنیم:

• همیشه دیر می رسید

شما همیشه در جلسات دیر حاضر می شوید.

علت؟ شما وظایف زیادی را بر عهده می گیرید، زیاد قول میدهید و در نهایت خیلی ساده نمیتوانید همه آنها را انجام دهید.

• در کار خود کند هستید

در اکثر مواقع کاری که بقیه افراد در کمتر از یک ساعت انجام میدهند برای شما دو ساعت طول می کشد تا کار شما به اتمام برسد.

کار شما سازماندهی لازم را ندارد!

سازماندهی به شما کمک میکند که وظیفه ای را که به عهده گرفته اید بهتر سازمان بدهید و در زمان کمتر و سریع تر کار را به اتمام برسانید.

• وقت زیادی را تلف می‌ کنید

شما سه ساعت را صرف انجام یک کار ساده می کنید؛ کاری که واقعا یک ساعته انجام مي شود.

علت؟ شما برنامه دقیقی ندارید که متوجه شوید چه زمانی باید کار را شروع و چه زمانی باید کار را متوقف کنید. شما به صورت تصادفی روی وظایف کار می کنید و هیچ سیستم مشخصی برای سازماندهی کار ندارید.

• اغلب کمبود انرژی را تجربه می کنید

احساس خستگی می کنید، مثل وضعیتی که زمانی برای خوردن، خوابیدن یا استراحت نداشتید.

شما دائما انجام وظایف خودتان را به تعویق میندازید و از کارهای خودتان عقب میفتید؛ بنابراین، ساعات بیشتری را صرف می کنید تا به کارهای عقب افتاده خودتان برسید.

• شما اغلب بلاتکلیف هستید

شما دائما در مورد اولویت های خودتان گیج می‌ شوید و زمان بیشتری را صرف می کنید اما در نهایت نمیتوانید تصمیم بگیرید که در مرحله بعدی چه کاری را باید انجام بدهید.

شما فاقد برنامه مشخصی هستید که اولویت های روزانه و ارتباط آنها با اهدافتان را نشان بدهد.

• بیش از حد کار می کنید

مهارت‌ های مدیریت زمان دیگران را قبول می کنید و این کار تا جایی ادامه پیدا می کند که دیگر برای انجام وظایف خودتان وقتی باقی نمی‌ ماند.

شما نمیدانید اولویت های شما چیست، چطور آنها را تعریف کنید و چطور مطمئن شوید که اول آنها را باید انجام بدهید.

مهارت‌ های مدیریت زمان

• برای خودتان هدف اسمارت تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که هدف مشخص شده خاص و قابل اندازه گیری و قابل دستیابی است و با گذشت زمان به دست می آید.

• برنامه ریزی تاثیر گذار داشته باشید. اطمینان پیدا کنید که شما برای رسیدن به هدفتان یک برنامه ی واضح و مشخص دارید که در این برنامه هدف واضح و شفاف است و و راه رسیدن به هدف تعیین شده و علاوه بر این وظایف و منابع مشخص است.

برای بهتر شدن نتایج حاصل از تلاش‌ های مدیریت زمان خود، باید این مهارت‌ها را تکرار و تمرین کنید.س مدیریت میکنید تا در حین انجام کار، احساس آرامش بیشتری پیدا کنید.

• وظایف را واگذار کنید. واگذاری وظایف تقسیم کردن و اشتراک آن با همکاران و کارمندان شایسته باعث میشود حجم کار کمتر شود و این خودش کمکی شایان است.

• از حواس پرتی دوری کنید. حواس پرتی تایم مشخص شده ای که برای انجام کار یا حتی استراحت در نظر گرفتید را هدر میدهد. بنابراین حتما باید یاد بگیرید که چگونه حواستان را کنترل کنید و از حواس پرتی اجتناب کنید.

• روی یک کار تمرکز کنید. این کار باعث افزایش کیفیت و بهره وری کار شما میشود و نتایج مثبتی به همراه دارد.

• قدرت نه گفتن را داشته باشید. این کلمه دو حرفی به ظاهر کوچک، این امکان را به شما میدهد که برای کارهایی که اولویت بیشتری برای شما دارند زمان بیشتری ذخیره کنید.

• برای خودتان اولویتتان را تعیین کنید. اگر زمانتان را درست سرمایه گذاری کنید و آن را خرج انجام وظایف مناسب بکنید قطعا تلاش کمتری لازم دارید ولی نتایج بهتری به همراه خواهید داشت.

این اصل را به عنوان قانون ۲۰/۸۰ یا اصل پارتو. هم میشناسند.

• از اهمال کاری دوری کنید و سعی کنید برا آن غلبه کنید. برای غلبه بر آن نیاز است که علت های به تاخیر افتادن کارها را کشف و شناسایی کنید و آن ها حل و برطرف کنید یا با آن ها مقابله کنید.

برای بهتر شدن نتایج حاصل از تلاش‌ های مدیریت زمان خود، باید این مهارت‌ ها را تکرار و تمرین کنید.

سبک‌ های مدیریت زمان

همه ی تکنیک‌ های مدیریت زمان برای همه ی افراد مناسب نیستند. چون کار همه افراد یکسان نیست، متقاعبا با مسائل مدیریت زمان یکسانی رو به رو نمی‌ شویم. هر کس یک روش مدیریت زمان غالب در برخورد با کارها دارد، یعنی همان سبک مدیریت زمان خودش را دارد. اگر در مورد این موضوع خوب فکر کنید، می‌ بینید که شما یکی از موارد زیر هستید:

• فداکار

• اهمال‌ کار

• حواس‌ پرت

• دست کم گیر

• تک‌ رو

• جنگنده

• کمال‌ گرا

هر سبک مدیریت زمان را با جزئیات بیشتری بررسی می‌ کنیم.

فداکار

به جای تمرکز کردن روی آنچه برایتان مهم است سعی کنید برنامه ی روزانه خودتان را با درخواست های دیگران پر کنید. انجام وظایف شما مسئولیت پذیری بالایی را میخواهند به همین خاطر هر فرصتی را غنیمت بشمارید و کارهای دیگر را انجام دهید تا تایید بقیه را به دست بیاورید. لطفا تائید کردن را با اعتبار به دست آوردن اشتباه نگیرید. تائید گرفتن یعنی کار شما مورد تائید شخص قرار گرفته است ولی اعتبار یعنی شما صرفا برای گرفتن لقب معتبر انجام این کار را قبول کردید. از انجام هر کاری که فقط برای گرفتن لقب معتبر انجام میدهید دوری کنید.

از جمله مشکلات این شخصیت موارد زیر است:

چند کار را باید به طور همزمان انجام داد

سر رسید ها را از دست میدهید و در زمان مشخص شده کار را تحویل نمیدهید.

برنامه ریزی کارآمد ندارید

استراحت نمیکنید

اهمال‌ کار

میتوان گفت افراد فداکار حداقل به وظایف دیگران رسیدگی می‌ کنند و کارهای آنها را پیش میبرند، اما اهمال‌ کاران، انجام کار روی هر چیزی که برای هر کسی مهم است را به تأخیر می‌ اندازند. بعضی از آنها مدعی هستند که تحت فشار بهتر کار می‌ کنند، اما نتایجی که به دست می‌ آورند بیشتر به خاطر استرس و اضطرابی که این روش با خود به همراه دارد، بی‌ کیفیت هستند.

از جمله مشکلات این شخصیت موارد زیر است:

سررسید ها را از دست میدهید

مجبور میشوید چند وظیفه را به طور همزمان انجام دهید

برنامه ریزی کارآمد ندارید.

حواس‌ پرت

قلب و جسم شما در مکان درستی قرار گرفته است ولی ذهنتان برای خودش میتازد و به هر سمت و سویی میرود و حواستان به راحتی آب خوردن پرت میشود. بله درست است به راحتی آب خوردن. یعنی ممکن است یک آب خوردن ساده هم حواس شما را پرت کند یا یک درخواست ساده از همکارتان به اندازه یک تماس ۲۰ دقیقه ای با رئیستان باعث حواس پرتی شما میشود و دائم مکالمه خودتان را در ذهنتان مرور میکنید و با کلمات بازی میکنید

از جمله مشکلات این شخصیت موارد زیر است:

در حین حواس پرتی مجبور به انجام کار میشوید و همینطور که فکرتان روی کار متمرکز است از طرفی دیگر فکرتان سمت حواس پرتی است و چند زمان به چند موضوع فکر میکنید و چند کار انجام میدهید.

برنامه ریزی کارآمد ندارید

به سررسید ها نمی رسید.

دست کم گیرنده

معمولا تخمین های شما از مدت زمانی که کار زمان می‌ برد، بسیار کمتر از واقعیت بوده و خیلی کم به این زمان اهداف تعیین شده یا سر رسید های خیلی خیلی خوش‎‌بینانه یا غیر واقع بینانه می‌ رسید.

از جمله مشکلات این شخصیت موارد زیر است:

سر رسید ها را از دست میدهید

برنامه ریزی کار آمد ندارید.

جنگنده

سعی می‌ کنید همه چیز را خودتان تنها حل کنید. همیشه در حال انجام کار هستید و احساس رضایت نمی‌کنید مگر اینکه همزمان روی ۱۰ فعالیت کار کنید و احساس “مشغول بودن” داشته باشید. این روشی است که دیر یا زود شما را به سمت دلزدگی یا فرسودگی شغلی هدایت میکند.

از جمله مشکلات این شخصیت موارد زیر است:

سر رسید ها را از دست میدهید.

استراحت نمیکنید.

برنامه ریزی کار آمد ندارید.

کمال‌ گرا

این شخصیت کمی شبیه به اهمال‌ کار و حواس‌ پرت است، اما ناتوانی شما در به پایان رساندن یک کار حداقل دلیلی عالی دارد: می‌ خواهید همه چیز عالی باشد. اضافه‌ کاری می‌ کنید و تمام تلاش خود را برای ارائه یک پروژه با کیفیت بالا صرف می‌ کنید، اما نمی‌ دانید چگونه در زمانی که موفق شدید، کار را رها کنید، بنابراین امکان دارد سر رسید ها یا زمان تعیین شده برای رسیدن به هدف خود را از دست بدهید و در دسترس خطر فرسودگی شغلی قرار بگیرید.

از جمله مشکلات این شخصیت موارد زیر است:

سر رسید ها را از دست میدهید

استراحت نمیکنید

مشکلات ذکر شده در سبک‌ های مدیریت زمان شما قابل حل است و تمام مهارت‌ های مدیریت زمان لازم را می‌ توانید کامل کنید، البته اگر تکنیک مدیریت زمان مناسب را انتخاب کنید.

یک تکنیک دیداری که به شما کمک می‌کند پیشرفت پروژه‌های خود را دنبال کنید و روند پیشرفت وظایف را در ستون‌ هایی که برچسب‌ های متفاوتی دارند ردیابی کنید. در انجام این تکنیک میتوانید از نرم افزار مدیریت پروژه و قلم و کاغذ یا تخته و برچسب های رنگی استفاده کنید. سه ستون برای خود بکشید و برای هر کدام این سه اسم را بگذارید. منتظر انجام و در حال انجام وانجام شده. بعد کار های مربوط به هر ستون را در ستون خودش بنویسید حالا شما روند انجام پروژه را به صورت تمام و کمال مشاهده میکنید.

۱) تکنیک پومودورو

وظایف خود را به جلسات ۲۵ دقیقه ای و استراحت های ۵ دقیقه ای تقسیم کنید و بعد از چهار بار تکرار یک استراحت ۲۰ دقیقه ای برای خود در نظر بگیرید.

این کار را تا به پایان رسیدن پروژه تکرار کنید.

2) قورباغه‌ ات را قورت بده!‌

هدف این تکنیک اولویت بندی وظایف است. مهم ترین یا سخت ترین یا بدترین کارتان انتخاب کنید این در حقیقت همان قورباغه است. فردا اولین کار شما انجام همین کار انتخابی است و باید با آن رو به رو شوید و برای خودتان این قانون را اجرا کنید که فقط زمانی که این کار را انجام دادم سراغ کار بعدی میروم. پیشرفت پروژه‌ های خود را دنبال کنید و روند پیشرفت وظایف را در ستون‌ هایی که برچسب‌ های متفاوتی دارند ردیابی کنید. در انجام این تکنیک میتوانید از نرم افزار مدیریت پروژه و قلم و کاغذ یا تخته و برچسب های رنگی استفاده کنید. سه ستون برای خود بکشید و برای هر کدام این سه اسم را بگذارید. منتظر انجام و در حال انجام و انجام شده. بعد کار های مربوط به هر ستون را در ستون خودش بنویسید حالا شما روند انجام پروژه را به صورت تمام و کمال مشاهده میکنید.

۳) تکنیک سامان دادن کارها

یک تکنیک راحت که به شما این امکان را میدهد که طوفان های فکری خود را شفاف کنید و آنها را به یک لیست ساده از کار هایی که باید انجام دهید تبدیل کنید. برای انجام این تکنیک اول هر چیزی که به ذهنتان میرسد را بنویسید و بعد برای خودتان شفاف کنید و ببینید آیا میشود این کار را عملی کرد یا خیر.

بعد وظایف را با برچسب های مختلف سازماندهی کنید مثلا ستون مربوط به کارهای خانه. هر چند وقت یکبار در ذهنتان مرور کنید که بعد از اتمام این کار گام بعدی چیست؟ و اقدام آخر این است که وقتی کار ها را نوشتید خودتان را موظف به انجام اهداف نوشته شده کنید.

4) تکنیک تایم باکسینگ

بازه های زمانی مشخص را به فعالیت اختصاص دهید برای خودتان زمان بندی کنید که در فلان بازه فقط میخواهم کار کنم یا در فلان بازه فقط میخواهم استراحت کنم. تایم باکسینگ یعنی زمان های ثابت مشخص شده. تمام فعالیت ها و وظایف خود را لیست کنید و تصمیم بگیرید با ایو وظایف چه میکنید و هدف خود را تعیین کنید و برای هر کدام زمان تعیین کنید. اگر هدفی زمان بیشتری نیاز دارد زمان بیشتری برایش در نظر بگیرید.

اگر کاری سخت از و سه ساعت به آن اختصاص دادید زمان را تقسیم به بازه های کوچک کنید. از اول لیست شروع به اتمام کار کنید تا به انتهای لیست نوشته شده برسید. وقتی زمان اختصاص شده یک کار تمام شد سراغ کار بعد بروید مهم نیست آن کار به اتمام رسیده یا نه این مهم است که در زمان اختصاص شده برای آن کار شما آن کار را انجام دادید. استراحت کنید و هر چند وقت یکبار دوباره کارها در ذهنتان مرور کنید.

5) تکنیک صندوق ورودی صفر

از این تکنیک برای صندوق ورودی ایمیل استفاده میشود و هدف از انجام این تکنیک خالی نگه داشتن صندوق ایمیل یا نزدیک به خالی نگه داشتن آن است.

برای انجام این تکنیک باید زمانی از روز را به چک کردن صندوق ایمیل اختصاص بدهید و خودتان را پایبند به این زمانبندی بکنید.

6) میمون دست کیست؟

این روش بر تحویل وظایف تاکید میکند و بیشتر برای مدیران و سرپرستان پروژه کاربرد دارد. البته دیگران هم میتوانند از این روش استفاده کنند. میمون نام مستعار وظایف شما است و شما باید روش برخورد با میمون ها را یاد بگیرید.

ما سه نوع زمان داریم اولی زمانی است که توسط رئیس به شما تحمیل میشود تا فعالیت مورد نیاز خودش را برایش انجام دهید. دومی زمانی است که سیستم از شما طلب میکند و صرف درخواست ها و سوالات همکاران میشود و در نهایت، سومی زمان تحمیلی توسط خود یعنی کارهایی که تصمیم دارید برای خودتان انجام دهید. در روش میمون باید زمان تحمیلی توسط خودتان را افزایش بدهید و سعی کنید بیشتر زمانتان صرف خواسته های خودتان شود.

برای انجام روش میمون اول باید میمون را بشناسید و مشخص کنید دقیقا از میمون چه میخواهید. میمون را مختص به یک نفر یا چند نفر کنید مشخص کنید میمون از کیست؟ مطمئن شوید میمون مناسب با شخص صاحب میمون برخورد میکنید.

7) تکنیک جریان زمان

یک بازه ی زمانی مشخص بین ده تا نود دقیقه در نظر بگیرید و کار خود را در این بازه ی آزمایشی انجام دهید. پس از پایان تایم مشخص شده اگر متوجه شدید که میتوانید تمرکز خودتان را حفظ کنید این کار را ادامه دهید و اگر احساس کردید که دیگر بیشتر از این نمیتوانید تمرکز خود را حفظ کنید به خودتان استراحت بدهید.

8) تکنیک مدیریت زمان هدف برتر

مهم ترین و اصلی ترین هدفتان را مشخص کنید و روزی دو ساعت زمان را به این کار اختصاص بدهید و برایش برنامه ریزی کنید. در این دو ساعت به برنامه خود پایبند باشید و هیچ کار دیگری نکنید. رسانه های

اجتماعی خود را ببندید و در این تایم در یوتیوب و اینستاگرام و هیچ رسانه اجتماعی دیگری فعالیت نکنید.

سخن آخر

در زندگی انسان هیچ چیز گران تر و با ارزش تر از زمان نیست. امیدواریم این مطلب به شما کمک کند تا در مدیریت این سرمایه گرانبها بهتر عمل کنید. از اینکه نظرات خود را با ما در میان میگذارید سپاسگزاریم.