مدیریت زمان، چرا و چگونه؟

در این مقاله سعی داریم به با هم به بررسی مفهوم مدیریت زمان، علت نیاز بهش و چگونگی انجامش بپردازیم. پس بیاید با یه تعریف ساده شروعش کنیم.

تعریف

به توانایی اولویت‌بندی و تخمین زمان انجام امور در کنار استفاده بهینه از زمان در دسترس مدیریت زمان گویند!

چرا؟

این که چرا مدیریت زمان خوبه رو احتمالا هممون میدونیم، اما قبل از این که بریم سراغ چگونگیش ، بیاید یکم بیشتر به دلایل اهمیتش بپردازیم.
مدیریت زمان تو جاهای مختلفی کاربرد داره و مهم ترینش زندگی شخصیه. مدیریت زمان تو زندگی شخصی باعث کاهش استرس، تصمیم‌گیری بهتر، تنظیم کار و زندگی، موقعیت و پیشرفت و نهایتا رسیدن به اهداف میشه.

اما تو زندگی اجتماعی هم به خوبی میشه اهمیت مدیریت زمان رو حس کرد. بیاید یکم جزئی‌تر وارد مساله بشیم و به بررسی مدیریت زمان در جلسه‌هایی مثل جلسه‌‌های کاری بپردازیم.

تا حالا شده تو یه جلسه کاری شرکت کنید، ولی بعد از دقایق و احتمالا ساعت‌‌ها صحبت و مطرح شدن مسائل مختلف به نتیجه خاصی نرسید؟
یا مثلا از ۵ موضوع مطرح شده در جلسه یا صورت جلسه، فقط به بررسی یک یا دو مورد رسیده باشید؟
در چنین موقعیت‌هایی نیازمندی به مدیریت زمان شدیدا حس میشه و مدیریت زمان میتونه باعث دقت بالاتر، تصمیم‌گیری بهتر، شرکت موثرتر حاضرین، شافیت، استفاده بهینه از منابع انسانی و غیر‌انسانی و پیش‌برد بهتر موضوعات مطرح شده بشه.

اما چطوری زمان رو مدیریت کنیم؟

چگونه؟

برای مدیریت زمان، باید تلاش کنیم موارد زیر رو انجام بدیم:

تعریف اهداف مشخص

مشخص کردن اهدافی واضح، اولین چیزیه که باید رعایت کنیم. اگر هدف‌ها بزرگ هستن میتونیم اونها رو به اهداف کوچکتر بشکنیم تا مدیریتشون راحت‌تر بشه.

اولویت‌بندی

بررسی اولویت کارها دومین مورده، باید سعی کنیم اهداف رو با توجه به اهمیتشون مرتب کنیم و برای این کار میتونیم از تکنیک‌هایی مثل تکنیک Eisenhower Matrix استفاده کنیم. در این تکنیک کارها به سه دسته زیر تقسیم میشن:
‍۱) کارهای فوری یا اورژانسی (urgent)
۲) مهم (important)
۳) غیرفوری (non-urgent)

برنامه زمان‌بندی

مورد بعدی، نوشتن یه برنامه زمان‌بندی به شکل to-do list هست، با این تفاوت که باید زمان انجام هر کاری رو با یه تخمین واقع‌بینانه یادداشت کنیم.

جلوگیری از عقب انداختن کارها

یکی از آسیب زننده ترین کارها به زمان و مدیریتش، عقب انداختن و به آینده موکول کردن کارهاست. همونطور که قبلا گفته شد، بزرگ بودن کارها و هدف‌ها میتونه باعث این بشه که اون‌ها رو به عقب بندازیم. پس باید با شکستن اونها به کارهای کوچکتر به جلوگیری از عقب انداختن اونها کمک کنیم.

از بین بردن حواس‌پرتی‌ها

کم کردن عواملی که باعث حواس‌پرتی میشن، اعم از عوامل شخصی و بیرونی.

ادامه ندادن!

همونطور که گفته شد، باید برای هر کاری زمانی در نظر بگیریم و وقتی به انتهای اون بازه رسیدیم باید کارمون رو متوقف کنیم.

استراحت

یکی دیگه از مواردی که باید در نظر بگیریم، مشخص کردن زمان استراحت بین کارهامونه. این کار باعث میشه با تمرکز بیشتری به سراغ کار بعدی بریم. برای این کار می‌تونیم از تکنیکهایی مثل تکنیک Pomodoro استفاده کنیم. این تکنیک از ما میخواد که تایم ثابتی رو برای کارهامون مشخص کنیم و بعد از هر کدوم یه استراحت کوچیک داشته باشیم.

توانایی نه گفتن!

برای این که بتونیم طبق برناممون پیش بریم باید نه گفتن رو یاد بگیریم تا هر عامل درونی یا بیرونی باعث خارج شدن برنامه ما از حالت عادیش نشه.

خلاصه

مدیریت زمان یه مهارته که دست یافتن بهش نیازمند تمرین زیادیه و امتحان کردن تکنیک و روش‌های مختلف برای رسیدن به این مهارت نیازه. پس عجله نکنید و با بررسی و انجام روش‌های مختلف به این مهارت برسید.