شکست نفرین پروژه ها| ششمین کنفرانس یواکس شیراز

علیرضا حسینی طراح کسب و کار و مدیرعامل استودیو مارنو از سخنرانان ششمین کنفرانس یواکس شیراز درسخنرانی خویش ایده ای به سبک مارنو را برای حل دغدغه اصلی کارهای پروژه محور بیان کرد.

به طور کلی مشکلات اساسی یک پروژه از زمان تحویل گرفتن تا به اتمام رساندن آن به سه بخش تقسیم می شود:

1) سرمشغولی هایی که صرف جلسات زیاد با مشتری، آماده کردن پروپوزال ها ، امور حقوقی و...2) چگونگی جلورفتن پروژه باتوجه به ویژگی های منحصربه فردآن و3) خستگی پروژه ها که ابتدا با انرژی زیادی شروع می شوند؛ اما بعد ازمدتی تعدد چالش ها موجب دلزدگی شده و انتظاررسیدن به نقطه پایان شرایط کاررا طاقت فرسا می کند. و این چرخه معیوب در هر پروژه تکرار می شود به طوری که گویا کسب وکار دچارنفرین پروژه ها شده است؛ اما خوشبختانه تمام نفرین ها و طلسم ها با کمک تجربه های کسب شده قابل گشایش هستند. تجربه نشان می دهد:

1: تخمین اشتباه: لازمه موفقیت آگاهی نسبت به مسیر است و بزرگترین چالش قبل از شروع هر همکاری تخمین درست یا نسبتا درست نسبت به زمان، هزینه، منابع مورد نیاز و شاخص های سنجش است که باید تلاش کرد تا حد امکان تخمین درستی زده شود و بدین گونه خود و مشتری را به قواعدی متعهد کرد.

2: اسکوپ اشتباه: اسکوپ مشخص می کند حدود مساله چیست و هرخروجی شامل چه چیزهایی می شود و ازآن مهم تر شامل چه چیزهایی نمی شود؛ بنابراین با تعیین دقیق اسکوپ قرارداد روشن تری نسبت به توقعات و خواسته ها بسته می شود.

3: قیمت گذاری اشتباه: روش های مرسومی برای قیمت گذاری وجود دارد که هرکدام شامل معایب و مزایایی است روش هایی چون:

قیمت ثابت: که درازای کارمشخصی مبلغ مشخصی را دریافت کرد و زمانی ازااین روش استفاده می شود که اسکوپ کار دقیق تعریف شده باشد و اگر کار زودتر از زمان مقرر انجام شود سود می کنیم و اگر بیشتر طول بکشد منجر به ضرر می شود.

ساعتی: بامشتری توافق می شود که ساعت های مشغول به پروژه را ثبت و برااساس آن فاکتور صادر کرد. ازمزایای این روش این است که در ازای تمام ساعت های مشغول به کار میتوان پول دریافت کرد و ریسک کار کردن با مشتری های سردرگم را کم کرد؛ اما از معایب آن نمی توان از ارزش خلق شده به واسطه سال ها تجربه؛ یعنی انجام کار ارزشمند در زمان کوتاهی بهره برد؛ بنابراین ساعتی کار کردن به این پتانسیل امکان ظهور نمی دهد.

ریتینر: مشتری حداقل ساعتی را مشخص می کند و شرکت یا فرد روی نرخ ساعتی به مشتری تخفیف می دهد. دراین روش جریان درآمدی ثابتی اتفاق می افتد؛ اما همچنان مسئله ثبت ساعت وجود دارد و حاشیه سود کمتری تجربه می شود ؛ بنابراین زمانی ازاین روش استفاده می شود که مشتری نیازهای مستمری دارد اما ازجزئیات کار مطمئن نیست.

منابع اختصاصی: دراین روش درواقع نیروهای خود را به مشتری اجاره می دهند فایده آن این است که درآمد ثابت است؛ اما در زمان اختصاص یافته از پتانسیل های تیم در پروژه های دیگری نمی توان استفاده کرد که این روش مناسب پروژه های بلند مدت با اسکوپ نامشخص است.

شراکت: در سود و زیان با مشتری شریک شدن و زمانی میتوان به درآمد رسید که پروژه به نتیجه برسد. این روش باوجود درآمدزیاد، ریسک بسیار بالایی دارد و فقط در زمان هایی توصیه می شود که پروژه به درآمدزایی رسیده باشد و شرکت یا فرد نیز از اثرگذاری کارخود بسیار مطمئن باشند.

بنابراین هرپروژه با توجه به شرایط اختصاصی خود نیازمند ساختار قیمت گذاری مشخصی است تا وارد ضرر و زیان نشود و به غیر از بحث ساختار عدد ورقم قیمت هم اثرگذار است و ارزان کار کردن باوجوداینکه باعث زیاد شدن مشتری ها می شود؛ اما چون پایان کارنامشخص است ریسک ضرر کردن بسیار بالا است؛ البته این به معنای گران قیمت گذاری کردن نیست بلکه درست قیمت گذاری کردن مهم است.

4: طولانی شدن: گاهی در طی پروژه برنامه های ازپیش تعیین نشده ای پیش می آید که روند برنامه ریزی پروژه را دچار اختلال می کند بنابراین ظرفیت نیرو درگیر پروژه باقی می ماند، درآمدزایی دیرتر اتفاق می افتد، پروژه ها روی هم می افتند و زمان بندی بهم می ریزد.

5: ارتباطات ضعیف: در ارتباط بودن های هدف مند و گفت و گوهای شفاف ومنظم هم در میان اعضای تیم هم دراارتباط با مشتری بر پیشبرد پروژه بسیار موثر است.

6: و آخرین مورد شرایط عجیب: ارتباط با مشتریان مبهم که خود دقیق نمی دانند چه می خواهند، مشتریانی با شرایط بحرانی، پروپوزال جمع کن ها که باسوء استفاده از کسب و کار ها اطلاعات را جمع آوری می کنند و سپس خود پروژه ها را جلو میبرند و درنهایت دلباختگان جلسه، مشتریانی که عاشق برگزاری جلسات به خصوص جلسات حضوری هستند که در روند پروژه اثرگذارنیستند و تنها وقت را تلف می کنند.

و تمام این شش موارد از عواملی هستند که موجب سرخوردگی و افتادن در دام نفرین پروژه ها می شوند و خروجی تمامی پروژه ها ختم می شود به ناامیدی، سرخوردگی و بی‌حوصلگی؛ حتی اگر به نتیجه مطلوب هم رسید این حس‌ها وجود خواهند داشت.

درادامه سخنران می گوید:

برای حل این مشکلات به طور اتفاقی درمسیری قرار گرفت که دوره ی مدیریت محصول یوداسیتی را گذراند و دراین دوره با روشی باعنوان دیزاین اسپرینت آشنا شد که روشی است ساختار یافته که با کمک آن می توان در طی 5 روز راهکاری برای مشکلات پیچیده پیدا کرد که در 5 گام اجرا می شود گام اول کاوش در فضای مساله برای شناسایی درست مساله، گام دوم ساخت انبوهی از ازراهکارها، گام سوم در بین راهکارها راهکاری که امیدوارنه تر است را انتخاب کرد، گام چهارم ساخت پروتوتایپی که بسیار شبیه به نمونه واقعی است و درگام آخر پروتوتایپ ساخته شده را با مشتری واقعی تست کرد که در نهایت خروجی آن راهکاری اعتبار سنجی شده است.

و درنهایت بااین روش به راهکارهایی برای رهایی از نفرین پروژه ها رسید که هم پتانسیل رسیدن به روش واحد در اجرای پروژه های متعدد را دارد و هم انعطاف آن این امکان را فراهم می کند که از آن برای حل مسائل مختلفی چون طراحی محصولات دیجیتال، کمپین های بازاریابی و...استفاده کرد.

اما اجرای اصل دیزاین اسپرینت چند مشکل اساسی نیز به همراه داشت:

- کسی دیزاین اسپرینت رو نمی‌شناخت. این زمان زیادی از آن ها می‌گرفت تا توضیح بدهند که چیست و چرا باید از این روش برای حل مسائل استفاده کرد. به علاوه این که مشتری‌ها راحت اعتماد نمی‌کردند.

- دیزاین اسپرینت فرایندی ۵روزه‌ست اما مطمئنا نمی‌شود در این مدت کوتاه پروژه‌ای رو به اتمام رساند.

- دیزاین اسپرینت فرایندی گروهی ست و نیاز بود تا اعضای تیم مشتری در طول فرایند حضور داشته باشند. این که ۵روز تمام کارهای دیگرخود را رها کنند تا روی حل مساله کار کرد شدنی نبود.

- دیزاین اسپرینت نیاز به مشارکت بالا دارد و این موضوع با ذهنیت بعضی از افرادی که از سمت مشتری معرفی می‌شدند هم‌خوانی نداشت و استفاده از این فرایند رو وقت تلف کردن می‌دانستند.

- دیزاین اسپرینت بر اساس تفکر دیزاین توسعه پیدا کرده است و تعهدی برای رسیدن به نتیجه ندارد واتفاقا یکی از نتایج دیزاین اسپرینت می‌تواند این باشد که راهکار مناسبی یافت نشد و این با ماهیت کار پروژه محور در تضاد است؛ بنابراین باید با تغییر نسخه اصلی دیزاین اسپرینت شکل جدیدی از این روش را پیاده سازی کرد که البته امروزه نسخه های مختلفی از این روش وجود دارد.

درواقع دیزاین اسپرینت به سبک مارنو نسخه ی دوم دیزاین اسپرینت است که یک روز کوتاه‌تراست و به اعضای تیم مشتری فقط برای ۲ روز نیاز است. تغییرات جزیی هم در ترتیب اجرایی کردن بعضی از فعالیت‌ها ایجاد شده است. پروژه‌ها در چهار هفته انجام می شوند. به این شکل که در هفته اول قبل از شروع اسپرینت باید زمانی را به تحقیق کردن و جمع‌آوری داده گذراند. با ذی‌نفع‌های مختلف جلسه گذاشت، نمونه‌های مشابه را دید و پژوهش کرد. هفته دوم دیزاین اسپرینت را برگزار کرد. هفته سوم بار دیگر فرایند اسپرینت را تکرار کرد؛ چرا که تجربه نشان می دهد بعداز اجرای دیزاین اسپرینت به جای رسیدن به جواب مشخص، سوال های بیشتری شکل می گیرد. و در نهایت هفته چهارم مختص آماده کردن خروجی‌های پروژه است؛ همچنین یک تیم چندین پروژه‌ به طور موازی و همزمان انجام نمی دهد و تیمی که بر یک پروژه تمرکز کرده است در دیگر پروژه ها دخیل نمی شود. و بر اساس همین ذهنیت شروع به توسعه دادن جلسه‌هایی کرد که خیلی کوتاه‌تردرحد چند ساعت یا چند روز هستند که در مارنو به آن راهکارگاه می گویند و نتیجه این دستاورد موجب می شود سریع‌تر پروپوزال داد، کمتر حرص خورد و نتایج بهتری رو رقم زد.

و درپایان باید اشاره کرد دیزاین اسپرینت بهترین روش انجام پروژه نیست؛ اما روشی متفاوت از روش های مرسوم است که دستاوردهای متفاوت و فوق العاده ای را رقم می زند.