همه چیز در مورد مصاحبه‌های مهندسی یکتانت

سال گذشته، همین موقع‌ها بود که تصمیم گرفتیم فرایند مصاحبه‌های بخش مهندسی یکتانت رو بازبینی کنیم و بهبودش بدیم. توی این مسیر چالش‌های زیادی داشتیم و می‌خوایم این چالش‌ها و راهکارهامون رو با شما به اشتراک بذاریم. ما توی یکتانت به دنبال بهترین‌ها هستیم و معتقدیم مهم‌ترین سرمایه و دارایی ما، منابع انسانیمون هستن. روی گسترش تیممون تمرکز ویژه‌ای داریم و سعی می‌کنیم با اهمیت دادن به فرایند جذب و استخدام، بهترین‌ها رو به مجموعه اضافه کنیم.

توی این پست در مورد فرایند مصاحبه‌های مهندسی یکتانت و چالش‌هایی که در مسیر ساختش داشتیم صحبت می‌کنیم. توی پست بعدی هم قراره در مورد ساختار خود مصاحبه‌ها، معیارهایی که برامون مهم هستن و … بنویسیم. اگر دنبال تدوین یا بهبود فرایند جذب ‌و استخدام شرکتتون هستین، ممکنه با چالش‌های مشابهی روبه‌رو باشین. اگر هم دوست دارین به تیم یکتانت ملحق بشین، کجا بهتر از بلاگ خودمون برای آشنایی با فرایند مصاحبه‌مون و نکاتی که برامون مهم هستن؟

من ثمین هستم و از شهریور ۹۸ به عنوان دستیار پیمان، کوفاندر و وی‌پی بخش مهندسی یکتانت به مجموعه اضافه شدم. قبل از من، مهسا که قدیمی‌ترین عضو منابع انسانی یکتانته درگیر کارهای جذب‌ و استخدام مهندسی بود و بعضی وقت‌ها خاطره‌هایی تعریف می‌کنه که تصور کردن چنین مصاحبه‌هایی هم برای مایی که الان از کوچک‌ترین بی‌نظمی توی این فرایند کلی حرص می‌خوریم، سخته. برای این که بهتر بفهمین از کجا شروع کردیم، بد نیست دو تا از این خاطره‌ها رو از زبون خود مهسا بخونین.

اوایل رزومه‌ها رو می‌دیدیم و هر چی بیشتر می‌گشتیم کمتر فرد مورد نظر پیدا می‌شد. به پیشنهاد پیمان قرار شد هدهانت رو شروع کنم و در کنارش در راستای برندینگ یکتانت بعضی برنامه‌نویس‌های باتجربه که تو شرکت‌های بنام کار می‌کردن رو برای گپ‌و‌گفت فنی دعوت می‌کردیم، باهاشون آشنا می‌شدیم و یکتانت و جذابیت‌هاش رو بهشون معرفی می‌کردیم. گپ‌و‌گفت‌های فنی جلسات یک‌به‌یکی بود که خیلی زمان از ما می‌گرفت، مخصوصا که افراد باتجربه رو دعوت می‌کردیم و باید حتما یکی از بچه‌های باتجربه و خوش‌صحبت رو می‌فرستادیم جلسه که تو این کیس فقط پیمان رو داشتیم.
معمولا این افراد مایل بودن ۷ و ۸ شب بیان جلسه. شهریور ۹۷ بود، آفتاب ساعت ۶ و ۷ غروب می‌کرد، ما هم یه طبقه دفتر کوچک توی مرزداران داشتیم فقط. سه تا مصاحبه ست کرده بودیم، یکی ساعت ۶، یکی ساعت ۷، یکی ساعت ۸ که دوتاشون هدهانتی بودن و یکی خودش رزومه داده بود. اونی که قرار بود ۶ بیاد با یه ساعت تاخیر اومد، اونی که قرار بود ۸ بیاد یه ساعت زود رسید، ما موندیم و سه تا مصاحبه همزمان! یکی رفت تو اتاق جلسات و من مصاحبه‌اش کردم، یکی رفت تو اتاق دولوپرا که اونروز همه زود رفته بودن و یکی از بچه‌ها بدون آمادگی و هماهنگی قبلی باهاش مصاحبه کرد، سومی هم با پیمان نشستن به صحبت کردن. (با خودتون دارید فکر می‌کنید از این بدتر نمی‌شه؟ چرا می‌شه. D:) اواخر مصاحبه بودم که برقا رفت و دیگه از اون‌جا به بعد نفهمیدم چی شد. سوالامو تموم کردم و با عذرخواهی بدرقه‌اش کردم که دیدم پیمان و اون دوست عزیز هدهانتی رو مبل دارن مصاحبه رو تو تاریکی مطلق ادامه می‌دن. از قضا یه هفته بعد اون فرد شد همکارمون!
الان با این که دو طبقه دفتر بزرگ‌تر توی یه ساختمون جدید داریم، دیگه از حداکثر ظرفیتمون استفاده نمی‌کنیم و سعی می‌کنیم بین مصاحبه‌ها ۲۰-۳۰ دقیقه‌ای فاصله بندازیم.

یه خاطره‌ی دیگه هم دارم از پاییز همون سال. آبان ۹۷ بود که از کمبود جا و اتاق جلسات به ستوه اومده بودیم. تازه یه واحد جدید توی ساختمون اجاره کرده بودیم و هنوز هیچ دستی به سر و روش نکشیده بودیم. یه واحد خالی، با یه میز و دو تا دونه صندلی و کاغذ دیواری‌های زشت با گل و بلبل! با علیرضا مصاحبه داشتیم؛ یه پسر آروم و کم‌حرف که الان از خفن‌های تیممونه. یک ساعت از مصاحبه‌مون گذشته بود که پیمان بهش یه مینی‌پروژه داد که همون موقع بزنه و تحویل بده. همون موقع مهمون‌های جلسه‌ی بعدی پیمان رسیدن و به دلیل کمبود جا، مجبور شدم علیرضا رو ببرم واحد جدیدمون با امکانات نزدیک به صفر. همون موقع برای داکت‌کشی و ... اومدن دفتر و سر و صداها تازه شروع شد. علیرضا هم بنده‌ی خدا هیچ اعتراضی نکرد. پروژه رو زد و روی فلش ازش تحویل گرفتم و رفت. از اون موقع تا یک هفته‌ی بعدش، هر روز می‌رفتم پیش پیمان و بهش یادآوری می‌کردم که پروژه‌ش رو ببینه. آخر هم فرصت نکرد ببینه و بر مبنای همون مصاحبه به علیرضا گفتیم بیاد و کارش رو شروع کنه (احتمالاً تا قبل از خوندن این پست خودش هم نمی‌دونه که هیچ‌وقت اون پروژه رو ندیدیم). اون زمان از این اتفاق‌ها کم نمی‌افتاد و خوش‌حالم که الان مصاحبه‌هامون سر و سامون گرفته‌ان.

همون‌طور که متوجه شدین ما قبلاً مشکلات زیادی توی مصاحبه‌هامون داشتیم؛ از بی‌نظمی‌هایی که توی هماهنگی‌های مصاحبه و تخصیص اتاق جلسات و ... بوده، تا نداشتن فرایند و روال مشخص برای مصاحبه‌ها و نداشتن تیم مصاحبه‌کننده‌ و سیستم ارزیابی درست و ... قطعاً الآن هم بی‌نقص یا حتی کم‌نقص نیستیم، اما تونستیم به جای نسبتاً خوبی برسیم و هر روز هم سعی می‌کنیم با گرفتن بازخورد از مصاحبه‌شونده‌ها و به‌روز کردن دانش و تجربه‌ی خودمون، فرایندمون رو بهتر کنیم.

از کجا شروع کردیم؟

اولین و اساسی‌ترین سوال‌هایی که باهاشون روبه‌رو بودیم این بودن که اصلاً مصاحبه‌ی خوب چیه و چه بخش‌هایی داره؟ از کجا بدونیم از چه روش‌هایی باید استفاده کنیم؟ به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

برای این بتونیم به این سوال‌ها پاسخ بدیم، در مورد فرایند مصاحبه‌ی شرکت‌های بزرگ دنیا مثل گوگل، فیس‌بوک، نتفلیکس و ... سرچ کردیم و علاوه بر مطالبی که مدیران ارشد این سازمان‌ها نوشته بودن، تجربیاتی که آدم‌ها از مصاحبه با این شرکت‌ها منتشر کرده بودن رو خوندیم؛ به طور خاص کتاب «!Work Rules» گوگل کمک زیادی بهمون کرد. توی این کتاب لازلو باک (Laszlo Bock)، سرپرست سابق بخش People Operations گوگل از فرایندهای داخلی سازمان و قوانین مدیریت افراد صحبت می‌کنه. فصل پنجم این کتاب به فرایند جذب و استخدام گوگل اختصاص داره و به نکات خوبی توش اشاره می‌شه. ما هم بعد از مطالعه‌ی منابع مختلف و آزمون‌ و خطا، به فرایند زیر برای مصاحبه‌های مهندسی یکتانت رسیدیم.

فرایند و مراحل مصاحبه‌های مهندسی یکتانت

خیلی وقت‌ها پیش میاد که کاندیداها بهمون اعتراض می‌کنن که چرا چندین و چند مرحله مصاحبه دارین و از روی همون رزومه هم می‌تونین ببینین مناسب هم هستیم یا نه، این همه فرایند و مصاحبه و ... نداره. خب راستش بالاخره رزومه هم مهمه و تا حدی می‌شه از روش نکاتی رو فهمید، ولی خیلی وقت‌ها هم پیش میاد که توی مصاحبه‌ها متوجه می‌شیم که توانایی و تجربه‌ی اون شخص از چیزی که نوشته و ما فکر می‌کردیم خیلی کمتره. یا برعکسش! خیلی آدم توانمند و باتجربه‌ایه، ولی رزومه‌اش رو خیلی بد نوشته و چیزی ازش در نمیاد. مثلا یکی از تجربیاتی که مهسا توی مصاحبه‌های قدیم در همین مورد داشته رو بخونین:

اون زمان معمولا مصاحبه‌ها این‌طوری بود که من و یکی دو تا از بچه‌های فنی می‌رفتیم، من سوال‌های اچ‌آری می‌پرسیدم و بقیه سوالای فنی. یه بار یه رزومه‌ای اومده بود؛ یه رزومه‌ی خیلی پُر، یه کانال تلگرام با کلی فالوئر و ... برای این که بتونیم همه‌ی چیزهایی که نوشته بود رو توی مصاحبه بسنجیم، مجبور شدیم کلی آدم بریم مصاحبه.‌ به خاطر بخش‌های بک‌اندی رزومه‌اش رضا اومد، به خاطر کارهای DevOpsایش افشین، برای فرانتش علی، برای بخش دیتا سینا و منم برای مصاحبه‌ی اچ‌آری. ۵ نفر توی یه مصاحبه! انتظارم این بود که طرف استرس بگیره، اما برعکس خیلی آروم بود. توی مصاحبه مشخص شد کلا هیچ کار خاصی نکرده، همه‌ی تجربیاتش خیلی سطحی بوده یا کارهای هم‌تیمی‌هاش بوده و در کل توی هیچ کدوم عمیق نشده و تسلطی نداره. بعد این تجربه فهمیدیم که کسی که رزومه‌اش آش شله‌قلم‌کاره، احتمالا تو هیچ زمینه‌ای تخصص نداره و عمیق نشده و هر کسی می‌تونه توی یکی دو تا حوزه متخصص بشه. و البته باز هم بهمون ثابت شد که رزومه به تنهایی معیار مناسبی برای قضاوت نیست و توی بعضی از کیس‌ها لازمه که حتی بیشتر از یکی دو تا مصاحبه‌ی فنی داشته باشیم تا بتونیم ارزیابی دقیق‌تری داشته باشیم.

البته پنج نفر توی یه مصاحبه هم خیلی جالب نیست و به جای برگزاری چنین جلساتی، الان سعی می‌کنیم با فرایندی که در ادامه توضیح می‌دیم بتونیم سنجش درستی از مهارت‌ها و توانایی‌های کاندیداها داشته باشیم.

۱- بررسی رزومه

رزومه‌ها از کانال‌های مختلف و از سایت یکتانت به دست ما می‌رسن. شاید نرخ پذیرش رزومه زیر ۲ درصد باشه، ولی نکته‌ای که مهمه اینه که نیروی خوب روی زمین نمی‌مونه! ما برای خودمون ددلاین‌هایی تعریف کردیم و سعی می‌کنیم همه‌ی رزومه‌ها رو نهایتاً تا ۲-۳ روز و در بدترین حالت تا یک هفته بعد از ارسال بررسی کنیم و نتیجه رو به کاندیدا اطلاع بدیم. بعضی وقت‌ها ممکنه کسی برای یک موقعیت شغلی رزومه فرستاده باشه، ولی با توجه به سوابقش برای موقعیت شغلی دیگه‌ای توی سازمان ما مناسب باشه. ما حتماً توی این موارد به اون فرد اطلاع می‌دیم و در صورت تمایل وارد فرایند موقعیت شغلی مناسب می‌شه. خیلی وقت‌ها هم ممکنه اون رزومه در اون زمان برای ما مناسب نباشه، اما توی بانک رزومه‌هامون ذخیره‌اش می‌کنیم تا در آینده، در صورتی که موقعیت مناسب باز شد با اون فرد تماس بگیریم.

۲- مصاحبه‌ی تلفنی

بعضی وقت‌ها ممکنه رزومه‌ی کاندیدا کامل نباشه یا نتونیم از روی رزومه، اطلاعات درستی از سطح دانش فنی و تجربیاتش به دست بیاریم. توی این موارد فرایند مصاحبه رو با یه گپ‌وگفت تلفنی کوتاه شروع می‌کنیم. البته این مصاحبه رو هم بچه‌های فنی انجام می‌دن و در کنار این که ما به شناخت درست‌تری از کاندیدا می‌رسیم، اون هم می‌تونه هر سوالی رو که داره مستقیم با بچه‌های تیم فنی مطرح کنه و اطلاعات و شناخت بیشتری از شرکتی که براش اپلای کرده پیدا کنه.

۳- آزمون توانمندی‌های ذهنی

ما توی فرایند مصاحبه‌مون یه آزمون توانمندی‌های ذهنی داریم که شامل سوال‌های مختلفی در زمینه‌ی استدلال منطقی، استدلال استقرایی، توانایی پردازش و سامان‌دهی، دقت، سرعت عمل و … می‌شه. هدفمون از این آزمون، فیلتر کردن رزومه‌ها بر مبنای همین یک عامل نیست. بلکه نتیجه‌ی این آزمون رو هم در کنار بقیه‌ی دیتاها قرار می‌دیم تا بتونیم ارزیابی درست‌تری از کاندیدا داشته باشیم.

جالبه بدونین در همون فصل پنجم کتاب Work Rules هم از آزمون سنجش توانایی‌های شناختی (General Cognitive Ability Test) به عنوان دومین پیش‌بینی‌کننده‌ی مناسب برای پیش‌بینی پرفورمنس یک کاندیدا در یک موقعیت شغلی یاد می‌شه.

۴- مصاحبه‌ی فنی

توی این مرحله دو نفر از بچه‌های تیم فنی یکتانت در یک جلسه‌ی حضوری به بررسی تجربیات قبلی کاندیدا و ارزیابی سطح فنی اون می‌پردازن. البته الان با توجه به شرایط کرونا، بعضی از این مصاحبه‌ها به صورت آنلاین برگزار می‌شن. این جلسه‌ی مصاحبه معمولاً با بررسی رزومه‌ی فرد و صحبت از تجربیات گذشته‌ش شروع می‌شه و در ادامه به سمت مباحث فنی‌تر پیش می‌ره. نکته‌ی مهمی که ما توی این مدت سعی کردیم بهش توجه کنیم، ساختاریافته بودن این مصاحبه‌هاست. طبق تحقیقی که نتایجش به عنوان مرجع در فصل پنجم Work Rules اومده، مصاحبه‌های تیپیکال و بدون ساختاری که توی اکثر شرکت‌ها انجام می‌شه، فقط می‌تونن ۱۴ درصد پرفورمنس کاندیدا رو زمانی که در اون موقعیت شغلی مشغول به کار می‌شه، پیش‌بینی کنن (r2=0.14). تجربه‌ی ما هم همین موضوع رو تایید می‌کنه و الان به این باور رسیده‌ایم که جلسات مصاحبه باید ساختار مشخصی داشته باشن. توی پست بعدی بیشتر در مورد خود جلسات مصاحبه و معیارهامون صحبت خواهیم کرد.

۵- تسک عملی

یکی از مهم‌ترین پیش‌بینی‌کننده‌هایی که می‌تونه بگه یک فرد در یک موقعیت شغلی چه عملکردی خواهد داشت، پروژه‌ی نمونه‌کار (Work Sample Test) هست، همون مرحله‌ای که ما بهش می‌گیم تسک عملی. این بخش معمولاً توی مراحل مصاحبه‌ی بقیه‌ی شرکت‌های خارجی و ایرانی هم وجود داره و اطلاعات خوبی از سطح توانایی‌های فنی کاندیدا بهمون می‌ده. ما برای همه‌ی موقعیت‌های شغلی تسک‌های مشخصی در سطوح مختلف طراحی کردیم و با توجه به تجربیات و سطح کاندیدا، یکی از این تسک‌ها رو براش ارسال می‌کنیم. نکته‌ای که مهمه اینه که حجم این تسک و زمانی که از فرد می‌گیره نباید به حدی باشه که از ادامه‌ی فرایند منصرف بشه یا نتونه زمان کافی بهش اختصاص بده. اون اوایل ما سخت‌گیری زیادی روی ددلاین و زمان تسک داشتیم و به همه، فارغ از سطح تجربیاتشون و این که الان شاغل هستن یا نه و … تسک می‌دادیم. بعد از یه مدت دیدیم که بعضی از کاندیداهامون رو-که احتمالاً توانمندی‌های خوبی هم داشتن-به خاطر زمان‌بر بودن این مرحله از دست می‌دیم و از اون به بعد سعی کردیم انعطاف بیشتری به خرج بدیم و در بعضی موارد به راه‌حل‌های جایگزین فکر کنیم (مثلاً این که به جای ارسال تسک ۲-۳ روزه، یک مینی‌پروژه‌ی کوچک‌تر تعریف کنیم که فرد توی همون جلسه‌ی مصاحبه انجام بده و در کنار این که ما بتونیم سنجشی که لازم داریم رو انجام بدیم، از اون فرد هم زمان کمتری گرفته بشه).

۶- مصاحبه‌ی نهایی

تا این‌جا بیشتر در مورد توانمندی‌های ذهنی و فنی صحبت کردیم و هیچ اشاره‌ای به فرهنگ سازمانی نداشتیم. یکی از مهم‌ترین معیارهای ما در جذب نیروهای جدید، میزان تطابق اون فرد با فرهنگ سازمانی یکتانته. فرهنگ و ارزش‌های اصلی هر سازمانی معمولاً توسط کوفاندرهای اون سازمان شکل می‌گیره و نسل‌به‌نسل به بقیه‌ی مدیران و کارمندان اون سازمان منتقل می‌شه. به همین دلیل بهترین افرادی که می‌تونن میزان تطابق یک فرد با فرهنگ سازمان رو ارزیابی کنن هم کوفاندرها و مدیران ارشد سازمان هستن. توی بخش مهندسی یکتانت، همیشه مصاحبه‌ی نهایی با پیمان، کوفاندر و وی‌پی بخش مهندسی انجام می‌شه و تمرکز اصلی روی مباحث رفتاری و تطابق فرهنگیه.

چالش‌های ما در مسیر بهبود فرایند مصاحبه‌ها

تا این‌جا در مورد مراحل مصاحبه صحبت کردیم. در طی ساختن این فرایند و بهبودش چالش‌های مختلفی داشتیم که توی نیمه‌ی دوم این نوشته قراره به چند مورد از این چالش‌ها بپردازیم.

نظم و مستندسازی

زمانی که به تیم اضافه شدم، دسترسی یک گوگل‌شیت بهم داده شد و یک برُد ترلو. گوگل‌شیت در واقع کل دیتابیس ما از کاندیداهامون بود و از ترلو هم برای مشخص کردن وضعیت هر کدوم از اون‌ها استفاده می‌کردیم. هر دوی این‌ها ابزارهای خوبی بودن، به شرط این که درست استفاده می‌شدن. تا اون موقع خیلی از داده‌ها کامل وارد نمی‌شدن، بُرد ترلو آپدیت نبود و در کل ما دیتای درست و کاملی از این که چه افرادی برامون رزومه فرستادن و توی چه مرحله‌ای هستن نداشتیم. یکی از مهم‌ترین کارهایی که ما توی این مدت انجام دادیم، منظم کردن و مستندسازی فرایند از همون لحظه‌ی اول تا نتیجه‌ی آخر بود. یکی از راهکارهایی که برای مدیریت بهتر فرایند جذب ‌و استخدام وجود داره، استفاده از نرم‌افزارهای ATS آماده هست.

از چه ATS ای استفاده کنیم؟

ما توی یکتانت از ATS آماده‌ی خاصی استفاده نمی‌کنیم. دلیلش هم اینه که سیستمی پیدا نکردیم که نیازهای فعلیمون رو پوشش بوده و برامون ارزش افزوده‌ای هم داشته باشه. به جاش متناسب با نیازهای خودمون یه برد ترلو برای مصاحبه‌های مهندسی ساختیم و همه‌ی مستندسازی‌ها و پیگیری‌هامون رو توی همون برد انجام می‌دیم. تقریباً همه‌ی چیزهایی که بهشون نیاز داریم رو تونستیم با اکانت معمولی ترلو هندل کنیم. از مزایای ترلو می‌تونیم به این موارد اشاره کنیم:

• اولین و مهم‌ترین مزیت ترلو، ساده بودنشه و شما به راحتی می‌تونین باهاش ارتباط برقرار کنین و ازش استفاده کنین.
• شما می‌تونین یک پایپ‌لاین متناسب با فرایند و نیازهای خودتون توی ترلو طراحی کنین و به راحتی اون رو هر زمانی که لازم بود، تغییر بدین.
• امکان اضافه کردن همه‌ی افراد درگیر در جذب و استخدام به بُرد، اساین کردن اون‌ها به کارت کاندیدایی که درگیر فرایند جذبش هستن، تعیین ددلاین برای مراحل مختلف و … وجود داره.
• امکان استفاده از لیبل‌های مختلف برای تقسیم‌بندی بهتر کارت‌ها وجود داره.
• امکان ضمیمه کردن فایل‌های مختلف به یک کارت وجود داره که به ما کمک می‌کنه صفر تا صد پرونده‌ی استخدام یک نفر رو، از رزومه‌اش تا گزارش‌های مصاحبه‌ها و تسک انجام‌شده توسط فرد و … توی یک کارت جمع و جور داشته باشیم.
• ترلو API-هایی در اختیار کاربرانش قرار می‌ده که با استفاده از اون‌ها می‌تونین با یکم برنامه‌نویسی، بخشی از کارهایی که انجام می‌دین و قاعده‌مند و اتومات کنین. البته بدون این کار هم به صورت محدود امکان تعریف Rule-هایی برای بخش‌هایی از فرایند وجود داره.

توی تصویر زیر نمای کلی این بُرد رو می‌بینین.

اهمیت مستندسازی

- آقای ایکس دوباره برامون رزومه فرستاده. پارسال هم اومده بود مصاحبه. چرا ردش کرده بودیم؟
+ راستش یادم نیست. فکر کنم تجربه‌ش کم بود.

تا یک سال پیش تقریباً هیچ گزارش مکتوب و مستندی از هیچ‌یک از مراحل مصاحبه‌ی یک فرد وجود نداشت. بچه‌ها از جلسه‌ی مصاحبه می‌اومدن بیرون، پیمان ازشون می‌پرسید چطور بود؟ و اون‌ها هم در بهترین حالت توی چند جمله نظر کلیشون رو می‌گفتن و همون‌جا تصمیم در مورد ادامه‌ی روند توسط پیمان گرفته می‌شد. البته خب ممکن بود نتیجه نتیجه‌ی بدی هم نباشه، ولی خیلی به نظرات شخصی آدم‌ها وابسته بود. از طرفی هم هیچ دیتایی از اون مصاحبه برای استفاده‌های احتمالی در آینده ثبت نمی‌شد.

یکی از اولین کارهایی که در راستای مستندسازی گزارش‌های مصاحبه کردیم، این بود که بردن گوشی و لپ‌تاپ رو به جلسه‌های مصاحبه ممنوع کردیم تا هم کاندیدا حس بهتری داشته باشه، هم بچه‌ها رو سوق بدیم به سمت یادداشت‌برداری. قبل از جلسه‌ی مصاحبه، یکی یک نسخه از رزومه‌ی کاندیدا برای همه‌ی مصاحبه‌گیرنده‌ها پرینت کردیم و ازشون خواستیم تا توی جلسه‌ی مصاحبه هر نکته‌ای که به نظرشون می‌رسه رو روی همون رزومه یادداشت کنن. در نهایت هم بعد از مصاحبه جمع‌بندی کلیشون رو در حد یکی دو پاراگراف روی رزومه اضافه کنن. همه‌ی این رزومه‌ها رو توی فایل‌هایی نگه می‌داشتیم تا بعداً در صورت نیاز بتونیم دوباره بهشون رجوع کنیم. البته ناگفته نماند که به لطف کرونا و دورکاری، بچه‌ها هم به صورت خودجوش عادت کردن که یا گزارش مصاحبه رو مستقیم توی ترلو تایپ کنن، یا از نوشته‌هاشون عکس بگیرن و به کارت ضمیمه‌ش کنن. در حال حاضر همه‌ی گزارش‌های مصاحبه‌مون مستقیم توی ترلو نوشته می‌شن و نیازی به نگه‌داری نسخه‌های کاغذی نداریم.

اهمیت داشتن معیارهای ارزیابی مشخص

«تسکش خوبه. بیاد مصاحبه. / در حد انتظارمون نیست. رده.»

قدیم ارزیابی تسک‌ها هم به این شکل بود که یک نفر از بچه‌ها یا خود پیمان تسک فرد رو بررسی می‌کردن و نتیجه‌ی نهایی رو در حد قبول/رد ثبت می‌کردن. در حال حاضر معیارهای مشخصی برای ارزیابی تسک‌ها داریم و همه‌ی کسایی که یک تسک رو بررسی می‌کنن، گزارش کاملی رو از ارزیابیشون و نقاط قوت و نقاط ضعف تسک انجام‌شده روی کارت ترلو ثبت می‌کنن.

خیلی وقت‌ها پیش میاد که یک نفر بعد از چند ماه دوباره برای ما رزومه می‌فرسته و با سیستم قدیم، تنها در صورتی می‌تونستیم سابقه‌ی فرد رو داشته باشیم که حافظه‌ی افراد درگیر توی مصاحبه‌ش یاری می‌کرد. الآن می‌تونیم به راحتی پرونده‌ی کامل اون فرد رو توی ترلو پیدا کنیم به همه‌ی بازخوردهایی که همه‌ی افراد درگیر در فرایند مصاحبه‌هاش داشتن، دسترسی داشته باشیم. علاوه بر اون می‌تونیم توی هر مرحله از مصاحبه بازخوردهای دقیقی به خود فرد هم ارائه بدیم.

معجزه‌ی چک‌لیست!

یکی از مشکلاتی که ما توی این مدت زیاد باهاش مواجه شدیم این بود که افراد مختلف توی بخش‌های مختلف فرایند یادشون می‌رفت کاری رو انجام بدن، سوالی رو بپرسن یا … مثلاً یکی از اتفاق‌هایی که زیاد تکرار می‌شد این بود که یک نفر تا مرحله‌ی آخر مصاحبه‌ها پیش می‌اومد و در نهایت سر ساعت کاری به توافق نمی‌رسیدیم، چون از اول بهش نگفته بودیم که توی بخش مهندسی یکتانت پنج‌شنبه‌ها هم هستیم (البته از ابتدای تابستون ۹۹ بچه‌هایی که فول‌تایم هستن پنج‌شنبه‌ها تعطیلن). اگه تا حالا فرایند مصاحبه‌ی شرکتی رو کامل طی کرده باشین یا خودتون دنبال جذب نیرو بوده باشین، می‌دونین این اتفاق چقدر دردناک و هزینه‌بره. یا خیلی وقت‌ها بچه‌ها بعد از جلسه‌ی مصاحبه و وقتی داشتن گزارش مصاحبه رو می‌نوشتن، یادشون می‌افتاد که توی جلسه یادشون رفته راجع به فلان مسئله سوال بپرسن. این مسئله به شکل‌های مختلف و توی مراحل مختلف تکرار می‌شد، در صورتی که یه راه حل خیلی ساده و کم‌هزینه جلوی پامون بود و ازش استفاده نمی‌کردیم: چک‌لیست!

اگه به معجزه‌ی چک‌لیست اعتقاد ندارین، کافیه یک مدت امتحانش کنین. ما برای این که بتونیم همه‌ی بخش‌های این فرایند رو روی نظم پیش ببریم و نکته‌ای رو از قلم نندازیم، برای مراحل مختلف چک‌لیست‌های مختلف تهیه کردیم و در اختیار افراد درگیر قرار دادیم. هیچ چیزی رو ساده و بدیهی فرض نمی‌کنیم و به حافظه‌مون هم اتکا نمی‌کنیم. از نتیجه‌ای که گرفتیم هم به شدت راضی‌ایم.

به عنوان مثال این چک‌لیستیه که برای تماس تلفنی اولیه با کاندیدا تهیه کردیم و همیشه جلوی چشممون هست تا نکته‌ای از قلم نیفته:

تشکیل کمیته‌های استخدام؛ از مهم‌ترین تغییرات ما!

یکی دیگه از چالش‌های بزرگی که ما باهاش روبه‌رو بودیم این بود که خیلی وقت‌ها روی نظرات یک فرد خاص بایاس می‌شدیم. از طرفی هم با توجه به این که تیم ما تیم خیلی بزرگی نبود و افراد محدودی درگیر فرایند جذب و استخدام بودن، کم پیش نمی‌اومد که توی جلسه‌ی مصاحبه فقط یک نفر به عنوان مصاحبه‌کننده وجود داشته باشه. برای حل این مشکل، همه‌ی استخدام‌هامون رو به سمت کمیته‌ای شدن پیش بردیم. یعنی چی؟

برای هر موقعیت شغلی، کمیته‌های مصاحبه‌ی حضوری و ارزیابی تسک رو تشکیل دادیم؛ یعنی مشخصه که چه افرادی مصاحبه‌ی حضوری می‌گیرن و چه افرادی تسک‌ها رو بررسی می‌کنن. برای جلوگیری از بایاس شدن، این قانون رو گذاشتیم که حداقل ۲ نفر توی مصاحبه‌های حضوری شرکت می‌کنن و ۲ الی ۳ نفر هم هر تسک رو بررسی می‌کنن. همه‌ی این افراد توی همه‌ی مراحل، مستقل از هم نظرات و ارزیابی‌هاشون رو توی ترلو ثبت می‌کنن. کمیته‌ی استخدام نهایی هر کاندیدا هم با حضور همه‌ی افرادی که توی فرایند مصاحبه به نوعی درگیر بودن (چه افرادی که مصاحبه‌ی حضوری داشتن، چه افرادی که تسک فرد رو بررسی کردن) تشکیل می‌شه و در نهایت اعضای این کمیته به صورت جمعی تصمیم به قبول یا رد کاندیدا می‌گیرن.

طبیعتاً توی این روش اطلاعات بیشتری از کاندیدا به دست میاد، چرا که هر کدوم از بچه‌ها به نقاط خاصی توجه می‌کنن که ممکنه به نظر یه نفر دیگه نیومده باشه. احتمال بایاس شدن سمت نظرات یه فرد خاص و قضاوت‌های شخصی هم به شدت کمتر می‌شه.

توجه به تجربه‌ی کاندیدا (Candidate Experience)

ما همیشه سعی می‌کنیم بهترین تجربه رو برای کاندیداهامون بسازیم، فارغ از این که قراره در نهایت به تیممون اضافه بشن یا نه. رعایت نظم و داشتن ددلاین‌های مشخص برای هر مرحله از فرایند مصاحبه کمک زیادی به ساختن تجربه‌ی بهتری برای افراد می‌کنه. ما سعی می‌کنیم همه‌ی رزومه‌ها رو حداکثر تا یک هفته بررسی کنیم و نتیجه‌ی بررسی رو (چه قبول باشه و چه رد) به اطلاع فرد برسونیم. توی تماس اولیه توضیح کاملی از فرایند مصاحبه‌مون به فرد می‌دیم. توی باقی مراحل (مصاحبه‌های حضوری یا تسک عملی) هم حداکثر تا یک هفته نتیجه رو به اطلاع فرد می‌رسونیم. البته این حق مسلم کاندیداست که بتونه بازخورد دقیق و کافی از وضعیتش در فرایند استخدام داشته باشه و نتیجه به‌موقع بهش اطلاع‌رسانی بشه و اگر غیر از این باشه، اشتباهه.

انعطاف در فرایند

یکی از مهم‌ترین نکته‌هایی که ما توی این مدت بهش رسیدیم اینه که چسبیدن به یک فرایند ثابت و انعطاف نداشتن، خیلی جاها می‌تونه به ضرر خودمون و کاندیدا تموم بشه. به طور مثال مسئله‌ای که بالاتر توی مرحله‌ی تسک بهش اشاره کردم و باعث می‌شد ما تعداد قابل توجهی از کاندیداهای خوبمون رو از دست بدیم. یا یه اشتباه دیگه‌ای که داشتیم این بود که فرایند و نحوه‌ی برخوردمون با نیروهای فرش، جونیور و سینیور تقریباً مشابه هم بود و از این نکته غافل بودیم که این افراد تجربیات مختلفی دارن، انتظارات و رویکردهای مختلفی دارن و واکنش‌های مختلفی به فرایند و مصاحبه‌های ما نشون می‌دن. الان با توجه به تجربیاتی که کسب کردیم سعی می‌کنیم تا حد ممکن توی مراحل مصاحبه‌مون انعطاف به خرج بدیم و با کاندیدا راه بیایم؛ البته از یک روال و ساختار کلی هم پیروی می‌کنیم و قوانین و معیارهای مشخصی داریم.

توی این پست سعی کردیم بخشی از تجربیاتی رو که طی بهبود فرایند مصاحبه‌های مهندسی یکتانت داشتیم شرح بدیم. اگه ش‍ما هم توی یکتانت مصاحبه داشتین یا در مورد فرایندی که توضیح دادیم بازخوردی دارین، خیلی خوش‌حال می‌شیم که صحبت‌هاتون رو بشنویم و بتونیم راهی که شروع کردیم رو با کمک شما جدی‌تر ادامه بدیم. توی پست بعدی قراره با چند تا از اعضای کمیته‌ی مصاحبه‌های مهندسی یکتانت صحبت کنیم و بیشتر در مورد جلسه‌های مصاحبه، نکات و معیارهایی که توی ارزیابی‌ها مهم هستن و … صحبت کنیم. بلاگ مهندسی یکتانت رو دنبال کنین تا بی‌خبر نمونین. ;)

راستی اگه سرتون برای کار کردن درد می‌کنه و دنبال هم‌تیمی‌های باانگیزه و تکنولوژی‌های خفن برای کار کردن می‌گردین، جاتون توی تیم ما خالیه. می‌تونین از طریق صفحه‌ی فرصت های شغلی یکتانت از موقعیت‌های شغلی باز ما اطلاع پیدا کنین و برامون رزومه بفرستین.