دیزاین‌آپس (Design OPS) چیست و چرا؟

گزارشی که سال ۲۰۱۹ Workfront منتشر کرد گزارش داد که کارگران آمریکایی 60٪ از روز کاری خود را صرف کارهایی می کنن که مسئولیت اصلی اونها نیست. چند لحظه به وقتی که صرف جلسه‌ها، جواب دادن به ایمیل ها و انجام بقیه کار های اداری میکنید، فکر کنید.

هر چی شرکت‌ها بیشتر رشد می‌کنن، دیزاینر ها با چالش های بیشتری رو به رو میشن و نیاز به انجام کارهایی که مستقیما با عنوان و یا حتی مسیر شغلی اونها تو یه خط نیست، بیشتر میشه. دقیقا اینجاست که دیزاین‌آپس (Design OPS) وارد میشه، اگه بخواییم در خلاصه ترین حالت ممکن دیزاین‌آپس رو تعریف کنیم: دیزاین‌آپس وظیفه اینو داره که مطمئن بشه دیزاین محصول درست و در بهترین ترین حالت ممکن انجام میشه. این میتونه کوتاه ترین تعریف ممکن از دیزاین‌آپس باشه.

تیم (یا حتی مدیر) دیزاین آپس وظیفه یکپارچه سازی و فرآیند سازی دیزاین در یک شرکت رو انجام میده تا دیزاینر ها بتونن روی کاری که برای انجام اون پول میگیرن تمرکز کنن و اون هم چیزی نیست جز دیزاین. تو این مقاله میخوایم به این بپردازیم که دیزاین‌آپس (Design OPS) چیه، چرا مهمه و چطور میتونه به شرکت‌ها مخصوصا در مقیاس (Scale) بالا کمک کنه.

قبل از هر چیز بیاید اول به معنی فارسی این واژه بپردازیم. واژه DesignOps مختصر شده واژه design operations است، اگه بخواییم معنی و ترجمه مستقیمی از این واژه بنویسیم، طبق ترجمه تحت اللفظی و همینطور موتور های ترجمه ای مثل گوگل ترنسلیت ترجمه این واژه میشه عملیات طراحی.

البته که این واژه هم مثل خیلی از ترجمه های دیگه خیلی اصل مطلب رو نمیرسونه و یه جورایی ناقصه. بماند که احتمالا شما هم مثل من نه تنها با معنیش بلکه با خود لفظ کلمه هم خیلی ارتباط نگرفتید. در نتیجه از این نقطه به بعد تو این مقاله ما یا از خود واژه انگلیسی استفاده میکنیم یا اینکه از معادل فارسی اون یا بهتره بگم فینگلیش یعنی دیزاین‌آپس استفاده میکنیم. تو این پست سعی دارم به صورت خلاصه در مورد دیزاین‌آپس توضیح بدم، سعی میکنم تو پست های دیگه بخش های مختلف رو جداگونه توضیح بدم، حالا بریم سراغ اصل مطلب ...

مشکلات رایج تیم دیزاین

قبل از اینکه بخواییم در مورد اینکه دیزاین‌آپس چیه صحبت کنیم ، بیاین یکم در مورد مشکلات دیزاینر ها تو شرکت های مختلف صحبت کنیم، البته که عنوان هایی که پایین تر نوشتم فقط بخش کوچیکی از مشکلات تیم های دیزاینه و قطعا به اینها خلاصه نمیشه.

دیزاینر‌های گوشه گیر

تقریبا تو تمام شرکت ها بخش دیزاین از بخش های دیگه مثل تیم توسعه و بازاریابی جداست. قطعا جدا کار کردن بخش ها ایده‌آل هیچ شرکت و تیمی نیست و این جدا پیش رفتن تیم ها باعث به وجود اومدن مشکلات بسیاری میشه. تیم دیزاین هم از این قاعده جدا نیست، یه فرآیند دیزاین که توش تیم دیزاین به طور مستقل و جدا کار میکنه، اصلا کارآمد نیست و باعث به وجود اومدن مشکلات مختلف برای سازمان ها میشه.

پیچیدگی ابزارها

البته که این موضوع فقط در مورد دیزاین نیست و تقریبا توی تمام تخصص ها وجود داره ولی خب موضوع صحبت ما تو این مقاله در مورد دیزاینه. ابزارهای مورد استفاده برای دیزاین هر روز در حال آپدیت شدن هستن و ویژگی های جدیدی بهشون اضافه میشه در نتیجه دائم در حال پیچیده تر میشن. این آپدیت ها باعث میشه که دیزاینر ها هر روز بیشتر از قبل به این نیاز داشته باشن ک خودشون رو آپدیت نگه دارن و ویژگی ها و ترند های جدید رو آموزش ببینن.

مسیر شغلی

تعداد خیلی کمی از شرکت ها مسیر مشخص و درستی برای پیشرفت تیم دیزاین از نظر مسیر شغلی دارن (این وضعیت توی ایران حتی بدتر هم میشه). عموما مسیر های پیشرفت شغلی داخل شرکت ها، دیزاینر هارو به سمت پوزیشن های شغلی مثل توسعه دهنده و یا مدیر محصول حرکت میدن و مسیر پیشرفت مشخصی برای دیزاین داخل شرکت وجود نداره.

تعریف دیزاین

دیزاین اغلب تنها به عنوان جزئی از یک فرآیند ساخت محصول در نظر گرفته میشه. تو خیلی از شرکت ها دیزاینر ها صرفا نقش تولیدی دارند، اینکه تفکرات و درخواست های مدیر محصول رو به صورت بصری (Visual) برای توسعه دهندگان آماده سازی کنن. اما دیزاین باید نقش استراتژیک در ساخت محصول و در طراحی جهت و رویکرد محصول دخالت داشته باشه.

سرعت

قطعا همه ما دوست داریم که کار ها زودتر انجام بشه و زودتر به هدف هامون برسیم، شرکت ها هم همچنان این تفکر رو دارن و در ادامه این تفکر هنوز هم سرعت جزو مهمترین معیارهای موفقیت محسوب میشه. دیزاین محصول بر اساس سرعت انجام کار ها (تاچ کردن ددلاین) اندازه گیری میشه و سرعت بر کیفیت ارجحیت داره.

تفکر آچار فرانسه

خیلی از شرکت ها هنوز هم از دیزاینر هاشون انتظار دارن که کلاه‌های کاری زیادی سرشون بذارن، معتقدن که دیزاینر ها نه تنها باید طراحی کنن، بلکه باید مدیر پروژه، رهبری خلاق و تحلیل گری خبره هم باشن. قطعا، این نقش های اضافی زمان زیادی از دیزاینر ها میگیره و اونارو از کار اصلی خودشون یعنی دیزاین جدا و دور میکنه.

همه این مشکل ها باعث ناکارآمدی توی فرآیند های دیزاین میشه (شده) و زمان مورد نیاز برای رسیدن به یک محصول بهتر و بهینه تر رو افزاریش داده.

درک مفهوم کلی دیزاین‌آپس (DesignOps)

همونطور که تقریبا از اسمش هم پیداست، دیزاین‌آپس تلاشی برای عملیاتی کردن دیزاینه. دیزاین‌آپس یک تیم اختصاصیه (بسته به اندازه شرکت، میتونه یک نفر یا حتی یه تیم کامل باشه) که فرآیند دیزاین رو در یک سازمان مدیریت می کنه و باعث یکپارچه سازی دیزاین تیم های مختلف میشود. در نتیجه میشه گفت خروجی تیم دیزاین‌آپس باعث یکپارچه شدن و بهینه شدن دیزاین محصول میشه.

هدف اصلی دیزاین‌آپس ایجاد و طراحی فرآیند دیزاین کارآمده که خروجی های دیزاین با کیفیت بالا ایجاد کنه. دیزاین‌آپس مزایایی برای همه افرادی که به نحوی در فرآیند دیزاین درگیرن ایجاد می کنه، نه لزوماً فقط دیزاینرها، این شامل حال توسعه دهنده ها، مدیر های محصول و حتی لول های بالاتر سازمان میشه.

دیزاین‌آپس (DesignOps) چیه؟

اگه بخوایم خیلی کلی بهش بپردازیم دیزاین‌آپس به بهینه سازی فرآیندها، تیم ها و همچنین مهارت ها برای تقویت و بهبود دیزاین در مقیاس بالا اشاره میکنه. معمولا یک فرد یا یک تیم است که نقش دیزاین، برنامه ریزی، مدیریت فرآیند دیزاین، مراقبت از فرآیند‌ها، تخصیص منابع در تیم دیزاین و... رو بر عهده داره. در کل هدف نهایی دیزاین‌آپس افزایش کارایی تیم دیزاین و بهبود کیفیت خروجی دیزاین هاست. این میتونه طراحی دیزاین سیستم یا حتی بهبود فرآیند ارتباط با توسعه دهندگان و مدیر محصول ها باشه.

اصول کلی

دیزاین‌آپس شامل چهار اصل کلی میشه که ممکنه در تعریف های مختلف به صورت های دیگه ای دسته بندی شده باشن اما در مفهوم باهمدیگه یکی هستن.

فرآیند دیزاین
فرهنگ دیزاین
تناسب تیم
ابزار دیزاین

بیایید ببینیم هر کدوم از اینها یعنی چی؟ البته که سعی میکنم تو یه پست مفصل تر در مورد هر کدوم توضیح بدم.

۱- فرآیند دیزاین - ترکیب ۴-۴-۳ حمله از کناره ها

چی باعث میشه که به بهترین خروجی ممکن برسیم؟ قطعا یک فرآیند یا فلو درست و برنامه ریزی شده. اولین و اصلی ترین هدف و علت وجود تیم دیزاین‌آپس اینه که مطمئن بشه فرآیند دیزاین درست انجام میشه و تا حد امکان این فرآیند ها ساده هستن.

نقاط ضعف - باگ کجاست؟

برای اینکه هر سیستمی رو بهبود بدیم، اولین قدم اینه که نقاط قوت، نقاط ضعف، کاستی ها و مشکلات رو شناسایی کنیم پس برای بهبود فرآیند های دیزاین هم از همین کار استفاده میکنیم، تو قدم اول تیم دیزاین‌آپس نقاط ضعف و مشکلات فرآیند های فعلی دیزاین رو بررسی میکنه و سعی میکنه این نقاط ضعف رو در فرآیند فعلی شرکت شناسایی کنه.

بهبود - وقت دیباگه

بعد از اینکه تیم دیزاین‌آپس کاستی ها، نقاط ضعف و مشکلات فرآیند فعلی دیزاین شرکت رو شناسایی کرد، حالا وقت اون رسیده که شروع به بهبود فرآیند کنه و مشکلات شناسایی شده رو رفع کنه. این میتونه حتی جایگزینی فرآیند باشه، ممکنه تو موارد مختلف فرآیند های قبلی شرکت کاملا معیوب باشن و شرکت نیاز به طراحی فرآیند های جدید داشته باشه و دیزاین‌آپس وظیفه داره این تغییرات و یا طراحی مجدد رو انجام بده.

تعریف معیار ها - چی درسته؟

تمامی شرکت ها معیار های مخصوص به خودشون رو دارن و وقتی به تیم های داخلی شرکت میرسیم اون ها هم معیار های متفاوت و مخصوص به تیم خودشون رو دارن، تو موارد بسیاری معیار های تیم های مختلف باهم متفاوته و حتی امکان داره مسیر متفاوتی هم داشته باشن.

بخش دیگه ای از وظیفه‌ی تیم دیزاین‌آپس هماهنگ سازی این معیار هاست، اینکه معیار های واضحی تعریف کنه و مطمئن بشه در بخش دیزاین، تیم ها با این معیار ها هماهنگ هستن. معیارها با توجه به هدف های کسب و کار متفاوتن و در هر کسب و کار مسیر متفاوتی خواهند داشت، دیزاین‌ آپس ممکنه برای اطمینان از اینکه دیزاین ها با بالاترین کیفیت اجرا میشه، روشی برای بررسی دیزاین ها در داخل تیم های مختلف ایجاد کنه.

دیزاین سیستم - همون همیشگی

بخش بزرگی از دیزاین هر محصول، بخش بصریه،‌ نقطه ی اتصال کاربر به محصول، نقطه اتصال طلایی. همیشه همه ی شرکت ها دنبال یکپارچگی دیزاین توی محصول خودشون هستن، این یکپارچگی میتونه هم از نظر تجربه کاربری باشه و هم از نظر رابط کاربری، برای اینکه بخش های مختلف محصول که توسط تیم های مختلف توسعه داده میشن، یکپارچگی خودشون رو حفظ کنن، محصول قطعا به یه دیزاین سیستم کامل و جامع نیاز داره که بخش های مختلف محصول رو پوشش بده، البته که اگه محصول شرکت شما اپلیکیشن توی سیستم عامل های مختلف داشته باشه، این یکپارچه نگه داشتن سخت تر هم میشه.

اینجاست که دوباره تیم دیزاین‌آپس وارد میشه و مثل یه ابرقهرمان دوباره ورق رو بر میگردونه، وظیفه بعدی تیم دیزاین‌آپس طراحی یه دیزاین سیستم جامع برای تمامی بخش های شرکته، میشه اینطور بهش نگاه کرد که دیزاین سیستم یکی از محصول های تیم دیزاین‌آپس محسوب میشه، محصولی که کاربر اول اون خود شرکت و تیم های داخلی شرکت هستن و بعد کاربران شرکت.

بهبود ارتباطات - جلسه تا بینهایت

فکر نکنم هیچکسی باشه که از جلسه های پشت سر هم و بی سر و ته خوشش بیاد، خوب به تجربه هایی که قبلا داشید فکر کنید، چند بار شده که از صبح تا شب از این جلسه به جلسه بعدی رفتید اما نتیجه چیزی که باید میشده، نشده.

کوتاه کردن جلسه های غیر ضروری و کم کردن تعداد جلسه ها میتونه ارتباط تیم رو بهینه تر کنه و جلوی از بین رفتن زمان رو بگیره، قطعا ما هر چه زمان بیشتری داشته باشیم و درگیر این ارتباطات اشتباه نباشیم، زمان بیشتری برای تمرکز و کار داریم و قطعا خروجی هم بهتر خواهد بود. ابرقهرمان همیشگی این مقاله اینجا هم وارد میشه و سعی میکنه تو مرحله اول تیم تیم دیزاین و باقی ذینفع ها رو از جلسه های بینهایت نجات بده و این ارتباطات رو مدیریت کنه.

۲- فرهنگ دیزاین - همه خوشحالن؟

چی باعث میشه افراد از بیشترین حالت توانشون استفاده کنن؟ از نظر من افراد زمانی که خوشحالن از بیشترین حد توانایشون استفاده میکنن، حالا چی باعث میشه افراد خوشحال باشن؟ یه فرهنگ کاری خوب باعث میشه افراد راضی و خوشحال باشن و از آخرین حد توانشون استفاده بکنن، تو مورد بحث ما این فرهنگ کاری، فرهنگ دیزاینه، به همین دلیل یکی از هدف هایی که تیم های دیزاین‌آپس داره تلاش برای ساخت یه فرهنگ دیزاین و ترویج این فرهنگ داخل شرکته. اما یه فرهنگ دیزاین خوب شامل چی میشه؟ تو لیست زیر چند تا از مواردش رو به صورت خلاصه باهم پیش میبریم:

آموزش - چی کمه؟

یه دیزاین خوب و از اون بالا تر یه محصول خوب نیاز به تخصص ها و دانش های مختلف داره، اما از کجا بدونیم که ما در حال حاضر چه دانش ها و توانایی هارو تو تیممون داریم و از اون مهم تر اینکه به چه توانایی هایی نیاز داریم؟

یکی دیگه اصلی ترین هدف های تیم دیزاین‌آپس برای رسیدن به یک دیزاین خوب اینه که تشخیص بده که تیم دیزاین به چه آموزش هایی نیاز داره و تلاش کنه این خلع رو پر کنه، حالا این پر کردن خلع گاهی از سمت خود تیم دیزاین‌آپس میتونه باشه (در صورتی که توانایش رو داشته باشه) یا میتونه گرفتن دوره های آموزشی و یا منتورینگ مختلف برای تیم دیزاین باشه.

حفظ نیرو - دیزاینر هاتو نگهدار!

کیه که دوست نداشته باشه تو یه محیط پویا و مناسب کار کنه؟ یکی دیگه از اصلی ترین وظیفه های تیم دیزاین‌آپس اینه که محیطی ایجاد کنه کنه افراد بخوان مدت طولانی در اون بمونن. این میتونه مجموع تمام بخش های این مقاله باشه، یعنی طراحی یک دیزاین سیستم، ساخت محیط آموزشی، فرآیند های کارآمد و... .

همونطور که تو بخش های دیگه این مقاله گفتیم، هدف و علت وجود تیم دیزاین آپس اینه که فرآیند و خروجی دیزاین یک شرکت یا بهتره بگم محصول، به بهترین شکل انجام بشه و برای این بهتر انجام شدن دیزاین باید دیزاینری باشه که این دیزاین رو انجام بده، پس دیزاینر هاتو نگهدار!

اشتراک دانش - به بقیه هم یاد بده!

یکی از بهتری فرهنگ های کاری که میتونه تو هر شرکتی باشه، فرهنگ به اشتراک گذاری دانشه، اینکه هر کسی با هر سطح تخصص و دانشی این فرهنگ رو تو خودش ببینه که اشتراک گذاری این دانش و تخصص چقدر میتونه مفید باشه جزو با ارزش ترین فرهنگ های یک تیمه. تیم دیزاین آپس به عنوان رهبر این فرهنگ وظیفه این رو داره علاوه بر آموزش دادن و اشتراک گذاری دانش این فرهنگ در تیم دیزاین هم ایجاد کنه و افراد به اشتراگ گذاری دانش تشویق کنه.

معرفی دیزاین به سایر تیم ها - یه دایره میکشید دیگه!

یکی دیگه از وظایف تیم دیزاین‌آپس بالا بردن و همچنین تعریف ارزش دیزاین برای شرکته. با معرفی ارزش های دیزاین به بخش های مختلف سازمان، آگاهی بیشتری برای افراد مختلف در رابطه با دیزاین ایجاد میشه. یه جوریایی میشه گفت تیم دیزاین‌آپس به عنوان دیپلمات هایی کار میکنن که زبان دیزاین رو به بخش های دیگه شرکت و تخصص های دیگه ترجمه می کنه.

۳- تناسب تیمی - چقدر میشه؟

قطعا هیچ شرکتی دوست نداره برای هیچکدوم از بخش هاش هزینه اضافی کنه و از اون بدتر اینکه ندونه هر کدوم از بخش هاش چقدر هزینه لازم داره، این هزینه ها هم میتونن هزینه های مالی باشن و هم هزینه های انسانی، تیم دیزاین هم از این قاعده جدا نیست و همیشه نیازه که برآوردی از هزینه های مالی و انسانی از این بخش وجود داشته باشه. تیم دیزاین‌آپس این نیاز هارو بررسی و رسیدگی میکنه.

در بخش بعدی همچنین تیم دیزاین‌آپس وظیفه ی بررسی نیازمندی های تیم دیزاین و بعد از اون وظیفه استخدام نیرو های جدید رو هم بر عهده داره و مطمئن میشه که این نیرو ها به درستی وارد تیم ها میشن.

۴- ابزار دیزاین - با چی دیزاین کنیم؟

درسته که الان دوره ی پادشاهی فگیما بین تیم های دیزاین محصوله، اما همین انتخاب فیگما روزی برای شرکت ها مسئله بوده. جدای از اون دیزاین شامل ابزار های مختلفی میشه، از ابزار های داکیومنت کردن فایل ها گرفته تا ابزار هایی برای جمع آوری دیتا مثل گوگل آنالیتیکس یا کلاریتی و ... یکی دیگه از وظیفه های تیم دیزاین‌آپس یکپارچه سازی و انتخاب این ابزار هاست. دیزاین‌آپس بررسی و تعیین میکنه که تیم های دیزاین به چه ابزارهایی نیاز داره تا کارآمد تر و بهتر کار کنه.

جمع بندی - ماشینتون رو ارتقاع بدید

بعد از تموم صحبت های بالا دوباره بر میگردیم به تعریف دیزاین‌آپس، چون حالا یه تعریف کلی از دیزاین‌آپس داریم و میدونیم که تیم دیزاین‌آپس یا بهتر از اون، تفکر دیزاین‌آپس چیه. با یه مثال سعی میکنیم که موضوع رو جمع بندی کنیم. اگه دنیای کسب و کار های امروز رو یه مسابقه اتوموبیل رانی در نظر بگیریم، تیم دیزاین شما میتونه خودروی شما تو این مسابقه باشه، بسته به اینکه سینیوریتی تیم دیزاین شما چقدر هست این خودرو میتونه مدل متفاوتی داشته باشه.

برای مثال بیایید فرض کنیم که تیم دیزاین شما یه خودروی پراید هستش (بماند که قطعا با یه پراید به هیجا نمیشه رسید :) ) حالا دیزاین‌آپس چه تاثیری بر روی تیم دیزاین شما میذاره؟ دیزاین‌آپس تو مرحله اول باعث تقویت ماشین شما میشه، دیزاین‌آپس موتور ماشین شمارو بهبود و تقویت میکنه، بررسی میکنه که شما برای هر نوع مسابقه ای به چه نوع لاستیکی نیاز دارید ، نیاز که هر چند دور راننده خودتون رو تعویض کنید، به چه نوع سوختی نیاز دارید و... در نهایت بعد از مدتی حتی تیم دیزاین‌آپس باعث میشه ماشین پراید شما تبدیل به یه ماشین ۲۰۶ بشه و همینطور ادامه دار رو به بالا تا اینکه به بالاترین مدل های ماشین برسید. پس به جای خرید یه BMW ، پرایدتون رو به پله پله به BMW تبدیل کنید.

در نتیجه فرقی نمیکنه تیم دیزاین شما از چه لول سنیوریتی برخورداره و تو چه لولی هستش، دیزاین‌آپس همیشه باعث بهبود خروجی دیزاین شرکت شما میشه و به طبع باعث پیشرفت محصول شما میشه. پس شاید وقت اون رسیده باشه که ماشینتون رو تقویت کنید.

حالا شرکت شما به تیم دیزاین‌آپس (DesignOPS) نیاز داره یا نه ؟

با همه این تعریف ها، حالا شرکت ما به دیزاین‌آپس نیاز داره یا نه؟ برای سازمان‌های بزرگ با تیم‌های بیشتر تر از ۲۰ نفر دیزاینر، نقش دیزاین‌آپس برای هماهنگی همه دیزاینر ها و پروژه‌های دیزاینی که روی اونها کار میکنن به شدت حیاتی و ضروریه، اما در مورد سازمان های کوچک تر چطور؟ قطعا سازمانی با طراحان کمتر که در تیم های مختلف کار می کنن هم به یه مدیر دیزاین‌آپس (تیم نه) برای هماهنگی تیم های مختلف دیزاین دارن.

در حالی که ممکنه تو یه سازمان کوچک با تعداد کمی دیزاینر (کمتر از ۴ نفر) به مدیر دیزاین‌آپس نیاز نباشه، این سازمان ها میتونن از تفکر دیزاین‌آپس استفاده کنن. این به این معنیه که تیم های دیزاین کوچیک اگه فرآیندهای دیزاین و گردش کار خودشون رو استاندارد کنن، می تونن جلوی ناکارآمدی ها و همچنین زمان های از دست رفته را بگیرن و در نتیجه خروجی بهتر و بهینه تری داشته باشن. این پایه‌ای رو برای تیم‌های کوچک ایجاد می‌کنه تا در زمان رشد سازمان، آسون‌تر خودشون رو با مقیاس بالا هماهنگ کنن.

منابع: