چطور شرکت رو به دیزاین سیستم وفادار نگه داریم؟

شروع طراحی یه دیزاین سیستم تو یه سازمان و شرکت فقط شروع یه سفره، برای اینکه بشه از این ابزار قدرتمند، مثل همون سوپر هیرویی که تو پست طراحی دیزاین سیستم گفتم استفاده بکنیم، قبل از هر چیز باید اینو بدونید که شدیدا لازمه که شرکت شما تو دراز مدت به دیزاین سیستم وفادار بمونه و نذارید که به مسیر های اشتباه بره.

تو این پست با مرحله های مختلف میخواییم به این بپردازیم که چطور تیم ها، افراد مختلف و حتی خود شرکت رو به دیزاین سیستم وفادار نگه داریم تا تو دراز مدت از دیزاین سیستم استفاده بشه و بتونه اون تاثیر نهایی خودش رو تو بهترین حالت بذاره.

وفاداری چی هست؟

قبل اینکه شیرجه بزنیم تو استراتژی های وفاداری، بیایید اول یکم در مورد مفهوم وفاداری به دیزاین سیستم صحبت کنیم و بشکافیم که اصلا وفاداری به دیزاین سیستم چی هست یا حتی چی نیست؟ و به چه درد میخوره؟

تو تعریف اولیه، دیزاین سیستم قراره رابط کاربری و تجربه کاربری رو یکپارچه کنه و از طرف دیگه در نقاط مختلف محصول تجربه کاربری رو بهبود بده. در نهایت وجود دیزاین سیستم حتی در زمان انجام کار تیم دیزاین و توسعه صرفه جویی میکنه و پروسه انجام کار و رسیدن به خروجی نهایی رو بسیار سریع تر از قبل میکنه. در مورد مزایای وجود دیزاین سیستم تو پست مراحل طراحی یک دیزاین سیستم مفصل صحبت کردیم پس اینجا خیلی بهش نمیپردازیم. ترکیب همه این موارد یعنی اینکه دیزاین سیستم قراره چندین و چند پله محصول شمارو به بالا پرتاب کنه، حتی به ماه :)

یه دیزاین سیستم زمانی درست کار میکنه و کارآمده که جامعیت داشته باشه یا بهتر بگم عملا تو تمام محصول های در حال حاضر و حتی آینده شرکت استفاده بشه. اگه شما یه دیزاین سیستم یا حتی کوچک تر از اون، یه کیت دیزاین (Ui kit) ساختید و فقط و فقط تو یه تیم کوچک شرکت قابل استفاده اس، عملا شما نه تنها هیچ ارزش افزوده ای به محصول نهایی شرکت اضافه نکردید بلکه با چند شاخه کردن دیزاین، به خروجی نهایی محصول ضربه زدید.

همونطور که بالا تر راجبش صحبت کردیم خروجی یه دیزاین سیستم خوب اینه که جامع باشه و بتونه تمام بخش هارو پوشش بده، درسته که در مفهوم هایی مثل میکرو کیت که تو یه پست جدا بهش میپدازیم تیم ها میتونن کیت مخصوص به خودشون رو داشته باشن اما تو ساختار میکرو کیت هم کیت های اختصاصی تیم ها باید از دیزاین سیستم اصلی پیروی کنن و تو مسیر اون حرکت کنن. پس میشه گفت بخش زیادی از مفهوم یه دیزاین سیستم در گستردگی و جامع بودنش خلاصه شده. در نهایت زمانی که در تمام بخش ها و تیم های محصولی، اعضا ارزش دیزاین سیستم رو بشناسن و به صورت مداوم از اون استفاده کنن، اونوقت میتونیم بگیم که ما به وفاداری به دیزاین سیستم رسیدیم. پس میشه وفاداری رو اینجوری ترجمه کرد که تیم ها شناخت کاملی در مورد دیزاین سیستم داشته باشن و به صورت یکپارچه ازش استفاده کنن. خب حالا بریم سراغ مرحله اول.

داکیومنت - چطور کار میکنه؟

مرحله اول، داکیومنت (Document) یا مستند سازی. به شخصه از نظر من یه دیزاین سیستم بدون داکیومنت، اصلا دیزاین سیستم نیست. پس میشه گفت یکی از اساسی‌ترین و مهم ترین بخش‌ها برای بالا بردن وفاداری به دیزاین سیستم، مستند سازی یا داکیومنت نویسیه. داکیومنت نویسی دقیق در مورد تمام حالت های دیزاین سیستم از جمله اجزا (Component)، رویکرد ها و بهترین روش‌ها (Best practice) از جمله اصلی ترین اساس ایجاد وفاداری به دیزاین سیستم در درازمدت است. این نکته رو فراموش نکنید که داکیومنت نویسی رو به ساده ترین حالت ممکن برای تمام اعضای تیم دسترس‌پذیر کنید. هر چقدر داکیومنت ها ساده تر و سر راست تر باشن در نتیجه خوندن و درک اون برای افراد مختلف راحت تر میشه.

اگه دوست دارید در مورد نوشتار و متن داکیومنت دیزاین سیستم بیشتر بخونید میتونید به پست چطور داکیومنت بهتری برای دیزاین سیستم بنویسیم؟ سر بزنید.

آموزش - بابا آب داد

قطعا اگه تیم های شما ندونن که دیزاین سیستم چیه یا اینکه ندونن چه شکلی باید از اون استفاده کنن، نه تنها علاقه ای به استفاده ازش نخواهند داشت بلکه حتی اگه بخوان هم نمیتونن ازش استفاده کنن. ارائه جلسه های آموزشی و کارگاه‌ها و هر چیزی که باعث میشه آدم های درگیر با دیزاین سیستم از اون راحت تر استفاده کنن، میتونه بخش مهمی از وفاداری رو ایجاد کنه. سعی کنید همیشه تیم هارو در مورد دیزاین سیستم به‌روز نگه دارید و در مورد قابلیت‌ها و مزایای دیزاین سیستم و اینکه چطور ازش استفاده کنن آموزش بدید. همونطور که فناوری دائم در حال تغییره، دانش و مهارت‌های تیم شما هم در استفاده درست از دیزاین سیستم باید تغییر کنه.

هیئت مدیره - خواسته و نا‌خواسته

چه بخواییم و چه نخواییم تو تمام شرکت ها قطعا مدیریت شرکت وزنه سنگینیه و تو تصمیم های مختلف به شدت تاثیر گذاره. سعی کنید با مدیریت جلسه بذارید و در مورد ارزش های دیزاین سیستم برای مدیریت توضیح بدید و نقاط مختلف رو شفاف کنید. بعد از شفاف شدن اهمیت دیزاین سیستم برای مدیریت مطمعن بشید که مدیریت شرکت به طور مداوم به حمایت و ترویج دیزاین سیستم در محصولات شرکت ادامه میده. حمایت مدیریت و به طور کلی هیئت مدیره برای حفظ اهمیت دیزاین سیستم تو سازمان و بعد از اون تامین منابع برای توسعه و بهبود ادامه دار نه تنها مفیده بلکه کاملا ضروریه. پس این نکته رو همیشه به خاطر داشته باشید، مدیریت و هیئت مدیره رو فراموش نکنید.

بازخورد کاربر - از نظرات نترسید

از نظر من دیزاین قابل درک کردن مفاهیم برای کاربره، پیشنهاد میدم یه دایره بازخورد (Feedback) ایجاد کنید که تیم‌ها رو به اشتراک‌گذاری تجربیات و پیشنهادات برای بهبود دیزاین سیستم تشویق کنه. دیزاین سیستم در هر محصولی از جمله بخش هاییه که کاربر نهایی اون فقط کاربر محصول (خارج از شرکت) نیست و بخش عمده ای از کاربر‌ها همکار های شما هستن، از دیزاینر تیم های دیگه گرفته تا تیم توسعه و ... پس گرفتن بازخورد نباید فقط از کاربر های محصول باشه و شما باید از تمام افراد درگیر با دیزاین سیستم که عموما هم همکار های شما میشن، بازخورد بگیرید. به طور کلی سعی کنید بازخورد کاربر ها رو به طور فعال برای انجام تغییرات و ارتقا های مورد نیاز به کار بگیرید و از اونها استفاده لازم رو ببرید.

تطابق با فناوری - همیشه آپدیت باشید

چیزی که خیلی وقت ها در تیم های دیزاین فراموش میشه، اینه که تیم ها با این تفکر وارد مسیر میشن که پروسه طراحی دیزاین سیستم صرفا یک مسیره و زمانی که طراحی اون تموم شد، مسیر طراحی دیگه تموم شده و نیازی به کار دیگه ای نیست. اما طراحی دیزاین سیستم یک مسیر همیشه در حال توسعه اس، هر دیزاین سیستمی باید با تغییرات جدید فناوری و روندهای دیزاین سازگار باشه و در صورت آپدیت شدن این فناوری ها خودش رو با اون ها هماهنگ کنه. اما این آپدیت نگه داشتن چطور انجام میشه؟ میتونید با بررسی دوره ای مرتب، بروزرسانی اجزا (Component)، دستور عمل ها و حتی پایگاه کد، دیزاین سیستمتون رو به روز نگه دارید. اما هیچوقت رهاش نکنید.

دسترسی‌پذیری - بذار همه ازش استفاده کنن

اهمیت دسترسی‌پذیری تو دیزاین سیستم رو فراموش نکنید. این خیلی مهمه که همه افراد بتونن از دیزاین شما استفاده کنن. این استفاده باز هم فقط مربوط به کاربر محصولی (خارج از شرکت) نیست و شامل حال تمام افراد درگیر با دیزاین سیستم میشه، از دیزاینری که میخواد کامپوننت یا دایکومنت مدنظرش رو داخل لایبراری پیدا کنه تا توسعه دهنده ای که میخواد کامپوننت رو تبدیل به کد کنه، مسیر دیزاین سیستم باید برای تمام این افراد دسترس‌پذیر باشه و بتونن ازش استفاده کنن. یکی دیگه از مهم ترین مسئله ها اینه که مطمعن بشید که دیزاین سیستم با آخرین استانداردها و دستور عمل های دسترسی‌پذیری مطابقت داره و طبق اون ها طراحی شده تا در نهایت یک منبع ارزشمند برای ایجاد دیزاین های دسترس پذیر رو فراهم کنه. پس فراموش نکنید، بذارید همه ازش استفاده کنن. چه خودی ها، چه غیر خودی ها.

تشویق به همکاری - از کمک گرفتن نترسید

تیم های دیزاین از دیزاینر های متفاوت تشکیل شدن و اصلا یکی از دلایل طراحی دیزاین سیستم اینه که دیزاین های مختلف در تیم های متفاوت رو باهم دیگه همسو کنه. سعی کنید محیطی بسازید که تو اون همکاراتون تشویق به همکاری بشن. دیزاینر ها، توسعه‌دهنده‌ها و تمام افراد درگیر با دیزاین سیستم رو به طور فعال در چارچوب همکاری با دیزاین سیستم نگه دارید. مزایای همکاری ادامه دار مثل پیشرفت ارتباط ها و تحویل سریع تر پروژه ها رو برجسته کنید تا تمام افراد متوجه مثبت و تاثیر گذار بودن این همکاری بشن.

نمایش موفقیت‌ها - خروجی مهمه

همه‌ی آدم‌ها داستان‌های موفقیت رو دوست دارن، از نمایش موفقیت ها نترسید. سعی کنید در مورد نمونه های موفقی که داشتید بنویسید و اون هارو در سطح شرکت یا حتی خارج از شرکت منتشر کنید. داستان ها یا مورد‌‌های مطالعاتی (Case study) های موفقیت دیزاین سیستم تاثیر مثبتاین سوپر هیرو همیشه در صحنه رو تو پروژه های شرکت رو نشون میده. از هیچ چیز نترسید و خیلی مستقیم بنویسید که دیزاین سیستم چطور و چگونه به بهبود تجربه های کاربری، دوره‌های توسعه کوتاه‌تر و هماهنگی برند کمک کرده.

نگهداری - سخته ولی مفیده

فکر کنم تقریبا تو هر پستی که راجب دیزاین سیستم حرف زدیم من به این موضوع پرداختم که چقدر نگهداری کردن از دیزاین سیستم سخت و ضرروریه. بررسی‌های منظم از دیزاین سیستم رو یک برنامه روتین کنید تا هر جور مسئله ای، تناقض ها یا حتی زمینه های بهبود رو شناسایی و رفع کنید. شدیدا بهتون پیشنهاد میدم که این نگهداری رو بخش روتینی از فرهنگ سازمانی خودتون بکنید تا تو دراز مدت و حتی بعد از شما، محصولی که ساختید به نابودی کشیده نشه.

در نهایت وفاداری به دیزاین سیستم یه دستاورد یک شبه نیست که بگیم اگه این کار یا اون کار رو انجام بدیم تمومه و دیگه کل افراد و حتی دیدگاه (Vison) شرکت به دیزاین سیستم وفادار میشه بلکه این یه تعهد دراز مدته و نیاز به مراقبت شدید داره وگرنه حتی اگه سال ها روی یه دیزاین سیستم تلاش کرده و زمان گذاشته باشید ولی بعدش رهاش کنید، بهتون قول میدم حتی به سه ماه هم نمیرسه که چیزی از اون دیزاین سیستم باقی نمیمونه و عملا به سمت نابودی میره. با وقت گذاشتن و سرمایه‌گذاری تو مستندسازی (Documentation)، آموزش مداوم و ساخت یه فرهنگ همکاری درست، میتونید تا درصد بالایی از این مطمعن بشید که شرکت شما تو دراز مدت به دیزاین سیستم وفادار بمونه و در نهایت اون خروجی که باید رو از دیزاین سیستم بگیرید. از طرف دیگه، با همراه کردن دیزاین سیستم با فناوری‌های جدید، رویکرد های دیزاین و بررسی نیاز کاربر ها، میتونید از نهایت پتانسیل دیزاین سیستم از جمله رابط کاربری یکپارچه، تجربه کاربری بهبود یافته، حتی صرفه جویی تو زمان و ... بهره ببرید.