بهرام آقاجان پور
تغییر و تحول سازمانی
تحول سازمانی (Organizational Transformatio)به فرایندی گفته میشود که در آن، مدیران یک سازمان تصمیم میگیرند تا تغییراتی بزرگ را در نحوه عملکرد مجموعه ایجاد کنند. هدف از این تغییرات، ایجاد مزایای رقابتی جدید و تضمین آینده سازمان است.
امروزه ایجاد تغییر در سازمان یکی از اقدامات ضروری برای حفظ بقا و کارایی آن است؛ چرا که سرعت تغییرات در محیط خارجی سازمانها به شدت بالا است .گاهی اوقات این تغییرات، کوچک و گاهی اوقات تغییرات ضروری به شدت بزرگ و قابل لمس هستند. تحول سازمانی یکی از اصطلاحاتی است که در سالهای اخیر مطرح شده است و به زمانی گفته میشود که سازمان باید تغییراتی بزرگ و عمیق در خود ایجاد کند تا بتواند با سایر سازمانها به رقابت بپردازد. مدیران یک مجموعه، زمانی تصمیم به ایجاد این تحولات در سازمان میگیرند که:
• نرخ خروج کارکنان افزایش پیدا کرده باشد
• تعداد مشتریان کاهش پیدا کرده باشد
• سود مجموعه کاهش پیدا کرده باشد
در چنین شرایطی رهبران یک مجموعه تصمیم به ایجاد تغییراتی میگیرند که سازمان را از شرایط فعلی خارج و به سمت آیندهای بهتر هدایت کند. طی این تحولات، تمام ابعاد سازمانی مانند فعالیتهای کارکنان، فناوریهای به کار گرفته شده در سازمان و… با اهداف جدید سازمان همراستا می شوند. لازم به ذکر است که مهمترین گام در ایجاد این تحولات، انتخاب تغییراتی است که باید در سازمان اعمال شوند. مشکل از جایی شروع می شود که مدیران یک مجموعه میدانند که باید تغییرات بزرگی را در سازمانی ایجاد کنند اما نمیدانند که این تغییرات، دقیقاً چه هستند.
اغلب سازمانها پس از آنکه یک رشد موقتی را تجربه میکنند با بیماری بنام تنبلی و رخوت روبرو میشوند . لذا برای خروج از حالت رخوت و جمود نیازمند مدیرانی هستند که بتوانند ابتکار عمل را بدست گیرند . اما این به تنهائی کافی نیست بلکه در کنار مدیر مبتکر نیاز به نیروی انسانی دارد که اولاً نسبت به کار و اعمال تغییر در آن متعهد باشد و ثانیاً در اجرای دقیق فرامین تغییر ثابت قدم و دارای پشتکار باشد . در سازمانهای قدیمی خون برای نمردن در جریان بود ولی در سازمانهای پویای آینده خون به نحو دیگری در جریان است چرا که قلب فعالتری نیز در طپش است در اینجا هر چیزی به سمت جنبش ، عمل و نتایج شگفت آور هدفگزاری شده آنچه که در کشور آلمان بدان اصالت وظیفه ، در فرانسه بدان تعهد اصیل و در ژاپن به آن پشتکار عظیم گویند . برای ایجاد تغییر در سازمانها بایستی فرهنگ را برای پذیرش این مؤلفه ها متحول ساخت که مدیر واجد ویژگیهای( خود مدیریتی و خودکنترلی گردد ) و کارکنان واجد ویژگیهای خود انگیزشی ، خود مسئولیتی و رشد شخصی گردند.
تفاوت تحول سازمانی با تغییرات سازمانی چیست؟
بسیاری از افراد تصور میکنند که دو اصطلاح تحول سازمانی و تغییرات سازمانی یکسان هستند، در صورتی که اینطور نیست. تغییر سازمانی به شرایطی گفته میشود که یک یا چند تغییر جزئی در سازمان ایجاد میشود. تغییرات ایجاد شده در این حالت، شرایط زیر را دارند:
• قابل اندازه گیری هستند .
• از قبل برنامه ریزی شده اند.
• واضح و مشخص هستند.
• در یکی از بخشها یا فرایندهای سازمان اعمال میشوند.
به عنوان مثال، زمانی که یک شرکت حسابداری تصمیم میگیرد به جای نرم افزار فعلی خود از یک نرم افزار حسابرسی جدیدتر استفاده کند؛ در این شرایط سازمان دچار تغییرات شده است.
این در حالی است که وسعت تغییرات در تحول سازمانی بسیار بیشتر است. در این حالت، تغییرات مورد نظر روی تمام فعالیتها و فرایندهای سازمان اعمال میشوند و باعث ایجاد تحولات بزرگی در کل سازمان میشوند. به عنوان مثال، زمانی که یک مجموعه تصمیم میگیرد آموزشهای ویژهای به کارکنان خود بدهد تا عملکرد و کارایی آنها افزایش پیدا کند؛ یا زمانی که مدیران سازمان تصمیم به بزرگتر کردن سازمان و استخدام تعداد زیادی نیروی جدید میگیرند، سازمان دچار تحول شده است .تحولات شرکتی به قدری وسیع است که حتی میتواند باعث تغییر در مدل کسب و کار سازمان شود.
لازم به ذکر است که یک شرکت میتواند در ایجاد تغییرات موفق عمل کند اما در زمان ایجاد تحولات سازمانی با شکست مواجه شود؛ چرا که تغییرات، تنها بخش کوچکی از تحولات سازمانی محسوب میشوند.
مزایای تحول سازمانی
ایجاد تحولات بزرگ در سازمانها مزایای زیادی مانند افزایش طول عمر سازمان و ایجاد ثبات در سازمان را به همراه دارد. در ادامه برخی از مهمترین مزایای آن را برای شما شرح میدهیم.
–افزایش کارایی
بهینه نبودن فرایندهای سازمان باعث کاهش کارایی و عملکرد آن میشود. یکی از دلایل اصلی اعمال تحولات بزرگ در شرکتها، افزایش عملکرد و کارایی کارکنان و در نتیجه تمام مجموعه است. در صورتی که فرایند ایجاد تحولات در مجموعه به درستی انجام شود، میزان بهره وری سازمان تا حد زیادی افزایش پیدا میکند.
–بهبود و ارتقای فرهنگ سازمانی
بهود و ارتقا فرهنگ و ارزشهای سازمانی یکی از مهمترین دلایل مدیران برای ایجاد تحول در شرکتها است. ایجاد تغییرات بزرگ در فرهنگ سازمانی میتواند باعث حل معضلاتی مانند خروج کارکنان از سازمان و کاهش بهرهوری کارکنان باشد. همچنین میتواند میزان مشارکت افراد با سازمان را افزایش دهد.
–افزایش تأثیر سازمان بر بازار
سازمانی میتواند در بازار موفق عمل کند و خود را به خوبی به مشتریان بالفعل و بالقوه بشناساند که تأثیر قابل ملاحضه ای بر بازار داشته باشد. یکی از مزایای تحولات سازمانی، توسعه مهارت کارکنان است که به افزایش اثرگذاری مجموعه در بازار منجر میشود.
–ایجاد مزیت رقابتی
داشتن مزیت رقابتی یکی از پیشنیازهای اساسی برای باقی ماندن در دنیای رقابت است. هدف بسیاری از مدیران سازمان از ایجاد تحولات در مجموعه خود، دستیابی به مزایای رقابتی جدید است.
تفاوت تحول سازمانی با تغییر سازمانی
گاهی اوقات تحول سازمانی با تغییر سازمانی به اشتباه مترادف دانسته میشود. باید بگوییم که این دو اصطلاح تفاوتهایی اساسی با یکدیگر دارند، هرچند که در ظاهر شبیه هم هستند. تغییر سازمانی به اعمال چند تغییر محدود، تعریفشده و قابل اندازهگیری در یک فرایند، فعالیت یا روند سازمانی گفته میشود که به منظور خاصی انجام میپذیرد. اما تحول سازمانی مفهوم فراگیری است که با هدف ایجاد تحول در کلیت سازمان اجرا میشود.
اگر میخواهید تعریفی دقیق و کوتاه از مفهوم تحول سازمانی در زمینه کسب وکار داشته باشید، این تعریف میتواند یاری رسان باشد: «یک روش استراتژیک برای رساندن سازمان از وضعیت کنونی به وضعیت مطلوبی که میخواهد در آینده داشته باشد». در بسیاری از موارد، این تغییر و تحولات برای حل یک مشکل یا تغییری بنیادی در سازمان مورد نیاز است. ایجاد تحول در سازمان باید با اهداف کلی کسبوکار هماهنگ باشد و میتواند برای دستیابی به اهداف گوناگونی مورد استفاده قرار گیرد.
در واقع، تحول سازمانی عبارت است از استفاده از یک استراتژی تجاری برای مدیریت تغییر که اغلب با تکیه بر معیارهای تعریفشده اندازه گیری میشوند تا یک نقشه راه برای استراتژی تبدیل سازمان ایجاد گردد. در واقع، تکنولوژی به سرعت تغییر میکند و شرایط تجاری متغیر موجب شده است تا سازمانها در عملکردها و روشها و استراتژیهای مورد استفاده خود بازنگری کنند.
هدف از تحول سازمانی چیست؟
گاهی اوقات چالشهای تحول سازمانی به اندازهای دشوار است که مواجهه با آن را به تصمیمی بسیار دشوار تبدیل میکند، اما این مواجهه در برخی برهههای زمانی غیرقابل اجتناب خواهد بود. اگر تغییرات شرایط بازار به اندازه ای مهم باشند که نیاز به تغییر استراتژی احساس شود، باید تحولات متناسب را در سازمان خود ایجاد کنید تا از تغییرات عقب نمانید.
برای ارائه محصول و خدمات باید تعیین کنید که ساختار واحدهای سازمان چگونه باشد، تصمیمات واحدها چگونه گرفته شوند، اطلاعات چگونه به اشتراک گذاشته شوند و ایدهها چگونه مطرح گردند. در مجموع، کسبوکارها دو هدف اصلی را از تحول سازمانی تعقیب میکنند:
.1ایجاد هماهنگی در بین سازمان و نیازهای بازار و محیط
.2تغییر رفتار پرسنل در راستای سازگاری با شرایط جدید
انواع تحول سازمانی کدامند؟
ایجاد تحول در سازمان در همه سطوح انجام میشود و مدیریت ارشد به فرهنگ سازمان خود برای تحولات هدفمند توجه ویژه دارد. پس این تغییر و تحولات میتواند ابعاد مختلفی داشته باشد، برای مثال:
• ایجاد تحول در فرایندها و گردشهای کاری سازمان
یکی از حوزههای متحولسازی سازمان، ایجاد بهبود در فرایندهای سازمانی موجود است. آشکار است که فرایندهای بهتر موجب افزایش کارایی، بهرهوری و عملکرد کلی یک کسبوکار میشوند .باید به این نکته اشاره کنیم که این نوع تحول سازمانی با هدف تبدیل فرایندها به روالهای چابک، قابل تطبیق و مؤثر انجام میشوند.
• ایجاد تحول در فرهنگ سازمانی
فرهنگ و ارزشهای سازمانی نه تنها دارای ارزش ویژهای برای هر کسبوکاری هستند، بلکه یکی از روشهای مهم ایجاد تحول در سازمان نیز به حساب میآیند. اجرای این نوع تحول از روشهای مختلفی از قبیل دریافت بازخورد کارکنان، ارائه مزایای کاری، دریافت بازخورد مشتریان، ایجاد ساختار سازمانی متناسب و غیره امکانپذیر است.
• ایجاد تحول در تکنولوژی سازمانی
تجهیز سازمانها به تکنولوژیهای نوین، که سراسر مجموعه را یکپارچه میسازند، علاوه بر تقویت روحیه نوآوری و افزایش مهارتهای فنی پرسنل، روشی دیگر برای اجرای تحول سازمانی است. این نوع تحول نقش قابل توجهی در تقویت هر کسبوکاری خواهد داشت.
فواید و مزایای تحول سازمانی
هر شرکتی از چرخههای رشد و تغییر مختلفی عبور میکند و این چرخهها فرصت خوبی را برای تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان و تهیه یک برنامه استراتژیک برای آینده آن در اختیار مدیریت قرار میدهند. در واقع، تحول سازمانی به چند دلیل برای هر کسبوکاری بسیار حیاتی است، چون به صورت مستقیم بر نتایج تجاری تأثیر میگذارد و ارتباط تنگاتنگی با موفقیت سازمان دارد.
انواع تحول سازمانی کدامند؟
ایجاد تحول در سازمان در همه سطوح انجام میشود و مدیریت ارشد به فرهنگ سازمان خود برای تحولات هدفمند توجه ویژه دارد. پس این تغییر و تحولات میتواند ابعاد مختلفی داشته باشد، برای مثال:
• ایجاد تحول در فرایندها و گردشهای کاری سازمان
یکی از حوزههای متحولسازی سازمان، ایجاد بهبود در فرایندهای سازمانی موجود است. آشکار است که فرایندهای بهتر موجب افزایش کارایی، بهرهوری و عملکرد کلی یک کسبوکار میشوند .باید به این نکته اشاره کنیم که این نوع تحول سازمانی با هدف تبدیل فرایندها به روالهای چابک، قابل تطبیق و مؤثر انجام میشوند.
• ایجاد تحول در فرهنگ سازمانی
فرهنگ و ارزشهای سازمانی نه تنها دارای ارزش ویژهای برای هر کسبوکاری هستند، بلکه یکی از روشهای مهم ایجاد تحول در سازمان نیز به حساب میآیند. اجرای این نوع تحول از روشهای مختلفی از قبیل دریافت بازخورد کارکنان، ارائه مزایای کاری، دریافت بازخورد مشتریان، ایجاد ساختار سازمانی متناسب و غیره امکانپذیر است.
• ایجاد تحول در تکنولوژی سازمانی
تجهیز سازمانها به تکنولوژیهای نوین، که سراسر مجموعه را یکپارچه میسازند، علاوه بر تقویت روحیه نوآوری و افزایش مهارتهای فنی پرسنل، روشی دیگر برای اجرای تحول سازمانی است. این نوع تحول نقش قابل توجهی در تقویت هر کسبوکاری خواهد داشت.
فواید و مزایای تحول سازمانی
هر شرکتی از چرخههای رشد و تغییر مختلفی عبور میکند و این چرخهها فرصت خوبی را برای تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان و تهیه یک برنامه استراتژیک برای آینده آن در اختیار مدیریت قرار میدهند. در واقع، تحول
سازمانی به چند دلیل برای هر کسبوکاری بسیار حیاتی است، چون به صورت مستقیم بر نتایج تجاری تأثیر میگذارد و ارتباط تنگاتنگی با موفقیت سازمان دارد. در مجموع، ایجاد تحول در سازمان چند حوزه کلیدی را تحت تأثیر قرار میدهد .
سخن پایانی
تحول سازمانی یکی از اقدامات ضروری برای سازمانهایی است که قصد دارند طول عمر و بهرهوری خود را افزایش دهند و با موفقت بیشتری در بازار ظاهر شوند. هر سازمان از زمان تأسیس خود، در چرخه رشد قرار میگیرد و از مراحلی مانند رشد یا افول گذر میکند. یکی از روشهای گذر از مرحله افول، ایجاد تحول سازمانی است. با این کار، بهره وری سازمان افزایش پیدا میکند، به مزایای رقابتی جدید دست مییابد و میتواند مجدداً به دوره اوج خود بازگردد.
به همین دلیل، مدیران و رهبران سازمانی تصمیم میگیرند تا فرایند تحول سازمانی را در شرکتهای خود آغاز کنند. درست است که در ابتدا با مشکلاتی مانند مقاومت کارکنان در برابر این تغییرات مواجه میشوند اما در پایان میتوانند باعث افزایش انگیزه و عملکرد همین کارکنان شوند. البته این اتفاق در صورتی رخ میدهد که تمام مراحل تحولات به درستی و با موفقیت انجام شده باشد
