نظم و انظباط سازمانی
بهرام آقاجان پور
مدیر کنترل و تضمین کیفیت شرکت سپهرالکتریک
انضباط سازمانی
مهارت در ایجاد یک فضای سالم انضباطی از مهمترین ویژگی های مسئولان آن سازمان است. وجود انضباط برای فعالیت تمامی گروههای سازمانی امری ضروری است. اعضای هر گروه باید میل و خواسته های شخصی خود را کنترل کنند و برای نفع همگانی، همکاری کنند. به عبارتی دیگر آنها باید خودشان را به نحوی منطقی با کدهای رفتاری تدوین شده توسط مدیریت سازمان تطبیق دهند و از این طریق با اهداف سازمانی، سازگاری یابند. اگر اعضای یک سازمان، شرکت، اتحادیه و یا یک ملت توسط برخی از قوانین و مقررات حاکم بر آن اجتماع پذیرفته نشوند، آن سازمان با تهدید و نابودی روبرو خواهد بود و بروز هرج و مرج قطعی خواهد شد. کلید برقراری نظم در سازمان پایبندی به روندی ثابت و مداومت در نظم و انظباط است.
تعریف انضباط
انضباط درفرهنگ لغات مترادف با مفهوم هایی نظیر تربیت،کنترل، نظم و نظارت، حس فرمانبرداری، خوی اطاعت و نظیر آنها آورده شده است.
اعمال تربیتی که باعث ایجاد نظم در کار و حس انجام وظیفه طبق موازین تعیین شده، در افراد می شود و تخطی از آنها کارکنان را با نوعی تنبیه روبرو می سازد.
انضباط به معنی صحیح یعنی اینکه فرد شخصاً اعمال و رفتار خود را تحت نظم و قاعده درآورد، خویشتن را کنترل و هدایت کند و با توجه به آثار و نتایج اعمال خویش اقدام کند.
اهداف انضباط
بالا بردن کیفیت کار کارکنان
رویکردهای انضباطی
این مفهوم به نام کنترل انضباطی پیش از رشد چشمگیر اتحادیه ها در اواخر دهه ۱۹۳۰جهت موازنه و تعدیل کارگران روزمزد متداول شده بود. استفاده از جریمه یا ترس از جریمه برای واداشتن افراد به اطاعت وسرسپردگی به قوانین است. در این حالت اغلب زور و فشار به کار گرفته می شود. رویکرد منفی اصولا چوبدستی رهبری است.
رویکرد مثبت
انضباط مثبت تحت عنوان انضباط ساختاری یا تعبیری نیز بیان شده است که به نوعی از رهبری تاکید دارد که پیوسته افراد را به سوی قوانین و مقررات لازم سازمانی سوق و آن را کسترش می دهد. پیروی آنان به این خاطر است که به رفتار ها باور و عقیده دارند و آنها را درک کرده اند و از این رفتارها حمایت می کنند.
انضباط مثبت در حقیقت شامل آفرینش یک نگرش و فضای سازمانی در بین کارکنان برای سوق دادن آنها به تطبیق و سازگاری با قوانین و مقررات است.انضباط مثبت زمانی حاصل می شود که مدیریت به دنبال اصول انگیزشی مثبت و سازمان، کارآمد است.
شرط لازم در انضباط مثبت ایجاد یک ارتباط روشن بین شغل و قوانین و مقررات آن با شاغل است
راهکارهای موثر در ایجاد نظم سازمانی
زمان بین وقوع بی نظمی و برقراری نظم توسط سرپرستان باید کوتاه باشد. برای اینکه فرایند استقرار نظم بتواند به صورتی موثر اداره شود باید تا آنجا که ممکن است در کمترین زمان ممکن بی نظمی مدیریت شود و به سمت استقرار نظم هدایت شود ولی نباید احساسی و نامعقول تصمیم گیری شود و در این میان سعی کنید تا جایی که ممکن است موجبات رنجش پرسنل را فراهم نکنید آنها خواهند فهمید که این یک تصمیم شخصی نیست بلکه نیاز سازمان است
قبل از هر گونه اقدام تنبیهی در زمینه برقراری نظم باید درباره آن هشدار داده شود. فقط توجه به بی قانونی کارکنان برای برقراری نظم کافی نیست بلکه باید به او هشدار داده شود و باید این روند به صورت یک فرهنگ سازمانی در آید تا در صورت بروز بی نظمی و بی قانونی در محل کار به فرد متخلف گوشزد شود که عملکرد خود را تصحیح کند. کوتاهی در هشدار دادن به یک کارمند متخلف منجر به تکرار آن تخلف می شود و مقدمات شکست فرایند استقرار نظم سازمانی را فراهم می کند
کلید برقراری نظم در سازمان پایبندی به روندی ثابت و مداومت در نظم و انظباط است. بی ثباتی سبب ضعف فرهنگ نظم و انضباط می شود، احترام پرسنل را نسبت به سرپرست خود کاهش می دهد و سبب هرج و مرج می شود. مداومت و ثبات در حفظ نظم به این معنا نیست که سوابق خوب گذشته، کارهای ارزشمند پرسنل، سالهای طولانی خدمت رسانی صادقانه و دیگر فاکتورهای تخفیف مجازات را نادیده بگیرد. اگر چه هر کارمندی باید بداند که در صورت تخلف مانند دیگران مورد بازخواست قرار خواهد گرفت
سرپرستان هنگام برخورد با افراد بی نظم باید به گونه ای عمل کنند که بی طرفی خود را نشان دهند. و همچنین کارمندان باید بدانند که برخوردی که با آنها می شود نتیجه رفتار خود آنهاست و ناشی از کینه های شخصی یا ارتباط آنها با سرپرست نیست. سرپرست نباید کار را به مشاجره بکشاند بلکه به گونه ای شفاف و همراه با آرامش با کسی که تخطی کرده است برخورد کند. مدیریت نظم باید بدون برخورد های خشونت آمیز و سرزنش همراه باشد و نباید از کارکنان خود انتظار پوزش داشته باشید و پس از اینکه رک و پوست کنده فرد متخلف را توجیه کردید با رفتاری دوستانه او را بدرقه ای کنید بدون اینکه خاطره ای منفی از نظم در ذهن او باقی بگذارید
معمولاً سرپرستان باید در خفا و به صورت خصوصی با متخلف برخورد کنند. فقط در مواردی که نافرمانی فاحش یا قانون شکنی زشت و زننده ای انجام می شود که تاثیر منفی بر دیگران دارد می توانید در حضور دیگران او را سرزنش کنید در این مواقع با برخورد در برابر جمع می توانید دوباره کنترل را بدست بگیرید. حتی در چنین موقعیتی باید هدف سرپرست این باشد که کنترل اوضاع را در دست بگیرد نه اینکه مشکلات شخصی و عصبانیت خود را کنترل کند
سرپرست باید درباره نتایج بی نظمی در محیط کار به افراد تحت نظر خود توضیح دهد به خصوص در مواردی که این اعمال توسط آنها تکرار شود و گاه لازم است به آنها توصیه هایی داده شود تا خود را اصلاح کنند. سرپرست باید تا جاییکه ممکن است از روش های تنبیهی مانند معلق یا اخراج کردن کارکنان خودداری کند. معمولاً این روش های تنبیهی توسط مدیران رده بالا انجام می شود. هر چند گاه پیش می آید که هشدار ها و روش های تنبیهی که توسط سرپرست اعمال می شود پاسخگو نیست و فرد به هیچ وجه حاضر به همکاری نیست و اینجاست که باید تعلیق یا اخراج از طرف سرپرست به مدیران بالا دست توصیه شود
همچنین این اعمال باید به صورت سند و مدرک ثبت و بایگانی شوند باید از رفتار های متخلفانه آنها جزییاتی داشته باشید البته لازم نیست همه چیز را بنویسید در حدی که بدانید این تخلف چه زمانی توسط چه کسی و چگونه انجام شده است و برخورد شما با آن چه بوده است و اینکه چرا چنین تصمیمی گرفته اید. همچنین این نوشته ها باید شفاف باشد به گونه ای که اگر مدیر دیگری در سطح شما آنرا دید متوجه شود و دچار سوتفاهم درباره این کارمند یا کارمندان نشود. آنگاه باید این مدارک را در اختیار دیگران هم قرار دهید. همچنین تخلفاتی را ثبت کنید که مشکل ساز هستند لازم نیست هر خطای جزیی را ثبت کنید و برای پرسنل خود انبوهی از مدارک بسازید. اطلاعات شما در این مدارک باید دقیق و درست باشد. همچنین جنبه های مثبت کاری آنها را هم باید در مدارک خود ذکر کنید هر کارمند در پرونده خود موارد مثبت و منفی دارد که هر از چند گاهی باید از آن اطلاع یابد می توانید آنرا به صورت کتبی یا شفاهی به اطلاع آنها برسانید. از تاثیر کلام غافل نشوید گاه با یک صحبت دوستانه می توانید از بروز بسیاری مشکلات جلوگیری کنید
اقدامات انضباطی باید بیشتر جنبه ارشادی داشته باشند تا جزایی(مجازات هدف نیست-اصلاح رفتار هدف است)
انواع نظم و انضباط در سازمان
دستورالعمل های لازم برای مدیریت نظم و انضباط در سازمان:
ایجاد خط مشی یکی از دستورالعمل های لازم برای مدیریت نظم و انضباط می باشد.
اولین مرحله برای برقراری نظم و انضباط، اخطار کلامی است. مدیران با مشاهده رفتار اشتباه از سمت کارمندان، به آنها هشدار می دهند. عموما بهترین روش این است که مدیر، کارمند را در خلوت صدا بزند و از او به خاطر کارهایی که انجام داده است، توضیح بخواهد.
در صورتی که اخطار کلامی کارگر نیفتاد، مرحله دوم یعنی ارسال اخطار کتبی رسمی اجرا می گردد. مدیران برای گزارش اتفاقاتی که افتاده و اقداماتی که در جهت اصلاح آن صورت می پذیرد، باید فرم مخصوصی را آماده نماید. سپس آن را به کارمند خاطی ارائه دهد. کارمند پس از مطالعه کامل فرم آن را امضا می کند و به این صورت اعلام می دارد که فرم و جزئیات داخل آن را دریافت نموده است.
یکی از مراحل اجرای نظم و انضباط در سازمان، اخطار کتبی به کارمندان است.
مرحله بعدی جلسه انضباطی رسمی است. در این مرحله برای رفع مشکل جلسه ای تشکیل می گردد. مدیران، نماینده منابع انسانی و کارمند خاطی در این جلسه حضور پیدا می کنند. طبق بررسی هایی که در این جلسه صورت می گیرد، تصمیمی در مورد اقداماتی که در برابر کارمند باید صورت پذیرد، گرفته می شود.
تعلیق از جمله مجازات یا تنبیه هایی است که برای کارمند خاطی در نظر گرفته شده است. طبق آن کارمند یا یک سری از امتیازات خود را از دست می دهد، یا تنزل درجه پیدا می کند.
مرحله و راهکار آخر اخراج است. اگر کارمندی به تخلفات خود ادامه دهد، بعد از بررسی کامل مشکلات مربوط به او و تایید آن به وسیله نماینده منابع انسانی، حکم اخراج آن فرد صادر می گردد.
فهرست منابع
1– دولان،شیمون ال و شولر،رندال اس، مدیریت امور کارکنان ومنابع انسانی، ترجمه محمد علی طوسی ومحمد صائبی،(1390).انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی.
2 – میر سپاسی،ناصر،(1394). مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار “با نگرشی به روند جهانی سازی”.انتشارات کتابسرا
