چگونه یک تیم خوب برای کشف فرایندهای سازمان تشکیل دهیم؟

کشف فرایندهای یک سازمان کار گسترده‌ای است که نیازمند همکاری همه افراد یک سازمان است. اما قطعا یک تیم مسئولیت اصلی این کار را برعهده می‌گیرد. ما در این مقاله قصد داریم در خصوص ویژگی یک تیم ایده‌آل برای کشف و مدل‌سازی فرایندهای یک سازمان گفتگو کنیم.

اعضای تیم در مرحله کشف فرایند

در مرحله کشف فرایند تیم شامل کارشناس حوزه و تحلیلگر فرایند است.

کارشناس حوزه کسی است که اطلاعات بالایی نسبت به فرایند و اتفاقات درون آن دارد و تحلیلگر فرایند کسی است که دانش فرایندی بالایی دارد و به زبان BPMN مسلط است. به طور مثال اگر فرایندهای ثبت احوال را بخواهید مدل‌سازی کنید. کارشناس یا مسئول واحد ولادت یا سرشماری نقش کارشناس حوزه را برعهده داشته و می‌تواند با ارائه اطلاعات دقیق به تحلیلگر فرایند او را نسبت به جزییات فرایند مطلع کند. تحلیلگر نیز می‌تواند با تسلط محتوایی بالایی که روی زبان BPMN دارد به راحتی فرایندها را مدل کند.

همچنین بهتر است که تحلیلگر فرایند از لحاظ شخصیتی فردی برون‌گرا باشد تا بتواند با برقرار کردن ارتباط موثر با افراد مختلف بهترین شناخت را برای مدل سازی فرایند، کسب کند.

مشکلات رایج درون تیمی

تیم فرایند مانند همه تیم‌های یک سازمان با برخی مشکلات دست و پنجه نرم می‌کند. اما به دلیل این که تیم فرایند یک تیم کاملا میان رشته ای است و ایجاد یک زبان مشترک در چنین تیمی بسیار دشوار است احتمال بروز چالش در این تیم بالاتر از سایر تیم‌های سازمان است.

سه چالش اصلی تیم فرایند:

عدم داشتن نگاه جامع به فرایند در سطح کارشناسان حوزه: معمولا کارشناسان یک حوزه فقط نسبت به حوزه فرایندی خود دانش داشته و اطلاعات دقیق نسبت به مسائل سایر بخش‌های سازمان ندارند که این موضوع موجب می‌شود که تحلیلگران را در ارتباط واحد خود با سایر بخش‌ها به اشتباه بیاندازند.

عدم آشنایی کارشناسان حوزه به زبان مدل‌سازی فرایند: به دلیل ناآشنایی کارشناسان حوزه با زبان BPMN و مدل‌سازی، توضیحات آن‌ها نیاز به ترجمه توسط تحلیلگر فرایند دارد.

فرایندهای تکه تکه شده و ارتباط برقرار کردن میان حوزه‌های تخصصی مختلف: هر کارشناس حوزه فقط از فرایند خود مطلع است و اطلاعی از تخصص سایر واحدها و بخش‌ها ندارد.

جمع بندی

کشف فرایند مستلزم تشکیل یک تیم خوب است و یک تیم خوب باید از تعدادی کارشناس خبره و آگاه نسبت به فرایند و تعدادی تحلیلگر خبره و آگاه به مدل‌سازی تشکیل شود. این تیم در صورتی که بتواند با داشتن ویژگی شخصیتی برون‌گرا ارتباط موثر و خوبی با افراد سازمان برقرار کند و شناخت خوبی را از فرایندها کسب کند می‌تواند بر چالش‌ها غلبه کرده و به سمت رسیدن به یک مدل ایده‌آل حرکت کند.

منبع: کتاب اصول و مبانی فرایند (Fundamentals of Business Process Management) (ترجمه و تألیف محمد رمضانی، نرگس رهبری)