چرا باید فرایندهای یک سازمان را کشف کنیم؟ دلایل مختلفی برای شناخت فرایندهای یک سازمان وجود دارد که مهم‌ترین آن‌ها می‌تواند تصمیم‌گیری بهتر مدیران یا سیستمی کردن فرایندها باشد. ما در این مقاله قصد نداریم در خصوص دلایل کشف فرایندهای سازمان صحبت کنیم. مخاطبین این مقاله افرادی هستند که به اهمیت کشف فرایندهای یک سازمان پی برده و دوست دارند با روش‌های انجام این کار آشنا شوند.
اولین روش و معمول‌ترین روش کشف فرایندهای یک سازمان مشاهده اسناد سازمان است. در این روش شما اسناد مختلف یک سازمان را بررسی می‌کنید. این اسناد احتمالا مربوط به فرایندهایی است که در گذشته احصاء شده، ساختار سازمان، شرح شغل واحدها و افراد سازمان، چرخه تولید محصول و... را شامل می‌شود.
نقاط قوت این روش:
نقاط ضعف این روش:
در این روش ابتدا تحلیلگر خودش در کنار فرایند نشسته یا به صورت یک عضو منفعل (غیراثرگذار) وارد فرایند می‌شود و با مشاهده دقیق اتفاقات تلاش می‌کند فرایندها را کشف کرده و به بهبود بهتر فرایند کمک کند. نقطه قوت این روش ارزیابی صحت اسناد و همچنین کشف و درک نزدیک‌تر نسبت به فرایند است.
در این روش با کمک اطلاعات ثبت شده در طول فرایند (لاگ‌ها) تلاش می‌شود با کمک برخی تکنیک‌های مدل‌سازی، فرایند را مدل کرد. داده‌های ثبت شده باید دارای این سه ویژگی باشد:
در این روش مصاحبه با کارشناسان حوزه صورت می‌گیرد. کارشناسان حوزه افرادی هستند که نسبت به یک بخش از فرایند یا یک وظیفه مشخص دانش بالایی داشته و می‌توانند به ما در کشف سریع فرایند کمک دهند.
برای مطالعه بیشتر نکاتی که در انتخاب تحلیلگر و کارشناس حوزه باید توجه کنید می‌توانید به مقاله زیر مراجعه کنید:
در هنگام مصاحبه شما باید گاهی با نگاه بالا به پایین و گاهی پایین به بالا به فرایند، تلاش کنید با پرسیدن سوال خوب از کارشناس حوزه، با تمام زوایای فرایند آشنا شوید.
در یک جلسه که با حضور تحلیلگر فرایند یا یک تسهیل‌گر انجام می‌شود افراد مختلفی که در فرایند دخالت دارند در خصوص اتفاقی که در فرایند می‌افتد گفتگو می‌کنند و هر یک از زاویه نگاه خود یا تخصص خود اقدام به بیان اتفاقی که در فرایند می‌افتد می‌کنند.
در این روش باید به فرهنگ سازمانی شرکت توجه داشت زیرا در برخی از محیط‌ها که فرهنگ سازمانی سلسه مراتبی شدید است ممکن است برخی از افراد جرئت بیان نظر واقعی خود در خصوص اتفاقات فرایند را نداشته باشند.
هر یک از روش‌ها نقاط قوت و ضعفی دارند که اگر در جای خود از آن‌ها استفاده شود می‌توانند نقاط ضعف یکدیگر را بپوشانند. اما اگر بخواهیم این نقاط ضعف و قوت را در سه بعد بی‌طرافانه بودن، پراطلاعات بودن و زمان‌بر بودن دسته‌بندی کنیم به جدول زیر می‌رسیم.
یک توصیه مهم: تلاش کنید ابتدا برای کشف فرایند از روش‌هایی استفاده کنید که زمان کمتری برای رسیدن به خروجی می‌برد مانند دیدن اسناد و مصاحبه و در آخر هم برگزاری کارگاه.
