شاید این جمله رو شنیده باشید که میگن : ای کاش یک شبانه روز بیشتر از ۲۴ ساعت بود.
در واقع چه اتفاقی رخ میده که ۲۴ ساعت هم برای رسیدن به هدف اون روز کافی نیست؟
البته شرایط خاص هم وجود داره که واقعا نمیشه در یک روز به همه کارهایی که به ما گفته شده برسیم ولی در حالت کلی اگر بتوانیم مدیریت درستی از زمان های کوچک که معمولا هدر میرن و زیاد جدی گرفته نمیشن داشته باشیم میتونیم حداقل قدم کوچکی برای رسیدن به منظم بودن برداشته باشیم.
فرض رو بر این بگیریم که ۸ ساعت زمان برای کار باشه و ۸ ساعت هم برای خواب نیاز هست
در این صورت ۸ ساعت دیگه موجود داریم؛ این ۸ ساعت سوم میشه برنامه های زیادی براش داشت
ولی بیایم تمرکز بزاریم روی ۱۶ ساعت اول جایی که به صورت پیش فرض اکثرا هممون برای ۲ تا کار برنامه ریزی شده. ۱- کار ۲- خواب
۸ ساعت زمانی هست برای کار در نظر گرفته شده که تصور همه ما اینکه ۸ ساعت بکوب باید کار کنیم
اما واقعا اینجوری هست؟ یعنی هیچ خرده زمانی وجود نداره که هدر بره؟
(البته داخل پرانتز بگم هستن شغل هایی که واقعا ۸ ساعت به صورت مداوم پای کار هستند.)
مطمئنا زمان هایی داریم این وسط که متوجه نمیشیم و از دست میره. دقیقا این زمانی هست که ما میتونیم استفاده کنیم برای اینکه زمان کم نیاریم.
اما الزاما منظور من نیست که تو همین خرده زمان ها نیز کار کنیم بلکه میتونیم گریزی به هدفی دیگه داشته باشیم. اگه بخوام بیشتر توضیح بدم بهتر هست با یک مثال بگم
فرض کنیم شروع بکار کردیم و چند تسک یا کاری که به ما سپرده شده و ما شروع به انجام تسک اول میکنیم بهتره برای نتیجه رسیدن به نتیجه مطلوب از تسکی شروع کنیم که احتیاج به زمان و البته تمرکز بیشتری داره چون همیشه برای شروع ذهن خلوت تری داریم.
پیش بینی میکنیم تسک اول ۲ ساعت, تسک دوم ۱.۵ ساعت و تسک سوم ۱ ساعت طول بکشه در مجموع ۴.۵ ساعت پیش بینی میکنیم کار یا انجام تسک طول بکشه.خب بیایم با این متد جلو بریم:
۱-بین هر تسک ۱۵ دقیقه استراحت کنیم. ۲-سعی کنیم اول پیش زمینه ای از تسک مورد نظر داشته باشیم؛ قسمت هایی که احتیاج به تمرکز و دقت داره شناسایی کنیم. ۳-روی زمان های رند سخت گیری نداشته باشیم یعنی مقید نکنیم که حتما ساعت ۹ شروع کنم یا تا راس ساعت ۱۱ کار کنم.
۴-سعی کنیم هنگام کار از گوشی همراه دوری کنیم چون بزرگترین تهدید برای حواس پرتی ما همین گوشی همراه هست.
خب تا اینجا مقدمات و کلیات گفته شده پس بیایم سعی کنیم بیشتر روی جزئیات ریز بشیم. تو مورد ۱ گفتیم حتما بین تسک ها استراحت داشته باشیم خب ما میتونیم تو همین زمان استراحت قدمی هرچند کوچیک ولی موثر برداریم. اما چیکار کنیم؟
یک راهکاری که خودم انجام دادم و نتیجه گرفتم این بود سعی کنین تو زمان استراحت هم سراغ گوشی و شبکه های اجتماعی نرید و ذهن خودتون به اخبار بی ارزش نسپرید.میتونید آهنگی که سبب آرامش میشه گوش بدید اگر در دور کار نیستید با همکار ها یه گپ کوچیک بزنید ولی در مورد کار صحبت نکنید؛ بزارید کار تو زمان خودش جلو ببریم. اما اگه دور کار هستید و از خونه کار میکنید همین صحبت کوچیک رو با اعضای خونه داشته باشید.
اما مورد دوم اینکه پیش زمینه ای نسبت به کاری که میکنید داشته باشید. ولی چجوری؟
قبل از اینکه روز کاری شروع کنید همه تسک هارو ببینید چه تسک هایی به شما سپرده شده کدوم تسک احتیاج به تمرکز و دقت بیشتری داره با همکارا در موردش صحبت کنید هر چند هم که ضروری نباشه ولی انجام بدین. در کل همیشه اگه نسبت به موضوعی اگاهی قبلی یا همون پیش زمینه داشته باشیم راحت تر و بهتر باهاش ارتباط برقرار میکنیم.
اما سوالی که پیش میاد اینکه این موضوع جه ارتباطی با مدیریت زمان داره؟؟؟
مثلا اگر برای تسکی ۱ ساعت زمان برای خودمون تعیین کردیم؛ اگر بتوانیم پیش زمینه درستی داشته باشیم و زمان استراحت درستی را طی کرده باشیم مطمئن باشید شما تسک مورد نظر در ۱ ساعت و یا حتی کمتر به انجام میرسونید. اگر در ۱ ساعت انجام داده باشید که مطابق برنامه پیش رفتین و یا اگه زودتر انجام دادین زمانی برای خودتون ذخیره کردید.
باید این دیدگاه تو خودمون ایجاد کنیم که احتیاجی نیست حتما سر ساعت رندی کاری رو شروع کنیم و یا سر ساعت رندی تموم کنیم. بیشتر به ماهیت کار توجه کنیم و سعی کنیم از دقیقه ها استفاده بیشتری ببریم اگه حتی ۲ دقیقه زودتر از موعد کار تموم کردیم همون ۲ دقیقه رو هم در برنامه درنظر بگیریم. وقتی درگیر این باشیم که تا ساعت رند نشه استارت کار نزنیم قطعا به راحتی درگیر موارد بی ارزش دیگه ای هم میشویم.
و اما مورد آخر "'گوشی همراه"
مهم ترین موضوع برای مدیریت درست عدم حواس پرتی کار هست. و بزرگترین عامل هم گوشی همراه هستش باید منطقی برخورد کنیم برای خیلی هامون دوری از گوشی و شبکه های اجتماعی امری نشدنی و غیرممکن هست. نکته ای که باید بدونیم و انجام بدیم این است که بجای بایکوت کردن و حذف, زمانی مناسب بهش اختصاص بدیم.( هیچ وقت با اعمال محدودیت سخت و تند به هیچ هدفی نمیرسیم )
اگه یادتون باشه ما هنوز ۸ ساعت دیگه جز کار و خواب داریم. خب این بهترین زمان برای استفاده از گوشی میتونه باشه. با حذف گوشی در حین کار کردن میتونید ببینید کلی خرده زمان هدر رفته و پرت به وجود میان شما میتونید با برنامه ریزی نه خیلی سخت گیرانه و نه خیلی احساسی برای این زمان ها به هدف دیگه ای نزدیک بشید.
و مورد دیگه ای که باید در نظر داشته باشید هیچ گاه سعی نکنید استراحت های کوتاه برنامه خودتون حذف کنید از معاشرت با دوستان و همکاران در حین کار غافل نشید هر چقدر هم که زمانش کم باشه. گوشی همراه و حذف نکنید زمان جدایی براش در نظر بگیرید. سعی کنید تو ۸ ساعت سوم روز تفریحی برای خودتون انجام بدین. زمان های کوتاهی که در اثر برنامه درست و منظمی که اجرا کردین اضافه اومدن رو برای کار و هدفی دیگه بزارین در حقیقت همون زمان های کوتاه و چند دقیقه ای در طولانی مدت اثر و نتیجه اش رو نشون میدن.
فرض کنیم شما طبق برنامه جلو رفتید و در هر تسک ۲ الی ۱۰ دقیقه وقت اضافه اومد؛ همین زمان هارو برای ارتقای شغلی و یا هر هدفی که دارید بزارید.
مثلا من اگه طراحی گرافیک انجام میدم و دوست دارم طراحی سایت هم بخونم و کار کنم. در همون خرده زمان هایی که به وجود اومده میتونم زمانی رو برای مطالعه و آموزش طراحی سایت بزارم.
شاید بگین مگه با ۱۰ دقیقه میشه طراح سایت شد؟ جواب قطعا نه هستش.
تکنیک پیش زمینه داشتن برای شروع کار رو یاتونه؟؟ همین زمان ها میتونه پیش زمینه مناسبی برای عمیق مطالعه کردن باشه. اما کی ؟؟ تو ۸ ساعت سوم روز
شما اگه روزی حداقل ۱۰ دقیق از خرده زمان ها استفاده کنین در ماه چقدر میشه ؟ + میشه ۳۰۰ دقیقه خب مگه ۳۰۰ دقیقه کمه؟؟ این ۳۰۰ دقیقه زمان هایی بودن که همیشه هدر میرفتن اصلا حس یا دیده نمیشدن. این زمان ها جدا از ۸ ساعتی هست که در روز دست نخورده باقی مونده.
البته همیشه چالش هست؛ همیشه زمان اضافه نمیاد و همیشه نمیشه روی برنامه جلو رفت ولی اگر برنامه ای براش داشته باشیم بتونیم درست استفاده کنیم نتیجه اش رو در دراز مدت قطعا خواهیم دید.
