بخش دوم:
عملیات انبارگردانی:
هدف از انجام انبارگردانی اطمینان از صحیح بودن موجودی های انبار پس از طی یک بازه زمانی و اصلاح تفاوت های موجود بین مقدار واقعی موجودی و مقدار موجودی کارتکس کالا می باشد.
تفاوت های موجودی ممکن است دارای علت های زیر باشد:
- اشتباه در ثبت رسید و حواله های انبار.
- عدم ثبت حواله های صادر شده یا رسید های وارده.
- اشتباه در برآورد مقدار وارده به انبار و صادره از انبار.
- ضایعات شدن کالا.
نکته مهم: در صورت اشتباه در ثبت رسیدهای خرید یا رسید اقلام وارده از موادی خارج از سازمان یا اشتباه در ثبت حواله های فروش یا حواله های خروجی اقلام از سازمان سند مذکور ویرایش و اصلاح می شود، یا سند جدید به عنوان سند اصلاحی صادر می شود و سند مغایرت انبار صادر نمی شود.
اقداماتی که قبل از انبارگردانی انجام می گیرد:
1 - مشخص نمودن کالاهای امانی دیگران نزد سازمان و همچنین سازمان نزد دیگران.
2 - مشخص نمودن کالاهایی که جزء دارایی ثابت سازمان بوده ولی در انبار نگهداری می شوند.
3 - مشخص نمودن لوازم نامنطبق و اسقاطی.
4 - مشخص نمودن اقلام راکد و کم مصرف.
5- اخذ کپی از آخرین سندهای رسید و حواله (سند های رسید و حواله در سیستم انبار باید دارای شماره سریال متوالی بوده تا آخرین سند مشخص باشد، بعد از مشخص شدن آخرین سند، صدور سند ورود و خروج جدید به انبار، مجاز نمی باشد).
6 - تهیه تگ های شمارش در سه نسخه (شمارش اول، دوم، سوم) و الصاق بر روی کالاها.
7 - اعلام به واحدها، قبل از موعد انبارگردانی جهت تحویل اقلام مورد نیاز خود و عدم مراجعه به انبار برای تحویل جنس در مدت انبارگردانی.
8 - تعیین سرپرست انبارگردانی یا هماهنگ کننده و گروه کنترل (گروه کنترل ممکن است توسط مقامات مجاز سازمان یا ناظر مدیریت، بعمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا اینکه توسط مقامات مجاز یا هیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل آید که به آن کنترل خارجی گویند).
9 – مشخص نمودن تاریخ و موعد انبارگردانی توسط هماهنگ کننده یا سرپرست انبارگردانی و اعلام به افراد درگیر در انبارگردانی.
معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می گیرد 1 - سرپرست انبارگردانی 2 - گروه کنترل 3 - انباردار 4 - گروه های شمارشگر که هر گروه 2 نفره می باشد (یک نفر شمارشگر و یک نفر ثبت کننده) که وظیفه دارند اقلام را شمارش و در تگ های شمارش ثبت کنند.
انباردار به عنوان راهنما کننده به علت اشراف نسبت به موجودی ها در انبارگردانی حضور دارد.
تگ های شمارش شامل اطلاعات: 1 - شماره سریال تگ 2 - مرحله شمارش (اول، دوم و یا سوم) 3 - کد کالا 4 - نام کالا 5 - واحد 6- تعداد 7 - نام و امضاء مسئول شمارشگر می باشد.
عملیات شمارش به صورت دیداری و با شمارش تک تک اقلام موجود در انبار انجام و مقدار شمارش در تگ های مربوطه ثبت و تگ ها جمع آوری شده و در برگه های شمارش ثبت می شود.
گروه کنترل با مراجعه به قسمت های شمارش شده به صورت نمونه اقدام به شمارش مجدد نموده و در صورت مشاهده اختلاف در شمارش، درخواست تجدید مناطق شمارش شده یا اقلام مشکوک را می نماید.
برگه های شمارش در سیستم نرم افزاری انبار توسط اپراتور ثبت و لیست مغایرت ها برای شمارش دوم به انبارگردان ها تحویل می شود و بعد از شمارش دوم، مجددا برگه های شمارش دوم در سیستم ثبت و گزارش مغایرت ها صادر و جهت شمارش سوم به انبارگردان ها تحویل می شود و پس از شمارش سوم لیست شمارش در سیستم انبار ثبت و لیست مغایرت به عنوان مغایرت نهایی انبارگردانی گزارش می شود.
لیست مغایرت های نهایی توسط انباردار امضاء و موارد توضیحات مغایرت ذکر می شود و توسط اعضای انبارگردانی صورتجلسه و امضاء گردیده و به امضای مدیریت سازمان می رساند، واحد انبار جهت مغایرت های مازاد موجودی رسید مغایرت انبارگردانی و جهت مغایرت های کسر موجودی حواله مغایرت انبارگردانی صادر می کند.
لیست کالاهایی که آسیب دیده یا فاسد شده باشند یا به طور کلی در کاربرد و یا کیفیت آن تغییری ایجاد شده باشد نیز جهت تعیین تکلیف ضمیمه لیست انبارگردانی می شود.
عملیات انبارگردانی را می توان در بصورت دوره های ماهیانه، سه ماهه، شش ماهه و سالانه انجام داد.
عملیات پایان سال مالی :
بعد از پایان سال مالی، سال مالی جاری بسته شده و کلیه موجودی های کالا به سال مالی جدید انتقال (حواله انتقال موجودی پایان دوره) و سند رسید ابتدای دوره در سال جدید ثبت می گردد.
نگهداری در انبار:
انبارش کالا باید بصورتی باشد که از وارد شدن هرگونه صدمه و آسیب به آنها جلوگیری به عمل آید و دسترسی به کالا براحتی انجام گیرد. بنابراین با تعبیه انواع قفسه ها، فایلها، کمد، تابلو، سبد و... اقدام به چیدن کالاها به تفکیک و با فضای مناسب می شود و شرایط نگهداری کالاها در انبار در فواصل معین مورد ارزیابی قرار می گیرد، وقتی هزاران قلم کالا در انبار وجود دارد، تفاوت های کوچک در طریقه مرتب سازی، چیدمان در طبقات و قفسه، باعث تفاوت های قابل توجه در خدمت دهی، استفاده از فضای انبارش و هزنیه ها می شود. استقرار منظم قفسه ها در انبار و شماره گذاری قفسه ها، چیدمان منظم قطعات در سبد، فایل و کاذیه و قراگیری در قفسه، استفاده مطلوب از فضای انبارها را امکان پذیر می کند (جهت اطلاعات بیشتر مراجعه شود به "برخی مباحث مدیریت انبار").
خرید دارائی ثابت:
رویه سفارش گذاری جهت خرید کالای دارائی ثابت نیز همانند خرید کالاهای دیگر طبق رویه خرید کالا که در متن آمده، انجام می گیرد.
پس از خرید دارائی ثابت و رسید آن توسط انبار (همانند رویه های خرید کالا)، نسبت به اطلاع به واحد جمع داری اموال (متصدی دارایی ثابت) با ارسال یک نسخه از رسید انبار جهت حسابداری انبار و جمع دار اموال اقدام نموده، سپس واحد جمع دارای اموال مشخصات کالا را در سیستم خود ثبت نموده و روش استهلاک دارائی را بر مبنای قانون مالیاتهای مستقیم با نظر کمیته فنی تعیین و با مراجعه به انبار نسبت به الصاق پلاک اموال بر روی آن اقدام می نماید و با توجه به روش استهلاک تعیین شده هزینه های دارائی ثابت توسط حسابداری انبار ثبت می گردد.
سپس هزینه های دارائی ثابت و قیمت تمام شده دارائی محاسبه و وضعیت دارائی ثابت در سیستم به حالت بلا استفاده می شود و "سند حسابداری موقت" صادر و به حسابداری مالی ارسال می گردد. سند حسابداری موقت در حسابداری مالی کنترل و قطعی می شود.
فرایند تحویل دارائی ثابت از انبار به واحد:
هنگام درخواست واحد تقاضای دارائی ثابت با فرم درخواست کالا از انبار، انبار نسبت به تحویل و صدور سند حواله تحویل دارائی ثابت اقدام و به قسمت حسابداری انبار و جمع داری اموال ارسال می گردد. استهلاک انباشته دارائی تعیین و پس از تعیین وضعیت دارائی ثابت به حالت استفاده، سند حسابداری استهلاک موقت صادر و به حسابداری مالی ارسال می گردد. سند حسابداری استهلاک موقت در حسابداری مالی کنترل و قطعی شده و بایگانی می شود. فرد تحویل گیرنده اموال توسط جمع دار اموال مشخص می شده و در کارت پرسنلی وی به عنوان تحویل گیرنده درج می شود.
فرایند برگشت اموال و دارائی ثابت از واحد به جمع داری اموال:
هنگام برگشت دارائی ثابت به محل انبار جمع داری اموال (اقلام دارائی ثابت فقط در هنگام خرید به انبار وارد شده و جهت موارد دیگر مثل برگشت از واحد به انبار دیگری به نام انبار جمع داری اموال وارد می شود) فرم برگشت کالا توسط فرد تحویل دهنده تکمیل می شود و همراه جنس تحویل جمع دار اموال می گردد و فرم رسید برگشت دارائی ثابت در قسمت دارائی ثابت صادر و پس از امضاء تحویل دهنده اموال، یک نسخه در قسمت دارائی ثابت، یک نسخه نزد تحویل دهنده اموال و یک نسخه به حسابداری انبار ارسال و پس از تعیین استهلاک انباشته، سند حسابداری استهلاک موقت صادر و حالت دارائی به بلا استفاده تغییر و سند حسابداری استهلاک موقت در حسابداری مالی کنترل و قطعی می شود.
فرایند تعمیرات یا اصلاح دارائی ثابت:
جهت انجام تعمیرات اساسی پس از برگشت دارائی ثابت به جمع دار اموال، فرم رسید برگشت دارائی ثابت در قسمت جمع داری اموال صادر و پس از امضاء تحویل دهنده اموال، یک نسخه در قسمت جمع داری اموال، یک نسخه نزد تحویل دهنده اموال و یک نسخه به حسابداری انبار ارسال و پس از تعیین استهلاک انباشته دارائی، سند حسابداری استهلاک (موقت) صادر و حسابداری مالی ارسال می گردد. سند حسابداری قطعی در حسابداری مالی صادر و بایگانی می شود. بعد از انجام تعمیر، هزینه های تعمیرات دارایی ثابت ثبت و در صورتیکه تعمیرات اساسی باشد (با توجه به نظر مرجع تعمیر، قیمت جدید دارائی محاسبه و در صورت نیاز نرخ و روش استهلاک جدید تعیین می گردد. سپس سند حسابداری موقت صادر و به حسابداری مالی ارسال می شود، سند حسابداری قطعی در حسابداری مالی صادر و یک نسخه چاپی آن در حسابداری مالی بایگانی می شود.
فرایند خروج موقت دارائی ثابت و بازگشت آن:
در صورت نیاز به خروج موقت دارائی از سازمان جهت انجام تعمیرات یا نمونه خرید و... فرم خروج موقت دارائی ثابت توسط جمعدار اموال صادر و فرد خارج کننده مشخص می شود. سپس دارائی مورد نظر به فرد خارج کننده تحویل و فرم به عنوان مجوز خروج به نگهبانی سازمان تحویل و دارائی ثابت خارج می شود و در نهایت پس از بازگشت دارائی ثابت، مسئول نگهبانی دارائی ثابت را با نسخه فرم خروج موقت دارایی ثابت که قبلا بر اساس آن خارج شده، چک کرده و فرم مجوز برگشت کالای امانی خارج شده را صادر می نماید، این فرم همراه دارایی ثابت توسط وارد کننده به جمعدار اموال تحویل می شود.
چک لیست بازدید، ممیزی و کنترلی انبار
1 - آیا کالا و مواد موجود در انبار بیمه شده اند؟
2 – آیا محل عبور و مرور وسایط حمل و نقل در انبار مشخص و خط کشی شده است؟
3 - آیا کف انبار از جنس بتون و مواد مقاوم ساخته شده است؟
4 – آیا افراد مجاز جهت درخواست کالا از انبار، به انبار ابلاغ شده اند؟
5 - آیا تهویه در انبار به خوبی صورت می گیرد؟
6 - آیا محوطه انبار از گرد و غبار و خاشاک و مواد زائد تمیز است (اجرای 5S)؟
7 - آیا انبار LAY OUT دارد و محدوده ها توسط خط کشی مشخص می باشند؟
8 - آیا کلیه کارکنان انبارها، آموزش های لازم در خصوص حفاظت و ایمنی و طرز کار با وسایل ایمنی و آتش نشانی را فرا گرفته اند؟
9 - آیا وسایل حمل و نقل مخصوص رفت و آمد در انبارها هر کدام مجهز به کپسول آتشنشانی می باشند؟
10 - آیا در انبار جعبه کمک های اولیه نصب شده است؟
11 - آیا انبار دارای روشنایی مناسب می باشد؟
12 – آیا کلیه اقلام در انبار دارای کارت شناسایی و ردیابی می باشند؟
13 - آیا علائم هشدار دهنده در استعمال دخانیات مطلقاً ممنوع به تعداد کافی در معرض دید وجو د دارد؟
14 – آیا انبار، دارای روش اجرایی مکتوب و مصوب می باشد؟
15 - آیا محصولات و قطعات نیمه ساخته و ساخته شده از نظر شناسایی و بسته بندی و جابجایی و انبارش جداگانه محافظت می گردند؟
16 - آیا فاصله مناسب بین سقف انبار و مرتفع ترین کالای چیده شده رعایت شده است؟
17 - آیا سیستم FIFO در انبار رعایت شده است؟
18 - آیا حدا کثر سطح اشغال شده هر قسمت کالا و فاصله آن با قسمت دیگر رعایت شده است؟
19 - آیا اجناسی که به فرم کارتن یا مکعب می باشند به فرم آجری چیده شده اند؟
20 - آیا اجناس در محل خود مهار می باشند؟
21 - آیا حداکثر ارتفاع چیدمان کالا در انبار رعایت شده است؟
22 – آیا لیست تاریخ انقضاء اقلام در انبار نگهداری می شود؟
23 – آیا سیستم کدینگ در انبار اجرا شده است؟
24 - آیا سیسنم کنترل موجودی در سازمان وجود دارد؟
25 - آیا کالاها در انبار طبقه بندی و آدرس دهی شده است (اجرای سیستم آدرس دهی)؟
26 - آیا سطح موجودی مواداولیه با سیستم تعریف شده، منطبق می باشد؟
27 – آیا میزان ظرفیت انبار برای کالاها مشخص شده است؟
28 - آیا روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق موجود بوده و مطابق روش اجرایی صورت می پذیرد؟
29 - آیا برای نگهدار ی مواد، کالا، ظروف محتوی مواد و مایعات از قفسه بندی فلزی مناسب استفاده می گردد؟
30 - آیا دسترسی به انبار مستقیم و بدو ن عبور از سایر ساختمانها است؟
31 - آیا دفتر انبار جدا از منطقه نگهداری سموم و مواد شیمیایی قرار دارد؟
32 - شرایط انبارش و حمل و نقل مناسب و برای کالاها تعریف شده است؟
33 - آیا علاوه بر درب اصلی دربهای اضطراری نیز در نظر گرفته شده است؟
34 - آیا درب های مجهز به قفل ایمنی بوده تا از ورود افراد غیر مسئول ممانعت گردد؟
35 - آیا ارزیابی دوره ای از انبار صورت می پذیرد ؟
36 - آیا روشهای برخورد با اقلام نامنطبق نظیر جداسازی، دوباره کاری و... تعیین شده و مشکلات کیفی سریعاً به تولید منتقل میشود؟
37 - آیا از علائم هشدار دهنده خطر سموم، آتش زایی و عدم اجازه ورود به افراد غیر مسئول استفاده شده است؟
38 – آیا محل انبار محصور و تحت کنترل می باشد؟
39 - آیا روشنایی طبیعی به گونه ای طراحی شده که مواد و کالا در معرض تابش مستقیم نور خورشید قرار نگیرند؟
40 - آیا دما و ر طوبت در انبار کنترل می گردد؟
41 - آیا ظروف آسیب دیده و نشت نموده فوراً بسته بندی و بر چسب گذاری می شوند؟
42 - آیا از خوردن، آشامیدن، استعمال دخانیات در حین کار در انبار خود داری می شود؟
43 - آیا انباردار و کارگران آموزش های لازم را در خصوص انبارداری و ایمنی دیده اند؟
44 - آیا از وسایل حفاظتی بر حسب نوع کار در انبار استفاده می گردد؟
45 – آیا چک لیست دریافت و بارگیری اقلام تنظیم و کنترل می شود؟
46 – آیا بازرسی توسط واحد کنترل کیفیت از اقلام ورودی به انبار انجام می گیرد؟
47 – آیا اسناد خروج و ورود کالا به انبار به خوبی ثبت می گردند؟
48 – آیا وسایل اندازه گیری در انبار در موعد مقرر کالیبراسیون می شوند؟
49 -آیا مواد شیمیایی و سموم در قسمتی جداگانه از بقیه کالاها در انبار نگهداری می شوند؟
50 - آیا انبار به سیستم ثبت ورود و خروج مواد بر حسب فرمهای استاندارد مجهز است؟
51 – آیا محل چیدمان اقلام نامنطبق مشخص می باشند؟
52 – آیا محل بارانداز دریافت و ارسال و محل قرنطینه پیش بینی شده است؟
53 – آیا کالاها در قفسه، کاذیه و پالت های مناسب چیده شده اند؟
54 – آیا موجودی فیزیکی اقلام با موجودی کارتکس آنها هم خوانی دارد (کنترل صحت موجودی)؟
56 - آیا راه های عبور به وضوح علامت گذاری و قابل دسترسی هستند؟
57 – آیا سیستم گرمایش انبار ایمن می باشد؟
58 - آیا مایعات قابل اشتعال در ظروف سربسته نگهداری می شوند؟
59 - آیا در انبار از چراغ هایی با حباب ضدشعله، ضد جرقه استفاده می شود؟
60 - کپسول آتش اطفاء حریق مناسب و به تعداد در انبار نصب شده است؟
