در طول سالهاي گذشته با تغييرات سريع فناوري و ميزان تاثيرگذاري بسيار زياد فناوري اطلاعات در ايجاد ارزش براي كسب و كارها موجب ايجاد تغييرات ساختاري در اكثر قسمت‌هاي زنجيره ارزش آنها نيز شده است. فناوري اطلاعات قادر است اين تغييرات را در سطوح راهبردي شركت نيز ايجاد كند. اين ادعا زماني براي ذينفعان تصميم‌گير شركت قابل بررسي است كه تاثيرات فناوري اطلاعات را حداقل در سطوح راهبردي ببينند. ارايه اين تاثيرات در سطوح ذكر شده نيازمند روشي جديد در ارايه و استناد به شاخص هاي متدوال در اين حيطه است.
در ادامه بر اساس مقاله اي در همين خصوص از سايت گارتنر كه در اواسط سال 2020 منتشر شده است، شرايط و روش بهبود كيفيت گزارش‌هاي حاصل را در 9 عنوان دسته بندي كرده است. با استفاده از آن شما مي‌توانيد گزارش‌هايي قابل قبولي براي معرفي ارزش هاي حاصل از فعاليت‌هاي طراحي، توليد، استقرار و پشتيباني سرويس هاي فناوري اطلاعات آماده ارايه كنيد.
كلمات كليدي : ارزش سرويس ها، معادل سازي هزینه و ارزش، ریسک و ارزش ، گزارش هاي IT
چالش ها:
تعریف ، اندازه گیری و برقراری ارتباط ارزش تجاری IT برای بسیاری چالش برانگیز است. براي مدير فناوري اطلاعات سازمان (CIO) 9 قانون وجود دارد که هنگام تدوین گزارش هاي خود باید از آنها پیروی کند. اما براي اينكه بتوانند شاخص هاي مناسبي براي ارايه در قالب موضوعات راهبردي تهيه كنند لازم است بر روی مباحثي مانند امور مالی مرتبط با هزينه ها و درامد ها ، بهینه سازی هزینه IT، ايجاد ارزش افزوده در خدمات و محصولات، مديريت ریسک و ارزش خدمات فناوري اطلاعات در كسب‌وكار سازمان متمرکز شوند.
معمولا گزارش CIOها شامل موارد زير است:
■ خلاصه ای از معیارهای عملیاتی را برای رهبران كسب‌وكار آماده می کنند. آن گزارش ها نشان می دهد IT چه ارزشي را فراهم می کند.
■ برخی از مولفه هاي انتخابي كه سهم واقعی IT در كسب‌وكار و مأموریت سازمانی را نشان ميدهد اغلب پیچیده هستند و اندازه گیری شاخص هاي آنها دشوار و برقراری ارتباط با آنها نيز سخت تر است.
■ گزارش ها معمولاً نمی توانند به خوبي براي اتخاذ يك تصميم ارزشمند به رهبر كسب و كار كمك كنند.
توصيه ها :
· نیازها یا نگرانی هاي اولیه ارزش تجاری را برای مخاطبان رهبری و افراد اصلی آنها هدف پیام رسانی قرار دهید
· با بیان داستانی که واقعاً برای نتایج كسب‌وكار مهم است مانند معیارهای حوزه مشتري و حوزه مالي تمرکز کنید که برای مدیران مهم است نه معیارهای عملکردي و رشد و يادگيري
· با ارزیابی فناوری اطمینان حاصل کنید که داستان و معیارهای ارزشمند مانند ريسك سرمایه گذاری، هزینه و درآمد در کسب و کار طنین انداز هستند.
· با استفاده از این نه قانون تأثیر ارزش کسب و کار خود را اندازه گیری و ارزش IT را به حداکثر برسانید.
فرض برنامه ریزی استراتژیک، تا سال 2025 ، CIO هایی که این نه قانون را اجرا می کنند 75 درصد در بالا بردن قوانین خود موفق ترند و به مشارکت استراتژیک در مأموریت سازمان های خود و افزایش 30٪ میزان تأیید بودجه بیش از سطح فعلی دست خواهند يافت. (گارتنر مقاله اي شماره G00721805 – 6)
تحلیل و بررسی
اندازه گیری و برقراری ارتباط ارزش تجاری فعال شده توسط IT ، منحصر به فرد و غالباً چالش ناراحت کننده ای برای بسیاری ازCIO ها است.اگر در گزارش‌ها اندازه‌گیری کار يا وظایف انجام شده و يا منابع مورد استفاده در فعاليت‌ها باشند، يك ارايه ارزشمند و موفق نخواهد بود. زيرا این داده ها نتایجي از ارزش ايجاد شده نهايي براي كسب وكار را ارائه نمی‌کنند، بلکه بیشتر خود فعاليت‌ها را توصيف می‌کنند و در زماني كه لازم است از نتايج آن براي تمركز دركانون ارتباطات استفاده شود اثري نيست. همچنين از تلاش‌هاي انجام شده در تحویل‌های فنی كه معمولا بر نتایج تأثیرگذار بر كسب‌وكار دلالت دارند مطلبي ديده نمي‌شود.
برای CIO هایی که سعی در ساختن یک داستان ارزشمند برای رهبری كسب‌وكار خود دارند ، نه قانون زیر یک ابتکار موفق ايجاد خواهد كرد.
9 قانون موثر در تغيير اثربخشي فناوري اطلاعات
پرسش‌هاي زير بايد به عنوان چارچوب و راهنمای اجرای استراتژی های ارتباطی استفاده شود.
9 قانون ارائه ارزش تجاری IT
قانون 1 : ارزش همیشه توسط مصرف کننده تعیین شده ، نه تولید کننده يا ارائه دهنده
اگر IT تمرکز بر انتقال فناوری‌ها و پلت‌فرم‌ها داشته باشد نمي‌تواند مشارکت تاثیر گذار با كسب‌وكار ايجاد كند. اما با تمرکز محدود بر کسب و کار و اهداف، مزایا یا نتایج بيشتري در مجموع خواهد داشت. توصيه ميشود:
نمونه : در ارايه سرويس آموزش به مخاطبان، در شرايط جاري هنوز آموزش‌هاي تخصصي با كيفيت خوب از نيازهاي با اولويت بالا مي‌باشد. برگزاري دوره ها به صورت حضوري و غيرحضوري آموزش‌ها، كمي از كيفيت خواهد كاست اما باعث ايجاد امنيت نسبي براي سلامت آنها خواهد شد.
قانون 2: مقادير نتایج و ميزان تأثیر آنها بر مأموریت یا نظر مصرف كننده توسط كسب‌وكار اندازه گیری شوند.
ارزش محصولات و خدمات مورد نياز مشتري توسط او مشخص شود تا ارزش متناظر خدمت كه حاظر به پرداخت آن خواهد بود مشخص شود. توصيه‌ها :
مثال: بر اساس نظر مشتري ميزان حضور تا حداقل 30% از دوره بلامانع است. 70% بقيه دوره به صورت غيرحضوري از طريق سامانه خواهد بود. اين تغيير در شيوه آموزش باعث كاهش حداقل 20% هزينه هاي آموزش خواهد شد.
قانون 3: برای مشخص شدن ارزش فعاليت IT یک معامله تجاري مورد نیاز است.
برای ایجاد و اندازه گیری ارزش تجاری، باید چیزی تحویل و استفاده شود (یک معامله). محصولات قابل تحویل که درک نشده یا آگاهانه مصرف نشده‌اند، منجر به انتقال ارزش نمی‌شوند. توصيه ها:
مثال : آموزش بر مبناي هر دوره براي هر نفر ارزش گذاري ميشود. ارزش هر دوره كه 100 ريال بوده است با اين روش ميتواند تا 10% كمتر از قيمت قبل ارايه شود. ارزش خدماتي كه لازم است براي غيرحضوري شدن به ما بپردازيد حداكثر 10% از هر دوره آموزشي برگزار شده براي هر نفر خواهد بود.
قانون 4: تعريف ارزش باید از زبان مصرف کننده باشد (نتیجه / محصول) نه تولید کننده (قطعات / فرآیند).
گزارش واحد IT باید با زبان مصرف کننده، مشکل‌ها و راه‌حل مورد نظر آنها سازگار باشد و از ارايه گزارش با زبان فنی و متداول IT خودداري شود. توصيه ميشود :
مثال : حداقل يا حداكثر زمان آموزش حضوري با مشتري توافق شود.
قانون 5: پس انداز نقدی به طور کلی بهتر از سود کارایی است
از نظر مديريت همواره صرفه جويي در بودجه، كاهش هزینه ها و افزايش سودآوری با ارزش تر از پیشرفت فرآیند است. توصيه‌ها:
مثال: با اين روش مي‌توان دوره را بيش از 20% كمتر از قبل قيمت گذاري نماييد. در زمان ارايه خدمات همواره كاهش هزينه ها را به صورت دوره اي محاسبه و به مديريت ارايه نماييد.
قانون 6: اولویت بندی پروژه ها و هزینه های فناوری اطلاعات باید تابعی با ارزش نسبی برای سازمان باشد
اولویت بندی پروژه های متفاوت بايد بر اساس تخمين ذينفعان از ارزش تجاري آنها محاسبه شود. برآوردها باید بازده سرمایه گذاری یا قیمت عملکرد را به صورت کمی تعیین کنند. توصيه‌ها:
مانند : ارزش خدماتي كه لازم است براي غيرحضوري شدن بپردازيد حدود 10% از هر دوره آموزشي براي هر نفر خواهد بود. حدود هزينه ها بر اساس تعداد دوره هاي ارايه شده در يك زمان يا در طول زمان قابل بررسي و جمع بندي است.
قانون 7: ارزش ها و نیازهای ارتباطی در گزارش ها به راحتی و به سرعت قابل درک باشند.
اطلاعات زياد برای بیشتر مدیران خوب نیست. ارايه اطلاعات واضح و روشن در خصوص مواردي که آنها به آن اهمیت می دهند ، باعث برقراري بهتر ارتباط مي شود.
گزارش خود را :
مثال: در ارايه گزارش به مطالبي مانند مجموع كاهش هزينه ها در طول يك سال يا اثر افزايش رضايت مشتريان از استفاده از سامانه توضيح داده شود. در صورت نياز به مطالبي ديگري مانند روش هاي افزايش رضايت مشتريان يا روش هاي كاهش هزينه ها صحبت شود. در موضوع رضايت مشتريان هم مديريت IT و هم مديريت كسب وكار بايد تلاش كنند . در بيان اين موضوع در صورت لزوم به مواردي كه سامانه ميتواند دراختيار افزايش كارايي قرار دهد تمركز نماييد. مانند كسب نظرات مخاطبين بر اساس هر درس يا حتي جزئيات بيشتر در خصوص مدرس يا محتواي ارايه شده.
قانون 8: اگر افرادی که تامين منابع را در اختيار دارند ارزش سرويس را درک نکنند، هرگز طرفدار IT نخواهند شد و ممکن است بودجه را تأیید نکنند (حتی در صورت ايجاد ارزش براي کاربر).
ممكن است افرادی که بودجه دارند، مخاطب مستقیم ارزش حاصل از سرويس نباشند و اگر ارزش حاصل براي آنها تفسير نشود از اختصاص بودجه خودداري كنند.
- در اوایل مراحل تعریف ارزش ، تامين كنندگان بودجه را هم درگير نماييد.
- استفاده‌كنندگان از سرويس هم برای تعریف مقدار بودجه باید همکاری کنند.
- توجیه هزینه‌کردن را به یک تلاش جمعی تبدیل کنید.
مثال : در تهيه سامانه آموزش غير حضوري به صورت معمول با مديريت منابع انساني يا آموزش ارتباط ايجاد مي‌گردد. اما براي تامين بودجه لازم است از حوزه مالي اعتبار تخصيص يابد بنابراين بهتر است آن حوزه نيز در زمان تشريح منافع حاصل از ارايه مطالب حضور داشته باشند. و در تعيين برخي موارد از نظر آنها نيز استفاده شود.
قانون 9 : کلیه نیازهای بودجه فناوری اطلاعات باید در یکی از دو دسته:
گروه بندی شوند.
پيشنهاد بودجه ، توجيه‌ها و اقدام‌هاي ارزشي، براي رشد و تبديل (تغيير) سرويس لازم است نسبت به عملياتي كردن آن در حداقل ميزان خود باشد. توصيه ميشود:
مثال : هزينه هاي نگهداري و پشتيباني از سرويس لازم است نسبت به هزينه هاي تهيه سامانه و استقرار آن محدود باشد. همچنين هر دو هزينه در ارايه طرح و در بودجه در يك مرحله تامين اعتبار گردد. در توافق‌هاي زمان نگهداري و پشتيباني سامانه از سطح بندي خدمات و پيشنهادهاي متفاوت استفاده شود.
