بعد از اینکه ژاپنی ها در سال ۱۹۴۵ سند تسلیم را بر روی ناو آمریکایی یو اس میسوری امضا کردند ، متوجه شدند که این وسعت از ویرانی را با سیستم های سنتی در ۱۰ سال و ۲۰ سال نمی شود بازسازی کرد. آنها پیش از هر چیز به سراغ ابداع روش هایی رفتند که بتوانند راندمان کاری افراد و سازمان ها را چندین برابر افزایش دهند. به این ترتیب آنها سیستم های مدیریت فردی و جمعی خاصی را اختراع کردند که در مدت کوتاهی تمام ژاپن را متحول کرد.
یکی از آن سیستم ها ، تکنیک ۵s است که امروزه در نظام های آموزشی تمام کشور های پیشرفته اجرا می شود و آن را از کودکی به افراد آموزش می دهند.
سیستم فایو اس متشکل از ۵ کلمه ژاپنی است که عبارت اند از :
Seiri : سامان دهی
Seiso : پاکسازی
Seiton : نظم و ترتیب
Sekitsu : استاندارد سازی
Shitsuke : انضباط
شما با اجرای این سیستم می توانید موجب افزایش بهره وری و کاهش سرعت انجام کارها ، کاهش هزینه ها ، افزایش بهداشت و ایمنی ، بالا بردن کیفیت کار و کاهش خرابی و مشکلات شوید.
نظام آراستگی فایو اس علاوه بر اینکه برای هرکسی و در هر شغل و سازمانی کاربرد دارد ، می تواند اساسا یک سبک زندگی باشد ، چرا که همه چیز از فکر انسان آغاز می شود و این سیستم یکی از چیز هایی است که می توان آن را در راستای داشتن فکری منظم به کار گرفت.
اما پنج کلمه ای که سیستم ۵S ژاپنی را تشکیل می دهند دقیقا چه چیزهایی هستند؟
سامان دهی پیش از هر چیز به شناخت و خود اطرافتان بستگی دارد.
در این S شما باید بدانید که چه کسی هستید و در کجا مشغول به کار و زندگی هستید. شما در هر جا که هستید باید بدانید که چه چیزی لازم است و چه چیزی غیر لازم.
بنابراین سامان دهی به طور خلاصه این معنی است که شما به شناخت محیط اطرافتان می پردازید و سپس با اولویت بندی مشخص می کنید که چه چیزهایی باید در اطرافتان باشد و چه چیزهایی نباید باشد.
پاکسازی
این S را می توان دنباله ی S قبلی دانست. در واقع پاکسازی ، مرحله ی اجرایی سامان دهی است
بعد از اینکه شما در مرحله سامان دهی مشخص کردید که چه چیز هایی باید در دسترس باشند و چه چیز هایی نباید باشند ، حالا وقت آن است که در این S از شر همه ی چیزهای مزاحم و غیر لازم خلاص شوید. خواه فولدر هایی در کامپیوترتان باشد ، خواه کاغذ های روی میزتان یا هر چیز دیگری که در جهان اطراف شماست. این S مبتنی بر این اصل است که ذهن انسان در محیطی که شلوغ باشد مشوش می شود و نمی تواند به درستی تمرکز و کار کند.
توجه داشته باشید که در کنار اینکه پاکسازی را اجرا می کنید ، باید روشی را پیش بگیرید که از ایجاد شلوغی و کثیفی نیز پرهیز کنید تا کمتر به به این S نیاز پیدا کنید.
چطور پاکسازی را حفظ کنیم؟
کار آخر را اول بکنید. موارد زائد را همان موقعی که درست می شوند دور بریزید. به این ترتیب همیشه جهان اطرفتان را منظم خواهید دید. این چیزها مثلا می تواند یک فایل نوت پد یا فولدر خالی روی دسکتاپ کامپیوتر شما باشد یا مقداری کاغذ روی میزتان یا حتی فکر نا مناسبی در ذهنتان!
حرف حساب این S یک چیز خیلی ساده است : هر چیزی باید دقیقا همان جایی باشد که به آن نیاز است!
شما باید وسایلتان را به گونه ای بچینید که هر چیزی را که خواستید بدون جست و جو بتوانید به دست بیاورید. Seiton در واقع ادامه ی Seiri یا همان سامان دهی است. شما باید چیزهایی که لازم هستند را در جای مناسب و در دسترسی قرار دهید و چیزهای غیر لازم را از خود دور کنید. همین
استاندارد سازی
این S به طور خلاصه به معنی کنترل و حفظ دائم سه S قبلی است.در این S شما باید یک مدیر خوب باشید و همیشه کنترل کنید که سامان دهی و پاکسازی و نظم و ترتیب به درستی اجرا شوند. هرگاه یک بی نظمی یا کثیفی را مشاهده کردید باید سریعا وارد عمل شوید. اهمیت استاندارد سازی در همین ادامه دار بودن آن است. در واقع شما در این S مطمئن می شوید که حاصل زحماتتان به هدر نرفته و نظم ایجاد شده همچنان باقی است.
انضباط
بنیان این S ، آموزش و اشتراک گذاری و در نهایت عمل به دانش است.شما هم باید خودتان درست رفتار کنید و هم باید به کسانی هم که اعمالشان روی شما تاثیرگذار است نظمتان را منتقل کنید. شما باید تمرین کنید که در هر شرایطی یک آدم منضبط باشید. شما باید عادت کنید که هر روز S های قبلی را در زندگی تان اجرا کنید.ژاپنی ها برای نهادینه کردن نظم و انضباط ، بازی های جالبی را اختراع کردند تا ذهن کودکان را به منظم بودن عادت دهند. این بازی ها بعدتر به کل جهان سرایت کرد و به لطف کپی برداری شرکت های اسباب بازی سازی آمریکایی همچون LEGO ، تبدیل به یک چیز رایج شد.
