مطالعات نشون دادن که ددلاین ها یکی از استرس زا ترین موضوعات کاری هستش ، به خصوص وقتی که با خودمون تخمین میزنیم که چطوری میتونیم اون کار رو خیلی سریع انجام بدیم و یه برنامه به شدت فشرده برای انجام دادن اون پروژه میریزیم
این ددلاین ها (مهلت نهایی انجام یک فعالیت) که اکثرشون توسط خودمون برنامه ریزی میشه و مقصر کار خودمونیم تاثیر خیلی زیادی روی خلاقیت و عملکرد کلی ما داره ، در حالی که بسیاری از اون ها اونقدر هم که فکر میکنیم مهم نیستن
واضح ترین راه حل برای این ددلاین ها درخواست تمدید مهلت است.
خیلی از این ددلاین ها کمتر از چیزی که به نظر میرسه سختگیرانه هستند و بسیاری از اون ها کاملا بدون دلیل و دلخواه تعیین شدند
طبق بررسی هایی که انجام شده فقط 50 درصد ددلاین های تعریف شده در مدت مشخص خودشون به سرانجام میرسن
دلایل زیادی وجود داره که ددلاین ها ممکن است انعطاف پذیر تر از آن چیزی که به نظر می رسند باشد.
برای مثال ، اگر مدیرتان از شما بخواهد پیش نویس یادداشتی را تا پایان هفته ارسال کنید ، ممکن است واقعا نیاز داشته باشد تا آن موقع تمام شود و در گزارش ماهانه قرار بگیرد . در حالی که ممکن است مهلت ارسال گزارش ماهانه غیر قابل تمدید باشد
اما در بعضی از مواقع ممکن است زمان پایان کار به هیچ الزام خارجی مرتبط نباشد . برای مثال گاهی اوقات یک ددلاین صرفا به عنوان یک ابزار تعهد برای تشویق فرد به اتمام یک پروژه عمل میکند و اصلا قصد ندارد تا تاثیر منفی بر روی شخص بگذارد
با این وجود بسیاری از ما هنوز تمایلی به درخواست زمان اضافی نداریم.
طبق بررسی های انجام شده بر روی بیش از 4000 شاغل ، موانعی که باعث میشود ما درخواست تمدید مهلت نکنیم موارد زیر است
یک آزمایش بر روی 900 متخصص در آمریکا از صنایع مختلف برای انجام یک کار انجام شد
انجام این کار عمدا در زمان تعیین شده بسیار دشوار بود ولی به شرکت کنندگان این امکان داده شد تا هر زمان که مایل بودند درخواست تمدید مهلت کنند. به آن ها گفته شد شرکت کننده دیگری به عنوان مدیر آن ها عمل خواهد کرد ، مدیران کیفیت کار آن هارا بررسی می کنند و تصمیم میگیرند که آیا شایسته دریافت پاداش نقدی هستند یا خیر .
سپس به یک گروه از شرکت کننده گفته شد که در صورت درخواست تمدید به مدیران آن ها اطلاع داده می شود درحالی که به گروه دوم گفته شد مدیران آن ها از این موضوع با خبر نخواهند شد
با وجود اینکه به همه شرکت کنندگان گفته شده بود که نوشته های آن ها صرفا بر اساس کیفیت کار بررسی خواهد شد با این حال گروه اول که فکر میکردند مدیران آن ها از درخواست افزایش مهلت باخبر هستند ، 31 درصد کمتر درخواست تمدید مهلت کردند . شرکت کنندگانی که زمان اضافی درخواست کرده بودند به طور شگفت انگیزی کیفیت بالاتری را ارائه داده بودند.
این نشان می دهد که افراد به دلیل نگرانی از اینکه سرپرست آن ها به دلیل درخواست زمان بیشتر قضاوت منفی می کند ، شانس بهبود عملکرد خود را نادیده گرفتند
در طرف دیگر این ماجرا افرادی که به عنوان بررسی کننده عملکرد این افراد انتخاب شده بودند به هیچ وجه درخواست مهلت اضافه ای که افراد خواسته بودند را در نظر نمی گرفتند
مطالعه دوم نشان داد که افراد تصور میکنند که سرپرست آن ها سرعت کار را اولویت اصلی خود می دانند
بدون شک در برخی از موارد سرعت انجام یک کار بسیار مهم تر از کیفیت آن است ولی تحقیقات نشان می دهد که این مسئله بسیار کمتر از آنچه کارمندان فکر میکنند رایج است
البته که درخواست زمان به صورت مستمر قطعا می تواند منجر به ارزیابی منفی سرپرست شود .
پس چرا ما این فرضیات نادرست را انجام می دهیم ؟
تحقیقات نشان داده که افراد به جای توجه به معیار های کیفی از جمله کیفیت و عملکرد ، به معیار های کمی مثل زمان تکمیل که به راحتی قابل اندازه گیری است توجه می کنند.
مدیران و کارکنان به طور کلی مهارت های مدیریت زمان را به عنوان ویژگی یک کارمند برتر می دانند و توانایی استفاده بهینه از زمان نوعی شایستگی به حساب می آید ، پس میشه گفت که عجیب نیست که بسیاری از کارمندان نگران درخواست زمان بیشتر باشند ، زیرا که باعث می شود آن ها ناکارامد به نظر برسند، حتی اگر این موضوع برعکس باشد!
با توجه به این عوامل ، برای مدیران بهتر است که صریحا در مورد اینکه آیا مهلت ها امکان تمدید دارند یا خیر با کارمندان خود صحبت کنند
مدیران به جای اینکه انتظار داشته باشند کارمندان حدس بزنند که آیا درخواست تمدید زمان مقدور است یا خیر باید این موضوع را مطرح کنند که چه زمانی کیفیت کار مهم است و چه زمانی سرعت کار. این به کارمندان کمک می کند که در صورت درخواست تمدید مهلت ، کمتر احساس بی کفایتی کنند و این به نوبه خود وضعیت روانی و کیفیت کارشان را بهبود می دهد
درخواست زمان بیشتر ، بسیاری از استرس هایی که در محیط کار با آن مواجه هستیم را از بین نمی برد . اما تشویق کارمندان به بیان اینکه چه زمانی احساس غرق شدن می کنند و نیاز به زمان بیشتر دارند ، می تواند هم برای کاهش استرس و هم برای بهبود عملکرد یک فرایند برد – برد باشد.
از کارفرما یا رئیس خود درخواست تمدید مهلت کنید ، بسیار کمتر از چیزی که فکر میکنید این عملکرد شما مورد قضاوت بد قرار میگیرد
