نوشتن برنامه قابل انجام برای برنامه ریزی صحیح
در بسیاری اوقات می‌بینم افراد برنامه‌هایی برای خود میچینند که غیر قابل انجام است. به طور مثال فرد در برنامه خود ۱۰ ساعت درس خواندن قرار داده در صورتی که تا کنون روزی ۲ ساعت درس می‌خوانده است. وقتی با او صحبت می‌کنم می‌گوید که تنها راه موفقیت همین است و اگر روزی ۱۰ ساعت درس نخوانم نباشد نمی‌توانم نتیجه بگیرم.
اما این برنامه به اجرا در نمی‌آید. چرا؟
زیرا این فرد باید کم کم ساعت درس خود را اضافه میکرده و نمی‌توانسته به یک مرتبه به روزی ۱۰ ساعت درس خواندن برسد.
لذت بخش کردن اقدامات
اقدامات خود را لذت بخش کنید. اگر در کاری که انجام میدهید لذت وجود ندارد احتمال اینکه بتوانید به برنامه خود پایبند باشید کمتر میشود. وقتی که خودتان را باور کنید و برای خودتان ارزش قائل باشید قدر زحمات تان را خواهید دانست. شما یک ساعت درس خوانده اید، یک ساعت بر روی اهداف تان کار کرده اید، یک قدم در جهت رشد و بهبود خود برداشته اید. تمام این‌ها عالی هستند. بابت تمام کار‌هایی که در برنامه تان هستند و شما آن‌ها را انجام میدهید شکرگزار باشید.
گام اول: توجه به کار‌های روزانه
۱.توجه کنید که معمولا چگونه زمان‌تان را سپری می‌کنید
پیش از آنکه بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانید که هم‌اکنون، چگونه امور روزانه‌تان را مدیریت می‌کنید. اگر مجبور هستید که به مدرسه یا محل‌کار بروید، ساعاتی که در مدرسه یا محل‌کار می‌گذرانید، قبلا برای شما مدیریت شده است و نمی‌توانید برای آن‌ها برنامه ریزی کنید. ولی در وقت آزادتان، آزادی عمل بسیار بیشتری دارید.
چند روزی را به بررسی اینکه چگونه وقت‌تان را می‌گذرانید، سپری کنید. یادداشت کنید که هر روز دقیقا چه کار‌هایی انجام میدهید. با دقت توجه کنید که وقت آزادتان را چگونه می‌گذرانید.
۲. برآورد کنید که چقدر زمان، صرفِ رفت‌و‌آمد می‌کنید
احتمالا بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد صرف می‌کنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به روزهای‌تان و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفتوآمدها معمولا چقدر زمان شما را می‌گیرند و در برنامه ریزی روزانه‌تان، زمان کافی را به این رفتوآمدها اختصاص دهید.
۳. توجه کنید که چه تاثیری عادت‌های شما، بر زندگی روزانه‌تان می‌گذارند
انجام برنامه ریزی روزانه تا حد زیادی به فهمیدن این مسئله مربوط میشود که کار‌هایی که طبق عادت انجام میدهید، چه تاثیری بر زندگی روزانه‌ی شما می‌گذارند. گاهی این کارها، عادت‌های بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهداف‌تان می‌شوند. در حالیکه بعضی از این کارها، برای لذت بردن از زندگی یا رسیدن به اهداف، ضروری هستند. وقتی برای خود برنامه ریزی می‌کنید، به نقشی که عادت‌های‌تان در زندگی شما ایفا می‌کنند نیز فکر کنید.
برای مثال، شاید متوجه روندی در زندگی‌تان شوید که در آن خود را برای انجام کاری که برای‌تان لذت‌بخش است (مثل بازی‌های ویدئویی) خسته می‌کنید و پس از انجام آن، تمایل یا انرژی لازم برای انجام هیچ کار دیگری، مانند کار کردن برای یک هدف بلندمدت‌تر (مانند درس خواندن و موفقیت تحصیلی) را ندارید. از سوی دیگر، ممکن است تمام زمان‌تان را برای برآورده کردن تقاضا‌های اجتماعی، صرف کنید و هیچ زمانی را به رسیدگی به خودتان اختصاص ندهید. همه‌ی این عادت‌ها می‌توانند برای سلامتی و خوشی شما مضر باشند؛ بنابراین باید به این مسئله توجه کنید که عادت‌های جاری‌تان، چه تاثیری بر زندگی شما می‌گذارند.
پس از یافتنِ عادتی که مانع از دستیابیِ شما به اهداف‌تان یا چیز‌هایی که آرزو دارید میشود، به دنبال راه‌هایی برای تغییر آن عادت باشید تا بتوانید استفاده‌ی بهتری از زمان‌تان ببرید. این کار می‌تواند به سادگیِ تعیین محدودیت‌هایی برای کار‌هایی خاص، مانند بازی‌های ویدئویی باشد. مثلا می‌توانید تنها زمانی به خودتان اجازه‌ی انجام این بازی‌ها را بدهید که انجام وظایف مرتبط با هدف بلندمدت خود را تمام کرده‌اید. شاید لازم باشد که یاد بگیرید وقتی دیگران از شما می‌خواهند برای‌شان کاری انجام دهید، به آن‌ها نه بگویید تا بتوانید وقتی را نیز به خودتان اختصاص دهید.
زمان‌های تلف‌شده را کاهش دهید
شاید بعضی اوقات در روز، زمان‌تان را هدر میدهید. بسیاری از این موارد اجتناب‌ناپذیر هستند، مانند رفت‌و‌آمد‌های صبح یا رفتن به اداره‌ی پست در وقتِ ناهار، که شلوغ‌ترین زمانِ روز است. به برنامه ریزی‌تان نگاهی بیندازید و زمان‌هایی که در آن‌ها وقت‌تان به هدر می‌رود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید برنامه ریزی‌تان را تغییر دهید تا این زمان‌های تلف‌شده کاهش پیدا کنند
اگر نمی‌توانید زمان‌بندی کارها را تغییر دهید، شاید بتوانید به طور هم‌زمان، چند کار را با هم انجام دهید. مثلا صبح‌ها با اتوبوس به مدرسه یا محل کار بروید و در طول مسیر، از مطالعه‌ی رمان لذت ببرید.
گام دوم: نوشتنِ مهم‌ترین وظایف روزانه
۱. از کار‌هایی که هر روز باید انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
یک ساعت یا بیشتر وقت بگذارید و تمام کار‌هایی را که هر روز انجام میدهید (و کار‌هایی را که انجام نمی‌دهید، ولی باید انجام دهید) بنویسید. اگر به یاد آوردن تمام کارها سخت است، همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید و در طول روز، تمام کار‌هایی را که انجام میدهید، یادداشت کنید.
۲.کار‌های کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی نوشتن فهرست را شروع می‌کنید، هیچ کاری را خیلی کوچک و کم‌اهمیت درنظرنگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید. وقتی برای اولین بار برنامه‌ریزی برای کار‌های روزانه را انجام میدهید، بهتر است که همه‌ی موارد را در برنامه‌ی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید. برای نمونه اگر هر روز صبح، برای پیاده‌روی بیرون می‌روید، این کار را نیز یادداشت کنید.
۳. در مورد کار‌هایی که انجام میدهید، از خودتان سؤالاتی بپرسید
برای داشتن تغذیه‌ی مناسب، چه کار‌هایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کار‌هایی انجام دهید؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه، چه کار‌هایی را باید انجام دهید؟ احتمالا کار‌های کوچک بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیت‌های بزرگ‌تر خود به آن‌ها توجه داشته باشید. برنامه‌ریزی روزانه به شما کمک می‌کند تا بخش‌هایی را که در آن‌ها بهره‌وری بالایی ندارید، شناسایی کنید و برای بهبود در آن بخش‌ها تلاش کنید.
۴.فهرست خود را تجزیه‌و‌تحلیل کنید
اگر متوجه شده‌اید که زمان آزاد اندکی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید، کار‌های خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همه‌ی آن کارها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که می‌توان بعضی از کارها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آن‌ها را به فرد دیگری واگذار کرد. برای نمونه، اگر در خوابگاه دانشجویی زندگی می‌کنید و وقت زیادی را برای آشپزی صرف می‌کنید، شاید بتوانید از یکی از هم‌اتاقی‌های خود بخواهید تا در آشپزی با شما شریک شود. شما می‌توانید غذا‌هایی را که هر دو به آن علاقه دارید، پیدا کنید و در طول هفته، به نوبت آشپزی کنید.
گام سوم: ایجاد برنامه زمانی
۱.از برنامه‌ی مایکروسافت اکسل یا برنامه‌ا‌ی مشابه استفاده کنید
ستونی شامل زمان‌ها را در سمت راست صفحه ایجاد کنید و در ردیفی در بالای صفحه نیز، روز‌های هفته را بنویسید.
۲.در مقابل هریک از زمان‌ها، کاری را بنویسید
ابتدا فعالیت‌هایی را بنویسید که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند. بر اساس ارزیابی که طبق مطالب گفته شده در بالا انجام داده‌اید، کارها را در مقابل زمان‌هایی بنویسید که فکر می‌کنید بیش از همه برای انجام آن‌ها مناسب است. در طول روز، یک یا چند زمان استراحت را نیز برای خود درنظربگیرید.
۳.کارها را در بخش‌های زمانی طولانی‌تری سازماندهی کنید
پیش‌بینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است؛ بنابراین در صورت لزوم، برنامه‌ی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمان‌های میانی را نیز برای تأخیر‌های غیرمنتظره درنظربگیرید. البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان‌های اختصاص داده شده به کار‌های دیگر، اهمیت داشته باشد.
۴.برنامه‌ی زمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید
پیش‌بینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است؛ بنابراین در صورت لزوم، برنامه‌ی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمان‌های میانی را نیز برای تأخیر‌های غیرمنتظره درنظربگیرید. البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان‌های اختصاص داده شده به کار‌های دیگر، اهمیت داشته باشد.
۵. برنامه‌ریزی خود را چاپ کنید
به طور کلی بهتر است که برنامه‌ی خود را در چند نسخه چاپ کنید و مثلا یکی را روی یخچال بچسبانید، یکی را در اتاق خواب قرار دهید و یکی را نیز در حمام بگذارید. زیر کار‌های مهم خط بکشید و آن‌ها را از سایر کارها متمایز کنید.
۶.کار‌های مربوط به حوزه‌های مختلف را با رنگ، مشخص کنید
از رنگ‌های متفاوتی برای حوزه‌های مختلف کار‌های خود استفاده کنید. مثلا می‌توانید از رنگ زرد برای فعالیت‌های مربوط به کار، از رنگ قرمز برای ورزش، از رنگ آبی برای کار‌های مدرسه و … استفاده کنید. به این ترتیب، تنها با نگاه کردن به برنامه متوجه می‌شوید که برنامه‌ی زمانی‌تان به چه صورت است. مثلا اگر بسیاری از بخش‌های آن آبی باشد، متوجه می‌شوید که تکالیفی که برای مدرسه باید انجام بدهید بسیار زیاد است.
گام چهارم: بهینه کردن برنامه‌ی زمانی
۱.توجه کنید که صبح‌ها چقدر انرژی دارید
مهارت‌های تفکر انتقادی و خلاقیت در بیشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمان‌های دیگر بیشتر است و معمولا این مهارت‌ها و توانایی‌ها، با نزدیک شدن به انتهای روز، کاهش می‌یابد. اگر شما نیز چنین هستید، فعالیت‌هایی (مانند نوشتن) را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت زیادی دارند، در زمان صبح انجام دهید. ولی شاید ترجیح میدهید که خلاقانه‌ترین کار‌های خود را در هنگام شب انجام بدهید. تفاوتی ندارد، زیرا در اینجا تنها مسئله‌ی مهم، رسیدن به برنامه‌ی زمانی مؤثری است که با شما و نیازهایتان مطابقت داشته باشد.
۲.توجه کنید که بعدازظهر‌ها چقدر انرژی دارید
اگر شما نیز مانند بیشتر مردم باشید، انرژی‌تان تا بعدازظهر، تا حدی تحلیل می‌رود. در این صورت، بعدازظهر زمان مناسبی برای انجام کار‌های عادی و خسته‌کننده‌ای است که نیازی به فکر کردن زیاد ندارند. مثلا می‌توانید ملاقات‌ها، جواب دادن به ایمیل‌ها و ... را به بعدازظهر‌ها موکول کنید.
۳.توجه کنید که هنگام شب چقدر انرژی دارید
برای بسیاری، شب‌ها زمان مناسبی برای برنامه‌ریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کار‌هایی که برای آماده شدن برای روز بعد انجام می‌دهیم، شامل کار‌هایی مانند آماده کردن ناهار روز بعد، بیرون آوردن لباس‌های مورد نیاز و مرتب کردن لباس‌ها و وسایل است.
۴.عادت‌های مورد نیازبرای دستیابی به اهداف‌تان را در خود ایجاد کنید
برای نمونه، ۳۰دقیقه در روز را به نوشتن رُمان یا یادگیری باغبانی اختصاص دهید. اگر هر روز کمی در مسیر دستیابی به اهداف‌تان حرکت کنید، عادت‌های خوبی را برای ادامه‌ی این مسیر، در خود ایجاد خواهید کرد. عمل کردن طبق این عادت‌ها مانند این است که روی خلبان اتوماتیک قرار گرفته باشید و به طور خودکار، کار‌های لازم برای دستیابی به اهداف‌تان را انجام دهید. اساسا هر کاری که به صورت منظم انجام میدهید (خوب یا بد)، در نهایت به یک عادت تبدیل میشود.
۵.برنامه‌ی زمانی خود را آزمایش کنید
با دیدن برنامه‌ی زمانی‌تان چه حسی دارید؟ آیا زمان‌های مناسبی را برای انجام کارها تعیین کرده‌اید؟ آیا باید مواردی را اصلاح کنید؟ همه چیز را مورد به مورد بررسی کنید و هرکدام را که درست به نظر نمی‌رسد، تغییر بدهید. مجبور نیستید که تا پایان هفته یا ماه صبر کنید و می‌توانید هر چند روز یک بار، برنامه‌ی خود را اندکی تغییر بدهید تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان، قابل اجرا شود. شاید لازم باشد که هر ماه، تغییرات کوچک یا بزرگی در آن ایجاد کنید و هرگز تصور نکنید که برنامه‌ی زمانی شما، قطعی و غیرقابل تغییر است.
منبع: https://b2n.ir/timemanagement
پ.ن: من دانشجوی دورۀ بازاریابی دیجیتال آقای عادل طالبی هستم و این پست نیز بخشی از تمرین گردآوری محتوا در این کلاس است.
