استخدام یکی از مهمترین چالش های کسب و کارها است حتی اگر شما متخصص منابع انسانی باشید. به جرات میتوان گفت از تاثیر گذارترین فرآیندهای منابع انسانی، انتخاب صحیح است. استخدام کارکنان توانمند و متناسب با فرهنگ سازمان، علاوه بر کم کردن هزینه های ورود و خروج پرسنل، گاهاً میتواند با خلاقیت و پشتکار موجب برون رفت سازمان از بحران ها و شرایط سخت باشد. طبیعی است که این انتخاب مشکل هم هست.
با رعایت نکاتی میتوان این فرآیند را تا حد زیادی بهبود داد. البته این فرآیند ها برای شرکتهای کوچک و متوسط (تا 150 نفر) مناسب است و برای شرکتهای بیش از این تعداد نیاز به استفاده از الگو های پیشرفته تری می باشد که البته اصول آنها هم خارج از این موارد نیست و تفاوت در مراحل بیشتر و بعضا استفاده از تکنیک های پیچیده تر می باشد. برای یک استخدام مناسب باید موارد زیر را بررسی کرده باشید:
در ادامه به توضیح مختصر در مورد هریک از موارد فوق می پردازیم.
شغلی را که برای آن استخدام می کنید، به خوبی بشناسید.
شناخت پوزیشن شغلی و اینکه همکار شما در آینده قرار است چه کارهایی را با چه کیفیتی انجام دهد، بسیار با اهمیت است. شناخت کامل از وظایف یک شغل، به مدیر امکان می دهد دانش مورد نیاز، مهارت و تجربه لازم و ظرفیت های شخصیتی و رفتاری مناسب را شناسایی کند. این موارد در دو مرحله مهم از فرآیند استخدام کاربرد دارد. اطلاعاتی از قبیل دانش و تجربه لازم برای انجام شغل در مرحله بررسی رزومه ها مورد نیاز مدیر می باشد و بعد از آن آگاهی از شغل به مدیر کمک می کند تا ویژگیهای شخصیتی و صفات رفتاری مورد نیاز برای انجام شغل را معین کند. تقریبا تمام مدیران درگیر استخدام این تجربه را داشته اند که افرادی با دانش و تجربه تقریبا یکسان، عملکرد متفاوتی در سازمان داشته اند. این موضوع به خاطر تفاوت شخصیتی افراد به صورت فردی یا احتمالا بخاطر تفاوت نقش تیمی افراد با نقش مورد نیاز تیم بوده است.
برای استخدام درک درستی از فرهنگ سازمان داشته باشید.
هر سازمانی فرهنگ منحصر به خود دارد. تقریبا می توان گفت همانطور که افراد شخصیت های متفاوت دارند، سازمان ها نیز در رفتار با کارکنان و انتظاراتشان از کارکنان متفاوت هستند. برای درک بهتر یک مثال را بررسی میکنیم. تصور کنید در یک صنعت بسیار پر ریسک و تغییر مثل بازی سازی آنلاین، دو شرکت اقدام به استخدام نیرو میکنند. شرکت اول معتقد است که این حوزه از فعالیت بازده اقتصادی خوبی دارد و میتوان با گردآوری تیمی خلاق و با انگیزه، بازی موفق ساخت و بازار را تحت تاثیر قرار داد. لذا اولویت شخصیتی مورد نیاز این ویژگی ، خلاقیت و چالش پذیری است.
اگر کارکنان شرکت اول که با چالش و خلاقیت به موفقیت برسند، درک آنها از فرهنگ درست و خوب، فرهنگ خلاق خواهد بود. در همین صنعت شرکت دوم را درنظر بگیرید که از مدیران عالی آن می دانند که چه بازیی و برای چه مخاطبی باید تهیه کنند که فروش خوبی داشته باشند و به دنبال کارکنانی باشند که کاربلد و مطیع باشند و آنچه را که مدیریت قبلا به آن رسیده را دقیق و با دقت پیاده کنند. این شرکت به دنبال استخدام افراد دقیق و فرآیند ساز می باشد که پیرو دستورالعمل های از پیش تعیین شده اند و تغییر روشها و چالش ها برایشان قابل پذیرش نیست.
اگر کارکنان شرکت دوم به موفقیت برسند، درک آنها از فرهنگ درست و خوب، فرهنگ پیروی از دستورالعمل هاست. برای همین مدیر باید بداند که فرهنگ تیم یا شرکت دقیقا چیست؟ قصد از استخدام تقویت فرهنگ موجود است یا تعادل در فرهنگ موجود؟
ارزش های سازمان را بشناسید و بدانید که کارکنان شما می بایست چه پیامی را به مخاطبین شما انتقال دهند.
شناخت ارزش های سازمان در حقیقت شناخت برند سازمان است. هویت و پیامی که به مخاطب منتقل میشود توسط پرسنل سازمان صورت می گیرد، پس در استخدام مواظب آن باشید. اگر کارکنان شما ویژگیهای مناسب رفتاری و شخصیتی را برای ارائه پیام سازمان شما نداشته باشند، حتی اگر در بهترین حالت، برند سازمان را شناخته باشند، پیامی که منتقل میکنند بی شباهت به ضرب المثل قسم حضرت عباس و دم خروس نیست. در این حالت کارکنان به اصطلاح رفتاری را ارائه میکنند که متناسب با رفتار ترجیحی آنها نیست و این دوگانگی در شرایط بحران یا استرس کاملا خود را نشان می دهد و مخاطب متوجه این دوگانگی وعده و رفتار سازمان میشود و این بیشترین صدمه را به سازمان خواهد زد.
شناخت ارزش های سازمان می تواند از طریق مصاحبه یا تست آرکتایپ برند انجام شود. پس از آن در انتخاب کارکنان مرتبط با مشتریان می بایست ویژگیهای رفتاری متناسب با آن آرکتایپ برند را در نظر گرفت. در سازمانهای کوچک و متوسط، این آرکتایپ برند در حقیقت هویت و ایده آلی است که بنیانگذاران سازمان قصد ایجاد آن را دارند.
برای سازمان خود استراتژی و برنامه استخدام داشته باشید.
هر مدیری قبل از استخدام باید به این جمع بندی رسیده باشد که چه استراتژی در استخدام دارد؟ وقتی به استخدام پرسنل فکر میکنید و نه به برون سپاری یا پیمانکار گرفتن ، در حقیقت یا استراتژی سرباز وفادار دارید یا استراتژی متخصص متعهد.
اگر به این فکر میکنید که پرسنلی داشته باشید که حداقل دانش را داشته باشند ولی با فرهنگ سازمان شما هماهنگی داشته باشند و در طول کار در سازمان شما دانش و تخصص عالی را کسب کند، استراتژی شما استخدام سرباز وفادار است. در این مورد مهمترین عامل تعیین کننده ویژگیهای رفتاری و شخصیتی است و در این استراتژی در اولین مرحله ها ارزیابی شخصیتی انجام میشود و حداکثر افراد ممکن مورد بررسی شخصیتی و رفتاری قرار میگیرند تا هیچ فرصتی برای انتخاب و پرورش افراد مناسب از دست نرود.
اگر در انتخاب به دنبال متخصص باسابقه و کارکشته هستید، در قدم اول رزومه و سابقه کار دقیقا بررسی میشود و پس از مصاحبه های علمی و فنی و اطمینان پیدا کردن از احراز شرایط دانشی و مهارتی، کاندید ها برای بررسی رفتاری و شخصیتی مورد ارزیابی قرار میگیرند. در این رویکرد تعداد افرادی که به مرحله سنجش شخصیت میرسند حداقلی است و ارزیابی شخصیتی در آخرین مرحله است.
از ابزار های مناسب استفاده کنید.
در سنجش شخصیت و رفتار و خصوصیات روانشناختی از تست و نرم افزارهای مختلفی میتوان استفاده کرد. برای اینکه بتوانید به نتایج تست ها اتکا کنید ، چند فاکتور را در نظر داشته باشید:
تست ها باید بومی سازی شده باشند. بدین معنا که نتایجی که منجر به گزارش افسردگی در تست نئو با گزارش کامل میگردند، در هر جامعه ای باید از اعمال ضریب مشخصی در نتایج حاصل شده باشد زیرا که شرایط محیطی کشورهای جوامع اروپایی یا آسیایی و خاورمیانه با هم متفاوت است.
تست ها باید به صورت استاندارد پرسیده شوند. هر تست استانداردی دارای روایی و پایایی است. این دو فاکتور در همان حالت استاندارد تست سنجیده شده اند. بدین معنا که اگر نسخه اصلی تست دیسک که 24 سوالی است و کاربر مجبور است در هر قسمت دو پاسخ نزدیک و دور نسبت به خود را انتخاب کند، به فرمت های غیر از این صورت استاندارد پرسیده شود، باید مجددا مانند نسخه اصلی با آنالیزهای آماری گسترده، روایی و پایایی آن ها سنجیده شود. در غیر اینصورت نتایج آنها قابل استناد نیست. این موضوع غالبا به خاطر پیچیدگی های برنامه نویسی برای تست دیسک بوجود می آید و بیشتر تست ها در مراجع مختلف معمولا از فرمت استاندارد اصلی استفاده میکنند.
نتایج تست های کمًی باید شامل عدد باشند. به عنوان مثال می توان گفت که در نتایج تست نئو با گزارش کامل یا تست دیسک با گزارش کامل، علاوه بر گزارش بالا و پایین بودن وضعیت فرد در هر خصوصیتی باید عدد آن ویژگی هم گزارش شود. مثلا در گزارش تست دیسک با گزارش کامل ، دو پروفایل که نتیجه D گزارش داده اند با توجه به مقدار D گزارش شده دارای صفات رفتاری متفاوتی هستند. از این رو نمیتوان گفت این دو شخص D هستند! زیرا که کیفیت آنها با هم متفاوت است. مثلا رفتار ریسک پذیر یکی از صفت های پروفایل D با عدد حدود 50 تا 55 می باشد در صورتی که رفتار اقتدار گرا یکی از صفت های پروفایل D با عدد بیش از 80 است.
در نهایت برای استفاده حرفه ای از تست روانشناسی در استخدام نیاز به پنل ارزیابی سازمانی خواهید داشت. در دسترس داشتن نتایج تست افراد مختلف بدون اینکه بتوانید گزارش های تحلیلی یا مقایسه ای بین افراد داشته باشید، تقریبا بی فایده یا کم اثر است زیرا که با انبوهی از اطلاعات و داکیومنت روبرو خواهید شد که تحلیل آنها مشکل خواهد شد.
از تکنیک ها مصاحبه و شخصیت شناسی برای استخدام استفاده کنید.
استفاده از تست شخصیت شناسی و تست روانشناسی مناسب برای استخدام ، بخشی از مسیر استخدام را برای شما هموار و پیش بینی پذیر میکند اما به تنهایی کافی نیست. همانطور که در بررسی رزومه ها وقتی با ادعای آشنایی با زبان انگلیسی یا مهارت استفاده از نرم افزارها مواجه میشود، در جلسه مصاحبه از طریق پرسش و گاهی امتحان کتبی اقدام به بررسی ادعا میکنید؛ صفات رفتاری و ویژگیهای شخصیتی ابراز شده هم باید مورد بررسی قرار گیرد. برای بررسی این موارد استفاده از مصاحبه ساختار یافته یا نیمه ساختار یافته توصیه میشود. به ویژه مصاحبه های مبتنی بر تکنیک استار (STAR). در تکنیک که گذشته نگر است مصاحبه کنندگان سعی میکنند ارزش های رفتاری و ویژگیهای شخصیتی مورد نظر خود را در وقایعی که در گذشته برای مصاحبه شونده اتفاق افتاده را بررسی و ثبت نمایند و با نتایج تست شخصیت شناسی مصاحبه شونده چک کنند. از ارزش های تکنیک مصاحبه استار، استفاده همزمان از دو مصاحبه کننده است. این امر باعث میشود امتیازهای توزیع شده به قسمت های مختلف، یکدیگر را تصحیح کنند و نتیجه به واقعیت نزدیکتر باشد. با توجه به اینکه در هر مصاحبه ای با توجه به شرح شغل و شایستگی های تعیین شده، شما به دنبال سنجش یکسری موارد خاص هستید پس عملا نمی توان ادعا کرد که سوالات مصاحبه ها یکسان است! هر مصاحبه نیاز به طرح سوالات مخصوص به خود را دارد. اما از آنجا که ارزش های سازمانی در هر سازمان به ندرت عوض میشوند، پس از طرح چندین مصاحبه برای یک شرکت میتوان گفت که طرح سوالات بسیار روتین میشود.
آگهی استخدام خود را با تعریف استاندارد و در محل مناسب قرار دهید.
قبل از هر غربالگری و آنالیزی نیاز به داده مناسب دارید. اگر آمادگی لازم برای انجام تمام فرآیندهای فوق را داشته باشید مثلا شرح شغل و شرایط احراز را بدانید، ابزار مناسب (تست شخصیت شناسی متناسب) انتخاب کرده باشید، استراتژی تعیین کرده باشید و کاملا آماده مصاحبه باشید اما در محل مناسبی آگهی نکرده باشید یا سمت مورد نظر خود را به صورت استاندارد بیان نکرده باشید، یا رزومه مناسب دریافت نمی کنید یا به طور کامل با افرادی مواجه میشوید که در حد انتظار شما نیستند. این نشانه ها خود پیام رسان عدم انتخاب محل مناسب یا عنوان نامناسب برای آگهی شما می باشند. هر سایت کاریابی در ارائه رزومه های خاصی برتری دارد. به عنوان نمونه برای جذب مدیر عالی و یا دانشجوی تازه فارغ التحصیل معمولا باید به سایت های مختلف مراجعه کنید. در مجموع کل هفت مرحله فوق ، شما را به یک انتخاب خوب نزدیک میکند.
جمع بندی موضوع استخدام
اگر فرض را بر این بگذاریم که فرد مناسب را انتخاب کردید، تازه اول ماجرای منابع انسانی خواهد بود! اینکه به چه روشی جامع پذیری را برنامه ریزی کرده اید، چه مسیر شغلی برای این فرد طراحی کرده اید، چگونه مدیریت عملکرد میکنید و چطور بحث های انگیزشی را مدیریت خواهید کرد و چطور به وعده های خود عمل خواهید کرد، آموزش و توسعه فردی و توانمند سازی را چگونه فراهم می آورید همه و همه به ماندگاری و عملکرد کارکنان شما تاثیر میگذارد. اما خبر خوب این است که اگر بتونید آدم های با استعداد و مسئولیت پذیر را انتخاب کنید و آزادی عمل به آنها بدهید، آنها در بوجود آوردن ساز و کار مناسب برای بقای سازمان، به شما کمک خواهند کرد و نه تنها باری بردوش سازمان نخواهند بود بلکه باری نیز از دوش سازمان برخواهند داشت. بنابراین مهمترین انتخاب های شما، کسانی خواهند بود که سرمایه های انسانی شما را مدیریت خواهند کرد! برای حفظ سرمایه های سازمان، همانطور که به درستی تقویت نیروی ورودی به شرکت خود می اندیشید، جهت تداوم این سرمایه گذاری و بازده خوب، از سایر مراحل هم غفلت نکنید.
