چگونه با برنامه ریزی در مدیریت موفق شویم و چرا برنامه ریزی مهم است؟


برنامه ریزی استراتژیک همیشه با بهبود کارایی و رشد پایدار همراه بوده است. با این حال، دنیای پویا و رقابت شدید بازار، برنامه ریزی در مدیریت را ضروری می کند. بنابراین، چه بخواهید چه نخواهید، این جمله مدیریتی آشنا صادق است: اگر موفق به برنامه ریزی نشدید، برای شکست برنامه ریزی کنید.

نکته: آیا می دانستید که یکی از مهم ترین ارکان برنامه ریزی نوشتن و یادداشت آن ها است؟ آیا می دانستید که دفترهایی وجود دارد که مختص این کار بوده و برای آن تعبیه شده اند؟ بله! پلنرهای روزانه، ماهانه و یا حتی سالانه یکی از اجزای جدانشدنی افراد موفق هستند. اگر می خواهید با انواع آن ها آشنا شوید بر روی این لینک کلیک کنید.

برنامه ریزی در مدیریت

یک شرکت برای اثربخشی و توسعه پتانسیل خود باید در جهت هدف یا ماموریت مورد نظر تلاش کند. اما چگونه می توان فهمید که چه چیزی با هدف مرتبط است و چه چیزی نیست؟

این همان چیزی است که برنامه ریزی دارد.

برنامه ریزی در مدیریت به این می پردازد که برای رسیدن به هدف چه گام هایی باید بردارید، چه تغییرات و موانعی را باید پیش بینی کنید و چگونه از منابع انسانی و فرصت ها برای رسیدن به نتیجه مورد انتظار استفاده کنید. فرآیند برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل دقیق منابع فعلی و روند بازار و پیش بینی بازارهای نوظهور و تقاضای آینده است.

به زبان ساده، هدف جایی است که شرکت شما می‌خواهد در یک زمان مشخص باشد و یک برنامه مسیرهایی را برای نحوه رسیدن شما به آنجا ارائه می‌کند.

برنامه ریزی از وظایف اساسی مدیریت در نظر گرفته می شود. این بدان معناست که یک برنامه برای هر کارکرد مدیریتی دیگری ضروری است، خواه سازماندهی، هدایت، کارکنان، یا کنترل:

برنامه ریزی نحوه سازماندهی موثر یک کسب و کار را دیکته می کند. این شامل تعیین فعالیت های ضروری آینده، واگذاری آنها به پرسنل مناسب، تفویض اختیار، تهیه ابزار و مواد خام و غیره است.

داشتن یک برنامه عمل، هدایت را تسهیل می‌کند، زیرا دستورالعمل‌ها، راهنمایی‌ها و انگیزه را در استراتژی برند مستقر می‌کند.

برنامه ریزی کارکنان را آگاه می کند، زیرا نشان می دهد که یک شرکت به چه نیروی کاری نیاز دارد.

ایجاد استانداردها و سنجش عملکرد واقعی – کنترلی – برخلاف انتظاراتی که برنامه ریزی تعیین می کند انجام می شود.

برنامه ریزی غیررسمی یک تمرکز کوتاه مدت می دهد که ممکن است برای فعالیت کسب و کار ضروری باشد. در یک سازمان، واحدهای مختلف می توانند برنامه های غیررسمی خود را داشته باشند. با این حال، اگر شرکت می خواهد رشد کند و به اهداف بلند پروازانه برسد، فرآیند برنامه ریزی باید رسمی، مکتوب، مشخص و شامل اهداف مشترک سازمانی باشد.

اهمیت برنامه ریزی در سازمان

برنامه ریزی به سازمان کمک می کند مسیری را برای دستیابی به اهداف خود ترسیم کند. این فرآیند با بررسی عملیات جاری سازمان و شناسایی مواردی که باید از نظر عملیاتی در سال آینده بهبود یابد آغاز می شود. از آنجا، برنامه‌ریزی شامل تجسم نتایجی است که سازمان می‌خواهد به دست آورد، و تعیین گام‌های لازم برای رسیدن به مقصد مورد نظر - موفقیت، خواه از نظر مالی اندازه‌گیری شود، یا اهدافی که شامل بالاترین رتبه‌بندی سازمان در رضایت مشتری باشد.

استفاده بهینه از منابع

همه سازمان ها اعم از بزرگ و کوچک منابع محدودی دارند. فرآیند برنامه ریزی اطلاعاتی را فراهم می کند که مدیریت ارشد برای تصمیم گیری موثر در مورد نحوه تخصیص منابع به گونه ای است که سازمان را قادر می سازد به اهداف خود برسد. بهره وری به حداکثر می رسد و منابع برای پروژه هایی که شانس موفقیت کمی دارند هدر نمی روند.

تعیین اهداف سازمانی

تعیین اهدافی که همه در سازمان را به چالش می کشد تا برای عملکرد بهتر تلاش کنند، یکی از جنبه های کلیدی فرآیند برنامه ریزی است. اهداف باید تهاجمی، اما واقع بینانه باشند. سازمان‌ها نمی‌توانند به خود اجازه دهند که از عملکردی که در حال حاضر انجام می‌دهند بسیار راضی باشند – یا احتمالاً جایگاه خود را در مقابل رقبا از دست خواهند داد.

فرآیند تعیین هدف می تواند زنگ خطری برای مدیرانی باشد که از خود راضی شده اند. مزیت دیگر هدف گذاری زمانی حاصل می شود که نتایج پیش بینی شده با نتایج واقعی مقایسه شود. سازمان‌ها واریانس‌های قابل‌توجهی را از پیش‌بینی تحلیل می‌کنند و برای اصلاح شرایطی که درآمدها کمتر از برنامه یا هزینه‌ها بالاتر است، اقدام می‌کنند.

مدیریت ریسک و عدم قطعیت

مدیریت ریسک برای موفقیت یک سازمان ضروری است. حتی بزرگترین شرکت ها نمی توانند محیط اقتصادی و رقابتی اطراف خود را کنترل کنند. قبل از اینکه عواقب منفی مالی ناشی از این رویدادها شدید شود، حوادث غیرمترقبه رخ می دهد که باید به سرعت با آنها برخورد کرد.

برنامه ریزی توسعه سناریوهای "چه می شود اگر" را تشویق می کند، جایی که مدیران سعی می کنند عوامل خطر احتمالی را تصور کنند و برنامه های احتمالی را برای مقابله با آنها توسعه دهند. سرعت تغییر در کسب و کار سریع است و سازمان ها باید بتوانند به سرعت استراتژی های خود را با این شرایط در حال تغییر تنظیم کنند.

تیم سازی و همکاری

برنامه ریزی باعث ایجاد تیم و روحیه همکاری می شود. هنگامی که طرح تکمیل شد و به اعضای سازمان ابلاغ شد، همه می دانند که چه وظایفی دارند و چگونه سایر بخش های سازمان برای انجام وظایف محوله به کمک و تخصص آنها نیاز دارند. آنها می بینند که چگونه کارشان به موفقیت کل سازمان کمک می کند و می توانند به مشارکت خود افتخار کنند.

زمانی که مدیریت ارشد از مدیران بخش یا بخش در طول فرآیند تعیین هدف درخواست می کند، تضاد بالقوه می تواند کاهش یابد. زمانی که افراد در ایجاد اهداف بودجه ای نظری داشتند، کمتر از آنها ناراحت می شوند.

ایجاد مزیت های رقابتی

برنامه ریزی به سازمان ها کمک می کند تا دیدی واقع بینانه از نقاط قوت و ضعف فعلی خود نسبت به رقبای اصلی داشته باشند. تیم مدیریت مناطقی را می بیند که رقبا ممکن است آسیب پذیر باشند و سپس استراتژی های بازاریابی را برای استفاده از این نقاط ضعف ایجاد می کنند. مشاهده اقدامات رقبا همچنین می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند فرصت‌هایی را که ممکن است نادیده گرفته‌اند شناسایی کنند، مانند بازارهای بین‌المللی در حال ظهور یا فرصت‌هایی برای بازاریابی محصولات برای گروه‌های کاملاً متفاوت مشتریان.

مطالب مرتبط: چگونه یک فرد موفق شویم ؟