5 تفاوت اکسل و اکسس از نظر کاربرد و یادگیری

تا حالا به این فکر کردید که تفاوت اکسل و اکسس چیه؟

اکسل و اکسس هر دو محصول مایکروسافت هستند و هر دو برای تجزیه و تحلیل داده‌ها مفید. از اکسل برای ذخیره داده و انجام برخی محاسبات استفاده می‌کنیم، از طرفی می‌دونیم که اکسس هم برای ذخیره داده ها کاربرد دارد. این دو نرم‌‎افزار با داده‌های جدولی سروکار دارند، اما تفاوت‌های زیادی بینشون وجود داره.

اکسل یک برنامه کاربردی «صفحه گسترده» (اصلاحا Spreadsheet) هست، در حالی که اکسس یک برنامه پایگاه داده (Database) ست. ساختار توسعه شون متفاوته و بنابراین اهداف متفاوتی رو دنبال می کنن. بنظرم درک صحیح کاربرد و محدودیت‌های این دو نرم‌افزار می‌تونه باعث انتخاب ابزار صحیح برای کار با اطلاعات بشه.

تفاوت اصلی بین اکسل و اکسس در این است که اکسل صفحه گسترده‌ای برای انجام محاسبات و نمایش داده‌ها به صورت بصری است در حالی که اکسس یک سیستم مدیریت پایگاه داده است که برای ذخیره و مدیریت آسان داده ها استفاده می شود.

از Ms Excel چه انتظاری می‌تونیم داشته باشیم؟

اکسل از مجموعه ای از سلول‌ها استفاده می کنه که به شکل ردیف و ستون سازماندهی شدند. این ساختار در دستکاری داده ها کمک می کنه. هر چند در مقالاتی که مطالعه کردم، کارکرد اصلی این نرم‌افزار رو در حوزه مالی عنوان کردند، اما بنظرم هر جا که محاسبات وجود داشته باشه نیاز به اکسل داریم. اکسل در تجزیه و تحلیل علمی و آماری کاربرد گسترده ای داره، همینطور در برنامه‌ریزی و خیلی جاهای دیگه دانستن اکسل یک ضرورته.

فرمول های استاندارد اکسل در قالب کتابخانه‌های مجزا تعریف شدند، و کاربر می‌تونه برای محاسبات مورد نظرش، فرمول‌های استاندارد را بصورت ترکیبی استفاده کنه. علاوه براین با استفاده از زبان برنامه نویسی VBA می تونید فرمول‌های جدید تعریف کنید.

یکی از قابلیتهای مهم اکسل، قدرت تحلیل داده و ارائه گزارش های متنوع و بصری برای ارائه (یا Present) هست. اکسل می تونه به صورت مستقیم به دیتابیس‌های SQL و ... متصل بشه، داده‌ها رو واکشی کنه و با توجه به قابلیت‌هاش بعنوان یک گزارش ساز با داده‌ها کار کنه. در حوزه هوش تجاری یا BI از قابیلت‌های تولید گزارش اکسل خیلی استفاده میشه.

مزیت های اکسل

• سادگی یادگیری
• مناسب برای تحلیل‌های سریع
• به سادگی میتوان برای آن خروجی دلخواه ایجاد کرد

از Ms Access چه انتظاری می‌تونیم داشته باشیم؟

اکسس در درجه اول یک برنامه دیتابیس است. برای جمع آوری، ویرایش و سازماندهی داده‌ها استفاده می شه و در رده سیستم‌های مدیریت پایگاه داده‌ رابطه ای (Database Management System (DBMS)) قرار می‌گیرد. زمانی که به کوئری یا گزارشات متعدد نیاز دارید، استفاده از اکسس نسبت به اکسل ارجحیت داره. داده‌ها در جداول ذخیره می شن و قسمت از جدول می‌تونه با محدودیت‌های خاصی همراه باشه؛ مثل اینکه در یک فیلد فقط درج حروف الفبا مجاز باشه. مانند هر پایگاه داده رابطه ای، بر مبنای جدول، فیلدها و روابط بین شون کار می‌کند.

هم Access و هم Excel قادر به مرتب سازی و فیلتر کردن داده‌ها هستند. اکسس قادر به ایجاد چندین جدول رابطه ای است، در حالیکه اکسل فقط به Worksheet های غیر رابطه‌ای یا مسطح سر وکار داره. البته لازمه به این اشاره کنم که بحث «روابط بین جدول‌ها» در نسخه‌های جدیدتر اکسل ایجاد شده ولی بنظرم هدف اصلی در این کار افزایش سرعت و قدرت محاسبات بوده نه ذخیره راحت‌تر داده (کاری که وظیفه اکسس هست)

تو صفحه شخصی ام در لینکدین مقاله‌ای با موضوع «اکسس یا اکسل؛ برای مدیریت اطلاعات از کدام استفاده کنم؟» منتشر کردم، در صورت تمایل مطالعه‌ش کنید.

مزیت های اکسس

• ساختار داده و نرمال سازی در چند جدول
• مقیاس پذیری
• کوئری ها و تولید گزارشات برای استفاده مکرر

جمع بندی؛ پنج تفاوت مهم

• هدف اصلی: هدف در اکسل انجام محاسبات پیچیده و ارائه گزارش است در حالی که در اکسس ذخیره و سازماندهی حجم بالایی از داده.
• انعطاف پذیری: اکسل بسیار منعطف است در حالی که اکسس از انعطاف پذیری کمتری برخوردار است.
• قابلیت ذخیره داده: در اکسل نسبت به اکسس پایین تر است.
• یادگیری: یادگیری اکسل نسبت به اکسس آسان تر است.
• دانش برنامه نویسی: اکسل نیاز به دانش برنامه نویسی ندارد در حالی که برای استفاده از اکسس باید تا حدی دانش برنامه نویسی داشته باشید.