توجه: قبل از شروع به خواندن این مطلب، به اطلاع شما خواننده عزیز می رسانم که با کلیک کردن بر روی این بخش می توانید نسخه ویدیویی این مطلب را در وب سایت آپارات مشاهده نمایید.
از اونجایی که بحث برنامه ریزی برای زمان موضوع خیلی مهمیِ، تکنیک و متد های زیادی براش وجود داره. اما معمولاً هر فردی با یه تکنیک ارتباط برقرار میکنه و تکنیک های دیگه شاید خیلی براش کارآمد نباشه. البته این طبیعیه. اما برای اینکه بببینیم تکنیکی که انتخاب کردیم، چقدر خوبه!، باید یه دانش کلی از بقیه تکنیک ها هم داشته باشیم و شروع کنیم به مقایسه ی با هم. ببینیم تفاوت هاشون در چیه؟ چه نقاط مشترکی دارن و در نهایت کدومش برای ما میتونه کاربردی تر باشه. اینطوری حتی میتونیم از نکات آموزنده ی تکنیک های دیگه هم استفاده کنیم و عملکردمونُ بهتر و بهتر کنیم.
الان هم میخوایم بریم سراغ یه تکنیک جدید برای برنامه ریزی زمان، به اسمِ Batching.
بَچینگ به معنی کلمه میشه همون دسته بندی. اما خُب این تکنیک هم مثل بقیه ی تکنیک هایی که تا حالا معرفی کردیم، کلی ریزه کاری داره که با دونستن و رعایت کردنشون می تونیم بهره وری خودمونُ تا حد زیادی افزایش بدیم.
با یک جمله معروف و خیلی درست شروع می کنم. "هر وقت که حواسمون به هر دلیلی از کاری که داریم انجام می دیم، پرت بشه، 15 دقیقه زمان میبره تا بتونیم تمرکزمون رو دوباره روی اون کار بدست بیاریم."
این جمله، خیلی جمله درستیه، البته مطمئنم که شما خودتون بارها اینُ تجربه کردین و دقیقاً میدونین که چطور میشه که خیلی ساده تمرکزمونُ از دست میدیم!
این روزها ما داریم توی دوره ای از پیشرفت تکنولوژی زندگی میکنیم که همه دارن تمام سعی شونُ میکنن تا توجه ما رو به خودشون جلب کنند.
به نوعی این روزا متداول شده که میگن: "پول تو توجهِ". از تبلیغاتِ تلویزیونی گرفته تا اینستاگرام و تلگرام و فیسبوک، همه هر چی ترفند بلدنُ، بکار میگیرن تا توجه ما رو بیشتر به خودشون و خدماتشون جلب کنن. اما خوب این اتفاق تا یه جاییش خوبه. از یه جایی به بعد تبدیل میشه به یه موضوع آزار دهنده.
آزار دهنده از این جهت که باعث حواس پرتیِ ما میشه. نوتیفیکیشن های گاه و بی گاه، صدا های عجیب و غریب گوشی های هوشمند یا تماس های بی وقت، پیامک های بی ربط، ایمیل های تبلیغاتی و پُست های فورواردی و هزار تا چیز دیگه، که انگار همه دست به دست هم دادن تا نزارن ما کارمونُ با تمرکز انجام بدیم.
ما هم که یک جورایی انگار دنبال بهونه ایم تا هر چیز دیگه رو به کار خودمون ترجیح بدیم. تا یه نوتیفیکیشن میاد، سریع روش کلیک میکنیم تا ببینیم پشتش چه خبره!
همین اتفاقا منجر میشه به حواس پرتی و تمرکز ما رو بهم میزنه. حالا تا بیایم روی کاری که داشتیم انجام میدادیم، دوباره متمرکز بشیم، 15 دقیقه زمان میبره و اینجوری میشه که آخر ساعتِ کاری، به خودمون میایم و می بینیم که هنوز کلی از کارهایی که براشون برنامه ریزی کرده بودیم رو انجام ندادیم و دوباره کارها روی هم تَلمبار میشه.
تکنیک Batching، قصد داره، تمرکز ما رو با شیوه های پیشنهادیش به حداکثر برسونه و حواس پرتی هامون رو به حداقل. حالا چطوری؟
بچینگ میگه ما باید همه کارهای کوچیکی که توشون فعالیت های مشابه انجام میدیم رو توی یک گروه دسته بندی کنیم و همه رو توی یک زمان مشخص، با هم انجام بدیم.
این مفهوم اصلیِ بچینگ ِ.
مثال واضحش این شکلی میشه که، مثلاً وقتی در طی روز ایمیل ها، تماس ها و کامنت های مختلفی میگیریم، به جای اینکه همون لحظه وقتی وسط یک کار دیگه هستیم، جوابشونُ بدیم، همه رو جمع کنیم و یک زمان مشخصُ اختصاص بدیم به جواب دادن بهشون.
این طوری حواس پرتی رو به حداقل میرسونیم و تمرکز روی کار ها را به نسبت زیادی افزایش میدیم.
حالا چرا فکر میکنیم که Batching جواب میده؟
اول اینکه اصطلاحا، زمانِ گرم کردنِ کارُ به حداقل میرسونه.
توی مثال ایمیل، تا Inbox ما باز بشه و شروع کنیم به چک کردن ایمیل، یک زمانی میگذره که ما اینجا بهش میگیم زمان گرم کردن (دقیقاً مثل ورزش که وقتی میخوایم تمرینی رو شروع کنیم؛ قبلش چند دقیقه گرم میکنیم).
شاید این زمان برای یک بار اصلاً به چشم نیاد ولی وقتی طی روز چندین بار تکرار بشه، اونوقت زمان قابل توجهی میشه. نکته ی جالب اینکه، ما بصورت ذهنی به یه زمانِ تاخیر برای تغییر کاری که انجام می دادیم با کار جدیدی که قراره شروع کنیم، نیاز داریم که اصطلاحاً بهش سوئیچ کردن میگیم. این سوئیچ کردن زمانی رو از ما میگیره که تکرار شدنش مدت زمان از دست رفته مونُ بیشتر میکنه.
بچینگ با از بین بردن این زمانها مستقیماً کمک میکنه که از وقتمون استفاده بهتری بکنیم و تمرکزمونُ از دست ندیم.
حُسن دومِ Batching، کم کردنِ بهم ریختگی های طی روزِ.
بجای اینکه مثلاً هفت بار توی یه هفته وقت بگذاریم برای تنظیمِ نامه ها، این هفت بارُ توی یک یا دو بار انجام میدیم.
بجای اینکه هر روز کلی زمان بذاریم برای بررسی Inbox ایمیل هامون، فقط روزی یک یا دو بار انجامش میدیم.
به جای اینکه گزارش کار روزانه یا هفتگی مونُ تیکه تیکه و توی چند مرحله بنویسیم، فقط یه بار برای نوشتن کُلش وقت میذاریم.
حُسنِ آخر هم که کاملاً مشخصه. افزایش تمرکز و در نهایت افزایش بهره وری
وقتی ما روی دور میوفتیم، یا به قولی گرم میشیم، سرعت و تمرکزمون افزایش پیدا میکنه و حواس پرتی مون به حداقل میرسه. نتیجه اش هم میشه اتمام درستِ کاری که شروع کردیم.
یه تشبیهِ درست هست که میگه، Batching دقیقا مثل Meditation روی کارها میمونه و تمام سعی اِش اینه که ما تمرکزمونُ روی کارها از دست ندیم و بدون هر نوع عواملِ آزاردهنده، تمام ذهنمونُ به کاری که داریم انجام میدیم، اختصاص بدیم.
خُب، حالا یک سری کارهایی که با Batching خوب میشه دسته بندیشون کرد و با هم مرور میکنیم.
ایمیل - بجای اینکه هر ساعت چِکشون کنیم، روزی یک بار، توو یه زمان مشخص بهش میپردازیم.
مطالعه - بجای اینکه مطالب جالب و خوندنی که به دستمون میرسه رو هر زمان که شد بخونیم، اونها رو موکول میکنیم به یک یا دو زمان مشخص توی هفته.
وبلاگ نویسی - بجای اینکه هر روز بشینیم مطلب تهیه کنیم برای وبلاگمون، هفته ای یک یا دو بار وقت میزاریم و کُلی مطلب برای طی هفته تهیه میکنیم و بطور منظم، هر روز منتشرشون میکنیم.
تماس های تلفنی - بجای اینکه هر لحظه که یک چیزی یا کاری یادمون افتاد، تلفنُ برداریم و شروع کنیم به زنگ زدن، یک لیست از تماس هایی که میخواهیم بگیریمُ تهیه میکنیم و توی یک زمان مشخص با همه شون تماس میگیریم.
فعالیت های کامپیوتری - بجای اینکه زمان های زیاد و پراکنده ای رو پشت کامپیوتر برای انجام کارمون سپری کنیم؛ همه کارهامونُ متمرکز و یک جا، توی یک زمان مشخص انجام میدیم و بعدش دیگه از دست کامپیوتر خلاص میشیم.
خرید - بجای اینکه زمان و وقت زیادی رو برای رفتن به خرید و خشکشویی و کارهای مشابه، توی ترافیک از دست بدیم، همه رو توو یک روز خاص در هفته انجام بدیم.
آشپزی - بجای اینکه هر روز وقت زیادی بگذاریم برای آماده کردن شام، میتونیم تمام غذای مورد نیاز هفته مونُ، توی یک یا دو روزِ هفته آماده کنیم و طی هفته میل کنیم.
فکر کردن - بجای اینکه تا مسئله ای پیش میاد که نیاز داره راجع بهش فکر کنیم، همون موقع شروع به فکر کردن بکنیم، میتونیم تمرکزمونُ به هم نزنیم و زمان مشخصی رو توی روز برای فکر کردن و تصمیم گیری های درست اختصاص بدیم.
سیستم های بهره وری - به جای اینکه از چند تا سیستم مختلف و موازی برای مدیریت بهره وری مون استفاده کنیم، همه اطلاعاتُ To-do-List ها و ایمیل هامون رو روی یه سیستم متمرکز کنیم.
توجه: خواننده گرامی شما می توانید با کلیک کردن بر روی این بخش، نسخه ویدیویی این مطلب در وب سایت آپارات مشاهده نمایید.
