امروزه کسب و کارهای کوچک، برای رشد کردن و توسعه یافتن به سرمایه، تجربه، نیروی متخصص، تبلیغات و… نیاز دارند. زمانی که شما بررسی میکنید در کسب و کارهای کوچک و متوسط بیشترین موضوعی که همیشه به آن بی توجهی میشود مدیریت زمان است. به همین علت در این مقاله به بررسی مدیریت زمان در کسب و کار و راه های افزایش بازدهی در کسب و کار پرداخته می شود.
استراتژیستها زمانی که منابع یک کسب و کار را نام میبرند به زمان، انرژی و سرمایه اشاره میکنند. این موضوع امروزه از چشم صاحبین کسب و کارها متاسفانه پنهان مانده است. اگر به کشورهای پیشرفته نگاهی داشته باشیم متوجه میشویم روی این موضوع به صورت جدی سرمایه گذاری صورت گرفته است. در طول این مقاله به بررسی تاریخچه مدیریت زمان و علل نیاز به آن پرداخت شده و به شما راه های عملی و مرسوم مناسبی آموزش داده می شود.
به یاد داشته باشید معمولا در کسب و کارهای کوچک و متوسط میزان منابع مالی ما محدود است و از طرف دیگر میزان منابع ما در بخش انرژی و زمان بسیار بیشتر است؛ اما متاسفانه ما به درستی از منابع خود استفاده نمیکنیم. این موضوع به دلیل نبود منابع کافی در این زمینه نیست بلکه به این دلیل است که ما برای یادگیری آن زمان صرف نکرده ایم و به صورت چند برابری هزینه این عدم آگاهی خود را پرداخت میکنیم.
آیا تا به حال به این موضوع دقت کرده اید چرا کسانی که دو شغله و یا چند شغله هستند نسبت به کسانی که تک شغله هستند گاها منظم تر و دقیق تر هستند و به نوعی میتوان گفت زمان کم نمی آورند؟ آیا به این موضوع دقت کرده اید چرا در برخی از کسب و کارهای کوچک و متوسط که رغیب‌های فراوان نیز وجود دارند، چرا تا این میزان رشد به صورت سریع و تساعدی اتفاق میافتد؟ آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده اید چگونه برخی از افراد هم به ورزش روزانه خود میرسند وهم به مطالعه طبق برنامه ریزی خود میرسند، هم به تجارت و بیزینس خود میرسند!
آیا با مفاهیم برون سپاری آشنایی دارید؟ آیا راجب ابزار های مدیریت زمان اطلاعاتی دارید؟ آیا راجب ابزارهای مدیریت زمان دیجیتال آگاهی دارید؟ برای یافتن پاسخ این سوالات تا پایان این مقاله همراه باشید و سعی کنید از نکات مهم این مقاله نت برداری کنید و آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید تا آن‌ها نیز هرچه بیشتر به این نکات مهم دست پیدا کنند.
اگر بخواهیم به تاریخچه مدیریت زمان اشاره کنیم، باید به تاریخ زیست بشر در کره زمین اشاره کرد اما به یاد داشته باشید که ما به دنبال تاریخچه مدیریت زمان در کسب و کارها می‌باشیم. زمانی که انقلاب صنعتی اروپا شکل گرفت، کارخانه داران و مدیران به این موضوع پی بردند که کار به صورت انفرادی و یا مجموعه‌های کوچک با کار کردن به صورت گروهی در غالب صنعتی تفاوت‌های بسیاری با یک دیگر دارد.
مهم ترین تفاوت در این سبک از کارکردن، در سیستم سازی و مدیریت زمان است. بله درست متوجه شدید مدیریت زمان؛ شما اگر یگ سیستم فوق العاده دقیق و منظم هم داشته باشید ولی مدیریت زمان مناسب نداشته باشید نمیتوانید به درستی از کسب و کار خود بهره ببرید. به نوعی میتوان گفت شما به دلیل عدم شناسایی زمان فرآیند خود به صورت دقیق دچار هزینه پنهان در کسب و کار خود شده اید و این هزینه در بلند مدت میتواند باعث آسیب جدی به کسب و کار شما شود.
اگر بخواهیم به راجب اهمیت این موضوع برای شما بیشتر توضیح دهیم ، بنجامین فرانکلین سیاستمدار، مخترع و دانشمند آمریکایی زمان را برابر با پول می داند و معتقد بود کسی میتواند ثروتمند شود که بتواند زمان خود را درست مدیریت کند، اگر شما نتوانید از زمان خود به درستی بهره ببرید از پول خود نیز نمیتوانید بهر لازم را ببرید. در واقع برای اینکه کسی موفق باشد باید مهارت های مدیریت زمان را به درستی بداند تا بتواند بهترین نتیجه را بگیرد.
با گذشت زمان استراتژیستها و محقیقن این حوزه دریافتند که مدیریت زمان با افزایش بازدهی به صورت مستقیم رابطه دارد و باید به صورت همزمان روی این موضوع نیز تمرکز کنند و تمام سعی خود را به کار گرفتند که این دو موضوع را به صورت مکمل با یک دیگر رشد دهند. بعدها بواسطه پیشرفت علم در این حوزه و افزایش دانش و تسلط دانش پژوهان این حوزه، به این نتیجه رسیدند که برای مدیریت زمان و افزایش بازدهی، میتوان این دو را تحت عنوان شاخه ای مجزا به نام افزایش عملکرد تعریف کرد و امروزه در کشورهای پیشرفته و به روز دیگر به جای صرف انرژی روی مدریت زمان، روی افزایش عملکرد تمرکز میکنند.
با توجه به تعاریف و نکات بیان شده شما به تعریف درستی از مدیریت زمان رسیدید اما چگونه میتوانیم این موضوع را در کسب و کار خود استفاده کنیم. مدیریت زمان در کسب وکار به معنی انجام تمام کارها به موقع با بالاترین کیفیت، پایین ترین هزینه، کمترین استرس، بیشترین بازدهی و پایین ترین فشار ذهنی است.
بهتر است با ذکر مثالی این بخش را شروع کنیم. فرض کنید شخصی که به عنوان مذاکره کننده ارشد در یک شرکت مشغول به کار است باید برای یک سفر کاری به ترکیه سفر کند. این سفر از مدت 3 ماه قبل به او پیشنهاد شده است. با توجه به این که این فرد با زبان ترکی آشنا است به او پیشنهاد شده است که از مترجم استفاده نکند و به صورت مستقیم به مذاکره مشغول شود. شخص در مدت این سه ماه باید علاوه بر کار کردن بر روی پروسه مذاکره، روی زبان ترکی خود نیز کار کند، این شخص از دوره « آموزش زبان ترکی » استفاده میکند. قطعا شما هم میدانید که خرید یک دوره آموزشی صرفا به شما کمکی نخواهد کرد و مهم سبک استفاده شما است.
با توجه به این که، این فرد از زبان ترکی آگاه است، بهتر است یادآوری مفاهیم پایه را درمدت زمان مرده خود انجام دهد، برای مثال مدت زمانی که او صرف رسیدن از خانه به محل کار میکند میتواند زمان مناسبی برای یادآوری این مفاهیم باشد. برای مباحث تخصصی نیز زمان جداگانهای برنامه ریزی کند و به یادگیری بپردازد. دقت کنید در این مثال ما بخشی از کار خود را با توجه به آگاهی خود به زمان سوخته و مرده خود منتقل کردیم. مدیریت زمان در کسب و کارها به شدت امری شخصی است و از فردی به فرد دیگر کاملا متفاوت است. به عبارت دیگر مدیریت زمان در هر کسب و کاری با توجه به تواناییهای صاحب کسب و کار تعریف میشود. پس اولین گام در مدیریت زمان در کسب و کارها بدست آوردن تواناییهای دقیق شخص است.
هر مدیر کسب و کار باید بتواند، تواناییهای موردنظر برای کسب و کار خود ارتقا دهد تا بحث مدیریت زمان و افزایش بازدهی کسب و کار خود موفق تر عمل کند. برای دانستن دقیق تر این موضوع می توانید در خصوص مفهوم و روش های مدیریت زمان مطالعه کنید و راهکارهای عملی برای مدیریت زمان را فرا بگیرید ، اگرچه که این موضوع بهتر است توسط یک فرد متخصص و یا بیزینس کوچ نیز رصد و بررسی شود.
یکی از مهم تری تکنیکهای مدیریت زمان که امروزه متاسفانه به آن اهمیت نمیدهند، برون سپاری کارها است. بسیاری از مدیران زمان خود را با انجام کارهایی از دست میدهند که می‌توانند به سادگی برون سپاری کنند. این مشکل ممکن است به علت تجربیات خود و یا دیگر مدیران از برون سپاری کارها باشد. شما برای این که برون سپاری صحیح و مناسب داشته باشید نیاز دارید که برخی از نکات را به درستی رعایت کنید. اولین و مهمترین کار شما این است که سوابق فردی که قرار است کارهای شما را انجام دهد به درستی و به دور از غرض ورزی بررسی کنید. دومین کاری که باید انجام دهید این است که کار شرح وظایف او را به صورت کاملا دقیق به او توضیح دهید و سوالات و ابهامات او را برطرف کنید. سومین کاری کاری که میتوانید برای افزایش کیفیت این برون سپاری انجام دهید، این است که برای اولین بار این موضوع را به صورت مشترک با هم انجام دهید و تمامی مراحل را به صورت دقیق برای او مجدد شرح دهید. شما با این سبک از برون سپاری تقریبا احتمال بروز خطا را نزدیک به صفر میرسانید.
یکی از مهم ترین کارهایی که میتوانید برای افزایش بازدهی و کسب و کار خود از آن استفاده کنید، این است که برنامه ریزی و تعیین الویتهای خود را به صورت انلاین و با برنامه های یادآور انجام دهید. بزرگترین مزیت استفاده از برنامه های دیجیتال مدیریت زمان این است که، خطاهای انسانی و فراموشی در آن‌ها نزدیک به صفر است و در زمان مقرر به شما یادآوری‌های لازم را انجام میدهد. از طرفی به شما کمک میکند مدیریت پروژه خود را به خوبی انجام دهید و به بهترین نحو ممکن آن را رصد کنید. نرم افزارهای رایگان خارجی که می توانند مدیریت زمان آنلاین و کاربردی را برایتان فراهم نموده و بیشترین امتیاز و بالاترین محبوبیت را دربین رقبا خود دارند عبارتند از : Wunderlist ، todolist ، Trello ، One Note و نرم افزار ایرانی تسکولو.
دراین بخش به شما 5 ابزار کاربردی و مهم معرفی شد، در صورتی که شما حتی از یکی از این ابزارها به صورت دقیق و صحیح به صورت روزانه استفاده کنید بیش از 30 درصد در زمان روزانه خود صرفه جویی انجام داده‌اید، شما باید بتوانید با توجه به نیاز خود ابزار مورد نظر خود را انتخاب کنید. به یاد داشته باشید در جوامع به روز مهم سخت کارکردن نیست، بلکه مهم هوشمندانه کار کردن است. و از مهم ترین اصل هوشمندانه کار کردن میتوان به مدیریت زمان و افزایش عملکرد اشاره کرد که در این مقاله به صورت جدی به آن میپردازیم. همچنین شما میتوانید برای جلسات خود و صرفهجویی در زمان از جلسات آنلاین استفاده کنید.
یکی از بزرگترین چالشهایی که در کسب و کارهای کوچک و متوسط مشاهده میکنیم و یا گاها این موضوع را در استارتاپ‌ها نیز به وفور مشاهده میکنید این است که شما در بخش مدیران ارشد و مدیران میانی دارای توانمندی‌های قابل ملاحظه ای می‌باشید اما در بخش کارمندان میانی و کارمندان اجرایی قدرت بالایی ندارید.
شما برای این که بتوانید در کسب و کار خود مدیریت زمان بهینه داشته باشید، باید بتوانید یک سیستم پویا طراحی کنید. در یک سیستم پویا با توجه به میزان کاری که هر لحظه در سیستم تعریف میشود میزان فعالیت و زمان انجام هر واحد نیز تعریف میشود، در صورتی که نیروی کار شما در مراحل ابتدایی کار که مراحل اجرایی کار میباشد به درستی خدمات و وظایف خود را اجرا نکند باعث آسیب زدن به کل مجموعه و سیستم میشود.
از این رو یکی از مهم تری پارامترهایی که در طراحی و آموزش مدیریت زمان درکسب و کارها به آن اشاره میکنیم وجود نیروی کار خبره و ماهر است. برای این موضوع شما باید به صورت ویژه‌ای روی واحد جذب نیروی انسانی خود نظارت داشته باشید. به یاد داشته باشید مهم نیست مجموعه شما چند نفره است، مهم این است که چه کیفیتی به لحاظ نیروی انسانی در سیستم شما وجود دارد. هرچه نیروی انسانی شما قویتر باشد، مجموعه شما چابک تر است و از طرفی به شما کمک میکند که مدیریت منابع بهتری داشته باشید وسریعتر نیز رشد کنید.
زمانی که ما صحبت از مدیریت زمان در کسب و کار میکنیم، باید به این نکته توجه داشته باشیم که هدف ما چیست؟ زمانی که شما هدف خود را از مدیریت زمان ندانید، قطعا نمیتوانید به خوبی به آن پایبند باشید. زمانی که شما دلیل انجام کاری را ندانید، آن را که وظیفه تحمیلی به خود میدانید که تمایلی به انجام آن خواهید داشت. در این بخش قرار است به بررسی این نکته پرداخت می شود که اهداف مدیریت زمان در کسب و کار چیست و چگونه آن را برنامه ریزی کنیم؟
همانطور که شما میدانید، در هر کسب و کار ما 3 منبع اصلی خواهیم داشت. اولین و مهمترین منبع ما در کسب و کار پول است. ممکن است که شما فکر کنید که مهمترین منبع شما زمان است. اما شما اشتباه میکنید، چرا که مهمترین منابع شما در هر کسب و کار پول است، چرا که شما بواسطه پول میتوانید زمان بخرید و مدت زمان انجام کارها را به صورت قابل توجه‌ای کوتاه کنید.
اما همه‌ی کسب و کارها اینقدر خوش شانس نیستند که منابع مالی فراوان داشته باشند. در این زمان شما باید تمام تلاش خود را به کار گیرید، از زمان و تخصص خود به صورت مکمل استفاده کنید و ضعف مالی خود را پوشش دهید. یکی از مهمترین اهداف مدیریت زمان در کسب و کار دقیقا بهینه سازی منابع مالی شما است. در قدم بعدی مدیریت زمان در کسب و کار به شما کمک میکند که سومین منبع خود را نیز به درستی مصرف کنید. سومین منبع شما برای یک کسب و کار، انرژی است.
اگر شما یک مدیریت زمان ابتدایی داشته باشید، به طور متوسط 15 تا 35 درصد در انرژی خود صرفه جویی میکنید. در نتیجه اگر شما به دنبال استراحت بیشتر و تایم آزاد برای خود و یا خانواده خود می‌باشید، باید مدیریت زمان داشته باشید.
به صورت کلی شما برای اینکه بتوانید در فضای کسب و کار خود رشد کنید و توسعه پایدار داشته باشید. در گام اول باید تمام تلاش خود را به کار بگیرید، زمینه یک توسعه پایدار را داشته باشید. مدیریت زمان در کسب و کار همان زمینه رشد شما میباشد. بهتر است که این نکته را با ذکر یک مثال اندکی ساده کنیم. فرض کنید که شما قصد رانندگی در یک مسیر 15 کیلومتری را دارید. شما 3 مسیر برای رسیدن به مقصد خواهید داشت. مسیر اول شما به صورت آسفالت شده و مستقیم است.
مسیر دوم شما به صورت آسفالت شده و با اندکی دست انداز میباشد. مسیر سوم شما یک مسیر خاکی و مستقیم است. قطعا شما مسیر اول را انتخاب میکنید. چرا که شما بواسطه مسیر اول میتوانید ساده‌تر و سریعتر به مقصد خود برسید. دقیقا مدیریت زمان در کسب و کار شما نیز به همین صورت عمل میکند. او با کمک به مسیر رشد شما، باعث میشود که رشد خود را به صورت سریع و با کمترین اصطکاک طی کنید.
اگر شما اندک تجربه کاری داشته باشید، متوجه خواهید شد که همیشه در محل کار شما جلساتی متفاوتی برگذار میشود. جلساتی که دستور کار مشخصی ندارند و صرفا یک دورهمی و یا گپ و گفت بی نتیجه می‌باشند. شما بواسطه مدیریت زمان در کسب و کار خود به صورت قاطع از شر این موضوع راحت خواهید بود. چرا که کسی نمی‌تواند بدون هماهنگی با شما و یا بدون داشتن اولویت قابل بررسی با شما ارتباط برقرار کند. البته باید به این نکته نیز اشاره کنیم که این شما هستید که تعیین اولویت میکنید، نه دیگران.
امروزه شما برای پیشرفت کردن نیاز دارید که بتوانید از محدودترین و مساویترین منبع بشر که زمان میباشد به درستی استفاده کنید. شما میتوانید برای مدیریت بهتر زمان خود سعی کنید این توصیه های ساده را در زندگی خود به صورت جدی پیاده کنید و از آثار آن لذت ببرید:
به یاد داشته باشید در صورتی که شما در زندگی شخصی خود، مدیریت زمان و انرژی درست و مناسبی نداشته باشید نمیتوانید انتظار داشته باشید که در کسب کار شما تغیرات شگرفی ایجاد شود. مهارت مدیریت زمان باید از زندگی شخصی شما آغاز شود و به کسب و کار و دیگر فعالیت های شما تسری پیدا کند.
منبع : برترآموز
