در این مطلب به بررسی اهمیت مدیریت دانش در سازمان می‌پردازیم.
در دنیایی که دانش مساوی با قدرت است، بسیاری از کارمندان احساس می‌کنند اگر دانش تخصصی‌شان را بروز ندهند، ارزششان بیشتر خواهد بود و تقاضا برای آن‌ها زیاد می‌شود!
برای مقابله با این طرز فکر، سازمان‌ها باید فرهنگی را پرورش دهند که کارکنان می‌دانند به اشتراک‌گذاری دانش حلقه اتصالشان با حوزه مورد نظر را تنگ‌تر می‌کند و گسست‌ها را از میان برمی‌دارد.
در این مطلب، چیزی که در ضمن مفهوم مدیریت دانش نهفته است را مرور خواهیم کرد. اینکه سازمان‌ها چگونه می‌توانند از مدیریت دانش بهره ببرند، و بهترین شیوه‌ها برای اتخاذ مدیریت دانش چیست.
به‌طور خلاصه، مدیریت دانش مجموعه‌ای از دارایی‌ها، فعالیت‌ها و ابزارهایی است که ترکیب آن‌ها، امکان مدیریت و به اشتراک‌گذاری دانش در یک سازمان را فراهم می‌کنند.
برای فرایند مدیریت دانش معمولاً سه مرحله در نظر گرفته می‌شود: جذب دانش، اشتراک‌گذاری دانش و بکارگیری دانش.
مرحله اول شامل ثبت و ضبط، تولید، یکپارچه‌سازی و ذخیره‌سازی دانش است. این ابتدایی‌ترین و اساسی‌ترین مرحله فرآیند مدیریت دانش است.
به اشتراک‌گذاری دانش نشان می‌دهد که دانش چگونه در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود.
فرآیندهای به اشتراک‌گذاری دانش تعدیل شده، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا دانش پنهان را در دسترس همگان قرار بدهند. استفاده مجدد از دانش و تخصص انباشته شده، به جلوگیری از تکرار اشتباهات سازمان‌ها و تیم‌ها منجر شده و به سرمایه‌گذاری بیشتر برای یافتن راه‌حل‌های قابل اجرا کمک خواهد کرد.
بکارگیری دانش، آخرین و حیاتی‌ترین مرحله فرآیند مدیریت دانش است، زیرا مزیت اصلی مدیریت دانش بکارگیری دانش در گرفتن تصمیم‌‌های بهتر به منظور بهبود کسب‌وکار است.
دانش، ضربان قلب همه تصمیماتی است که در سازمان شما گرفته می‌شود. توسعه محصول، بهبود خدمات، تعامل با مشتری و کل عملیات شرکت بدون دانشی که تیم شما دارد امکان‌پذیر نیست.
گام منطقی بعدی این است که باید اطمینان حاصل کنید که دانش موجود در سازمان به درستی توزیع می‌شود. اینجا همان جایی است که فرآیند مدیریت دانش وارد می‌شود!
برای سازماندهی فرآیندها به روشی مفید و موثر، به یک سیستم مدیریت دانش نیاز دارید که به نوبه خود به شما امکان می‌دهد:
اهمیت مدیریت دانش در سازمان به همین جا ختم نمی‌شود. بیایید مزایای ملموس مدیریت دانش را بررسی کنیم.
قبلاً اشاره کرده‌ایم که مدیریت دانش برای تصمیم‌گیری‌های مؤثر چقدر مهم است. در اینجا به موضوعات دیگری می‌پردازیم که مدیریت دانش می‌توانید آن‌ها را بهبود ببخشد:
با پیاده کردن مدیریت دانش، یک منبع متمرکز برای اطلاعات ایجاد می‌کنید که با آمدن و رفتن کارمندان در دسترس باقی می‌ماند و به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شود.
بنابراین شما شکاف اطلاعاتی را از بین می‌برید که ممکن است کارمندان شما به تنهایی نتوانند از پس آن برآیند. همچنین از خطر از دست رفتن اطلاعات، مصون می‌‌مانید.
وقتی مدیریت دانش را در اولویت قرار می‌دهید، شانس دستیابی به نوآوری‌های موفق به طور قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کند.
بخشی جدایی‌ناپذیر مدیریت دانش که نوآوری را تقویت می‌کند، دریافت دانش از منابع خارجی، یعنی بازار، رقبا و رهبران صنعت است. شما با تسلط بر بینش‌های بازار می‌توانید جلوتر از تغییرات حرکت کنید.
با کمک مدیریت دانش می‌توانید روش‌های تازه را در همان ابتدا شناسایی کرده و از آن‌ها استقبال کنید.
همچنین می‌توانید با اتخاذ تصمیمات عاقلانه‌ای که مطابق با پتانسیل سازمان شما است عملکرد تجاری سازمان خود را بهبود بخشید.
در هر صورت، یک سیستم مدیریت دانش و فرآیند به کارمندان شما و به طور کلی به سازمان کمک می‌کند تا ذهنیت شفاف بهتری در مورد دانش موجود داشته باشند و به بهره‌وری بهتری دست یابند.
مدیریت دانش به خوبی سازماندهی شده همچنین به همسو ماندن با ارزش‌های شرکت، انتظارات مبتنی بر نتیجه و تکنیک‌های همکاری کمک می‌کند.
با مدیریت دانشی که به درستی انجام شود، فرایند جذب افراد جدید تسریع شده و به شکل موثرتری انجام خواهد شد. به طور خاص، کارکنان جدید شما به فرآیندها و خط مشی‌های سازمانی، مهم‌ترین جنبه‌های مربوط به محصولات، خدمات و بخش‌های مشتریان و اساساً به تمام اطلاعات و دانشی که ممکن است کارمندان جدید برای شروعی مؤثر و سازنده به آن نیاز داشته باشند، دسترسی پیدا می‌کنند.
برای تسریع و تسهیل ورود به سیستم، به یک سیستم مدیریت دانش قابل اعتماد و یک دانش جمعی به‌روز نیاز دارید که از دانش همه کارمندان و بنیانگذاران شرکت انباشته شده باشد.
مدیریت دانش برای همه امنیت روانی به ارمغان می‌آورد.
با وجود یک منبع واحد از حقیقت مستند که در اختیار همه قرار گرفته است، راحت‌تر می‌توان انتظارات، ارزش‌های تیم، قوانین و سایر اسناد را در دسترس اعضای تیم قرار داد و آن‌ها را با خود همراه کرد.
با توجه به اینکه در عصر دیجیتال که همه ما غرق در اطلاعات مختلف و پراکنده هستیم، این امر ضروری است.
با اولویت دادن به مدیریت دانش و مدیریت آن در سازمان، به کارکنان خود کمک می‌کنید تا روی چیزهای مهم‌‌تری تمرکز کنند، بار اطلاعاتی اضافی را حذف کنند، استرس را کاهش دهند و در ازای آن، بر روی بهبود کیفیت کسب‌وکار تمرکز کنند.
هنگامی که برای شروع فرآیند مدیریت دانش در سازمان خود آماده شدید، ممکن است لازم باشد بهترین شیوه ها را بررسی کنید. در اینجا حداقل سه تمرین برای شروع وجود دارد:
یکی از جنبه های اساسی ایجاد مدیریت دانش در درون سازمان شما این است که دانش را در دسترس کارکنان قرار دهید. ابزارها و سیستم‌هایی را کاوش کنید که اشتراک دانش را امکان‌پذیر می‌کنند. به بهترین روش‌ها برای سازماندهی و ساختار پایه دانش بیندیشید و مهم‌تر از همه تجربه کارمندان خود را در نظر بگیرید.
اساساً، هنگام سازماندهی و به اشتراک‌گذاری دانش، آن را کارمند‌محور کنید. از آن‌ها بپرسید چه چیزی ممکن است آن‌ها را از به اشتراک گذاشتن دانش خود با همکاران خود باز دارد و در عوض، با چه موارد خوبی مواجه شد‌ه‌اند که فکر می‌کنند به اشتراک‌گذاری آن ها سودمند باشد.
اگر می‌خواهید از میان نرم‌افزارهای خاص برای مدیریت دانش و به اشتراک‌گذاری دانش یکی را انتخاب کنید، چند کارمند را در «گروه آزمایشی» خود دعوت کنید و به معنای واقعی کلمه به آن‌ها اجازه دهید از این نرم‌افزار استفاده کنند تا بتوانند نظرشان را بگویند.
البته این شما هستید که تصمیم می‌گیرید کدام راه‌حل را انتخاب کنید.
با این حال، بازخورد کارمندان از این جنبه ضروری است که ممکن است آن‌ها ویژگی‌ها و فرصت‌هایی را سراغ داشته باشند که اضافه کردنشان به ((جعبه ابزار اشتراک‌گذاری دانش)) شما ضروری باشد و با بینش ارزشمند خود در این زمینه به شما کمک کنند.
مراحل مدیریت دانش در سازمانتان را در قالب یک فرایند طراحی کنید.
چگونه می‌خواهید ایجاد، توزیع و استفاده عملی دانش را سازماندهی و مدیریت کنید؟ چه شرکت‌کنندگان دیگری همتایان منابع انسانی شما، مدیران سطح C، مدیران شعب، کارمندان به عنوان شرکای خود در این طرح می‌بینید؟
مدیریت دانش یک خیابان دو طرفه است ممکن است توسط رهبری شرکت و از بالا به پایین آغاز شود، اما موفقیت آن بستگی به این دارد که کارکنان از آن استفاده کنند و نیازهای آن‌ها را از نظر کسب دانش برطرف کند.
شما باید با مدیران همکاری کنید و آن‌ها را تشویق کنید تا فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش را در تیم خود تقویت کنند.
سایر رهبران منابع انسانی را در سازمان خود درگیر کنید تا نقاط پیوند حوزه‌های مختلف منابع انسانی را به هم متصل کنند.
به عنوان مثال، اشتراک دانش و سهولت دسترسی به آن می‌تواند به افزایش حفظ و وفاداری کارکنان بی انجامد، به بلوک ساختمانی برنامه‌های تحقیق و توسعه تبدیل شود و پایه‌ای برای جانشین‌پروری شکل دهد.
سال 2021 است و شما به سختی می‌توانید دانش را بدون استفاده از فناوری مدیریت کنید.
فناوری به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا به راحتی به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و اطلاعات را جستجو کنند و دانش خود را در قالب‌های مختلف به اشتراک بگذارید. علاوه بر این، فناوری به کارکنان اجازه می‌دهد تا ارتباط بهتری با همدیگر برقرار کنند.
در چشم‌انداز فناوری‌های امروزی که مدیریت دانش را امکان‌پذیر می‌کنند، می‌توانید گزینه‌های متعددی را بیابید، از سیستم‌های ویکی مانند (که صرفاً امکان ایجاد و توزیع اطلاعات را فراهم می‌کنند ) تا پلتفرم‌های جامعی که به شما امکان می‌دهند کل مسیرهای توسعه را برای کارمندان خود بسازید. اینکه شما چه چیزی را انتخاب کنید تا حد زیادی به اهداف و نیازهای شما بستگی دارد.
وقتی از اهمیت مدیریت دانش در سازمان می‌گوییم یعنی دانش همچنان عامل اصلی تمایز رقابتی خواهد بود.
امیدواریم این مطلب به شما کمک کرده باشد که تصویری از “چه چیزها” و “چرایی” مدیریت دانش، نقش آن و بهترین شیوه‌ها برای بکارگیری آن در سازمان خود به دست آورده باشید.
منبع:
https://hrforecast.com/what-is-knowledge-management%E2%80%AFand-why-its-important
[1] ضریب اتوبوس یا Bus Factor در توسعه نرم‌افزار مقیاسی است برای بررسی تجمع اطلاعات در دست اعضای تیم. ضریب اتوبوس در یک پروژه، تعداد نفراتی است که در صورت از بین رفتنشان (مثلاً در صورت تصادف با یک اتوبوس) باعث توقف یا اختلال جدی در کار پروژه می‌شوند. ضریب اتوبوس بالا نشان دهنده پروژه‌ای است که در آن افراد زیادی در مورد اجزای پروژه اطلاعات کافی دارند.
مشخص است که «تصادف با اتوبوس» تنها یک استعاره بوده و عدم حضور افراد در پروژه می‌تواند به خاطر عوامل مرسوم‌تری مانند مهاجرت، تولد فرزند، تغییر شغل و موارد دیگر باشد.
