بهبود مدیریت تغییر با کمک مدیریت دانش

قبل از پرداختن به مبحث بهبود مدیریت تغییر با کمک مدیریت دانش، لازم است اشاره‌ای کوتاه به مفهوم و معنای سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری، مدیریت دانش و مدیریت تغییر ‌داشته باشیم:

• سیستم پشتیبانی از تصمیم‌گیری[1]: یک سیستم و برنامه مبتنی بر رایانه است که برای بهبود توانایی تصمیم‌گیری در سازمان استفاده می‌شود. این سیستم حجم زیادی از داده‌ها و اطلاعات را تجزیه‌وتحلیل کرده و بهترین گزینه‌های ممکن را به سازمان ارائه می‌دهد. ازجمله این برنامه‌ها می‌توان به مدیریت دانش اشاره کرد.
• مدیریت دانش: به فرآیند جمع‌آوری، سازماندهی، به‌اشتراک‌گذاری و تجزیه‌وتحلیل دانش سازمان، به‌گونه‌ای که به‌راحتی در دسترس کارکنان قرار بگیردمدیریت دانش می‌گویند. دانش سازمان شامل: منابع فنی، سوالات متداول، اسناد آموزشی و دانش و مهارت‌های افراد است.
• مدیریت تغییر: یک رویکرد سیستمی برای مقابله با انتقال یا دگرگونی اهداف، فرآیندها یا فناوری‌های سازمان است و هدف از آن، اجرای استراتژی‌هایی برای اعمال تغییر، کنترل تغییر و کمک به افراد برای سازگاری با تغییر است.

کمک به مدیران تا در اسرع وقت مناسب‌ترین تصمیم راتخاذ نمایند؟

وقتی قرار است پروژه‌های تغییروتحول در سازمان اجرا شوند، هیچ‌کس نسبت به نتایج تغییرات باخبر نیست و به همین دلیل نتیجه تغییرات ممکن است ما را شگفت‌زده کند. هرچیزی ممکن است در کمین ما باشد و اجرای این‌گونه پروژه‌ها معمولاً با تردید، نگرانی و ترس همراه است. کارکنان در بیشتر مواقع دراصطلاح یخ می‌زنند و هیچ واکنشی نشان نمی‌‎دهند. داوری در مورد رفتار کارکنان و عملکرد آن‌ها دچار اختلال می‌شود. دانش به‌کندی جریان می‌یابد و کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری را کاهش می‌دهد.

برای چندین دهه، مدیریت دانش به‌دنبال ارائه دانش مناسب به افرادی است که در زمان مقتضی به آن نیاز دارند. باتوجه‌به اینکه پروژه‌های تغییر دارای محیط‌های پویایی هستند، به طور طبیعی این نتیجه به دست می‌آید که جریان‌های دانشی باید با پویایی حوزه تغییر مطابقت داشته‌ باشند. پروژه‌های تغییر بر اساس اعتماد و نفوذ اجرا، خاتمه و یا متوقف شده و به انتها نمی‌رسند. یک تصمیم خوب، تغییر را تسریع و تسهیل می‌کند. در طرف مقابل، تصمیمات ضعیف باعث کاهش کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری می‌شود. برای کمک به تصمیم‌گیری خوب رهبران و مدیران نیازمند داده‌ها، اطلاعات و دانش کافی و به‌موقع هستند.

آیا داده‌ها، اطلاعات و دانش در دسترس تیم‌های تغییر سازمان شما، به اندازه‌ای است که مدیران بتوانند برای تصمیم‌گیری به آن‌ها اتکا کنند و درواقع تصمیم‌گیری مناسبی انجام می‌شود؟

ناشناخته‌ها و تاثیر آن‌ها بر تصمیم‌گیری‌ها:

تصمیمات ناشی از تکیه بر داده‌ها، اطلاعات و دانش ناکافی, اعتماد را کاهش می‌دهد و مدیران به‌دلیل اینکه تصمیماتشان عمق و امنیت کافی را ندارد، نفوذ خود را کاهش دهند. به عبارت ساده، ناشناخته‌ها عوامل نگران‌کننده را با خود به همراه می‌آورند که منجربه کاهش انرژی و افزایش فشار بر اتخاذ تصمیم می‌شوند.

جریان‌های دانشی[2] به تیم‌های تغییر کمک می‌کنند تصمیم‌های بهتر و سریع‌تری بگیرند. این چیزی بیش از یک نرم‌افزار، یک طبقه‌بندی، یک الگوریتم جستجو و غیره است. می‌توان گفت تمام اینها را شامل می‌شود و از طرفی هم خیر. دانش یک شرایط انسانی است. انسان آن را ایجاد می‌کند، تخریب می‌کند، جریان دانش را تسریع و یا کند می‌کند. دانش آمیزه‌ای از چیزهایی است که می‌توانیم ببینیم، مصنوعاتی که می‌سازیم و چیزهایی که نمی‌توانیم ببینیم، اسرار و آنچه در ذهن دیگران وجود دارد. چالش ما به عنوان رهبران و مدیران دانش این است که رمزوراز را باز کنیم و روی آنچه نمی‌دانیم، تمرکز و تفکر کنیم و با آشکارسازی آن، یادگیری را افزایش دهیم.

اکنون این پرسش مطرح می‌شود که مدیریت دانش برای بهبود کیفیت و سرعت بخشیدن به تصمیم‌گیری در پروژه‌های تغییر چه کاری می‌تواند انجام دهد؟ و اصولاً منظورمان از بهبود مدیریت تغییر با کمک مدیریت دانش چیست؟

در پاسخ به این سوال می‌توان اینگونه گفت که: باید چارچوبی را ایجاد کرد تا بتوان با آشکار کردن مجهولات، برای کمک به بهبود عمق، امنیت و کامل‌بودن تصمیم‌ها، گامی موثر برداشت.

رادار شفافیت: چارچوبی برای جستجو و یادگیری از مجهولات

ما در محیط‌هایی پر از معلومات و مجهولات مرتبط با نیازها و در زمان و مکان معین کار می‌کنیم. چیزی را که نمی‌دانیم، فرصتی برای یادگیری است. بسیاری از پژوهشگران، به انجام کارها به‌صورت تیمی تأکید دارند زیرا کار تیمی می‌تواند منجر به کسب و خلق دانش موردنیاز سازمان ازطریق هم‌افزایی و تبادل دانش، شود. ما ازطریق تعامل با دیگران به موارد زیر پی خواهیم برد:

• داده‌ها، اطلاعات و دانش‌هایی وجود دارد که برای همه شناخته شده‌است و پی بردن به آن‌ها مطالعات و پژوهش‌های مناسب و حتی سرمایه‌گذاری نیاز دارد.
• داده‌ها، اطلاعات و دانشی وجود دارد که برای شما ناشناخته بوده ولی برای دیگران شناخته شده‌است. شما می‌دانید که چیزهایی وجود دارد که نمی‌دانید. اما پرسش مهم این است که برای شناسایی و کسب آن چه می‌کنید؟ شاید یکی از پاسخ‌های این سوال، انجام فعالیت‌های جاری به همراه تیم باشد که می‌تواند منجر به کشف و شناسایی داده و اطلاعات و دانش ذهنی دیگران باشد. این دانش می‌تواند ما را در بهبود کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری کمک نماید.
• داده‌ها، اطلاعات و دانشی وجود دارد که برای شما ناشناخته بوده ولی برای دیگران شناخته شده‌است. اما چالش این است که شما از وجود این شکاف غافل هستید. در این حالت می‌توان با تیم‌هایی کار کرد تا با استفاده از روش‌های پرسش‌گری مناسب که منجر به آشکار شدن شکاف‌های دانشی می‌شود، دانش مورد نیاز را کسب کرد.
• داده‌ها، اطلاعات و دانشی وجود دارد که برای شما و هم برای دیگران ناشناخته شده‌است. در این حالت بهتر است با تیم‌هایی کار کنید تا مفاهیمی مانند تنوع، تنوع لازم و نقاط کور متخصصین خود را دریابید.

منابع:

https://www.goodlifeworkproject.com/post/knowledge-management-change-management-can-you-make-better-decisions-faster

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877050915029099

https://www.techtarget.com/searchcio/definition/change-management

https://www.igi-global.com/dictionary/knowledge-flow-identification/16342#:~:text=knowledge%20flow%20is%20the%20passing,Practice%20in%20Business%20Process%20Management

[1] Decision Support System (DSS)

[2] جریان دانش عبارت است از انتقال دانش بین گره‌ها (Nodes) بر اساس قوانین و اصول معین یا به عبارتی دیگر: انتقال دانش از مکانی که ایجاد یا ذخیره می‌شود به مکانی که باید به کار گرفته شود