تنگناها - آن موانع و موانعی که فرآیند را کند یا به تاخیر می اندازند - اغلب در رابطه با تولید و تدارکات صحبت می شود. با این حال، آنها می توانند در هر فرآیندی رخ دهند که در آن اطلاعات، افراد، زمان و ارتباطات درگیر هستند. نتایج تقریباً همیشه یکسان است. تنگناها منجر به از دست رفتن درآمد، کیفیت پایین، استرس بر منابع، تاخیر در راه اندازی و سایر اثرات منفی بر کسب و کار شما می شود. در این وبلاگ، نحوه شناسایی تنگناها در فرآیندهای کسب و کار و نحوه رفع آنها را مورد بحث قرار خواهیم داد.
بیشتر تنگناها به یکی از دو دسته اصلی تقسیم می شوند:
هر دو نوع گلوگاه نتیجه مشکلات ظرفیت یا کارایی است. مسائل مربوط به ظرفیت از در دسترس نبودن ابزار، منابع یا کارکنان ناشی می شود. مسائل مربوط به کارایی همچنین می‌تواند مربوط به ابزارها و کارکنان، مشکلات فنی، نقص سیستم، یا نرم‌افزاری باشد که به اندازه کافی خوب یا سریع کار نمی‌کند.
تصور کنید حسابدار شما در حال بازنشستگی است. شما اخیراً جایگزینی را استخدام کرده اید که پس از ترک شرکت، آنها برای تصدی این موقعیت آموزش خواهند داد.
حال، فرض کنید حسابدار فعلی شما به صورت دستی داده ها را وارد سیستم شما می کند. می‌دانید که استفاده ناکارآمد از منابع احتمالاً منجر به گلوگاه‌ها و اشتباهات می‌شود، اما این شما نیستید که کارمند جدید را آموزش می‌دهید . آنها طبق روشی که همیشه انجام می‌شود آموزش خواهند دید – نه اینکه سودمندترین فرآیند برای گردش کار آموزش داده شود.
تنگناها اهمیت دارند زیرا:
شناسایی برخی از تنگناها با توجه به علائم هشدار دهنده آسان است. با این حال، برای پیش‌بینی آنها قبل از وقوع، باید رویکرد روشمندتری را در پیش بگیرید.
پس از مستندسازی میوه های کم آویزان، توصیه می کنیم رویکردی روشمندتر برای کشف تنگناهای ریشه دار در فرآیندهای تجاری خود داشته باشید.
اگرچه یافتن گلوگاه‌های موجود و رفع آنها مفید است، حتی بهتر است مشکلات احتمالی را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل شناسایی کنید.
نقشه‌برداری فرآیند ابزاری مؤثر برای درک چگونگی اجرای فرآیندها و پیش‌بینی محل وقوع تنگناها است. برای شروع، هر یک از عملیات خود را با توجه به دامنه تعریف کنید. در مرحله بعد، ذینفعان، شرکت کنندگان و دروازه بانان مختلف را شناسایی کنید. در نهایت، مراحل هر فرآیند را از ابتدا تا تکمیل ترسیم کنید.
هنگام تهیه نقشه فرآیند خود، حتماً سؤالات زیر را در نظر داشته باشید:
هدف این است که یاد بگیریم کدام بخش از فرآیند خیلی کند است، کجا پروتکل‌ها گم شده‌اند، کدام اشتباهات بیشتر اتفاق می‌افتد، و سایر مسائلی که ممکن است به تنگناها کمک کنند.
اکنون که برای یافتن گلوگاه های کسب و کار خود تلاش کرده اید، زمان آن رسیده است که آنها را برطرف کنید.
ابتدا با انسان های خود صحبت کنید . افرادی که روی فرآیندها کار می کنند، بیشتر از همه در مورد آنها می دانند، از جمله راه حل هایی که برای دور زدن مشکل در عملیات ارائه کرده اند. سوالاتی بپرسید تا بدانید چه چیزی خوب کار می کند و به نظر آنها چه چیزی می تواند بهبود یابد. همچنین، با تامین کنندگان، کارکنان و مشتریان خود صحبت کنید تا نقاط استرس آنها را بیابید تا بتوانید راه حل های جامعی ایجاد کنید که برای همه ذینفعان در نظر گرفته شود.
در مرحله بعد، راه حل های ممکن را توسعه دهید. با نظرات ذینفعان، شروع به ایده پردازی راه حل های بالقوه برای نقاط درد و تنگناهایی که تاکنون شناسایی کرده اید، کنید. این می تواند مفید باشد که با ایجاد ایده های زیادی شروع کنید، سپس فهرست را به راه حل هایی با بالاترین پتانسیل موفقیت محدود کنید.
فرصت های اتوماسیون را شناسایی کنید . همانطور که به دنبال راه حل ها هستید، مراقب فرآیندهای دستی باشید که می توانند (یا باید) خودکار شوند. از خود بپرسید - چه چیزی را می‌توانیم برای افزایش کارایی، افزایش دقت، بهبود سرعت یا افزایش ظرفیت، سیستم‌بندی کنیم؟ آیا اقدامات پیش از گلوگاهی وجود دارد که بتوانیم برای کاهش عقب ماندگی قبل از وقوع آن انجام دهیم؟
تست و ارزیابی کنید. نقشه برداری قبلی شما باید ایده خوبی از زمان و هزینه صرف شده برای هر مرحله از فرآیند ارائه دهد. این یک پایه خوب و نقطه شروع هدف برای اندازه گیری موفقیت یک راه حل می دهد. توجه به این نکته مهم است که زمان و پول صرفه جویی شده تنها معیارهایی نیستند که باید ردیابی کنید - همچنین باید اندازه گیری کنید که آیا راه حل(های) شما منجر به کاهش خطاهای انسانی، بهبود رضایت کارکنان، تخصیص بهتر منابع، اتلاف کمتر و سایر آمار می شود یا خیر. برای کسب و کار شما حیاتی است.
پس از آزمایش و ارزیابی راه حل های تنگناهای شما، یک مرحله دیگر وجود دارد - تجزیه و تحلیل هزینه/فایده. برای هر راه حلی، هزینه ها به نقطه شروع شما بستگی دارد. اگر قبلاً یک سیستم نرم افزاری ERP دارید، یک قدم از بازی جلوتر هستید. شریکی مانند Traust می‌تواند به شما کمک کند تا راه‌هایی را برای یکپارچه‌سازی و خودکارسازی ERP خود با سایر سیستم‌های موجود خود تعیین کنید و ابزارهای توسعه سفارشی و فردی را برای بهبود مهم‌ترین نقاط درد خود توصیه کنید.
منبع :akobdc.com
