مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک چالش بزرگ در اکثر سازمان ها است. بسیاری از صاحبان کسب و کار تصور می کنند که این یک هزینه هنگفت است یا فقط برای فرآیندهای عظیم ارزش آن را دارد. با این حال، BPM بدون توجه به اندازه کسب و کار شما مهم است. در اینجا یک راهنمای قطعی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما با کمک اتوماسیون آورده شده است.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به ترکیبی از ابزارها و راه حل های BPM اشاره دارد که به سازمان ها کمک می کند تا از طریق اتوماسیون، مدیریت و بهینه سازی فرآیند به چابکی دست یابند. هدف از فناوری BPM ایجاد بهبود مستمر، مقیاس‌پذیری و کارایی عملیاتی با استفاده از رویکردی جامع برای مدل‌سازی، تحلیل، بهینه‌سازی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار نهایی در یک سازمان برای کمک به دستیابی به اهداف استراتژیک کسب‌وکار، مانند بهبود چارچوب تجربه مشتری شما
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نیز به عنوان یک رشته سازمانی تعریف می شود که در آن یک شرکت یک گام به عقب برمی دارد و به همه این فرآیندها به طور کلی و جداگانه نگاه می کند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می کند و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می کند.
هر بخش در یک شرکت مسئول گرفتن مقداری مواد خام یا داده و تبدیل آن به چیز دیگری است. ممکن است دوازده یا چند فرآیند اصلی وجود داشته باشد که هر بخش مدیریت می کند.
مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که بر وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریان های یکباره یا غیرقابل پیش بینی را مدیریت می کند).
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه ای از فعالیت هایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها اغلب یکباره و غیر قابل تکرار هستند. هنگامی که این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شده باشند، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند "Microsoft Project" استفاده می شود. Trello، Asana یا Kissflow Project ابزارهای خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه های ad-hoc هستند.
مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر فرآیندهای تکراری و مداومی که از یک الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند متمرکز است.
هنگامی که فرآیندهای تجاری ضعیف سازماندهی نشده و سیستماتیک نمی شوند، می توانند منجر به آشفتگی شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک بخش از یک فرآیند را می بینند، و تعداد بسیار کمی می توانند اثرات کامل یک فرآیند کسب و کار ، جایی که شروع و پایان می یابد، داده های کلیدی مورد نیاز، و تنگناها و ناکارآمدی های بالقوه را بررسی کنند و ببینند.
فرآیندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب و کار آسیب می زند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:
با بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند و تمامی جنبه های عملیات را به صورت بهینه حفظ کنند.
اکثر فرآیندها شامل فرمی برای جمع آوری داده ها و گردش کار برای پردازش آن می باشند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر وظیفه در گردش کار خواهد شد.
فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند ضرب‌الاجل‌ها و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان داده‌ها در طول فرآیند ارائه دهید.
ابتدا فرآیند را به صورت زنده با یک گروه کوچک آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.
همانطور که در جریان کار جریان دارد، مراقب فرآیند باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه‌گیری کارایی، و یافتن گلوگاه‌های فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید نظارت بر فرآیند به طور مؤثر انجام می‌شود.
همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار خود انجام دهید تا کارآمدتر شوند، توجه کنید. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید .
انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
سیستم های BPM را می توان بر اساس هدفی که در خدمت آنها هستند طبقه بندی کرد. در اینجا سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:
این نوع از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهایی را مدیریت می کند که در درجه اول بین سیستم های موجود شما (مانند HRMS، CRM، ERP) بدون دخالت انسانی زیاد پرش می کنند. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار با محوریت یکپارچه‌سازی، اتصالات گسترده و دسترسی API دارند تا بتوانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که سریع حرکت می‌کنند.
BPM انسان محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که در درجه اول توسط انسان اجرا می شود. اینها اغلب دارای تاییدیه ها و وظایف زیادی هستند که توسط افراد انجام می شود. این پلتفرم‌ها در رابط کاربری دوستانه، اعلان‌های آسان و ردیابی سریع عالی هستند.
این راه حل های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی مورد نیاز است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا توافق نامه) در قلب فرآیند باشد. آنها مسیریابی، قالب‌بندی، تأیید و امضای سند را در حین عبور وظایف در جریان کار فعال می‌کنند.
اکثر سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌توانند عناصر هر یک از اینها را ترکیب کنند، اما هر یک معمولاً یک تخصص دارند.
آیا تا به حال احساس کرده اید که فرآیند پذیرش سازمان شما بیش از حد پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می‌خواهد فرم‌های کاغذی را پر کنند که آنها را خسته می‌کند؟ این به این دلیل است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصل مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است. به کارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به شما کمک می کند تا فرآیندهای منابع انسانی خود را به صورت انتها به انتها خودکار کنید و در نتیجه هزینه، زمان و فرم های کاغذی را کاهش دهید. در اینجا چند مثال وجود دارد که چگونه مدیریت فرآیند کسب و کار به بخش منابع انسانی شما کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشد:
در اکثر سازمان ها، تیم فروش زمان قابل توجهی را صرف هماهنگی با تیم حساب های دریافتنی (AR) می کند تا فاکتورهای فروش را تایید کنند. حتی یک اشتباه تایپی کوچک در فاکتورها، زندگی فروشندگان را خراب می کند. اینجاست که مدیریت فرآیند کسب‌وکار به تصویر می‌آید، زیرا فرآیند تأیید فاکتور را خودکار می‌کند و در نتیجه احتمال خطاهای دستی و شفاف‌سازی‌های رفت و برگشت بین فروشندگان و تیم AR را از بین می‌برد. در اینجا چند سناریو در بخش فروش وجود دارد که در آن مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به آنها کمک کند تا فرآیندهای خود را ساده کنند:
یک تیم مالی هر روز با فرم‌های کاغذی و ایمیل‌ها بمباران می‌شود، زیرا هر چیزی که شامل پول باشد باید از طریق آنها بگذرد. به عنوان مثال، اگر تیم مدیریت دارایی بخواهد 50 لپ‌تاپ بخرد، قیمتی را که از فروشنده دریافت کرده است برای تایید به تیم مالی ارسال می‌کند. این فقط یک مورد است. تصور کنید روزانه چه تعداد ایمیل و فرم های کاغذی از تیم های مختلف دریافت می کنند. بدون وجود یک سیستم، مدیریت همه اینها برای آنها دشوار است. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به آنها کمک می کند تا همه اینها را مدیریت کنند. در اینجا چند سناریو در بخش مالی وجود دارد، که در آن مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان یک لطف صرفه جویی در نظر گرفته می شود:
اکنون که می دانید چرا دقیقاً یک سیستم BPM ضروری است، در اینجا لیستی از ویژگی هایی وجود دارد که یک سیستم مدیریت فرآیند تجاری خوب باید داشته باشد.
برای توضیح دقیق ویژگی های بالا یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خوب، این مقاله را بخوانید .
در اینجا برخی از مزایای اصلی استفاده از BPM در تجارت شما آورده شده است:
معمولاً بله. سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می توانند بسیار پیچیده باشند. نصب یک راه حل در محل ممکن است بیش از 250000 دلار هزینه داشته باشد، پس از اینکه هزینه های فناوری و مشاور در نظر گرفته شد. اما فرآیند Kissflow از 390 دلار در ماه شروع می شود تا BPM بسیار مقرون به صرفه باشد. به علاوه، هیچ هزینه اضافی برای پشتیبانی وجود ندارد. فرآیندی را انتخاب کنید که خودکار کردن آن برای شما سخت بوده است و امروز با Kissflow شروع کنید.
منبع :Akobdc
