یکی از چالشهای اکثر مدیران و کارشناسان رده بالا، هدر رفت زمان و عدم مدیریت درست جلسات است. تکنیک شش کلاه تفکر، یکی از تکنیک های بسیار خوب و کاربردی در جهت افزایش بهره وری و کاهش زمان جلسات و جلوگیری از شرایط ناخواسته خواهد بود.
این تکنیک که توسط ادوارد دوبونو ارایه شده است، یکی از تکنیکهاییست که در بسیاری از شرکتهای بزرگ و کوچک جهان در حال استفاده و نتایج بسیار خوبی را نیز بوجود آورده است.
بصورت کلی در این مدل با این مفهوم آشنا میشویم که چگونه افراد حاضر در جلسه، همه ی جوانب یک مسیله را در نظر بگیرند و آن را مطرح کنند بدون آنکه چالش نگرانی را تجربه کنند.
عمدتا در جلسات که به شکل طوفان فکری مدیریت میشود، افراد سعی در تثبیت صحبتهای خود و مخالفت با دیگران به پا میخیزند و فعالیت میکنند. بر خلاف آن در شش کلاه تفکر این دیدگاه وجود ندارد و افراد در زمان های مشخص کلاه ها و طرز تفکر های متفاوت را بایستی ارایه کنند و این مورد به نتیجه گیری بهترین و کاهش زمان جلسات منتهی خواهد شد.
به عنوان تجربه شخصی به دفعات شده که در مورد یک موضوعی، با توجه به اینکه دیدگاه مثبتی همیشه داشتم، تصمیم گیری اشتباهی را نیز اتخاذ کردم. برای درک موضوع یک مثال عمومی میزنم.
فرض کنید قصد خرید یک خودروی دست دوم را دارید. به محل فروش خودرو رفته و خودرو را از نزدیک مشاهده میکنید. اگر دیدگاهتان همیشه مثبت باشد با مشاهده ی کلی ظاهر خودرو، ممکن است تصمیم به خرید و پرداخت هزینه بکنید ولی در اینده متوجه شوید خودرو از نظر فنی دارای ایراد بوده است.
ولی اگر کمی دیدگاه منفی یا احتیاطی نیز داشته باشید، ترجیح میدهید ابتدا خود را به کارشناس رنگ و فنی نشان داده و در صورت تایید کارشناس، نسبت به خرید آن اقدام کنید.
در این مثال شما ابتدا کلاه زرد و سپس کلاه مشکی را به سر کردید. مسلما استفاده ترکیبی از هر دو کلاه نتیجه بهتری خواهد داشت.
تا به اینجای مطلب بصورت کلی در مورد موضوع اطلاعات کسب کردید. حال بیاییم با ذکر یک مثال این مدل را شرح دهیم.
عنوان جلسه : افزودن ویژگی چند کاربری به وب سایت ایکس
تعداد افراد حاضر در جلسه سه نفر خواهند بود. علی که عمدتا دیدگاه مثبتی دارد. رضا که عمدتا دیدگاهی بیان(بدون دیدگاه) نمیکند و مرتضی که همیشه دیدگاه منفی و احتیاطی دارد.
در این جا میبینیم هر شخص بصورت کلی یک از این کلاه ها را بصورت دایم بر سر دارد. ولی در این مدل ما این کلاه را از سر همه بر میداریم و کلاه های دیگر را به ترتیب بر سر افراد میکنیم.
توجه داشته باشید حتما نیاز نیست کلاه ها فیزیکی باشند و میتوان صرفا کلاه ها را تصور کرد. اینکه چرا بجای اسم از رنگ ها استفاده شده، خود دلایل محکمی وجود دارد که بعدا ذکر میشود.
هر کلاه به میزان زمان مشخصی بر سر میکنیم و نسبت به ابراز مطالب خود بدون هیچ چالش ونگرانی به بحث میپردازیم. بهتر است زمان کوتاهی تعیین و در صورت نیاز تمدید شود.
کلاه سفید: تفکر بر اساس داده و اطلاعات واقعی و موجود میباشد و به عبارتی بصورت خنثی عمل میکند
کلاه قرمز: تفکر بر اساس احساسات و واکنش های غریزی میباشد و به عبارتی شور و هیجان واقعی را نمایش میدهد.
کلاه سیاه: تفکر بر اساس جوانب منفی و محتاطانه میباشد و به عبارتی دید منفی و ویژگی های ضعیف را نیز نمایش خواهد داد.
کلاه زرد: تفکر بر اساس جوانب مثبت و خوش بینانه میباشد و به عبارتی دید مثبت و با انرژی را بیان خواهد کرد.
کلاه سبز: تفکر بصورت خلاقانه و بلند پروازانه میباشد و به عبارتی تفکر آزاد نام گذاری میشود.
کلاه آبی: کنترل و نظارت وظیفه آن است و عمدتا توسط مدیر جلسه پوشیده میشود تا جلسه را کنترل کند.
در صورتی که به این موضوع علاقه مند شدید میتوانید کتاب کاملی که توسط دوبونو نوشته و چاپ شده است را خریداری نمایید.
مثال کاربردی:
مدیران یک شرکت املاک در حال بررسی اینکه آیا باید یک ساختمان اداری جدید بسازند، هستند. اوضاع اقتصاد خوب است و فضاهای دفتر خالی در شهرشان آماده است. آنها تکنیک شش کلاه تفکر را اتخاذ کردند.
با پوشیدن کلاه سفید، آنها داده های خود را تجزیه و تحلیل می کنند.آنها می بینند که تعداد فضای اداری موجود در شهرشان در حال کاهش است و محاسبه می کنند تا زمانیکه یک ساختمان اداری جدید تکمیل شود، زمان زیادی را از دست داده اند. آنها همچنین یادآور می شوند که چشم انداز اقتصادی خوب است، پیش بینی می شود که این رشد پایدار، ادامه دار باشد.
با یک تفکر از طریق پوشیدن کلاه قرمز برخی از مدیران می گویند ساختمان پیشنهادی، زشت و غیر ضروری به نظر می رسد. آنها نگرانند که کارمندان آن را یک مکان سرکوبگر یا نا امید کننده برای کار بدانند.
وقتی آنها با کلاه سیاه فکر می کنند، تصور می کنند که پیش بینی های اقتصادی ممکن است اشتباه باشد. اقتصاد ممکن است در معرض رکود باشد، که در این صورت ساختمان می تواند خالی و یا فقط برای مدت کوتاهی تحت سکونت باشد. اگر ساختمان جذاب نباشد، سپس شرکت ها کار در مکان های جذاب دیگر را ترجیح می دهند.
با استفاده از کلاه زرد و مثبت تفکر، با این حال، مدیران می دانند که اگر اقتصاد نابود شود و پیش بینی های آنها درست باشد، شرکت آنها می تواند سود سالم و خوبی را به دست آورد. اگر آنها خوش شانس باشند، شاید بتوانند قبل از رکود بعدی ساختمان را به فروش برسانند، یا به مستأجر با قرارداد های اجاره بلند مدت بسپارد.
با تفکر از طریق کلاه سبز، آنها در نظر دارند که آیا برای جذابتر شدن ساختمان، باید ساختمان را مجدداً طراحی کنند یا خیر. شاید آنها بتوانند دفاتر شیکی را بسازند که مردم در هر شرایط اقتصادی اجاره کنند. در عوض، شاید آنها بتوانند پول خود را در حالت کوتاه مدت سرمایه گذاری کنند و سپس زمانی که رکود بعدی اتفاق می افتد، ملک را با هزینه پایین تر خریداری کنند.
رئیس جلسه، کلاه آبی تفکر را می پوشد، تا بحث را متداوم کرده و ایده ها را رشد دهد و مدیران دیگر را به تغییر تفکرات خود به دیدگاه های مختلف تشویق کند.
پس از بررسی گزینه ها از دیدگاه های متعدد، مدیران تصویر بسیار دقیق تری از نتایج احتمالی بدست خواهند آورد و می توانند تصمیم خود را بر اساس آن بگیرند.
