چند روز پیش در شرکت، به جلسه‌ای دعوت شدم که موضوع اون، "چگونگی موثر بودن در جلسات" بود. نکات خیلی خوبی در این جلسه مطرح شد اما به نظرم مهمترین اون، این بود که باید حساب شده در جلسه شرکت کرد. برای درک بهتر این نکته، کمی جستجو کردم که به مقاله
The Secret to a Good Meeting? Preparation.
در سایت HBR برخورد کردم، موضوع این مقاله نحوه برگزاری یک جلسه خوب هستش که با موضوع ما کمی متفاوت بود اما با این وجود نکات خوبی داره که فکر میکنم خوندنش خالی از لطف نیست.
این مقاله با این نکته شروع میشه که وقتی شما اولین قدم‌هاتون رو در زمینه مدیریت برمیدارین، هیچکس بهتون نحوه برگزاری یک جلسه عالی رو آموزش نمیده، که یک مهارت خیلی مهم در مدیریت هستش. اگر هم آموزشی داده بشه، مهمترین نکته فراموش میشه که اونم آمادگی برای جلسه هستش، که به نظر من میشه همون حساب شده شرکت کردن در جلسه.
در ادامه مقاله به چهار مرحله اساسی جهت آمادگی برای جلسه اشاره می‌کنه:
۱. هدف‌گذاری دقیق: اولین مرحله اینه که بدونیم چرا این جلسه برگزار میشه و چه هدفی رو دنبال می‌کنه. اگه هدف جلسه‌ای از دسته‌هایی مثل تصمیم‌گیری، خلاقیت و همفکری، یا اطلاع‌رسانی نباشه، شاید بهتر باشه به جای جلسه از روش‌های دیگه مثل نظرسنجی یا ارسال پیام و ایمیل استفاده کنیم. برای من جالب بود که این تفکیک می‌تونه باعث بشه وقت همکارا بهتر مدیریت بشه و نیازی نباشه که در جلسات زیادی حضور پیدا کنن.
۲. تنظیم دقیق دستور جلسه: بعد از اینکه هدف جلسه مشخص شد، وقتشه که دستور جلسه رو طراحی کنیم. تو این مرحله، لیستی از موضوعاتی که باید پوشش داده بشه آماده می‌کنیم و زمان لازم برای هر مورد رو مشخص می‌کنیم. نکته مهم دیگه اینه که به تعداد شرکت‌کننده‌ها توجه کنیم. به طور معمول، دعوت افراد بیشتر از حد نیاز باعث خستگی و کاهش بهره‌وری میشه.
۳. آماده‌سازی نقاط کلیدی بحث: مرحله بعدی آماده کردن نکات اصلی بحث هست. نویسنده‌ها در این مقاله توصیه می‌کنن به جای اینکه متن آماده داشته باشیم، از نکات کلیدی و نکات مهم در قالب لیست استفاده کنیم تا هم از موضوعات اصلی منحرف نشیم و هم بتونیم با انعطاف بیشتری جلسه رو پیش ببریم.
۴. کمک به آمادگی شرکت‌کنندگان: مقاله میگه که اگه شرکت‌کننده‌ها از قبل اطلاعات کافی داشته باشن، جلسه پربارتر میشه. برای این کار بهتره مطالب یا مستنداتی که برای جلسه مفیده رو چند روز قبل برای شرکت‌کنندگان بفرستیم تا آمادگی لازم رو داشته باشن.
خلاصه اینکه، به نظر می‌رسه یک جلسه خوب با آمادگی قبلی و توجه به جزئیات کوچیک شروع میشه و این آمادگی می‌تونه تفاوت زیادی در نتیجه جلسه ایجاد کنه.
خوشحال میشم شما هم نظرات و تجربیات خودتون رو از جلسات با من به اشتراک بزارید.
راستی چون اینجا نمیشه لینک گذاشت، لینک اصلی مقاله رو در کامنت اول میتونید پیدا کنید. 😊
