شاید در معرض یکی از جملات زیر قرار گرفته باشید:
من مدیر محصول یا فنی هستم، از این به بعد کسی با نیروهای فنی ارتباط نگیره!
من مدیر دیجیتال مارکتینگ هستم، از این بعد کسی خواست با سئو منیجر ارتباط بگیره به من بگه!
من مدیر x هستم، چرا با افراد من بدون اجازه من جلسه ست کردی!
سوالی که برای من ایجاد شد، اینه که:
بروکراسی چه زمانی و در چه مدل شرکت‌هایی بدرد می‌خوره؟
مزایای بروکراسی:
۱- سلسله‌مراتب مشخص: وجود ساختار سلسله‌مراتبی که مسئولیت‌ها و اختیارات در هر سطح کاملاً تعریف شده‌اند.
۲- فرآیند مهم‌تر است: تصمیم‌گیری‌ها و عملکردها براساس رویه‌های از پیش تعیین‌شده انجام می‌شوند.
۳- تخصصی بودن مهم‌تر است: وظایف بین کارکنان براساس مهارت‌ها و توانایی‌های تخصصی تقسیم می‌شوند.
۴- تمرکز بر مستندسازی: اطلاعات و فعالیت‌ها به‌طور دقیق ثبت و مستند می‌شوند.
۵- کنترل دقیق افراد: نظارت و کنترل بر عملکرد کارکنان و فرآیندها شدید است
۶- پایداری: با وجود رویه‌های ثابت، عملکرد شرکت کمتر تحت تأثیر افراد خاص یا تغییرات ناگهانی قرار می‌گیرد.
معایب بروکراسی:
۱- انعطاف‌ناپذیری: فرآیندها و قوانین سخت‌گیرانه باعث می‌شوند شرکت نتواند به سرعت به تغییرات محیطی یا نیازهای بازار پاسخ دهد.
۲- کاهش خلاقیت: تأکید بر رویه‌ها و قوانین، انگیزه برای نوآوری و خلاقیت را کاهش می‌دهد.
۳- بهره‌وری پایین: فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر ممکن است سرعت انجام کارها را کاهش داده و بهره‌وری را کم کند.
۴- تمرکز قدرت: در ساختارهای سلسله‌مراتبی، قدرت و تصمیم‌گیری به سطوح بالای مدیریت محدود می‌شود که ممکن است موجب نارضایتی کارکنان شود.
۵- هزینه بالا: مستندسازی، نظارت، و حفظ فرآیندهای پیچیده، هزینه‌های اضافی برای شرکت ایجاد می‌کند
نتیجه‌گیری و پیشنهاد من:
مدل بروکراسی در شرکت‌های خصوصی زمانی کارآمد است که شرکت در محیطی پایدار و پیش‌بینی‌پذیر فعالیت کند و نیاز به کنترل و دقت بالا داشته باشد. اما در محیط‌های پویا و نوآورانه، این مدل ممکن است به عنوان مانعی برای رشد و پیشرفت عمل کند. پیشنهاد من استفاده از مدل‌های ترکیبی هستند که هم شفافیت بروکراسی و هم انعطاف‌پذیری مدل‌های نوآورانه را دارند.
(برای افراد علاقه‌مند به تاریخچه‌ی موضوع)
تاریخچه و تحول مدل بروکراسی:
«بروکراسی از قدیم، وجود داشته»
دوران باستان:
• اولین نمونه‌های بروکراسی در تمدن‌های باستانی مانند مصر، چین، و امپراتوری روم دیده می‌شود.
• در مصر باستان، ساختارهای سازمان‌یافته‌ای برای جمع‌آوری مالیات و مدیریت منابع کشاورزی وجود داشت.
• در امپراتوری روم، نظام حقوقی و اداری پیچیده‌ای برای اداره قلمرو وسیع امپراتوری ایجاد شد.
قرون وسطی:
• در این دوران، سیستم‌های فئودالی حاکم بودند که بیشتر بر پایه روابط شخصی و قدرت محلی بودند.
• با این حال، کلیسای کاتولیک به عنوان یک نهاد جهانی، ساختاری بروکراتیک و سلسله‌مراتبی داشت که بر قدرت پاپ و قوانین کلیسا استوار بود.
رنسانس و عصر روشنگری:
• در این دوره، رشد تجارت و ظهور دولت‌های ملی باعث ایجاد ساختارهای اداری منظم‌تر شد.
• با افزایش نقش دولت‌ها در کنترل مالیات، ارتش، و اقتصاد، نیاز به بروکراسی مدرن بیشتر احساس شد.
قرن نوزدهم و ظهور بروکراسی مدرن:
• انقلاب صنعتی باعث رشد سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ شد و مدیریت کارآمدتر اهمیت یافت.
• در این دوره، مفاهیمی مانند تقسیم کار، تخصص‌گرایی، و سلسله‌مراتب رسمی در سازمان‌ها مورد توجه قرار گرفت.
قرن بیستم و تحلیل ماکس وبر:
• ماکس وبر در اوایل قرن بیستم، بروکراسی را به عنوان یک “مدل ایده‌آل” برای سازمان‌دهی موثر معرفی کرد.
• وبر معتقد بود که بروکراسی با ویژگی‌هایی مانند سلسله‌مراتب، قوانین مشخص، تخصص‌گرایی، و تصمیم‌گیری غیرشخصی، کارآمدترین شیوه مدیریت است.
• او همچنین به خطرات بروکراسی مانند “غیرانسانی شدن” و “رواج ذهنیت ماشینی” اشاره کرد.
تأثیر ماکس وبر بر تعریف بروکراسی:
ماکس وبر بروکراسی را به عنوان یک سیستم سازمانی “منطقی و قانونی” تعریف کرد که مبتنی بر:
• سلسله‌مراتب مشخص.
• قوانین و مقررات شفاف.
• تخصص‌گرایی در وظایف.
• تصمیم‌گیری غیرشخصی و بی‌طرفانه.
• استفاده از مستندسازی برای ثبت فعالیت‌ها.
وبر بروکراسی را ایده‌آل برای سازمان‌هایی می‌دانست که نیاز به کارایی و نظم دارند، اما هشدار داد که این مدل ممکن است منجر به رفتارهای غیرخلاقانه و ناکارآمدی شود، پدیده‌ای که او آن را “قفس آهنین بروکراسی” نامید.
در آخر:
هر مدل مزایا و ضررهای خودش رو داره و مدل‌های سازمانی باید بنابر اهداف شرکت و ساختار منابع انسانی شرکت در یک فرآیند فصلی مورد ارزیابی قرار بگیرند.
باتشکر
