آموزش Trello - مقدماتی

گاهی اوقات ذهنمان را به قدری مملو از برنامه های حال و آینده می‌کنیم که هرج و مرج بزرگی به وجود می آید.

همیشه یک نتیجه خوب و رسیدن به یک هدف بزرگ معلول یک برنامه ریزی کارآمد می‌باشد.

شاید نوشتن یا پیاده سازی برنامه‌ای یک یا دو روزه روی یک ورق کاغذ کاری معقول باشد، اما زمانی که برنامه‌هایمان از بازه‌ي یک یا دو روزه فراتر رود یا به جای اینکه برنامه‌ای شخصی باشد برای گروهی چندین نفره به کار گرفته شود، قطعا بهترین راه روبروی شما ترلو می‌باشد که با تاریخچه‌ای کوتاه از آن آموزشمان را شروع می‌کنیم.

تاریخچه‌ ترلو :

ترلو یک برنامه کاربردی وب است که در سپتامبر ۲۰۱۱ توسط شرکت نرم افزاری فاگ گریک ساخته شده، در سال ۲۰۱۴ خود به شرکت مستقلی تبدیل شد و در ژانویه ۲۰۱۷ به یک شرکت تابعه Atlassian واگذار گردید.

امروزه این برنامه به یکی از بهترین ابزار ها برای مدیریت و سامان دادن به وظایف تبدیل شده که در این مقاله به معرفی آن می‌پردازیم.

شروع کار با ترلو :

دسترسی به ترلو از طریق وبسایت و اپلیکیشن امکان پذیر می باشد.

ورود به سایت :

دانلود اپلیکیشن برای تمامی پلت فرم ها:

ثبت نام و ورود :

برای شروع کار با ترلو ابتدا بهتر است ثبت نام کنیم، تنها بخشی که بدون ثبت نام قابل دسترسی می‌باشد Board های عمومی (Public) هستند که در ادامه به توضیح این نوع Board ها خواهیم پرداخت.

اگر قبلا ثبت نام کرده اید کافیست از منو صفحه اصلی سایت بر روی Log In کلیک کرده و وارد شوید، در غیر این صورت در صفحه اصلی با کلیک بر روی Sign Up با روش دلخواه خود می‌توانید ثبت نام کنید.

بخش های ترلو :

۱) تابلو ها (Boards) :

• اصلی ترین بخش ترلو را Board ها تشکیل می دهند که خود شامل ۴ بخش دیگر با امکانات بی‌شماری

می‌باشد که در ادامه به توضیح هر بخش می‌پردازیم.

• در هر Board میتوان بی‌شمار لیست ساخت و به صورت های مختلف آن ها را مرتب کرد.

۲) لیست ها (Lists) :

• لیست ها شامل وظایف اعضا، کارها و برنامه هایی می‌باشد که در طول پروژه باید انجام شوند.
• یک لیست ساده و در عین حال کاربردی می‌تواند بطور مثال شامل ۳ بخش باشد که این بخش ها عبارتند از :

۱. کارهایی که باید انجام دهیم (To Do)

۲. کارهای در حال انجام (Doing)

۳. کارهای انجام شده (Done)

۳) کارت ها (Cards) :

• کارت ها همان وظایف، کارها و برنامه هایی است که ما در لیست خود ثبت کردیم
• هر لیست می‌تواند شامل یک یا چند کارت با وظایف مختلف باشد.

۴) منو (Menu) :

در سمت راست هر Board یک منو وجود دارد که در این قسمت میتوانید اعضای Board، فیلتر کارت ها، تصویر زمینه و فعالیت های انجام شده را کنترل نمایید و امکانات دیگری که بطور کامل در بخش اموزش کار با منوی ترلو به آن می‌پردازیم.

ساخت Board :

ساخت Board به ۳ روش اصلی امکان پذیر می باشد که در این آموزش به هر کدام از آنها می پردازیم.

۱) روش اول : با کلیک بر روی Boards در قسمت بالایی (Header) منویی به شکل زیر باز می شود.

در منوی بالا با کلیک بر روی Create new board منو‌ی ساخت Board نمایان می شود که در ادامه به توضیح آن می پردازیم.

اضافه کردن نام تابلو (Add board title) : در این قسمت نام Board را انتخاب می‌کنیم.

حریم تابلو : در قسمت Private به تعیین خصوصی یا عمومی بودن Board می‌پردازیم. که اگر بصورت پیش فرض یعنی خصوصی (Private) باشد، تنها برای خودمان و افرادی که تعیین می‌کنیم قابل مشاهده می‌شود و در صورت عمومی بودن هر فردی توانایی دسترسی به Board ما را دارد.

تصویر زمینه‌ تابلو (Board Background) : در سمت راست میتوانیم پس‌زمینه Board خود را تعیین کنیم.

پس از تعیین قسمت های ذکر شده Create Board را می‌زنیم، حال Board ما ساخته شده و قابل دسترس می‌باشد.

۲) روش دوم : همچنین در روش دوم ساخت Board، با کلیک بر روی Create new board و با توجه به آموزش قبل Board خود را می‌سازیم.

۳) روش سوم : با کلیک کردن علامت + همانطور که در تصویر روش اول مشاهده می کنید پس از انتخاب Create Board به ساخت Board می پردازیم.

ساخت List :

برای ساخت لیست ابتدا وارد Board مورد نظر شده، سپس Add a list را انتخاب می‌کنیم و لیست خود را می‌سازیم، توجه کنید که تعداد لیست ها از یک تا بی نهایت می تواند متغیر باشد.

ساخت Card :

در هر لیست با انتخاب Add a card یا در صورتی که از قبل کارتی افزوده بودیم با انتخاب Add another card می‌توانیم به تعداد دلخواه کارت اضافه کنیم.

کار با Menu :

توضيحات تابلو (About This Board) : این قسمت شامل توضیحاتی کلی درباره Board مانند سازنده‌ آن که در قسمت Made by مشخص شده، توضیحاتی درباره خود Board یا همان Description و دسترسی های اعضا (MEMBERS CAN) می باشد. (برای تغییر این دسترسی ها کافیست Change permissions را انتخاب کنیم.)

پس زمینه تابلو (Change Background) : در این قسمت می‌توانیم تصویر زمینه‌ی Board خود را عوض کنیم.

جست و جو‌‌ی کارت ها (Search Cards) : گاهی اوقات تعداد کارت ها به قدری زیاد می‌شوند که جست‌‌ و جوی چشمی بسیار دشوار می‌شود یا امکان دارد بخواهیم تنها کارت ها یا وظایفی را که به‌طور مثال به امروز مربوط می‌شوند را ببینیم، همچنین شاید بخواهیم فقط کارت های مربوط به یک فرد خاص را ببینیم.در قسمت Search Cards می‌توانیم به این فیلتر‌ها دسترسی پیدا کنیم و کارت ها را همانگونه که مورد نظر ماست مشاهده کنیم.

برچسب ها (Stickers)‌ : اضافه کردن برچسب (Sticker) به کارت ها

ناظر (Butler) : در واقع بخش اصلی این قسمت نیازمند اکانت VIP می‌باشد. اما با همین اکانت رایگان هم می‌توانیم به تعداد بسیار اندکی از خدمات Butler دسترسی داشته باشیم. برای استفاده از Butler ضروریست که Butler Power-Ups فعال باشد که نحوه فعال سازی Power-Ups را در ادامه توضیح می‌دهیم.

افزایش ویژگی ها (Power-Ups) : در این قسمت می‌توانیم هر برنامه‌ای که مورد نظر ماست مانند Calender, Slack Google Drive, Salesforce و هزاران برنامه دیگر را به Board خود اضافه کنیم بدین صورت که ابتدا نام برنامه را در همان قسمت Power-Ups جست‌و‌جو می‌کنیم و سپس دکمه سبز رنگ جلوی برنامه (Add) را کلیک می‌کنیم، پس از Add کردن، همان برنامه‌ای که اضافه کردیم از منوی بالای Board در دسترس می‌باشد.

فعالیت ها (Activity) : به این قسمت Activity یا Log نیز می‌گویند که شامل خلاصه ای از تمام کارها اعم از افزودن یا حذف عضو، تغییر پس‌زمینه، فعال کردن Power-Ups و ... می‌شود.

تا به اینجا به نحوه ساخت ۳ بخش اصلی ترلو یعنی Board, List, Card و همچنین نحوه کار با Menu پرداختیم. حال می‌خواهیم کمی بیشتر با Board ها آشنا شویم.

حالت های مختلف Board :

در حقیقت Board ها علاوه بر حالت های Public و Private شامل دو حالت شخصی (Personal) و تیمی هم می‌شوند.

در حالت Personal یا شخصی تنها عضو Board خودمان هستیم و هیچ مشارکتی با فردی دیگر نداریم، در حالت تیمی می توانیم به هر تعداد عضو به Board اضافه کنیم و با افراد عضو Board مشارکت داشته باشیم.

اضافه کردن عضو به Board :

روش اول : در منوی Board با کلیک بر روی Invite می‌توانیم نام شخص مورد نظر یا ایمیل آن فرد را وارد کنیم و با انتخاب آن فرد، شخص مورد نظر به Board ما اضافه می شود.

روش دوم : با کلیک بر روی Create Link می‌توانیم لینک منحصر به فردی بسازیم و به کسانی که می خواهیم به Board ما اضافه شوند ارسال نماییم تا هر کدام از آن افراد با کلیک بر روی لینکی که برایشان ارسال کردیم به صورت مستقیم به Board ما بپیوندند.

نکته : زمانی که به تیم خود عضوی اضافه می‌کنید، بصورت پیش فرض عضو مورد نظر به تمامی وظیفه ها یا Task های تعریف شده در Board دسترسی پیدا می‌کند و می‌تواند با اعضای دیگر Board (در صورت وجود) مشارکت داشته باشد.

حریم Board ها :

اگر بخواهیم یک جمع بندی کلی از حریم Board ها داشته باشیم می توانیم آن را به ۳ دسته ی کلی تقسیم کنیم:

۱. خصوصی (Private) : تنها برای خودمان و کسانی که دعوت می‌کنیم قابل مشاهده می‌باشد و معمولا زمانی Board خود را Private می کنیم که شامل اطلاعات محرمانه ای باشد.

۲. تیمی (Team Visible) : برای افراد یک تیم قابل مشاهده است و تفاوت های اندکی با حالت خصوصی دارد که در آموزش پیشرفته به این تفاوت ها می‌پردازیم.

3. عمومی(Public) : برای همه افراد حتی کسانی که عضو Trello نیستند قابل مشاهده است.

تغییر حریم Board ها :

حریم یک Board را از منوی بالای آن و قسمت Private میتوانیم تغییر دهیم.

ساختن Team :

برای ساختن Team ابتدا از منوی بالای Board بر روی قسمت Pesonal کلیک می‌کنیم، همانطور که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید در بخش ...This board is part of و در مقابل Personal Boards نوشته شده که این Board جزو هیچ تیمی نمی‌باشد. برای ساخت تیم جدید Create Team را انتخاب می کنیم. سپس منویی به شکل زیر نمایان می شود.

در قسمت Name نام تیم را انتخاب می کنیم. سپس در قسمت Team Type نوع تیم بطور مثال آموزشی (Education) را انتخاب می کنیم، حال می توانیم توضیحاتی در رابطه با تیم خود در قسمت Description وارد کنیم.

همچنین برای اضافه کردن تمام اعضای Board به Team کافیست تیک Add the members of this board to the team را بزنیم که به صورت پیش فرض از قبل تیک خورده است.

در این آموزش با مسائلی مقدماتی در رابطه با ترلو (Trello) آشنا شدیم. در آموزش های آینده با مفاهیمی همچون لینک کردن Card ‌ها و Board ها به یکدیگر، آشنایی با Slack Power-Up، نحوه ایجاد کنفرانس ویدئویی، متد Scrum و مطالب پیشرفته‌تری آشنا خواهیم شد.

ممنون از توجه شما