در نوشته قبلی درباره گروه در محل کار صحبت کردم که تیترهای آن شامل تعریف گروه، شاخصه‌های افراد در گروه، دلایل افراد برای عضویت در گروه، معرفی انواع گروه‌ها، مراحل شکل‌گیری گروه و نقش‌های افراد در گروه بود. در این نوشته می‌خواهم درباره گروه و تیم، تفاوت بین گروه، تیم، کار تیمی و کار گروهی و مزایا و معایب گروه صحبت کنم و در نوشته بعدی در مورد اصول کار گروهی صحبت خواهم کرد.
بسیاری از افراد و حتی مدیران برخی کسب و کارها تفاوت بین تیم و گروه را نمی‌دانند و ندانستن همین اصل مشکلات زیادی به‌وجود می‌آورد. تفاوت‌های زیادی بین یک تیم و گروه وجود دارد. طبق تعریف Jon R. Katzenbach و K. smith یک تیم به تعداد کمی از افراد گفته می‌شود که دارای مهارت‌های تکمیل‌کننده‌ی یکدیگر بوده و دارای مقاصد، اهداف و رویکردی مشترک‌اند که بر مبنای آنها به هم پیوند می‌خورند و به یکدیگر تکیه می‌کنند اما در مقابل گروه به افرادی گفته می‌شود که اساسا تعداد زیادی دارند اما الزاما هدف و ارزش خاصی را دنبال نمی‌کنند. در کار تیمی غیبت هر از اعضای تیم باعث می‌شود تا هدف نهایی تیم دچار مشکل و نوسان شود اما در گروه این‌طور نیست و اعضای گروه شخصیت مستقل‌تری نسبت به یک تیم دارند.
با تعریف گروه به بررسی کار تیمی و کار گروهی می‌پردازیم:
در کار تیمی برای انجام کار مشترک بین افراد تیم تقسیم وظیفه انجام می‌شود به شکلی که هر یک از اعضا علاوه بر حس مسئولیت نسبت به کار و عملکرد خود در قبال کار و مسئولیت دیگر اعضای تیم هم مسئولیت دارد. در واقع کار تیمی انجام کار مشترک توسط افرادی است که هر چند مستقل هستند اما در نهایت مانند یک واحد عمل می‌کنند.
در کار گروهی بین افراد برای انجام کاری مشترک تقسیم وظایف انجام می‌شود و هرکس مسئول انجام کار مربوط به خود است و ارتباطی بین افراد گروه با هم جز در موارد جزئی وجود ندارد. در تعریف دقیق‌تر، انجام کار مشترک توسط افرادی که مستقل از هم کار می‌کنند را کارگروهی می‌گوییم.
طبق گفته‌ی کاتزنباخ و اسمیت، 6 اصل برای کار تیمی در نظر گرفته شده است که اگر هر مجموعه‌ای این ۶ اصل را داشته باشد یک تیم است:
1. تعداد افراد کمتر از ۱۲ نفر
2. ماموریت یکسان
3. وجود مهارت‌های مکمل
4. اهداف یکسان و واضح
5. توافق در رویکرد یکسان و مشترک کار
6. پاسخ‌گویی متقابل
طبق گفته کاتزنباخ و اسمیت، در کار تیمی:
دلایل انجام کار تیمی در کسب و کار:
۱ـ داشتن تیم جزئی از مزایای رقابتی کسب و کارها است. در جامعه امروزی رهبران یک کسب و کار باید با کمک مدیریت و کار تیمی و گروهی از مزیت‌های موجود در کشور خود به‌خوبی استفاده کنند.
برای مثال کشورهایی که نیروی کار ارزان دارند امکان موفقیت و رشد دارند اما این طور نیست. برای مثال نیروی کار در ایران ماهی 100 دلار حقوق می‌گیرد اما همین ارزانی نیروی کار باعث پیشرفت صنایع ایران نشده است اما در کشوری مانند چین که آنجا هم نیروی کار ارزان است مجموعه‌ها و تیم‌ها رشد به‌سزایی کرده‌اند که یکی از دلایل این موضوع هنر مدیریت و کار گروهی در نیروهای کار است که به بهترین شکل از آن استفاده می‌شود.
طبق آخرین تحقیقات دانشگاه میشیگان، نیروی کار ارزان دیگر یک مزیت رقابتی پایداری محسوب نمی‌شود. البته نمی‌توان بیان کرد که نیروی کار ارزان مزیت یک کسب و کار نیست، بلکه وجود نیروی کار ارزان نمی‌تواند اصلی برای رسیدن به اهداف مشخص شده باشد.
پس طبق متن بالا انجام کار گروهی و تیمی در یک سازمان جز جدی‌ترین مزیت کسب و کارهای یک سازمان خواهد بود. در انتهای قرن ۲۰ یک تحقیق معتبر در سازمان‌ها و کسب و کارهای آمریکا انجام شد که بیانگر آن بود که کسب و کارهایی که تیم سازی و کار گروهی بهتری در شرکت خود داشته‌اند پیشرفت سریع‌تر و بیش‌تری نسبت به دیگر شرکت‌ها دارند.
جالب است بدانید در سال ۲۰۲۰ بازده‌ی تولید نسبت به سال ۲۰۱۲ در کشورهای توسعه یافته ۲ برابر شده است درصورتی که تعداد کارکنان بین ۱۰ تا ۱۵ درصد کاهش یافته است. اگر کار تیمی به‌درستی و طبق اصول در یک سازمان انجام گیرد نیازی به تعدادی از کارمندان نمی‌باشد و در نتیجه هزینه‌های شرکت کاهش چشم‌گیری پیدا می‌کند.
۲ـ افزایش بازده و رضایت شغلی با کمک کار تیمی امکان‌پذیر است. در بعضی سازمان‌ها بعضی از کارمندان با علاقه‌ی تمام و انگیزه‌ی کافی تلاش نمی‌کنند که علت‌های مختلفی برای این موضوع می‌توان در نظر گرفت که یکی از این علل عدم وجود فرهنگ کار گروهی و تیمی در یک سازمان است و یا استرس شغلی است. اگر کارمندان هدف و غایت شغل را ندانند و صرفا هر روز یک‌سری وظایف را انجام دهند از رضایت شغلی کمی برخوردار می‌شوند که باعث بی‌رغبت شدن کارمند به نسبت شغل خواهد شد.
ادگار شاین توصیه می‌کند، برای آن‌که بتوانید فرهنگ کار تیمی را سازمانی نهادینه کنید، باید ابتدا تغییراتی را در خودتان به‌وجود آورید و الفبای کار گروهی را یاد بگیرید و سپس گروهی کوچک از کارمندانی را که می‌دانید آموزش‌پذیر هستند انتخاب کنید سپس سعی کنید برای مدتی کارهای تیمی و وظایف گروهی به آنان پسپارید.
از نگاه شاین مدیران و رهبران کسب و کار بدون توجه به نکات بالا نمی‌توانند کارتیمی را در شرکت و کسب و کار به‌وجود بیاورند.
۳ـ نقش کار گروهی در پرورش استعداد بسیار زیاد است. یکی از راه‌های ایجاد زندگی ماشینی و کشتن قدرت خلاقیت افراد؛ مشغول کردن یک شخص فقط به یک‌سری کارها و وظایف روزمره است که سر ماه هم حقوقی مشخص به او پرداخت شود. زندگی ماشینی خلاقیت را از او بین خواهد برد. اما افراد در تیم سعی در حل مشکلات خواهند داشت و در مسیر حل مشکلات از هم‌دیگر کمک می‌گیرند.
احساس مسئولیت ناشی از کار تیمی باعث ایجاد احساس مالکیت در کارمندان می‌شود و پیشرفت سازمان را پیشرفت خودشان می‌دانند. اما در سازمان‌های توسعه نیافته کارمندان صرفا تلاش می‌کنند در محل کارشان حضور پیدا کنند تا در آخر ماه حقوق دریافت کنند.
در صورت مدیریت درست به‌محض کشف یک استعداد در بین کارمندان، مدیران یک پوزیشن شغلی جدید برای او پیدا می‌کنند و کارهای مهم‌تری را به او می‌سپارند. مدیران باید سعی کنند اهمیت کار تیمی و گروهی را طوری سیستم‌سازی کنند که هر کارمند جدیدی که به تیم اضافه می‌شود بتواند در سریع‌ترین زمان ممکن اهمیت کار گروهی را درک کند و برای رسیدن به هدف شرکت و سازمان تلاش کند.
استیو جابز موسس شرکت اپل می‌گوید:
تمام کارها و اشیا اطراف شما توسط کسانی خلق شده‌اند که الزاما از شما باهوش‌تر نیستند. افرادی که توانسته‌اند ارزشی را خلق کنند صرفا در مسیر و علاقه‌ی شخصی‌شان قرار گرفته‌اند و سعی می‌کنند بهترین خودشان باشند. پس سعی کنید پس از تیم‌سازی، استعداد و علاقه‌ی کارمندان‌تان را به‌خوبی درک کنید و آنان را در جایگاه صحیح شغلی‌شان قرار دهید.
ممکن است فردی در یک کار تیمی بهترین عملکرد را داشته باشد اما همان فرد در کارتیمی دیگری بدترین عملکرد را داشته باشد. ساخت تیم و آموزش کار گروهی در ابتدای کار وظیفه‌ی رهبر و مدیر سازمان است اما بعد از سیستم‌سازی، کارمندان به‌خوبی اهمیت کار تیمی و گروهی را درک می‌کنند و حتی به کارمندان جدید نیز آموزش دهند.
پیش‌بینی موفقیت یا عدم موفقیت کار گروهی
شناخت افراد و ویژگی‌های شخصیتی آنان به کمک تست‌های مختلف وجود دارد. تست‌های هالند، Rorschach ،Belbin و MBTI از معروف‌ترین این تست‌ها هستند. البته تست‌های هوش(IQ) و هوش عاطفی(EI) نیز برای بررسی دقیق‌تر شخصیت افراد وجود دارد. اما مشکل اینجاست که این تست‌ها درکی از میزان پیشرفت و همچنین پرورش استعدادهای مدیریتی و کارهای تیمی(گروهی) به ما نمی‌دهد.
برای همین منظور در شرکت‌های بزرگ خارجی تست معروفی استفاده می‌شود که به تست بلبین معروف شده است. بلبین دانشمند و پژوهش‌گری بود که در دهه‌ی ۷۰ میلادی در کالج مدیریت هنلی تحقیقات در مورد کار تیمی و گروهی را آغاز کرد و سعی داشت روش و راهکاری برای پیش بینی موفقیت کارهای گروهی و تیمی ابداع کند که درنهایت موفق به طراحی این تست شد.
خصوصيات شخصيتي افراد عضو تيمهای موفق از نظر بلبین:
مزایای کار تیمی
کار تیمی در فرهنگ ایرانی جایگاه بالایی ندارد و بیشتر بر روی کارهای فردی و موفقیت‌های فردی تاکید دارد البته کارهای دسته‌جمعی زیاد انجام می‌شود، اما کارهایی که به‌صورت دسته‌جمعی انجام می‌شود، کار تیمی محسوب نمی‌شوند، چراکه کار تیمی خود دارای اصول و قوائد خاصی است که باید هریک از اعضا از این اصول آگاه بوده و آنها را رعایت کنند.
در واقع یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های کار گروهی آگاهی و پیروی افراد از یک سری قوانین مشخص است. وقتی یک گروه تلاش کند، می‌تواند چندین برابر یک شخص نتیجه کسب کند. از دیگر مزایای کار گروهی یا تیمی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
با تلاش تعدادی از افراد برای محقق کردن یک هدف مشترک، انگیزه هریک از آنها به‌و‌سیله دیگری تقویت می‌شود و در نتیجه‌ی آن بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند. با هر پیشرفت سازمان، افراد با یکدیگر بهتر رفتار می‌کنند و این موضوع به بهبود ارتباط بین اعضا می‌انجامد؛ در نتیجه هریک از اعضا راه‌کارهایی تازه و خلاقانه از خود بروز می‌دهند که در نتیجه آن شکوفایی حاصل می‌شود. وقتی اولین قدم‌ها برای کار گروهی درست برداشته شود، پیشرفت‌ها تصاعدی خواهند بود.
معایب کار تیمی
در کنار فواید کار گروهی معایبی هم وجود دارد که دلیل اصلی شکست سازمان‌ها برطرف نکردن این معایب توسط مدیران آنها است. اصلی‌ترین معایب کار گروهی شامل موارد زیر است:
اگر قرار باشد تمام افراد یک تیم به یک شیوه فکر کنند و هیچ نظر مخالفی در جلسات تیمی وجود نداشته باشد، هیچ پیشرفتی حاصل نخواهد شد؛ اما متاسفانه همین متفاوت بودن اعضا اگر درست مدیریت نشود می‌تواند به اصلی‌ترین مشکل یک گروه تبدیل شود.
به تعویق افتادن کارها و درگیر شدن اعضا در کارهایی که در آنها تخصصی ندارند از دیگر مشکلاتی هست که در صورت همسو نشدن افراد یک گروه ایجاد می‌شوند.
