یکی از معضلات مهم در شرکت‌ها و یکی از مواردی که اکثر افراد روی اون اتفاق نظر دارن اینه که جلسات معمولا خسته‌کننده هستن و باعث هدر رفتن زمان اعضای تیم می‌شن. در صورتی که برای جلساتمون قواعد درستی وضع نکنیم، نه تنها برای سازمان و اعضای تیم مفید نیستن، بلکه به ناکارآمدی دامن می‌زنن. به طور خلاصه می‌تونم مهم‌ترین دلایل ناکارآمدی جلسات رو اینطور لیست کنم:
همونطور که در بالا گفتم، یکی از عواملی که باعث میشه جلسات ناکارآمد بشن تعداد نامناسب افراد حاضر در جلسه هست. برای اینکه جلسات بهتر و کارآمدتری داشته باشیم، جف بزوس (Jeff Besos)، مالک آمازون یک قانون جالب و بسیار کاربردی با اسم «دو پیتزا» رو معرفی کرده. به طور خلاصه این قانون میگه که «تعداد افراد حاضر در جلسه باید به اندازه‌ای باشه که همه اونها رو بتونیم با دوتا پیتزا سیر کنیم». یه پیتزای متوسط حدود هشت تکه داره و احتمالا بتونه بین سه تا چهار نفر رو سیر کنه. در نتیجه طبق قانون جف بزوس، تعداد افراد حاضر در جلسه باید بین شش تا هشت نفر باشه. طبق تحقیقات انجام شده در دانشگاه استنفورد خروجی جلسات پیتزایی کارآمدتر و بهتر هستند.
طبق این تحقیقات، جلساتی که افراد حاضر در اون بیشتر از ۹ نفر باشند، ناکارآمد هستن، به این دلیل که با افزایش تعداد افراد – به همون نسبت – اصطکاک هم افزایش پیدا می‌کنه. به علاوه در جلساتی که تعداد افراد زیاد هستن، ممکنه جرات اعضا برای بیان نظر کمتر بشه. فرض کنید در یک جلسه می‌دونید که تصمیم اشتباهی داره گرفته میشه اما چون تعداد زیادی از اعضای حاضر در جلسه روی اون تصمیم اشتباه توافق نظر دارن، جسارت بیان نظر مخالفتون رو نداشته باشید. به علاوه مدیریت همچین جلساتی خیلی مشکله و ممکنه خطر کشیده‌شدن به سمت بحث‌های حاشیه‌ای و کند شدن تصمیم‌گیری رو به همراه داشته باشه.
در صورتی که جلسات با تعداد افراد کمتری برگزار بشه، امکان حاکم شدن جو صمیمی در جلسه بیشتر میشه و این صمیمیت کمک می‌کنه که بتونیم جسورانه‌تر و صریح‌تر صحبت کنیم. به علاوه، زمان کافی برای شنیده‌شدن نظرات همه افراد و بررسی موضوع از زاویه‌دید همه وجود خواهد داشت که باعث میشه افراد تیم احساس کنن که شنیده می‌شن و به نظراتشون احترام گذاشته میشه و حضور سازنده‌تری در جلسه خواهند داشت. به علاوه این جلسات چابک‌تر هستند و تصمیم‌گیری با سرعت بیشتری انجام میشه.
اما در جلساتی که تعداد افراد حاضر در اون کمتر از ۵ نفر باشن هم ممکنه تمام زوایای موضوع به درستی بررسی نشه و این خطر وجود داشته باشه که نتونیم تصمیم جامع و صحیحی بگیریم. به علاوه این خطر وجود داره که افراد تاثیرگذار حاضر در جلسه، قدرت بیشتری برای تحمیل نظر خودشون پیدا کنن.
اگر افراد حاضر در جلسه بیشتر از تعداد بهینه باشه، این خطرات وجود داره:
در نتیجه این موارد، احترام افراد نسبت به جلسه کاهش پیدا می‌کنه. اونها برای آماده کردن خودشون پیش از جلسه احساس نیاز کمتری می‌کنن و حتی ممکنه در جلسات رفتار منفعلانه داشته باشن یا حتی از حضور مستمر در جلسه خودداری کنن. هرچه تعداد افراد حاضر در جلسه بیشتر باشه، امید به شنیده شدن و مورد توجه گرفتن در ذهنشون کاهش پیدا می‌کنه و این دقیقا نقطه شروع یک سقوط آزاد به سمت جلسات ناکارآمد و غیر مولده.
اگه تا الان جلساتتون پر از آدم‌های مرتبط و بی‌ربط بوده و حسابی شلوغش کرده بودین، می‌تونین با این روش‌ها تعداد افراد حاضر در جلسه رو به روشی متمدنانه و محترمانه کاهش بدین:
و در نهایت با رعایت این موارد شما می‌تونید اعضای تیم حاضر در جلسه رو به خوبی انتخاب و جلسه رو در چابک‌ترین و در عین حال پر بازده ترین حالت ممکن برگزار کنید. یادتون باشه که بهترین زمان برای برگزاری جلسه‌ها حدود ۱۰ صبح و قبل از ناهاره تا بتونید در پایان جلسه دوتا پیتزای خوشمزه هم نوش‌جان کنید. در این خصوص در مقاله‌ی دیگه‌ای به تفصیل صحبت می‌کنم.
