پس از چند سال تجربه برگزاری رویداد در انواع و مدل های مختلف، به این نتیجه رسیم که سر هر رویداد و همایش و استارتاپ ویکند و... خیلی وقت ها در حین اجرای برنامه یک چیز هایی میخواهیم که میبینیم اصلا توی ذهنمون نبوده و اصلا به فکرش نبودیم و تهیه نکردیم یا اصلا در لیست هزینه ها برآوردی هم از اون نداشتیم.
در یکی از رویداد ها در سال های گذشته مثلا ما چند ماه معطل تدوین فیلم و مستند رویداد بودیم که متوجه شدم دوستانم در روابط عمومی اصلا یک هارد خالی ندارن که از گروه فیلمبرداری و عکاسی فایل ها رو بگیرن و به تدوینگر بدن!
شاید خیلی پیش افتاده و خنده دار باشه بگم کیسه پلاستیکی برای ما در یکی از همایش ها چقدر مهم بود.
جایی که قسمتی از اون ایونت برگزار می شد فرش شده بود و باید مخاطب و شرکت کننده ها قاعدتاً کفش خودشون در می آوردن و چون به تعداد همشون جاکفشی نبود پس بهتر بود که همراهشون یک کیسه کفش یا در ساده ترین حالت کیسه پلاستیکی برای کفش بود که قبل از شروع در روز برنامه سریع رفتیم از یک فروشگاه دو کیلو نایلون دسته دار خریدیم
هیچ جا من ندیدم لیست خوب و کاملی از تجهیزات و امکانات لجستیکی لازم برای برگزاری یک همایش، کنفرانس، رویداد استارتاپی (استارتاپ ویکند و..) و حتی نمایشگاه و گذاشته باشن. من سعی کرم بر اساس تجربه خودم این لیست و تهیه کنم و اینجا به اشتراک بذارم.
ممنون میشم اگر چیزی از قلم افتاده هم به من و هم به خودتون و دیگران در تکمیل کردنش کمک کنید.
یک نکته ای مهمه این که این یک لیست عمومی برای تمام رویداد هاست و با ید خودتون به فراخور نوع رویداد و تعداد شرکت کننده موقعیت مکانی ، امکانات محل برگزاری و... تجهیزات و انتخاب و تهیه کنید.
اینترنت(تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت)
امکانات اسکان(پتو- بالشت - تخت و سیم رابط جهت شارژ لپ تاپ و موبایل)
میز و صندلی برای شرکت کنندگان- غذاخوری- مربیان- پذیرش
صندلی برای کارگاه ها
میز و صندلی اضافه
مبلمان برای VIP
پارچه رومیزی
تجهیزات پذیرایی(تریموس و کلمن-لیوان یکبار مصرف-قند - شکر- شیرینی- شربت- آب معدنی - دستمال کاغذی
تجهیزات تصویربرداری و فیلمبردای و عکاسی(ساند رکورردر- باتری در اندازه های مختلف/ (میکروفون بیسیم و یقه ای
تجهیزات پخش زنده( گوشی- شارژر، پایه )
تجهیزات دبیرخانه ای شامل تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری
تجهیزات سرمایشی گرمایشی(هواساز و تهویه و...)
تجهیزات برقی(ژنراتور برق - تقویت کننده موبایل- سیم رابط بلند- سیم سیار اضافه و..
تجهیزات نمایشگاهی و فضا سازی محل برگزاری(اسپیس- پایه استند 200*90/ ویترین نمایشگاهی/ پایه بوم
انواع کابلها( HDMI- VGAو...)/ بالن های گازی و بادی همراه با حک آرم و شعار
لوازم تحریر(کاغذA5-A4-A3/ خودکار-ماژیک- استیکرنوت- پوشه دکمه دار-کاور و بند گردنی کارت شناسایی (بندگردنی و کاور ها را مطابق با سایز طراحی شده، خریداری کنید.) )- پاک کن تخته وایت برد -چسب پهن- قیچی-منگنه-کاتر- نیم پلیت و استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان های مدعو- تخته شاسی
کارت شناسایی یا کارت گردنی یا id card
تخته وایت برد
بیسیم
پاراوان
ال سی دی برای کارگاه ها با پایه یا براکت برای نصب
لب تاپ
ویدیو پرژکتور با پرده پرتابل
کیوسک های شارژ
شارژر لپ تاپ و اندروید
وسایل نقلیه برای ترابری(4 تا ماشین)
یخچال/آب سردکن
فلش مموری
هارد اکسترنال برای انتقال و آرشیو مستندات و فیلم ها و عکس ها
مودم همراه
پاوربانک
دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون
کیسه و نایلکس برای کفش(در صورت نیاز)
جعبه ابزار(انبردست- سیم مفتول- فاز متر- چکش- چسب دو طرفه و...
جعبه کمک های اولیه+قرص بروفون- ژلوفن- کلداکس- سرماخوردگی- نعنا- نبات- زنیان!
