چند وقت پیش به جمله ای از یک راهب مسیحی برخوردم که بلافاصله نظرم رو به خودش جلب کرد و فکر کردم میتونه در مبحث مدیریت پروژه که سال های ساله باهاش دست و پنجه نرم میکنم و هنوز نتونستم راه حل ثابتی رو براش پیدا کنم، کمکم کنه. این جمله از این قراره:
Start by doing what's necessary; then do what's possible; and suddenly you are doing the impossible.
- Saint Francis of Assisi
با انجام کار ضروری شروع کنید؛ سپس کار ممکن را انجام دهید؛ و ناگهان در حال انجام غیر ممکن هستید.
- فرانسیس آسیزی
برداشتم ازش این بود که ابتدا کارهای ضروری پروژه رو انجام بدیم، سپس سراغ کارهایی بریم که بالقوه هستند و عموما برای راضی کردن دل خودمون انجامشون میدیم.
با کمی تامل بیشتر به این نتیجه رسیدم که من همیشه برعکس این رویه رو پیش گرفتم و همواره پروژه ها را با کارهایی استارت میزنم که نه تنها ضروری نیستند بلکه اهمیت چندانی هم ندارند.
این موضوع باعث شده تقریبا تمام پروژه هایی که تاکنون انجام داده ام با چند روز یا چند هفته و یا حتی چند ماه دیرکرد همراه باشند و هیچوقت نتوانم پروژه را سر موعد مقرر تحویل دهم.
با اعمال این تکنیک میتونیم مطمئن باشیم که زمان زیادی رو صرف کارهای غیر ضرور نمیکنیم و خیالمان راحت باشد که پیش از رسیدن موعد پروژه، تمامی مواردی که تعهد کردیم رو انجام دادیم. در این حال، هرچقدر زمان اضافی بیاریم رو میتونیم به انجام کارهای بالقوه و بهینه کردن پروژه بپردازیم.
البته شاید منظور اصلی صاحب این نقل قول، مستقیما ربطی به مبحث مدیریت پروژه و عقب افتادن کارها نداشته باشه ولی در هر صورت میتوان از آن اینگونه برداشت کرد که ابتدا کارهای ضروری رو انجام دهیم، سپس کارهای بالقوه رو!
عملا هرکس در هرکاری که باشد میتواند در این تله گرفتار شود، به این صورت که خواسته یا ناخواسته کارهای ضروری و با ضرب العجل را به عقب می اندازد و در عوض کارهایی را انجام میدهد که نیاز اصلی پروژه نبوده و کارفرما اهمیت چندانی برای آن ها قائل نمی شود.
مثلا در برنامه نویسی سایت، نیاز اصلی کارفرما اینست که سایت طبق طرح ارائه شده نمایش داده شود و تمامی امکانات آن درست کار کنند. حال برنامه نویس ممکن است به جای پرداختن به این ضروریات مدت زمان زیادی را صرف پیدا کردن یک کتابخانه یا فریم ورک جدید، بهینه سازی و تمیز نوشتن کدها یا پیاده سازی افکت های نمایشی و انیمیشن های گوناگون کند. این موضوع باعث میشود که ریسک انجام نشدن کارهای ضروری هنگام رسیدن موعد پروژه بسیار بالا رود و همه ما میدانیم که اگر از خط مرگ پروژه عبور کنیم، دیگر کارها با روال عادی پیش نخواهند رفت.
اکثر ایده های بالقوه هنگام انجام کارهای ضروری به ذهن ما خطور میکنند و باید تا حد امکان تلاش کنیم که حواسمان به این ایده ها پرت نشود. یک راه حل موثر برای استفاده از این ایده ها اینست که آن ها را جایی یادداشت کنیم تا پس از به اتمام رسیدن کارهای ضروری، به سراغشان برویم.
عموما کارهای ضروری، محدود و قابل شمارش هستند و کارهای بالقوه، نامحدود. شما میتوانید تا ابد یک پروژه را توسعه دهید و باز کار جدیدی برای بهبود آن پیدا کنید. بنابراین شرط عقل حکم میکند که ابتدا تمامی کارهای ضروری را انجام دهید و هرقدر زمان اضافی پیدا کردید به کارهای بالقوه یا کارهایی که خودتان میخواهید انجام دهید، اختصاص دهید.
این تکنیک به افراد کمال گرا نیز کمک زیادی میکند به این صورت که اگر ابتدا تمامی نیازهای اصلی پروژه را مرتفع کنند، دیگر مطمئن هستند که پروژه عملا تمام شده و آماده تحویل است. سپس میتوانند مدت زمان باقی مانده را به انجام ریزه کاری ها و راضی کردن حس کمال گرایی شان بپردازند و خیالشان راحت باشد که هر وقت کارفرما اراده کند، میتوانند نسخه تکمیل شده را به وی تحویل دهند.
پیدا کردن نیازهای ضروری پروژه به روش های مختلفی نظیر Brainstorming، استفاده از تجربه پروژه های قبلی، تهیه یک یا چند نسخه اولیه یا پیش نویس، توضیحات کارفرما، فیدبک کاربران و ... بدست می آید. مرحله پیدا کردن نیازهای پروژه، عموما اولین مرحله ای است که هنگام استارت زدن پروژه ها انجام می شود و به مرحله گردآوری نیازها (Requirements Gathering) معروف است که میتوانید اطلاعات زیادی را در مورد جزئیات این مرحله در اینترنت پیدا کنید.
هنگام انجام پروژه ها (یا حتی کارهای روزانه) سعی کنید مدام خط فکری تان و حالت Flow State خود را حفظ کنید و اجازه ندهید راه های انحرافی و وسواس فکری جلوی سرعت عملتان را بگیرند. تمرکزتان را روی کارهای ضروری که توانایی انجامشان را دارید نگه دارید و پس از به اتمام رساندن آن ها سراغ کارهایی بروید که انجامشان نیاز به ریزه کاری و دقت بیشتری دارد.
