بهعنوان یک طراح محصول، همواره مجذوب ناکارآمدیهای پنهانی هستم که گریبانگیر کسبوکارها میشوند، بهویژه در حوزههایی که اغلب نادیده گرفته میشوند، مانند فرآیند تدارکات (Procurement).
در حالی که شرکتهای بزرگ دپارتمانهای کامل و نرمافزارهای پیچیدهای برای خرید دارند، کسبوکارهای کوچک و متوسط (SME) اغلب با فرآیندهای دستی و منسوخ دست و پنجه نرم میکنند که بیصدا منابع را هدر داده و مانع رشد میشوند.
شرکتهای کوچک و متوسط (SMEs) سالانه ۱۰ تا ۳۰٪ بودجه تدارکات خود را به دلیل خریدهای غیرمجاز و فرآیندهای دستی از دست میدهند.
من طی ۲ ماه، ProcureLite را طراحی کردم، یک پلتفرم P2P (Procure-to-Pay) مفهومی که با یک موتور قانون پویا (Dynamic Rule Engine) ، چرخه خرید را از ۵ روز به ۲ روز کاهش میدهد و Spend Under Management را ۲۵٪ افزایش میدهد.
نقش من: Product Designer / User Research / User Testing
مدت پروژه: ۲ ماه (پروژه solo conceptual)
تاریخ: اکتبر ۲۰۲۵
پیش از غرق شدن در راهحلها، درک عمق مشکل حیاتی است.
برای بسیاری از SMEها، تدارکات یک کارکرد استراتژیک نیست؛ بلکه مجموعهای از وظایف واکنشی و دستی است. این وضعیت اغلب به «خریدهای خودسرانه» (Maverick Spend) منجر میشود؛ یعنی خریدهای خارج از قراردادهای تثبیتشده یا تامینکنندگان ترجیحی.
آمارها تکاندهندهاند: SMEها میتوانند ۱۰ تا ۳۰ درصد از هزینههای خود را به دلیل خریدهای خودسرانه از دست بدهند که عمدتاً ناشی از عدم شفافیت است (گارتنر گزارش میدهد: ۶۷٪).
اِما، مدیر عملیات یک شرکت تولیدی ۵۰ نفره، فوری به یک لپتاپ نیاز دارد. لپتاپ یکی از اعضای تیمش خراب شده.او فرآیند «درست» را میداند:
درخواست: اغلب با یک فرم دستی یا ایمیل آغاز میشود که به راحتی در صندوقهای ورودی شلوغ گم میشود.
تایید: شامل ذینفعان متعدد است که منجر به تاخیرهای خستهکننده میشود.
ایجاد PO: کار خستهکننده با صفحات گسترده یا ورود دستی، مستعد خطا.
دریافت و فاکتور: تطبیق دستی اسناد، فرآیندی زمانبر و پر از خطا.
پرداخت: تاخیرهای بیشتر به دلیل عدم تطابق یا مستندات ناقص.
پس اِما همان کاری را میکند که ۶۷٪ از کارمندان SME انجام میدهند:
کل سیستم را دور میزند. از آمازون سفارش میدهد. رسید را بعداً ارسال میکند.
نتیجه:
شرکت ۱۵٪ بیشتر از نرخ قراردادی Dell پرداخت کرده. این را در ۵۰ کارمند ضرب کنید ---> یک نشت بودجه خاموش.
این Maverick Spend (خرید غیرمجاز) نام دارد و ۱۰ تا ۳۰٪ بودجه تدارکات SMEها را میبلعد.
SME ها مشکل تدارکات ندارند. آنها مشکل دیدپذیری و اصطکاک دارند.
پس از تحلیل گزارشهای Gartner، بررسیهای G2، و threadهای Reddit از مدیران عملیات، الگو واضح بود:
۶۷٪ از Maverick Spend از عدم دیدپذیری ناشی میشود (Gartner 2025)
۱۵٪ از فوریت ناشی میشود ، کارمندان وقتی سرعت مهم است قوانین را دور میزنند (Sievo)
میانگین چرخه PO: ( ۳-۵روز ) (Gartner)
۲۰ تا ۳۰٪ صرفهجویی از طریق اتوماسیون قابل دستیابی است (Procurement Tactics)
یک کامنت Reddit همهچیز را خلاصه کرد:
"ما سیستم تدارکات داریم، اما سریعتر است که چیزها را بخرم و بعداً ببخشید بگویم، تا IT درخواستم را تأیید کند، deadline پروژه گذشته."
من ابزارهای تدارکات سازمانی را تحلیل کردم:
چگونه به مدیران عملیات SME کنترل تدارکات سازمانی را بدون پیچیدگی میدهیم؟
سرعت: چگونه چرخههای تأیید را بدون فدا کردن کنترل کاهش دهیم؟
انطباق: چگونه کارمندان را به سمت تأمینکنندگان قراردادی هدایت کنیم بدون اینکه فوریت کار را مسدود کنیم؟
ویژگیهای اصلی:
تأیید خودکار درخواستهایی که معیارها را برآورده میکنند:
زیر آستانه بودجه (مثلاً ۵۰۰ دلار)
از تأمینکنندگان قراردادی
توسط درخواستکنندگان مجاز
مثال قانون: «درخواستهای لپتاپ زیر ۲۰۰۰ دلار از Dell برای تیم مهندسی را خودکار تأیید کن»
نتیجه: ۶۰٪ از مراحل تأیید دستی حذف شد.
مثلا وقتی کاربر «لپتاپ» جستجو میکند، میبیند:
✅ Dell Latitude (قراردادی، تأیید خودکار)
⚠️ MacBook Pro (غیرقراردادی، نیاز به بررسی مدیر)
بدون مسدودسازی. بدون سخنرانی. فقط اطلاعات شفاف.
اگر کاربر یک آیتم غیرقراردادی انتخاب کند:
این بخش دید بیسابقهای نسبت به الگوهای هزینه فراهم میکند و خریدهای خودسرانه را با هشدارهای قابل اقدام، فوراً مشخص میکند.
این فقط در مورد دادهها نبود؛ بلکه در مورد توانمندسازی مدیران بود تا درک کنند چرا خریدهای خودسرانه اتفاق میافتد و به طور فعال به مسائل اساسی رسیدگی کنند.
طراحی آن بر وضوح و بینشهای قابل اقدام تمرکز داشت و فراتر از اعداد خام، داستانی از هزینهها را روایت میکرد.
با درک اینکه فناوری به تنهایی کافی نیست، ماژولهای آموزشی کوتاه و هدفمند مستقیماً در پلتفرم تعبیه شدند.
این ماژولها به مسئله "عدم آگاهی" (یک عامل اصلی خریدهای خودسرانه) رسیدگی میکنند و با آموزش کاربران در نقطه نیاز، به جای جلسات طولانی و خستهکننده، ریسک ۶۷ درصدی مقاومت در برابر تغییر را کاهش میدهند.
این ماژولها در زمان نیاز کاربر به راهنمایی در مورد یک ویژگی خاص، به صورت زمینهای ظاهر میشوند.
❌ رویکرد سنتی: فرم درخواست خالی
مشکل: کارمندان نمیدانند چه چیزی قراردادی است
✅ رویکرد ProcureLite: پیشنهاد خودکار از کاتالوگ
چرا کار میکند: گزینههای قراردادی را به مسیر پیشفرض تبدیل میکند
و به ۶۷٪ از علل خریدهای خودسرانه رسیدگی میکند.
❌ رویکرد سنتی: «درخواست رد شد — آیتم در کاتالوگ نیست»
مشکل: ناامیدی منجر به دور زدن سیستم میشود.
✅ رویکرد ProcureLite: «جایگزین موجود: ۱۵٪ ارزانتر، تأیید خودکار»
چرا کار میکند: کاربران را با اطلاعات توانمند میکند، فرهنگ هزینه هوشمند ایجاد میکند.
از آنجا که این یک پروژه مفهومی است، تخمینها پیشبینیهایی هستند که بر اساس benchmarkهای Gartner و Procurement Tactics هستند.
بر اساس دادههای معتبر صنعتی و منطق طراحی راهحل من تخمین زده شدهاند و در یک محیط واقعی نیاز به اعتبارسنجی دارند.
زمان چرخه PO: ( ۵ روز --> ۲ روز ) (کاهش ۶۰٪)
نرخ تأیید خودکار: ۶۰٪ از درخواستها
مراحل تأیید دستی: کاهش ۶۰٪
کاهش خریدهای خودسرانه: ۲۰ تا ۴۰٪ (با راهنمایی مبتنی بر هوش مصنوعی)
هزینههای تحت مدیریت (Spend Under Management - SUM): افزایش ۲۵٪
صرفهجویی هزینه: ۲۰-۳۰٪ از اتوماسیون
آیا توی شرکت خودتون مشکلات مشابه تدارکات رو تجربه کردین تاحالا یا راهحلهایی دیدین که واقعاً کار کردن؟
دوست دارم بشنوم تیمای دیگه چطوری سرعت رو با انطباق متعادل میکنن.
خوشحال میشم نظراتتون رو برام بنویسین❤️
Gartner Procurement Reports 2025
Sievo Maverick Spend Analysis
Procurement Tactics Automation Study
