هنگام تهیه نرم افزار حسابداری مطمئنا نام پشتیبانی نرم افزار به گوشتان خورده است. خدمات پشتیبانی نرم افزار وظیفه به روزرسانی و ارائه خدمات حضوری و تلفنی برای رفع مشکلات نرم افزار مورد نظر را دارد. در واقع وجود پشتیبان برای نرم افزار حسابداری ضروری و لازم است. ممکن است هنگامی که حسابداران و کاربران با نرم افزار کار می کنند نرم افزار دچار مشکل شود یا به به روز رسانی نیاز داشته باشد در این صورت با یک تماس با پشتیبانی سایت ارتباط گرفته و به راحتی مشکل مورد نظر را حل می کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه نحوه ارائه خدمات پشتیبانی نرم افزار حسابداری و وظایف آن ها تا آخر این مقاله همراه ما باشید.
منظور از پشتیبانی نرم افزار حسابداری مجموعه ای از اقدامات، خدمات و راهکارهایی است که به منظور حل کردن مشکلات کاربران نرم افزار حسابداری که با آن مواجه می شوند ارائه می گردد. کارشناسان پشتیبانی که از نرم افزار حسابداری شرکتی مربوطه پشتیبانی می کنند در مشرکت تولید کننده نرم افزار مربوطه استقرار یافته و وظیفه دارند مشکلات نرم افزار مورد نظر را که کاربر آن ها را مطرح می کند حل کند و در صورت نیاز کاربر مورد نظر را راهنمایی کند.
یک نرم افزار حسابداری مناسب باید دارای واحد پشتیبانی باشد یعنی از پشتیبانی شرکت ارائه دهنده آن بر خوردار باشد. در واقع انتخاب نرم افزاری که دارای پشتیبانی است بسیار پر اهمیت است بنابراین هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید به این مورد بسیار مهم توجه کنید. ممکن است هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری خطایی به وجود آید مخصوصا هنگام اسافاده از نرم افزارهای پیشرفته و این اختلال سبب ایجاد مشکلاتی در بخش مالی خواهد. در این حالت کافی است با پشتیبانی سریع نرم افزار ارتباط برقرار کنید تا مشکل را سریعا برطرف کنید. در چنین مواقعی است که نیاز به پشتیبان نرم افزار واقعا احساس می شود.
تمامی نرم افزار ها پس هر دوره باید به روز رسانی شوند تا بتوانند به درستی کارایی خود را انتقال دهند نرم افزار حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نبوده و ممکن است هر ساله نیاز به به روز رسانی داشته باشد. به روز رسانی سبب افزوده شدن امکانات جدید به نرم افزار شده و اگر خطایی نیز در نسخه قبلی وجود داشته معمولا برطرف می کند. بنابراین به روز رسانی نرم افزار بخشی از پشتیبانی نرم افزار حساب داری است. بخش دیگر مربوط به ارتباط گیری با کاربران نرم افزار است. در این بخش انواع خدمات حضوری، تلفنی و اینترنتی وجود دارد. در واقع کارشناسان پشتیبانی پیام کاربران را که به صورت تلفن، ایمیل یا روش های دیگر ارسال می کنند دریافت کرده و پاسخ گو آن ها هستند و کاربران را راهنمایی و کمک می کنند تا مشکل رفع شود. گاهی ممکن است کاربران از واحد پشتیبانی سوالات فنی داشته باشند در این حابت کارشناسان نیز موظف اند به این سوالات نیز پاسخ واضح داده و تا حد نیاز کاربران را راهنمایی کنند. در واقع ارائه بهترین راهکار برای کاربران جزو وظایف مهم واحد پشتیبانی محسوب می شود. با توجه به این گفته پس باید فردی که در واحد پشتیبانی است دارای دانش تخصص بالا و مهارت قابل توجهی باشد تا بتواند در همه امور مربوط به نرم افزار راهنمایی های خود را ارائه دهد.
یک پشتیبان نرم افزار لازم است با ساختار کامل نرم افزار حسابداری مورد نظر آشنایی داشته باشد هم چنین از تمامی مسائل مربوط به نرم افزار و بانک اطلاعات مربوط به آن آگاه باشد. در صورتی که پشتیبان از تمام مسائل مربوط به حسابداری و امورات مالی آشنایی داشته باشد و به این مسائل مسلط باشد عملکرد بسیار بهتری خواهد داشت.
مطالعه بیشتر: معرفی بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی
تمامی شرکت ها و موسسات پس از خرید نرم افزار حسابداری به دنبال افزایش سرعت انجام محاسبات مالی و بالا رفتن دقت کار هستند اما در ابتدا که سازمان نرم افزاری جدید وارد کار خود می کند کارکنان با سیستم جدید اشنایی نداشته و ممکن است با چالش های مختلفی برخورد کنند. در این صورت اگر به کارکنان آموزش کافی داده نشود ممکن است صدمات جبران ناپذیری را هنگام تهیه گزارشات و ثبت امور مالی به بار آورند. در این حالت تیم پشتیبانی به کمک آمده و خدمات آموزشی نرم افزار و پشتیبانی از آن را انجام می دهند. در صورتی که کارکنان هنگام استفاده از سیستم جدید با مشکلی بر خورد کردند با ارتباط گیری و استفاده از خدمات پشتیبانی می توانند آن را رفع کنند.
اگر بخواهیم وظایف یک کارشناس پشتیبانی نرم افزار حسابداری را در نظر بگیریم لازم است به موارد زیر اشاره کنیم:
· پشتیبان نرم افزار باید توانایی نصب مجدد نرم افزار را بر روی کامپیوتر مشتری یا سرور را داشته باشد. این عمل زمانی لازم می شود که سیستم نرم افزاری پس از نصب اولیه و استقرار خراب شود.
· کارشناس باید با توجه به نیاز مشتری ها تنظیمات مورد نظر آن ها که نیاز دارند را بر روی نرم افزار حسابداری پیاده سازی کرده و آن ها را اجرا کند.
· مهم ترین وظیفه کارشناس پشتیبانی آموزش به کاربران است و در مواقعی که کاربر نحوه استفاده از نرم افزار حسابداری را نمی داند واحد پشتیبانی آموزش های لازم را به آن ها ارائه می دهند.
· تمام گزارشات مشتریان توسط کارشناسان پشتیبانی نرم افزار دریافت می شود. کارشناسان وظیفه دارند خطاهای احتمالی را نیز بشناسند تا بتوانند به درستی پاسخگو تمامی ابهامات باشند بدون آنکه کمبود اطلاعاتی داشته باشند.
· کارشناسان پشتیبانی موظف اند گزارش های دوره ای را فراهم کرده و تمامی آن ها را به مدیریت واحد پشتیبانی ارائه دهند. با این اقدامات پشتیبانی نرم افزار با بهترین شکل ممکن صورت گرفته و رضایت کاربران نیز به دست خواهد امد.
کارشناسانی که در واحد پشتیبانی نرم افزار حسابداری حضور دارند باید کاملا از وظایف خود با خبر باشند و انتظار می رود با صبر و شکیبایی بالا و خوش برخوردی به سوالات کاربران توجه کرده و به منظور برطرف کردن مشکلات آن ها بهترین راه حل را ارائه دهند. یک کارشناس پشتیبان بایستی درای دانش کامپیوتری کامل و دانش فنی باشد تا بتواند به کاربر پاسخ درست را منتقل کند و گاهی نیز در صورت نیاز از افراد متخصص دیگر برای راهنمایی بهتر کاربر کمک بگیرد. برای رسیدگی به تمامی مشکلات کاربران نرم افزار برای پشتیبان ها کلاس های آموزشی در نظر گرفته می شود؛ بنابراین این افراد موظف اند در این دوره های تخصصی شرکت کنند تا توانایی هایشان افزایش یابد.
