در حسابداری برای مکانیزه کردن عملیات حسابداری از کدینگ استفاده می کنند. مفهوم کدینگ جامع در حسابداری عبارت است از دسته بندی های حساب بدون نقص قوانین استاندارد حسابداری است. در واقع کدینگ به ساده و شفاف سازی تمامی حساب ها کمک می کند. ساختار کدینگ در نرم افزار های حسابداری به گونه ای است که یا باید آن را به عنوان پیش فرض فعال کرد و یا به صورتی دستی آن را تعریف کرد. برای دریافت اطلاعات کامل تر در این زمینه تا آخر مقاله همراه ما باشید.
کدینگ حسابداری خدماتی نوعی دسته بندی در حسابداری است که با استفاده از آن حساب ها را دسته بندی می کنند. این دسته بندی معمولا در حسابداری به شکل درختی انجام شده و سطوح مختلف حساب ها و کدهای متنوع را مشخص می کند. به عبارت دیگر به شاخه بندی، دسته بندی و کد گذاری حساب ها در حسابداری کدینگ حسابداری می گویند. بهترین راه برای کدینگ حسابداری استفاده از نرم افزار حسابداری است. امکان استفاده از اکسل یا کدینگ بر روی کاغذ وجود دارد اما میزان دقت و سادگی نرم افزارها را ندارند. نرم افزارهای مالی دارای توانایی های زیاد و امکانات پیشرفته است و در آن می توان تغییرات گسترده تری ایجاد کرد. با توجه به این مزایا و بالا بودن سرعت و دقت کار نرم افزار حسابداری بهترین گزینه برای کدینگ است.
اصلی ترین کدینگ هایی که در حسابداری رایج هستند عبارت اند از:
در روش کدینگ متوالی که با نام های کدینگ سریالی یا کدینگ پی در پی نیز شناخته می شود اعداد به شکل پشت سر هم به داده و حساب ها تخصیص داده می شود.
کدینگ حفظی که بر اساس حروف اول حساب ها است یکی از انواع شیوه های کددهی اسان و ساده نیز است. در این روش کددهی بر اساس علامت گذاری و مختصر نویسی استزبان فارسی است. روش کد گذاری به این صورت است که برای بازه کوچکی از کلمات، حرف اول کلمات را به کار می برند. به عنوان مثال کد حساب های پرداختی به شکل " ح _ پ " نوشته می شود.
پرکاربرد ترین روش کدینگ، کدینگ سلسله مراتبی است. در این روش هیچ گونه محدودیتی براب تعداد داده ها، کالاها و حساب ها وجود ندارد و دارای دقت و نظم فوق العاده ای است. تعریف این سلسله را با مثالی برای شما بیان می کنیم. برای مثال اگر موسسه ای برای حساب دارایی کد 505 را قرار داده باشد اگر حسابدار بخواهد به به این حساب زیر گروهی انتقال دهد و اضافه کند می تواند به آن یک عدد اعشاری اضافه کند و زیرگروه مورد نظر را ایجاد کند. این روش هیچ گونه محدودیتی نداشته و به صورت ساختار یافته است.
در کدینگ وجهی هر عدد نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های آن ها را معرفی می کند. در واقع تخصیص دادن این کدها و اعداد نوعی قرارداد استاندارد می توان در نظر گرفت. به عنوان مثال می توان به حسابداری یک سوپر مارکت که دارای کدینگ وجهی است توجه کنید. با استفاده از نرم افزار حسابداری سوپرمارکتی می توان گروه 1 را به عنوان مشخص کننده بخش های مختلف سوپرمارکت، گروه دوم را نماینده هزینه های سوپرمارکت و گروه سوم را به عنوان زیر گروه های دو گروه قبلی معرفی کرد.
در این روش کدها می توانند فقط به یک حساب اختصاص داده شوند به همین خاطر این روش را برای دوره های مالی استفاده می کنند.
با توجه به پر اهمیت بودن مسئله کدینگ در امور مالی بهتر است در ابتدای هر حسابداری برای کسب و کارها از آن استفاده شود. مهم ترین اهداف کدینگ و دلیل استفاده از آن در حسابداری عبارت اند از:
· کدینگ بر اساس یک فرمت به خصوص عملیات های مالی را یکپارچه سازی کرده و سببب استاندارد شدن آن ها می شود.
· دقت و سرعت را در تهیه گزارشات بالا می برد چون برای تهیه گزارشات با جزئیات دقیق و فراوان کمک شایانی می کند.
· با کمک هایی که برای ثبت رویدادهای مالی شرکت و دقت در انجام آن ها می کند سبب می شود خطای انسانی بسیار کاهش یابند.
· در صورت استفاده از کدینگ در حسابداری و دوره های مالی، محاسبه کردن میزان دارایی ها و تحلیل و بررسی مالی جهت سرمایه گذاری بسیار آسان تر خواهد شد بنابراین قدرت تصمیم گیری را برای امورات راحت تر می کند.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری رایگان
برای کدینگ در حسابداری ساختاری استاندارد وجود دارد که در هنگام استفاده از آن باید به این ساختار توجه کرد. این ساختار استاندارد به شکل زیر است:
گروه حساب یکی از لایه های ساختاری استاندارد کدینگ است که در آن صورت حساب های مالی قرار خواهد گرفت. در این گروه تمامی هزینه ها و درآمدها، بدهی های غیر جاری و جاری، ذی نفعان و سرمایه گذاران و حقوق هایی به آن ها مرتبط می شوند قرار خواهد گرفت.
در لایه حساب کل بیشتر صورت های حساب مالی تعریف می شوند. اجزای اصلی این لایه فعالیت ها و نیاز های شرکت هستند. این لایه گروه های مربوط به حساب های شرکت را به ارقام کوچکتری تقسم می کند.
در این لایه حساب های کل به حساب های جزئی تر و کوچک تر تقسیم می شوند. در حسابداری به این حساب ها ، حساب های معین می گویند.
حساب تفضیلی در ساختار کدینک کمک می کند که شناسایی حساب ها آسان تر شود.
توجه داشته باشید که در تنظیم ساختار کدینگ در حسابداری به فعالیت شرکت، کنترل های داخلی، گزارشات لازم و استاندارد های حسابداری حتما دقت کنید.
باید در مسئله کدینگ حسابداری به صورت تخصصی با ان بر خورد کرد یعنی کدینگ حسابداری بایستی توسط حسابداران و مدیران مالی که با تجربه هستند انجام گیرد. با این کار بسیاری از مشکلاتی که در حسابداری و دوره های مالی مشاهده می شود کاملا ریشه کن خواهند شد و مانع به موجود آمدن آن ها می شود. در صورتی به این اهداف خواهید رسید که سیستم حسابداری و کدینگ شما از همان ابتدا به درستی طراحی شود.
