در نرم افزار های حسابداری این انمکان در سیستم فراهم شده است تا بتوان سطح دسترسی کاربران را به راحتی مدیریت کرد. با وجود این امکانات می توان سطح دسترسی ها را حذف، ویرایش و اصلاح کرد. با توجه به محرمانه بودن برخی از اطلاعات مالی بسیار ضروری است که برای هر کاربر با توجه به وظایفی که دارد سطوح دسترسی تعریف کرد. در واقع می توان گفت مهم ترین بخش هر نرم افزار حسابداری همین سطوح دسترسی است. برای مثال در نرم افزار حسابداری فروشگاهی رایگان دسترسی مدیریت مالی با سطح دسترسی انبار دارد و... متفاوت است. برای بررسی بیشتر انواع سطوح دسترسی و مزایای آن تا آخر این مقاله همراه ما باشید.
سطح دسترسی ئر نرم افزار حسابداری یک شرکت، فروشگاه، موسسه و... برای کاربران زمانی تعریف می شود که تعداد کاربرانی که از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند بیشتر از یک نفر باشند. در چنین شرایطی سطح دسترسی به امورات حسابداری برای صندوق دار، مدیر، حسابدار و... کاملا متفاوت است. این کار میزان امنیت کار را بسیار بالا می برد.
داشتن یک نرم افزار حسابداری دارای سیستم سطح دسترسی برای هر شرکت و موسسه ای لازم و ضروری است. چنین سیستمی دارای مزایای زیر هستند:
· از دخالت افراد دیگر در امورات مالی شرکت جلوگیری کرده و دسترسی کارکنان بر اساس استاندارد امنیتی سازمان یا شرکت است.
· محیط کاری کاملا ایمن به وجود می آید به طوری که فکر کاربران تنها درگیر کار است.
· در برابر کارهای غیر قانونی که توسط کاربران در شرکت رخ دهد سندی موثق و مدرک معتبر وجود دارد.
· می توان حیطه دسرسی هر کدام از کاربران را با توجه به وظایفشان بیشتر و کم تر کرد.
· مدیریت به راحتی می تواند پیگیر این باشد که چه کاربری وارد یا خارج بخشی شود.
· مقدار بسیار زیادی هزینه سازمانی و انرژی کاربران صرفه جویی می شود.
· دسترسی کاربران به بخش های مختلف با سهولت و امنیت همراه است.
نحوه فعال کردن سطوح دسترسی در نرم افزارهای مختلف متفاوت است اما به صورت کلی لازم است مراحل زیر طی شوند:
1. از طریق پنل امکانات به مدیریت کاربران وارد می شویدو بر روی گزینه مدیریت گروه های کاری یا عبارت های با چنین مفهومی کلیک کنید.
2. در این مرحله کاربران را برای سطح دسترسی انتخاب کنید. اگر می خواهید به کاربری دسترسی خاصی بدهید بایستی نام کاربر را از منوی کشویی انتخاب کرده و بر روی علامت به علاوه کلیک کرده تا فرم مربوط به کاربر مورد نظر باز شود.
3. اکنون بخشی که قرار است بر روی آن محدودیت اعمال شود از لیست بخش های مختلف انتخاب کرده و با این انتخاب می توانید محدودیت هایی که برای هر بخش اعمال کرده اید را پر کنید.
4. پس از آنکه بخش مورد نظر را انتخاب کردید نوبت به تخصیص سطح دسترسی به کاربر می رسد. لیست تمامی سطوح دسترسی ها در پایین فرم نمایش داده می شود. در برخی نرم افزارها بایستی محدودیت مورد نظر اگر به کاربر داده شود در سمت راست قرار گیرد و اگر حق دسترسی داشته باشد محدودیت در لیست سمت راست کاربر قرار می گیرد.
5. اکنون پس از اطمینان از محدودیت ها و دسترسی ها اکنون دکمه ذخیره را انتخاب کنید.
مطالعه بیشتر: بهترین نرم افزارهای حسابداری رایگان برای اندروید
سطوح دسترسی به بخش های مختلف نرم افزار حسابداری برای هر بخشش و کاربری با توجه به وظایفی که بر عهده دارد متفاوت است. برخی از اطلاعات محرمانه مالی نیاز نیست که تمامی کاربران از آن ها با خبر باشند در این صورت دسترسی آن ها را برای مشاهده این اطلاعات می توان محدود کرد. در حالت کلی سطوح مختلف دسترسی در نرم افزارهای مالی به چهار دسته تقسیم می شوند که عبارت اند از:
در این دسته ، مدیران ارشد به سایر مدیران فروش و مالی یک دسترسی می دهند به طوری که میان مدیران خود سطوح را تقسیم بندی می کنند. با این کار هر مدیر با توجه به وظایفی که دارد و محرمانه بودن اطلاعات تنها به اطلاعاتی که به آن ها محول شده دسترسی دارند.
در این نوع از سطح دسترسی به مدیر مالی دسترسی بیشتر نسبت به حسابداران دیگر می دهند تا بتواند اطلاعاتی که حسابداران وارد سیستم می کنند را زیر نظر داشته باشد.
در این بخش از دسته بندی مدیر پروژه با توجه به پروژه ای که در اختیار او قرار می گیرد به اعضای تیم خود دسترسی های لازم را می دهد تا با استفاده از زیر سیستم های مخصوص به خود اطلاعاتی که از مشتری ها کسب می شود را ثبت و تکمیل کنند.
رئیس هیئت مدیره به دلیل اینکه میزان سود سهام هر سهامدار به صورت عادلانه میان آن ها تقسیم شود در پیرامون مسائل شرکت اطلاعات مالی به آن ها ارائه می دهد. سهامداران این اطلاعات را با استفاده از میزان دسترسی که از طرف هیئت مدیره به آن ها داده شده است را دریافت کرده و میزان سودی که از طریق شرکت دریافت کرده اند را مشاهده خواهند کرد.
به منظور جلوگیری از دسترسی تمامی کاربران به بخش های مختلف نرم افزار و حفظ میزان امنیت اطلاعات مالی برخی محدودیت ها در سیستم حسابداری برای دسترسی کاربران در نظر گرفته شده است. این محدودیت توسط مدیریت سیستم برای کاربران ایجاد شده است. با این کار هر کاربر با توجه به نقشی که در مجموعه دارد به او دسترسی های لازم داده می شود. مهم ترین امکاناتی که برای سطح دسترسی کاربران در نرم افزار حسابداری وجود دارند شامل تعریف کردن کاربر به تعداد نامحدود، محدود کردن کاربران برای دسترسی داشتن به بخش خاص، محدود کردن کاربر برای دسترسی به انواع منوهای نرم افزار و... هستند.
