امروزه بیشتر کسب وکار ها از نرم افزار حسابداری برای انجام امورات مالی خود استفاده می کنند. این نرم افزارها از ابزارهای مختلفی استفاده می کنند تا کسب و کارها به اهداف خود نزدیک تر شوند. یکی از این ابزارها که برای رونق کسب و کارها بسیار مفید است پرداخت های خودکار است. کم تر فروشگاهی را امروزه می توان یافت که دارای درگاه پرداخت اینترنتی نباشد. این ابزار در نرم افزار حسابداری یک رضایت دو سویه یعنی رضایت فروشگاه داران و رضایت مشتری ها را جلب کرده است. پرداخت خودکار در نرم افزار حسابداری شرکتی ارزان چه اهمیتی برای شرکت ها دارد؟ نحوه عملکرد این ابزار در نرم افزارهای حسابداری به چه شکل است؟ برای دریافت پاسخ این سوالات تا آخر این مقاله همراه ما باشید.
کسب و کارهایی که تعداد مشتری های روزانه آن ها زیاد است و پرداختی های زیادی از مشتری دریافت می کند کار صندوق داری دشواری دارد، چون صندوق دار بایستی تمامی دریافتی ها را به موقع انجام دهد تا مشکلی برای کسب و کار ایجاد نشود. گاهی ممکن است این وظایف به درستی انجام نشوند. برای جلوگیری از ایجاد چنین مشکلی کسب و کارها امروزه از پرداخت خودکار در نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند. این برنامه کار صندوق دارها و امورات مالی کسب و کارها را بسیار اسان کرده است.
اتصال پرداخت خودکار با نرم افزار حسابداری دارای مزایای بی نظیری برای کسب و کارهای شرکتی، فروشگاهی و... است. مهم ترین اسن مزایا عبارت اند از:
ممکن است بگویید که ارسال فاکتور آنلاین برای مشتری ها مستقل از پرداخت اتوماتیک نیز امکان پذیر است و دارای اهمیت چندانی نیست، بله برای کسب و کارهای کوچک و خرده فروشی این کار ممکن است اهمیت و ضرورت چندانی نداشته باشد اما وقتی سراغ عمده فروشان می رویم و بحث خرید های کلان مطرح می شود اهمیت این موضوع به چشم می خوذد. سازمان دهی و پیگیری فاکتور های آنلاین به صورت دستی در عمده فروشی ها کاری بسیار دشوار و پر هزینه است، اما در صورتی که درگاه بانکی به نرم افزار حسابداری متصل باشد این فرآیند به صورت خودکار و با سرعت و دقت فوق العاده ای انجام خواهد شد. در صورتی که از درگاه پرداخت متصل به نرم افزار حسابداری استفاده شود محال است که شما موعد پرداخت فاکتوری را فراموش کنید و یا ارسال فاکتور برای مشتری را از یاد برده باشید. با اتصال درگاه پرداخت به نرم افزار این امکان فراهم می شود تا به صورت کاملا خودکار فاکتور مشتری ها با ایمیل یا پیامک به دستشان برسد. فاکتورهایی که به صورت آنلاین به دست مشتری می رسند دارای لینک پرداخت بوده و با استفاده از پرداخت آنلاین مشتری می تواند مبلغ فاکتور را به صورت انلاین پرداخت کند.
با اتصال درگاه پرداخت به نرم افزار حسابداری و امکان پرداخت خودکار شما می توانید مدیریت بسیار دقیق و با جزئیات بیستر داشته باشید. با این کار تمامی تذاکنش ها که در کسب و کار شما انجام می شوند به صورت خودکار در نرم افزار حسابداری ثبت خواهند شد. با این کار شما می توانید گزارشی از تراکنش های خود به صورت روزانه ، هفتگی و... با توجه به هدفتان دریافت کنید. در این گزارش ها می توانید انواع جرئیات مانند تعداد تراکنش ها، میزان پرداختی ها و... را تهیه کنید. با این کار می توانید ارزیابی دقیقی از کسب و کارتان داشته باشید. ارزیابی دقیق به شما کمک می کند که آنالیز درست فروش مناسب را به دست اورده و نقاط ضعف فروشتان را نیز با ارائه ایده های نو برطرف کنید.
با اتصال درگاه پرداخت به نرم افزار حسابداری و پرداخت خودکار مشتری ها می توانند با استفاده از حساب کاربری خودشان پیگیری تراکنش های انجام شده را انجام دهند. این بدان معنی است که مشتری می تواند به راحتی خلاصه تراکنش، تاریخ دقیق پرداختی و... را با هر مراجعه به حساب کاربری خود مشاهده کند. این میزان از شفافیت برای مشتری ها می تواند بسیار خوشایند باشد و میزان رضایت مندی آن ها را بالا ببرد. بالا رفتن میزان رضایت مندی مشتری سبب بالا رفتن فروش خواهد شد. علاوه بر این مدیران کسب و کارها نیز می توانند به صورت لحظه ای وضعیت پرداختی ها ، میزان موجودی، فاکتورهای پرداخت شده و... را رصد کنندو تمامی جزئیات مربوط به امور و پرداختی ها را زیر نظر داشته باشند. با این بررسی ها می توان قبل از وقوع فاجعه ای برای کسب و کارتان با ارائه راهکارهای کارآمد از اتفاق افتادن این رخداد جلوگیری کنید.
برخی از کسب کارها در زمینه پرداختی ها با مشتری های خود از روش زمانبندی استفاده کرده و با آنها کنار خواهند آمد. در این نوع پرداختی ها مشتری در ازای دریافت کالا یا خدمات دارای پرداخت شرایطی هستند و کسب و کارها نیز این پرداخت شرایطیرا به دلیل حفظ مشتری های خود قبول کرده اند. در چنین شرایطی بایستی همواره پیگیر فاکتورهای ارسال شده و موعد پرداخت متفاوت آن ها بود. در صورتی که نرم افزار حسابداری پرداخت خودکار داشته باشید به صورت خودکار در موعدهای پرداخت به مشتری ها از طریق پیامک یاداوری کرده و فاکتور مورد نظر را به صورت دوره ای به همراه لینک پرداخت برای آن ها ارسال خواهد کرد.
مطالعه بیشتر: بهترین نرم افزار حسابداری رایگان برای اندروید
برنامه پرداختی باید به گونه ای عمل کند که اطلاعاتی که مربوط به چک های دریافتی است را در جعبه قفل و میزان مبلغ کل پرداختی را به شرکت ارسال کند برای این کار باید اپراتور نرم افزار از یک پایگاه داده استفاده کند. به طور کلی فرایند پرداخت خودکار به شکل زیر است:
· در اطلاعات هر چک شماره حساب بانکی را با مشتری صحیح مطابقت داده تا سوابق مشتری مورد نظر از حساب های دریافتی مشخص شود.
· پرداخت هایی که مبلغ دقیق آن ها با مبلغ فاکتور شبیه هستند را تطبیق می دهد.
· تمامی پرداختی های باقی مانده که به منظور بررسی دستی کنار گذاشته اید را حذف کنید.
توجه داشته باشید در پرداخت های خود کار نرم افزار حسابداری بایستی به ازای هر تراکنش درصدی را به عنوان مالیات پرداخت کرد این درصد با توجه به درگاه پرداخت های مختلف و سقف پرداختی متفاوت است. این مبلغ در مقایسه با مزایایی که پرداخت خودکار به همراه دارد بسیار ناچیز است.
