پومودورو چیست؟ من مقاله ای از فرانچسکو سیریلیو، خالق این تکنیک را خواندم. او در این مقاله‌ی سال ۲۰۰۶ خود ماهیت تکنیک پومودورو و روانشناسی پشت آن را توضیح داده بود. یادگیری این سیستم مدیریت زمانی که در نوع خود روشی انقلابی محسوب می‌شود، به شکل فریبنده‌ای آسان است و به کارگیری درست و به جای آن زندگی را تغییر میدهد. به طور کلی تکنیک پومودورو را میتوان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:
بیشتر ما به گونه ای زندگی میکنیم که انگار زمان دشمن ماست و برای اجرا کردن قرارداد ها و تحویل آن در موعد مقرر با آن مسابقه میدهیم.
تکنیک پومودورو به ما یاد میدهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن عمل کنیم.
استراحت های کوتاه و برنامه ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله ها را که ناشی وارد کردن فشار بیش از حد به خود است، از بین میبرد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیش از حد و خستگی تقریباً غیرممکن است.
تماس های تلفنی، ایمیل ها، پیام های فیسبوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل دائم ذهن را درگیر و منحرف میکنند. معمولا میتوان این عوامل حواس پرتی را به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک میکند که این درگیری های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت بندی کنید.
بیشتر ما با احساس گناه ناشی از تعویق، آشنایی داریم. اگر روز پرباری نداشته باشیم، نمیتوانیم از زمان استراحتمان لذت ببریم. به عنوان کسی که تکنیک پومودورو را به خوبی آموخته است، قادر خواهید بود جدول زمانی کارآمدی را ایجاد کنید و با اولویت بندی، کارهای مهم تان را به انجام برسانید و در نهایت از وقت ازاد خود نهایت استفاده و لذت را ببرید.
شاید پیش خودتان بگویید « خب همه این ها عالی به نظر میرسد اما حالا من باید چه کنم؟»
در واقع خیلی ساده است!
تکنیک پومودورو:
شاید با خودتان فکر کنید « 25 دقیقه کار؟ این که هیچی نیست خیلی آسونه!»
فرآیندی که توضیح داده شد، 25 دقیقه کار متمرکز بر روی یک فعالیت است. بدون اینکه همزمان به چند فعالیت بپردازید. بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا چک کردن فیسبوک. هیچی! بدون هرگونه حواس پرتی!
برای من، این روش نیاز به عادت و یک سری راه و روش ها داشت که عبارتند از:
این تکنیک را مثل بیشتر مسائل زندگی ام از طریق تلاش، تجربه و رنج زیاد همراه با ناامیدی یاد گرفتم و در نهایت پیشرفت کردم. در آغاز فکر میکردم میتوانم روزی 15 پومودورو انجام بدهم... گمان میکردم برایم اصلا مشکل نیست. چون عادت داشتم آنقدری کار کنم که حالا کمتر از 7 ساعت کار کردن، برایم مثل یک نسیم ملایم بود!
روز اول ۱۲ پومودورو کامل کردم و کلی از کارهایم را انجام دادم اما باز هم احساس شکست داشتم چون نتوانستم به هدف‌گذاری‌ام دست پیدا کنم. خسته و درمانده بودم.
طی روزهای بعدی سعی کردم تعداد پومودوروهای مد نظرم را کاهش دهم. وقتی که تمام شد باز هم کلی از کارهایم را انجام دادم و به شکل فوق‌العاده‌ای احساس بهره‌ور بودن داشتم اما بقیه‌ی روزها یا خیلی کم کار کردم یا خیلی زیاد. در نهایت قانع شده بودم که این سیستم احمقانه‌ترین سیستم دنیاست.
یک روز، این سیستم را به طور کامل نادیده گرفتم و همان روش قبلی خودم یعنی انجام همزمان چند فعالیت را پیش گرفتم. ناامید، بی‌تمرکز و بی‌حاصل بودم. دندان‌هایم را روی هم فشار می‌دادم. روش قدیمی‌ام را برای چند روز دیگر ادامه دادم. چیزی که فهمیدم این بود که کارهایم را به انجام می‌رساندم اما نتیجه و حاصل این روش با زمانی که پومودورو را به کار می‌بردم اصلا قابل قیاس نبود.
در نهایت دوباره سر عقل آمدم و شروع به امتحان‌کردن پومودوروهایی با تعداد کمتر کردم. با ۵ پومودورو در روز شروع کردم و رفته رفته تا ۸ پومودور بالا رفتم. هدفم ۸ پومودورو در هر روز و مجموعا ۴۰ پومودورو در هفته بود.
این روش نتیجه داد اما زندگی است دیگر و نمی‌دانی هر روز چه اتفاقاتی در پیش است. مثلا بعضی روزها چندین جلسه داشتم یا دخترم در مدرسه اجرای موسیقی داشت و نمی‌خواستم آن را از دست بدهم، به همین دلیل ممکن بود نتوانم آن روز به هدف ۸ پومودور خود برسم.
این برایم واضح بود که عدد جادویی من در هفته، ۴۰ بود… اما نیاز داشتم نسبت به ساعت‌های کاری هفته‌ام انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشم.
حساب و کتاب این تکنیک کاملا واضح بود: ۴۰ پومودورو برابر است با ۱۰۰۰ دقیقه کار در هفته (به اضافه‌ی ۳۵۰ دقیقه استراحت).
این یعنی ۱۶.۷ ساعت کار در هفته. بله خودش است!
اگرچه وقتی که کلی کار سرم ریخته بود یا به لحاظ فیزیکی و یا ذهنی در وضعیت خوبی به سر نمی‌بردم، نمی‌توانستم ۸ پومودوری خود را تکمیل کنم و در نتیجه از برنامه‌ام عقب می‌ماندم و روز بعد سعی میکردم ۱۴ پومودورو به اتمام برسانم که باعث خستگی شدید می‌شد و از طرفی هم چندان لذت‌بخش نبود.
من فهمیدم که باید چند قدم عقب بروم و در مورد ساعت‌های کاری هفته‌ام بار دیگر فکر کنم و این بار با در نظر گرفتن حوصله و حالی که ممکن است در زمان‌های مختلف داشته باشم را مد نظر قرار دهم. برای تمرکز و تفکر دوباره روی کارم، پومودورو عالی بود اما هنوز برای کارکرد موثرش روی من چیزی کم بود.
وقتی که تصمیم به تغییر گرفتم، به خودم تعهد دادم که هرگز در آخر هفته‌ها، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نکنم. عالی نیست؟
خب با افتخار باید اعلام کنم که کاملا این تعهد را زیرپا گذاشتم و این کارم کاملا درست و بجا بود.
روزهایی که نمی‌توانستم ۸ پومودورو را تا ساعت ۵ بعداز ظهر تمام کنم، مضطرب می‌شدم و احساس شکست میکردم. من ناگهان فهمیدم که دیدم نسبت به ساعت‌های کاری محدودکننده بود. چرا باید همچنین تعهدی به خودم بدهم در حالی که می‌توانستم کار کنم؟ شاید به دلیل ساعت‌های کاری زیاد و بی‌توجیه و در عین حال عدم موفقیت در کارم بود.
به جای کارکردن پی‌درپی و بی‌میل، شروع به انجام پروژه‌هایی کردم که از آنها لذت می‌بردم. همچنین به خودم اجازه دادم فعالیت‌های غیرکاری نظیر حضور در اجراهای موسیقی دخترم را در ساعاتی به انجام برسانم که اکثر مردم آنها را ساعات کاری می‌دانند. این تغییر در زمانی که نمی‌توانستم کار کنم، کمک شایانی به وضعیت ذهنی‌ام کرد.
قطعه‌ی پایانی پازلم، تغییر ساعت‌های کاری از ۵ روز در هفته (که باید ساعت ۵ عصر دست از کار می‌کشیدم) به ۷ روز در هفته بود که برایم به مراتب مناسب‌تر بود. به این ترتیب ساعت‌هایی که برای به اتمام رساندن ۴۰ پومودورو در هفته داشتم، از ۴۰ تا ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته افزایش پیدا کرد. از آنجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت کار در هفته نیاز داشتم، این یعنی فقط ۱۰ درصد وقتم را باید به کار اختصاص می‌دادم. چه تفاوت بزرگی!
در جهانی بی‌نقص، من ۸ فعالیت مهم در شروع هر روز کاری دارم. این فعالیت‌ها را اولویت‌بندی میکنم و به ترتیب از مهم‌ترین به کم اهمیت‌ترین، آنها را انجام می‌دهم و حین انجام هرکدام از این کارها به یک اندازه مشتاق هستم و این گونه تمام کار روزانه‌ام را در کمتر از ۳ ساعت و بدون کوچک‌ترین اختلالی تمام میکنم.
عالی به نظر میرسد اینطور نیست؟ با عرض تاسف، ما به یک دنیای بی‌نقص، حتی نزدیک هم نیستیم. اما در واقعیت، واقعیتی که در آن ما انسانیم و در جهانی زندگی میکنیم که پر از افراد دیگر است، من احساسات و عواطفی دارم که نمی‌توانم کنترل کنم، اغلب هم خسته می‌شوم و حوصله‌ی انجام برخی کارها را با اینکه می‌دانم ضروری‌اند، ندارم.
برای موفقیت در کارم باید با این مسئله روبه‌رو می‌شدم و سعی میکردم کارم را با در نظر گرفتن و کنار آمدن با آنها انجام بدهم.
سطح انرژی و رفتارم، بر کارم و در نهایت بر بازده‌ام تاثیر می‌گذارند، پس باید از وضعیتی که در آن قرار داشتم آگاه می‌شدم و بر آن تسلط می‌یافتم. در گذشته مقاله‌ای در مورد تسلط یافتن بر انرژی خود خوانده بودم که می‌گفت این سوال‌ها به شکل ویژه‌ای، کمک‌کننده بودند:
۱. انرژی فیزیکی من: چقدر سالم هستم؟
۲. انرژی احساسی من: چقدر خوشحال هستم؟
۳. انرژی ذهنی من: چقدر خوب میتوانم بر روی موضوعی تمرکز کنم؟
۴. انرژی روحی من: چرا این کار را میکنم؟ هدفم چیست؟
این سوال‌ها به من کمک کردند که هنگام اولویت‌گذاری فعالیت‌هایم، انرژی و حوصله‌ام را در نظر بگیرم. در نتیجه از سر اجبار و فقط برای اینکه باید کاری را انجام بدهم، کاری نمی‌کردم.
وقتی از نظر بدنی در شرایط خوبی نبودم، سعی میکردم استراحت کنم. وقتی چندان خوشحال نبودم یا وضعیت احساسی خوبی نداشتم، سعی میکردم خودم را با کارهایی سرگرم کنم که باعث خوشحالی‌ام می‌شدند. مثل گذراندن وقت با خانواده‌ام.
و البته باید کاری پیدا میکردم که از آن لذت می‌بردم. این روش برایم بسیار نشاط‌آورتر بود تا اینکه به کاری رسیدگی کنم که از آن لذت نمی‌بردم و از ریشه مرا خشک میکرد. این گونه زمان بیشتری برای بهبود خودم و وقت‌گذرانی با خانواده‌ام داشتم و از نظر فیزیکی، روحی و ذهنی وضعیت خوبی داشتم.
می‌خواهید باز هم جلوتر بروید؟
به تدریج اما به طور قطع ممکن است. با پومودورو، زندگیِ کاری من برای همیشه دستخوش تغییر شده است.
برای این کار آماده‌اید؟
یک پیشنهاد: چرا از همین امروز پومودورو را امتحان نکنید؟ ۲۵ دقیقه تمرکز کامل بر روی یک فعالیت. با یک پومودورو شروع کنید و کم کم بالا بروید.
برگرفته از: Fastcompany.com
