وقتی اسم جلسه به میان می‌آید، یک میز بزرگ را تصور می‌کنم که افراد زیادی پشت آن نشسته‌اند و فنجان‌های چای روی آن، سرد شده‌اند! بعضی سعی می‌کنند خواب‌آلودگیشان را پنهان کنند و مدام خمیازه می‌کشند، بعضی دیگر هم با موبایلشان سرگرم هستند و از خود می‌پرسند: پس کی تموم میشه؟! روزانه چند جلسه به این سبک برگزار می‌شود، بدون این که واقعاً خروجی مشخصی داشته باشند. مدام با خودم حساب می‌کنم که در این چند ساعت، چه کارهایی می‌توانستم انجام بدهم؟ آیا مهارت مدیریت جلسات کاری می‌تواند این وضعیت را تغییر بدهد؟
برگزاری جلسات کاری همیشه هم بد نیست، در واقع در بیشتر موارد اجتناب‌ناپذیر است؛ آنچه اهمیت دارد، این است که جلسات را به خوبی مدیریت کنید تا خروجی ملموسی داشته باشند و وقت مفید شما و همکارانتان را هدر ندهند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های برگزاری جلسات، هدایت اندیشه‌ها را به دست بگیرید و بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه نکاتی برای برگزاری یک جلسه موفق کاری را مرور می‌کنیم.
قبل از این که تصمیم بگیرید جلسه را برگزار کنید، از خودتان بپرسید که در این جلسه قرار است چه چیزی به دست بیاوریم؟ جلسه ممکن است برای معرفی یک عضو جدید سازمان یا تیم، اعلام خط‌مشی جدید سازمان، بررسی مشکلات موجود یا تصمیم‌گیری در مورد یک مسئله برگزار شود. اما این هدف هر چه که هست، باید قبل از برگزاری جلسه کاری، به شکل واضح تعیین و به همه حاضران اعلام شود.
بدیهی است که لازم نیست همه افراد شما در همه جلسات حضور داشته باشند. اگر افرادی که به جلسه دعوت می‌کنید، در جریان موضوع جلسه نباشند، این جلسه برای آنها کسل‌کننده خواهد بود و نه‌تنها حاصلی از حضور در جلسه دریافت نمی‌کنند، بلکه وقت مفیدشان هم هدر می‌رود. به علاوه حضور افراد غیرمرتبط با موضوع جلسه، باعث می‌شود نظرات آنها شما را از مسیر اصلی خارج کند.
طبق یک قاعده مدیریتی، زمان جلسات نباید بیشتر از ۶۰ دقیقه باشد؛ این حداکثر زمانی است که افراد می‌توانند توجه خود را به یک موضوع معطوف کنند. جلسه را طبق زمان‌بندی اعلام شده، آغاز کنید و در زمان مقرر به پایان برسانید. از پرداختن به موضوعات حاشیه‌ای پرهیز کنید و تنها به اصل موضوع بپردازید.
به عنوان مدیر جلسه، باید شرایط را طوری مدیریت کنید که همه حاضران به یک اندازه زمان برای اعلام نظر داشته باشند. ممکن است اطلاعات کارشناس در مورد یک پروژه، از مدیرش بیشتر باشد؛ پس سلسله‌مراتب را در نظر نگیرید و فقط به اطلاعات توجه کنید. اجازه ندهید یک نفر کنترل همه مکالمات را به دست بگیرد و دیگران را از دور خارج کند. اگر لازم بوده کسی در جلسه حاضر شود، پس نظرش هم باید شنیده شود.
اگر حاضران با گوشی تلفن همراه در جلسه حاضر شوند، هم حواس خودشان پرت می‌شود و هم حواس دیگران را پرت می‌کنند. گوشی باعث می‌شود افراد نتوانند بر روی یک موضوع تمرکز پیدا کنند و در این صورت جلسه بازدهی خوبی نخواهد داشت. اگر نگران واکنش افراد به این موضوع هستید، می‌توانید آن را در متن ایمیل یا نامه دعوت به جلسه بگنجانید. شما مدیر هستید! باید بدانید چطور خواسته‌هایتان را بیان کنید!
در هر جلسه تصمیماتی گرفته می‌شود که در قالب صورتجلسه به تایید همه حاضران می‌رسد. صورتجلسه‌ها را به حال خود رها نکنید! وظایف هر کس را در هر جلسه به وضوح مشخص کنید و نتیجه هر اقدام را در جلسات بعدی پیگیری کنید. در هر جلسه افراد باید در خصوص مواردی که در جلسه قبلی به عهده آنها گذاشته شده، پاسخگو باشند. اگر جلسه قبلی نتیجه‌ای نداشته، دلیلی برای برگزاری جلسات بعدی وجود ندارد!
تکنیک شش کلاه تفکر یکی از تکنیک‌های خلاقیت است که توسط ادوارد دوبونو پدر تفکر خلاق ابداع شده است. در این تکنیک یک موضوع با استفاده از شش سبک تفکر بررسی می‌شود و برای هر کدام از سبک‌های فکری، یک رنگ کلاه در نظر گرفته شده است. در واقع هر رنگ کلاه، نشان‌دهنده یک نگرش است. هر یک از افراد حاضر در جلسه، با بر سر گذاشتن یکی از کلاه‌های تفکر، موانع ذهنی و پیش‌داوری‌های خود را کنار می‌گذارد و بدون تعصب و قضاوت، موضوع جلسه را بررسی و در مورد آن اعلام نظر می‌کند. لازم است یادآوری کنم که درواقع هیچ کلاهی وجود ندارد و ما تنها از نقش افراد صحبت می‌کنیم! خصوصیات کلاه‌های رنگی را در ادامه شرح می‌دهیم:
کلاه سفید به واقعیت‌ها و ارقام ملموس اختصاص دارد. کسی که این کلاه را بر سر می‌گذارد، بدون دخالت دادن احساسات و عواطف خود، فقط داده‌ها را در نظر می‌گیرد و تفسیر نمی‌کند.
کلاه قرمز بر احساسات دلالت می‌کند. کسی که کلاه قرمز را بر سرش می‌گذارد، بینش هیجانی و جنبه‌های احساسی و غیراستدلالی موضوع را در نظر می‌گیرد و به واقعیات کاری ندارد.
دوبونو کلاه سیاه را به نظرات منفی منطقی اختصاص داده است. فردی که با این رنگ کلاه در جلسه حاضر می‌شود، جنبه‌های منفی و بدبینانه موضوع را بیان می‌کند. او وظیفه دارد دلایل عدم موفقیت را بررسی کند.
رنگ زرد نماینده تفکرات سازنده و مثبت است. کسی که این کلاه را بر سر می‌گذارد، جنبه‌های مثبت و خوش‌بینانه را مورد توجه قرار می‌دهد. گرایشات کلاه زرد، درست در مقابل گرایش‌های کلاه سیاه قرار دارد.
در تکنیک شش کلاه تفکر، رنگ سبز نماد تفکر خلاق است. از کلاه سبز برای ابراز ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید و خلاقانه استفاده می‌شود. کسی که با کلاه سبز در جلسه حاضر می‌شود، از نظرات نو و متفاوت استقبال می‌کند.
وقتی کسی با کلاه سبز به جلسه می‌رود، وظیفه دارد تفکرات موجود درباره یک موضوع را بررسی کند. فرد کلاه آبی، نظرات بقیه کلاه‌های رنگی را بررسی و سازماندهی می‌کند و به نوعی دبیر جلسه است!
جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند؛ اما اگر با فوت و فن برگزاری جلسات آشنایی نداشته باشید، نه‌تنها حاصلی از آن عایدتان نمی‌شود، بلکه زمان زیادی را هم از دست می‌دهید. پس مهارت مدیریت جلسات کاری را دست کم نگیرید! استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات هم نقش مهمی در این فرایند دارد.
منبع: FORBES
