سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا (ERP)، فرآیند های موجود در یک سازمان را یکپارچه و خودکار می سازد.
زمانی که این سیستم به خوبی پیاده سازی شود، می تواند:
سیستم های ERP معمولا از ماژول های کوچک تر و سفارشی تشکیل شده اند و هر ماژول وظیفه انجام کار خاصی در سازمان را بر عهده دارد، مانند مدیریت امور مالی، سوابق مالیاتی، اسناد منابع انسانی، روابط مشتری، زنجیره تامین و موارد دیگر.
از آنجا که سفارشی سازی و پیاده سازی این ماژول ها برای بهبود کار سازمان ها کار سنگین و تخصصی است، ERP ها ابزارهای ارزشمندی هستند که باید به دقت و طبق نیاز و مشخصات یک سازمان توسعه داده شوند.
صرفا به این دلیل که ERP ابزار با ارزشی است، نمی توان گفت هر شرکتی به آن نیاز دارد! اما چگونه می توان فهمید که یک شرکت به این سیستم نیاز دارد؟
شاید یک شرکت کوچک قادر باشد با 5 نرم افزار مختلف کار کند و همه چیز به درستی پیش رود. اما هنگامی که یکی از آن فرآیند ها در حال رشد باشد، طبیعتا با مشکلاتی روبرو خواهید شد، زیرا نیازهای بیشتری باید برآورده شوند. ایجاد بستری منسجم برای همکاری نرم افزارهای مختلف کاری پر چالش است. به خصوص اگر شرکت شما مهارت فنی لازم برای این کار را نداشته باشد.
با داشتن یک سیستم ERP، شما اطمینان پیدا می کنید که هر فرآیند شرکت در فضای واحدی انجام می شود. که در صورت مدیریت صحیح، منجر به بهبود چشم گیر کارایی شرکت گردد. علاوه بر این، می توانید هزینه های گزاف ناشی از مدیریت IT را پس انداز کنید. به جای اینکه مرتبا ده ها به روز رسانی در ماه یا سال انجام دهید، سیستمی پیاده سازی می کنید که به طور همزمان به روز رسانی و سفارشی سازی خواهد شد.
چالش مشترک برای هر دو شرکت در حال رشد و تازه تاسیس ، افزونگی دائم داده ها است. روند رو به رشد شرکت، جامعه بزرگ تری از مشتری ها و کارمندان، به این معنی ست که داده های بیشتری تولید می شوند که نیاز به مدیریتی موثر دارند.
یک سیستم ERP می تواند به بهبود جریان کلی فرآیند اسناد داخلی سازمان کمک کند و قسمت اعظمی از فرآیند های مدیریت داده را خودکار کند.
در شرکتی که بیش از دو بخش دارد، تسهیل ارتباط راحت و تبادل موثر اطلاعات برای موفقیت کلی شرکت حائز اهمیت است. امکان جستجوی داده ها از سایر بخش ها، صرفه جویی در زمان را به دنبال دارد و به یک شرکت کمک می کند تا در مسیر پیشرفت گام بردارد.
برخورداری از یک جریان کاری تثبیت شده به همراه تمام داده های مورد نیاز که توسط یک سیستم ERP در دسترس قرار گرفته اند به این معنی ست که کارمندان قادرند وظایف خود را بسیار سریعتر و با استرس کمتر انجام دهند.
شرکتی که کار پخش کالا یا حتی ارسال مستقیم آن برای مصرف کننده ها را انجام می دهد، باید همیشه موجودی دقیقی در دست داشته باشد. کالای کافی باید در انبار موجود باشد، که در صورت نیاز به حمل و نقل، این فرآیند به سرعت انجام شود تا مشتری از این امر رضایت کافی داشته باشد.
با داشتن یک سیستم ERP، مدیریت انبار بسیار آسان می شود. زیرا تمام بخش ها و کارمندان قادر به ردیابی تعداد موجودی ها و وارد کردن در لحظه اطلاعات هستند. یک ERP که به خوبی ساخته شده باشد، به شما کمک می کند تا همیشه به آنچه در انبارهایتان اتفاق میوفتد واقف باشید و تصمیم های تجاری بهتری اتخاذ کنید.
به یاد داشته باشید : ERPها درمانی برای همه بیماریها نیست.
قبل از پیاده سازی یک ERP که همه فرآیند های تجاری شما را یکپارچه و خودکار می سازد، باید اطمینان حاصل کنید که این فرآیند ها از قبل به خوبی سازمان یافته اند. استفاده از ERP تنها زمانی معقول است که جریان کاری در شرکت شما از قبل مقرر شده باشد.
اجرای ERP در شرکتی که یکی از فرآیند های آن به درستی مهندسی نشده باشد، منجر به یک گردش کاری خودکار خواهد شد که به تعدادی فرآیند سازمان نیافته و طراحی نشده متکی است و به هیچ دردی نمی خورد.
ما متوجه شدیم که ساخت ERP، بیشترین حس در رابطه با شروع رشد و گسترش در حوزه های مختلف تجاری را به ما القاء می کند. زمانی که تیم ما 20 نفر بود، می توانستیم فرآیند ها را به صورت دستی یا با خودکار کردن بخش های کوچکتر مدیریت کنیم. اما وقتی که تیم ما به 70 نفر رسید و در چندین بخش و چندین مکان شروع به فعالیت کردیم، گردش کاری ما بسیار پیچیده تر شد. در نتیجه برای حل مسائلی که مرتبا با آنها روبرو می شدیم، تصمیم به پیاده سازی یک سیستم ERP گرفتیم تا مدیریت فرآیندهای شرکت اعم از داخلی و خارجی موثر تر از قبل ادامه یابد.
ما به عنوان شرکتی که از مدیران پروژه، طراحان و توسعه دهندگان ماهری تشکیل شده است، تصمیم گرفتیم سیستمی متناسب با نیاز خود ایجاد کنیم. پروژه ERP شرکت ما، به یک حیوان خانگی تبدیل شده بود که باید مرتبا به روز رسانی و بهبود می یافت و از همه مهمتر از آن نگهداری می شد. این آزادی را داشتیم که امکانات جدید را امتحان کنیم، آنهایی که به درد می خوردند را به طور مداوم بهبود می دادیم و آنهایی که مناسب نبودند را حذف می کردیم.
ترکیب این آزادی با مهارت و کنجکاوی توسعه دهندگان ما، هم به یک چالش و هم به یک فرصت تبدیل شده بود. با انجام کارهایی که ما دوست داریم و با جست و جوی راه های بهینه سازی فرآیند های تجاری ، موفق شدیم سیستمی طراحی کنیم که به ما کمک می کند سریع تر و بهتر کار کنیم.
خب، این سیستم ERP برای ما چه کارهایی انجام می دهد؟
ویژگی های این سیستم به ما کمک می کند تا:
1- مدیریت داده های شرکت
در تمامی شرکت ها، از جمله شرکت ما، میزان زیادی اطلاعات وجود دارد که نیاز است به آسانی برای دیگر بخش ها در دسترس باشند. از طریق پالس، یکی از بخش های سیستم ERP ، قادر به پیگیری تعدادی از معیار های سازمانی از جمله رشد مالی شرکت، پروژه های جدید، آمار وب سایت (بازدید کننده ها، رهبران و ...) و سایر اطلاعات هستیم. داده ها در ERP ما ثبت می شوند و در اختیار مدیر عامل، رئیس بخش ها و سایر کارمندان متناسب با نقش آنها در سازمان قرار می گیرد و به آنها این امکان را می دهد تا به واسطه ارتباط موثر تر ، مجموعه را به خوبی مدیریت کنند.
2- ایجاد پایگاه داده به روز از کارمندان
سیستم ERP ما، تمام اطلاعات مهم کارمندان ما (اطلاعات تماس، حقوق، نوع استخدام و ...) را در خود دارد. اطلاعات هر کارمند به عنوان عضوی از تیم به صورت یک پرونده در دسترس مدیر بخش حسابداری و منابع انسانی قرار دارد. هنگامی که کارمندی به تازگی در شرکت ما شروع به کار می کند، تمام مدارک لازم برای امضا را می توانید به راحتی از طریق ERP فورا پیدا کنید. نیاز به گفتن نیست، اما این ویژگی در زمان صرفه جویی و از تلاش های زیادی در رابطه با جذب یک نیرو جلوگیری می کند. هر بخشی از این اطلاعات را می توان به راحتی از هر شعبه شرکت بیرون کشید، که این خود مدیریت کارمندان را آسان تر می سازد.
3- پرونده دیجیتالی شخصی سازی شده
هر یک از کارمندان ما، دارای پرونده شخصی خود در این سیستم هستند. در این پرونده آنها قادر به مدیریت اطلاعات خود اعم از (نشانی محل سکونت، شماره تماس، آدرس ایمیل و ...) هستند. آنها همچنین می توانند اطلاعات شغلی خود ( مانند شرح شغلی، جزییات موقعیت شغلی، شرایط دوره آزمایشی، نوع دستمزد، میزان حقوق و ...) را مشاهده نماید. پرونده شخصی به آنها این امکان را می دهد تا سابقه حقوق و دستمزد خود را مشاهده کنند، همچنین می توانند سوابق مالیاتی پرداخت شده را مشاهده و پیگیری کنند، لیستی از پاداش ها و هزینه های شخصی خود را بیابند و اطلاعات مربوط به موقعیت خود در شرکت ما را مدیریت کنند.
4- مدیریت مالی شرکت
مالیات و دستمزد به صورت خودکار در ERP شرکت ما محاسبه می شوند. سیستم داده های مربوط به ساعات کاری هر کارمند را جمع آوری و ذخیره می کند، پاداش را محاسبه، مالیات و معافیت های مربوط را محاسبه و مبلغ نهایی را نمایش می دهد. اسناد مالیاتی ضروری و فاکتورهای بانکی نیز به صورت خودکار ایجاد می شوند و حسابداران تنها باید دکمه "چاپ" را فشار دهند تا همه چیز آماده شود. این موضوع مدیریت را ساده تر و خیلی سریع تر می کند.
5- پیگیری مرخصی های کارمند
سیستم ERP ما به ماژولی مجهز است که کارمندان در آن می توانند درخواست مرخصی ، استعلاجی و تعطیلات دهند. این ماژول به دلیل ساختار پیچیده کاری انعطاف پذیر ما، بسیار پیچیده است ( یک کارمند می تواند چند روز مرخصی با حقوق بگیرید و بعدا آن را جبران کند). زمانی که کارمندی درخواست مرخصی صادر می کند، مدیران نیروی انسانی از طریق ERP با خبر می شوند. سپس او با مدیران ارشد هر بخش این موضوع را بررسی می کند و نسبت به شرایط درخواست را قبول یا رد می کنند. مدیر نیروی انسانی می تواند از طریق ERP پاسخ نهایی به درخواست را برای کارمند مورد نظر ارسال کند.
6- مدیریت بار کاری کارمندان
برای مدیریت کارآمد تر بار کاری کارمندان، ما یک ماژول برنامه ریزی شرکت در ERP خود گنجاندیم. اطلاعات مربوط به پروژه های جاری، مرخصی کارمندان و روزهای تعطیل به صورت خودکار در یک تقویم بارگذاری می شوند. این داده ها بلافاصله در دسترس همه مدیران منابع انسانی ، مدیران پروژه و مدیران تیم قرار می گیرد و به آنها کمک می کند تا پروژه ها را بر اساس منابع انسانی موجود در هر زمان معین برنامه ریزی نمایند.
7- مدیریت بررسی عملکرد
در شرکت ما، ماژولی برای بررسی عملکرد کارمندان ایجاد کرده ایم که در بازه های زمانی مشخص شده اتفاق می افتد و بر موقعیت های کارکنان و تنظیم حقوق و دستمزد آنها تاثیر می گذارد. با افزودن این ماژول به سیستم، کارکنان همیشه می توانند روند پیشرفت خود را مشاهد کنند و تلاش خود را برای رسیدن به اهداف حرفه ایی شان تنظیم نمایند.
8- پیگیری تولد ها
به عنوان یک ویژگی به عنوان چاشنی کار، ما لیستی را در سیستم ERP قرار داده ایم که تاریخ تولد هر کارمند در آن وجود دارد. این لیست برای همه افراد موجود در شرکت قابل دسترس است و به بخش منابع انسانی کمک می کند تا جشن تولد کارمندان را آسانتر برگذار کنند.
با پیاده سازی چنین سیستمی در یک سازمان، بستری سفارشی ایجاد خواهد شد که تمام اطلاعات شرکت را حفظ کرده و در عین حال بسیاری از کارهای مدیریتی و اداری وقت گیر را نیز در عرض چند ثانیه انجام می دهد. این سیستم همچنین چیزهای زیادی را برای کارمندان آسان کرده و مدیریت کلی فرآیند های شرکت را بسیار بهبود می بخشد.
آیا به ERP خود نیاز دارید؟
اگر کنجکاو شدید و علاقه مند هستید تا بیشتر در مورد ERP ها بدانید و یا تصمیم به ساخت یک ERP برای کسب و کار خود گرفته اید، با تیم فروش ما مشورت کنید و سوالات خود را بپرسید.
