فکس سرور سازمانی در واقع یک سیستم کامل و چند منظوره است که وظیفه دریافت و ارسال فکس از طریق بستر شبکه را فراهم می کند.
فکس سرور سازمانی در انواع سازمان ها و ادارات دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می گیرد. استفاده از فکس سرور برای سازمان ها و ادارات، مزایای پرشماری دارد و علاوه بر تسهیل فرآیند ارسال و دریافت فکس، سبب کاهش هزینه ها و حذف دستگاه های فکس سنتی از محیط ادارات می شود. هر سازمانی برای راه اندازی یک سیستم فکس سرور، می تواند به شرکت های ارائه دهنده این خدمات، نظیر ahg-telecom مراجعه کند.
در عصر حاضر، برخی از سازمان ها و ادارات، همچنان از سیستم های فکس سنتی استفاده می کنند که مشکلات و معایبی را در پی دارد. استفاده از فکس سرور سازمانی بهترین پیشنهاد برای این شرکت ها و سازمان هاست. استفاده از یک سیستم فکس سرور، می تواند به خودکار سازی فرآیندها و امور درون سازمانی یا برون سازمانی شرکت ها کمک نموده و سبب کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری گردد. از این رو استفاده از فکس سرور سازمانی برای ادارات و سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
در فکس های سنتی، شخص فرستنده باید به وسیله یک تماس تلفنی، گیرنده را از ارسال فکس خود مطلع می کرد. اما در فکس سرورهای سازمانی؛ فرد یا سازمان فرستنده با ارسال یک پیغام صوتی در بستر شبکه می تواند گیرنده را از دریافت فکس آگاه سازد، ضمن اینکه سیستم فکس سرور به گونه ای است که اگر گیرنده نیز پای سیستم حاضر نباشد، پس از ورود به سیستم از رسیدن فکس فرستنده آگاه می شود.
در فکس های سنتی یکی از مشکلات اساسی ناقص بودن یا ناخوانا بودن فکس دریافت شده می باشد. در سیستم های فکس سرور، به علت پشتیبانی از سیستم ECM و همچنین ارسال فکس در بستر شبکه، احتمال خطا یا ناخوانایی و ناقص بودن متن و محتوای فکس تقریبا به صفر می رسد. این قضیه سبب بهبود خوانایی و صحت ارسال فکس می شود.
پس از ارسال هر فکس، دریافت کننده پیامی را مبنا بر اینکه فکس را به درستی دریافت نموده، برای فرستنده ارسال می کند. اگر فرستنده این پیام را دریافت نکند، خطایی تحت عنوانDisconnection Error اتفاق می افتد و فکس دوباره ارسال خواهد شد.
این قضیه سبب دریافت چندین باره یک فکس توسط دریافت کننده خواهد شد. اگر سازمان شما به یک فکس سرور سازمانی مجهز باشد، این مشکل رخ نخواهد داد و در صورت دریافت یک فکس، نیازی به ارسال پیام جداگانه برای فرستنده نخواهید داشت و سیستم متوجه دریافت فکس توسط شما خواهد شد. در این حالت شما نیازی به ارسال پیام تایید برای فرستنده فکس نخواهید داشت و سیستم به طور اتوماتیک این فرآیند را انجام می دهد.
اگر شما به عنوان مدیر اداری یا مدیر بخش ارتباطات یک سازمان، نیازمند ارسال فکس های متعددی در طول روز برای سایر همکاران یا مشتریان خود هستید، استفاده از یک سیستم فکس سرور سازمانی، تمام مشکلات شما را حل می کند زیرا چیزی به عنوان اشغالی فکس وجود ندارد و شما می توانید به کمک آن روزانه تا 3000 فکس را در بستر شبکه ارسال کنید.
